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計算機會計信息系統(tǒng)與手工會計信息系統(tǒng)的比較研究

來源: 何日勝 編輯: 2004/06/01 10:59:32  字體:
  「關(guān)鍵詞」CAIS HAIS聯(lián)系差異比較意義

  會計是一個信息系統(tǒng),它可以是手工會計信息系統(tǒng)Hand Accounting Information System (簡稱HAIS),也可以是以計算機為工具的計算機會計信息系統(tǒng)Computer Accounting Information System (簡稱CAIS)。CAIS是一個信息管理系統(tǒng)(簡稱MIS),是采用計算機對會計數(shù)據(jù)進行采集、加工、存貯、傳輸并輸出大量有用信息的系統(tǒng)。用CAIS取代HAIS,不僅是會計工作手段的提高,而且是會計管理工作的改進和現(xiàn)代化。本文擬就兩者的聯(lián)系和差異作一比較,并闡述比較的現(xiàn)實意義。

  一、CAIS與HAIS的聯(lián)系

  1、系統(tǒng)目標(biāo)一致。兩者都對企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記錄和核算,最終目標(biāo)都是為了加強經(jīng)營管理,提供會計信息,參與經(jīng)營決策,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

  2、采用的基本會計理論與方法一致。兩系統(tǒng)都要遵循基本的會計理論和方法,都采用復(fù)式記賬原理。

  3、都要遵守會計和財務(wù)制度,以及國家的各項財經(jīng)法紀(jì),嚴(yán)格貫徹執(zhí)行會計法規(guī),從措施、技術(shù)、制度上堵塞各種可能的漏洞,消除弊端,防止作弊。

  4、系統(tǒng)的基本功能相同。任何一個信息要達(dá)到系統(tǒng)目標(biāo),都應(yīng)具備信息的采集輸入、存貯、加工處理、傳輸和輸出這五項功能。

  5、都要保存會計檔案。作為會計信息系統(tǒng)的輸出,會計信息檔案必須妥善保存,以便查詢。

  6、編制會計報表的要求相同。兩系統(tǒng)都要編制會計報表,并且都必須按國家要求編制企業(yè)外部報表。

  二、CAIS與HAIS的差異比較

  1、系統(tǒng)初始化設(shè)置工作有差異。HAIS的初始化工作包括建立會計科目,開設(shè)總賬,登錄余額等;CAIS的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜,且?guī)в幸欢ǖ碾y度,其內(nèi)容主要有會計系統(tǒng)的安裝,賬套的設(shè)置,網(wǎng)絡(luò)用戶的權(quán)限設(shè)置,操作員及權(quán)限的設(shè)置,軟件運行環(huán)境的設(shè)置,科目級別與位長的設(shè)置,會計科目及其代碼的建立,最明細(xì)科目初始余額的輸入,憑證類型設(shè)置,自動轉(zhuǎn)賬分錄定義,會計報表名稱、格式、數(shù)據(jù)來源公式的定義等。

  2、平行登賬上存在差異。在HAIS登賬時,總賬由一名會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證,或科目匯總表,或匯總記賬憑證進行登錄,明細(xì)賬由另一名會計也根據(jù)原始憑證或記賬憑證進行平行登錄,月末校驗兩者是否相等。由于兩名會計在登錄時有可能發(fā)生錯誤,因此平行登賬可以檢查錯誤。但是在CAIS中,總賬與明細(xì)賬的數(shù)據(jù)均來源于原始憑證或記賬憑證,計算機按照登錄總賬和明細(xì)賬的程序命令,將數(shù)據(jù)從記賬憑證數(shù)據(jù)庫中轉(zhuǎn)移到總賬數(shù)據(jù)庫和明細(xì)賬數(shù)據(jù)庫,而計算機的內(nèi)部運算是不可能發(fā)生數(shù)據(jù)運算錯誤的,所以在CAIS中總賬金額恒等于明細(xì)賬金額。因此,平行登賬的校驗功能在CAIS中已失去了其原先的作用。

  3、科目的設(shè)置和使用上存在差異。在HAIS中,由于手工核算的限制,將賬戶分設(shè)為總賬和明細(xì)賬,明細(xì)賬大多僅設(shè)到三級賬戶,此外,再開設(shè)輔助賬戶以滿足管理核算上的需要;科目的設(shè)置和使用一般都僅為中文科目。而在CAIS中,計算機可以處理各種復(fù)雜的工作,科目的級數(shù)和位長設(shè)置因不同的軟件而異,有的財務(wù)軟件將科目的級崐數(shù)可設(shè)置到6級以上,完全滿足了會計明細(xì)核算方面的需要;科目的設(shè)置上除設(shè)置中文科目外,仍應(yīng)設(shè)置與中文科目一一對應(yīng)的科目代碼,使用科目時,計算機只要求用戶輸入某一科目代碼,而不要求輸入該中文科目,但在顯示打印時,一般都將中文科目和與之對應(yīng)的科目代崐碼同時顯示。

  4、賬務(wù)處理程序上存在差異。HAIS根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模、經(jīng)營方式和管理形式的不同,采用不同的會計核算形式,常用的賬務(wù)處理程序有記賬憑證核算形式、科目匯總表核算形式、匯總記賬憑證核算形式、日記賬核算形式等,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)采用了分散收集、分散處理、重復(fù)登記的操作方法,通過多人員、多環(huán)節(jié)進行內(nèi)部牽制和相互核對,目的是為了簡化會計核算的手續(xù),以減少舞弊和差錯。而在CAIS中,一般要根據(jù)文件的設(shè)置來確定,常用的是日記賬文件核算形式和憑證文件核算形式,在一個計算機會計系統(tǒng)中,通常只采用其中一種核算形式,對數(shù)據(jù)進行集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享的操作方法。

  5、日記賬和明細(xì)賬功用有所差異。在HAIS,通常僅對現(xiàn)金和銀行存款設(shè)置日記賬,目的是為了序時記錄貨幣資金的發(fā)生情況,做到與貨幣資金日清月結(jié)、錢賬兩清。憑證信息是分散的,不便于查詢,明細(xì)賬僅是為了方便查詢憑證而設(shè)置的,根據(jù)憑證信息按科目重新登錄在明細(xì)賬上,耗時且易錯。而在CAIS中,雖然任何科目都可有日記崐賬和明細(xì)賬,但所有日記賬和明細(xì)賬上的數(shù)據(jù)均來源于記賬憑證,由于采用了計算機這一高效能的工具,在賬務(wù)軟件中對記賬憑證提供了多種查詢條件,如日期、憑證號、科目代碼、摘要、單位名稱、單據(jù)號、錄入員、審核員、借方金額、貸方金額、收入數(shù)量、余額等等,查詢的方法可分為確定查詢、自由查詢、組合查詢和模糊查詢四種,可查詢到企業(yè)的所有業(yè)務(wù)信息,由此看來,明細(xì)賬在CAIS中意義已不再重要,可以取消,根據(jù)財政部文件規(guī)定,明細(xì)賬可以一年輸出一次,僅是為了存檔的需要。

  6、賬簿格式存在差異。在HAIS中,賬簿的格式分為訂本式、活頁式和卡片式三種,并且對現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總賬必須采用訂本式賬簿。而在計算機會計系統(tǒng)中,由于受到打印機的條件限制,不太可能打印出訂本式賬簿,因此根據(jù)《會計電算化工作規(guī)范》規(guī)定,所有的賬頁均可按活頁式打印后裝訂成冊;總賬賬頁的格式有傳統(tǒng)三欄借貸式總賬和科目匯總式總賬,后者可代替前者;明細(xì)賬的格式可有三欄式、多欄式和數(shù)量金額式等。

  7、簿記規(guī)則上存有差異。HAIS中賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字更正法進行更正;賬頁中的空行、空頁要用紅線劃銷等。而在CAIS中,可以不存在紙質(zhì)賬簿,一切數(shù)據(jù)均以文件形式存在機器內(nèi)部,登賬只是一個沿用的舊名詞,而且文件也并不一定按日記賬、總賬、明細(xì)賬分別設(shè)置,有些系統(tǒng)甚至只設(shè)置一個憑證文件,根本就不崐存在機內(nèi)日記賬、總賬和明細(xì)賬,各種財務(wù)信息可直接從憑證文件中崐導(dǎo)出,劃線更正法或紅字更正法根本就不存在,代之以的是負(fù)號更正法。實際上只要憑證輸入正確,機器處理是準(zhǔn)確無誤的,即使由于憑證數(shù)據(jù)有錯或變更,導(dǎo)致機內(nèi)賬的結(jié)果有錯,也不能直接進行修改而只能通過記賬憑證去更正。

  8、會計報表的編制形式上存在明顯差異。會計報表是企業(yè)會計核算中一項重要的事項,在HAIS中,報表的編制是最復(fù)雜的一項工作,報表編制人應(yīng)了解各種報表的結(jié)構(gòu),報表中各個數(shù)據(jù)的來源渠道,若數(shù)據(jù)來自賬上的,還應(yīng)弄清是發(fā)生額還是余額,通過何種運算關(guān)系取得;若數(shù)據(jù)來自本報表或外報表中某項目的,應(yīng)懂得其各種運算關(guān)系;同時還應(yīng)明確各種報表之間的勾稽關(guān)系及數(shù)據(jù)的對應(yīng)關(guān)系,這樣才能開始編制報表。而在CAIS中,各種報表的注冊、結(jié)構(gòu)描述、格式定義、數(shù)據(jù)的取數(shù)公式定義、報表的審核公式定義、報表的打印參數(shù)設(shè)置等工作,則作為報表子系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容,在正式編制報表前可預(yù)先設(shè)置好,爾后在月末編制報表時,操作員只需在鍵盤上輕按報表子系統(tǒng)提供的報表生成命令鍵,系統(tǒng)即自動根據(jù)數(shù)據(jù)的取數(shù)公式取得數(shù)據(jù),在短則幾秒,長則十幾分鐘的時間內(nèi)快速生成報表,并且能自動較驗報表數(shù)據(jù)的各種內(nèi)在關(guān)系,此外,還能使不同賬套、或上下級公司之間的同名報表即時合并。

  9、在能否使會計發(fā)展為管理型方面存在根本性的區(qū)別。在HAIS中,由于手工會計核算的復(fù)雜性,使會計人員耗時耗力,窮于應(yīng)付手工的記賬、算賬、結(jié)賬、報賬,使企業(yè)會計停留在會計核算上,對會計向管理型發(fā)展受到了很大的約束。而實行CAIS后,在手工會計中紛繁復(fù)雜的會計核算工作已由計算機高效而精確地完成,使企業(yè)會計向崐管理型發(fā)展,目前,我國已出現(xiàn)面向市場、中國模式、價值化、系統(tǒng)化、電腦化、基于現(xiàn)代企業(yè)制度、國際化以及普遍化管理的新管理時代的財務(wù)及企業(yè)管理軟件體系UFERP.電算化會計可以發(fā)展為以會計核心的信息管理系統(tǒng),可以形成會計分析預(yù)測系統(tǒng)、會計決策支持系統(tǒng)和會計專家系統(tǒng),使會計的職能得以轉(zhuǎn)變和發(fā)展。

  10、人員、組織體系、內(nèi)部控制方式、運算工具和信息存貯介質(zhì)上存在差異。HAIS中,人員均為會計專業(yè)人員;組織體系按會計事務(wù)的需要,分為不同的專業(yè)組,通過賬證相符、賬賬相符和賬實相符等內(nèi)部控制來保證數(shù)據(jù)的正確;運算工具主要采用算盤和計算器;信息存貯介質(zhì)以紙質(zhì)材料為載體,占用空間大,查詢煩瑣。而CAIS中,人員除會計專業(yè)人員外,還有計算機軟、硬件技術(shù)人員和操作人員;組織體系按系統(tǒng)的需要可劃分為電算主管、軟件操作、審核記賬、系統(tǒng)維護、電算審查和數(shù)據(jù)分析等專業(yè)組;內(nèi)部控制擴大到對人員、計算機設(shè)備、數(shù)據(jù)和程序等各個方面,而且其要求將更為嚴(yán)密;運算工具采用計算機;信息存貯介質(zhì)采用磁性介質(zhì)材料(一般用磁盤),占用空間小,查詢檢索方便。

  三、CAIS與HAIS比較的現(xiàn)實意義

  通過上述比較可以看出,CAIS與HAIS之間有著許多共同之處,也存在許多明顯的差異。這些差異,使得我們在建立CAIS過程中,應(yīng)注意做好如下幾方面工作:

  1、注重系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作。當(dāng)評價一個CAIS的優(yōu)劣,可根據(jù)系統(tǒng)處理的最終結(jié)果,即賬簿數(shù)據(jù)和會計報表數(shù)據(jù)的是否精確無誤、過程控制是否有效來判斷。當(dāng)財務(wù)軟件本身的程序及控制正常可靠的情況下,數(shù)據(jù)輸出結(jié)果的正確與否則直接與系統(tǒng)的初始化設(shè)置有關(guān),為此,在系統(tǒng)初始設(shè)置時,應(yīng)根據(jù)本企業(yè)會計核算的需要,正確設(shè)置會計科目的級數(shù)和位長,建立標(biāo)準(zhǔn)的會計科目代碼體系;認(rèn)真整理和錄入最明細(xì)科目的年初余額和本年累計發(fā)生額;慎重設(shè)置操作員的姓名、用戶代碼和口令,根據(jù)會計工作的分工和內(nèi)部控制的要求,合理開放每位操作員的權(quán)限;正確設(shè)置企業(yè)的憑證類型、記賬方法、核銷方法、外匯匯率的記賬方法、自動轉(zhuǎn)賬分錄、非法對應(yīng)科目和各種外部設(shè)備類型等參數(shù)。

  2、科目代碼設(shè)置應(yīng)力求精確和完整。實行會計電算化后,科目代碼是CAIS中最重要的一種代碼,處于核心地位,系統(tǒng)內(nèi)部涉及會計科目的處理幾乎都以科目代碼為依據(jù),系統(tǒng)的運行都是根據(jù)科目代碼而進行的,為此,合理設(shè)置科目及代碼是至關(guān)重要的。由于計算機處理的高速度和準(zhǔn)確性,我們可以將會計科目劃分到足夠精細(xì),特別應(yīng)根據(jù)報表數(shù)據(jù)取數(shù)的需要,應(yīng)將科目的級數(shù)和位長設(shè)置得恰如其份,以獲得更加詳細(xì)的會計核算資料。但應(yīng)避免將科目代碼的級數(shù)和位長設(shè)置得過多過長,這既不利于記憶和使用,又浪費存儲空間,應(yīng)根據(jù)整個科目體系來確定。例如,如果只是個別科目需要劃分的級數(shù)較多,可不防采用別的方法來解決,而不因為照顧個別科目而將整個科目體系的級數(shù)增加,但是,如果同級科目的明細(xì)較多,則又不防通過適當(dāng)增加級數(shù)來解決。系統(tǒng)運行后,科目的修改或刪除是一項非常困難的工作,因此,應(yīng)該在初始化時周密考慮,把科目代碼設(shè)置完整,一般不要在年度中間進行修改。

  3、要正確地修改憑證帶來的差錯。在CAIS中,因為經(jīng)審核過的記賬憑證是總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助賬和報表數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源,如果發(fā)現(xiàn)賬簿或報表數(shù)據(jù)有差錯,則可判斷必定是記賬憑證存在錯誤。修改錯誤憑證可有如下三種情況:一是憑證未審核時發(fā)現(xiàn)有誤,則可由憑證編制員直接修改;二是憑證已審核后發(fā)現(xiàn)有誤,則應(yīng)先由審核崐員取消審核標(biāo)記,由編制員修改后,再經(jīng)審核員進行審核;三是登賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤,則再不能修改該憑證,應(yīng)由編制員先編制一張紅字憑證沖銷錯誤憑證,再編制一張正確的憑證,將紅字憑證和正確的憑證經(jīng)由審核員審核后,進行登賬,即可達(dá)到更正錯誤憑證和賬簿數(shù)據(jù)崐的目的。

  4、正確進行報表系統(tǒng)的初始設(shè)置。報表子系統(tǒng)的初始設(shè)置是CAIS中最復(fù)雜的工作。在商品化的CAIS中,目前大都采用通用報表程序,即系統(tǒng)提供一種接口,由用戶自己定義報表的名稱、表線的類型、空表格式、數(shù)據(jù)來源公式等,這樣,當(dāng)報表格式或數(shù)據(jù)來源改變時,只需修改原先的定義,而不必修改系統(tǒng)內(nèi)部的程序,從而適應(yīng)了各種崐不同用戶的要求。初始設(shè)置時,要求設(shè)置人員充分理解報表的編制原理及公式表達(dá)式的設(shè)置規(guī)則,特別應(yīng)推敲每一項數(shù)據(jù)的取數(shù)公式,因為在眾多公式中某一個符號的差錯都將導(dǎo)致報表數(shù)據(jù)的錯誤。如發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)有誤,應(yīng)首先查出導(dǎo)致報表最終結(jié)果錯誤的出錯數(shù)據(jù)項,并檢查其數(shù)據(jù)取數(shù)公式是否有誤,如有誤,則予以改正,如無誤,則可判斷是賬簿或憑證數(shù)據(jù)有誤,根據(jù)該項錯誤的數(shù)據(jù)項公式可推斷賬簿或憑證的錯誤之處,比照上述更改錯誤憑證的方法給予改正,而后重新生成報表。

  5、注重CAIS的維護與安全?;贑AIS的特點,應(yīng)對其進行經(jīng)常性的維護,且維護工作應(yīng)伴隨整個運行階段的始終,直至系統(tǒng)過時或報廢。維護的內(nèi)容有硬件設(shè)備、財務(wù)軟件、數(shù)據(jù)文件和各種編碼維護,以上幾種維護工作,除了硬件維護外,都有可能涉及到軟件的維護,可見軟件維護是系統(tǒng)維護中最重要也是最艱難的工作。軟件維護可分崐為:為修正運行中發(fā)現(xiàn)程序錯誤的正確性維護、當(dāng)軟件的外界運行環(huán)境發(fā)生變化時的適應(yīng)性維護以及因系統(tǒng)擴充功能或改善性能而對軟件進行修改的完善性維護三種類型。同時,應(yīng)保護系統(tǒng)的安全,可通過建立會計組織體系的內(nèi)部控制制度、系統(tǒng)和操作員口令的定期修改與保密、數(shù)據(jù)的定期備份與保存、增強程序自身的自我保護能力等措施來實現(xiàn)。

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