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電子專票如何入賬?如何歸檔?

來源: 上海稅務(wù) 編輯:xiemengxue 2021/05/08 16:59:12  字體:

自2021年1月21日起,增值稅專票電子化在全國新辦納稅人中全面實(shí)行,受票方范圍為全國。電子專票發(fā)票樣式簡潔、領(lǐng)用方式快捷,遠(yuǎn)程交付便利,具有顯著的社會效益。

有小伙伴咨詢:我們公司收到很多電子專票,也給客戶開具電子專票。但是到報(bào)銷的時(shí)候,還是把這些電子發(fā)票打印出來。請問有沒有便利的入賬方式?我們今天就為您解讀相關(guān)規(guī)定:

01、電子專票如何入賬?

根據(jù)《財(cái)政部 國家檔案局 關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》(財(cái)會〔2020〕6號),除法律和行政法規(guī)另有規(guī)定外,同時(shí)滿足下列條件的,單位可以僅使用電子會計(jì)憑證進(jìn)行報(bào)銷入賬歸檔:

(一)接收的電子會計(jì)憑證經(jīng)查驗(yàn)合法、真實(shí);

(二)電子會計(jì)憑證的傳輸、存儲安全、可靠,對電子會計(jì)憑證的任何篡改能夠及時(shí)被發(fā)現(xiàn);

(三)使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù),能夠按照國家統(tǒng)一的會計(jì)制度完成會計(jì)核算業(yè)務(wù),能夠按照國家檔案行政管理部門規(guī)定格式輸出電子會計(jì)憑證及其元數(shù)據(jù),設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序,且能有效防止電子會計(jì)憑證重復(fù)入賬;

(四)電子會計(jì)憑證的歸檔及管理符合《會計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)政部國家檔案局第79號令)等要求。

溫馨提示:采用電子專票進(jìn)行報(bào)銷、入賬且本單位財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)能導(dǎo)出符合國家檔案部門規(guī)定的電子歸檔格式的,應(yīng)當(dāng)將電子專票與其他電子會計(jì)記賬憑證等一起歸檔保存,電子專票不再需要打印和保存紙質(zhì)件;

不滿足上述條件的單位,采用電子專票紙質(zhì)打印件進(jìn)行報(bào)銷、入賬的,電子專票應(yīng)當(dāng)與其紙質(zhì)打印件一并交由會計(jì)檔案人員保存。

02、電子發(fā)票如何歸檔?

電子發(fā)票歸檔保存分以下幾種情況進(jìn)行:

1.已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位

實(shí)施了會計(jì)信息系統(tǒng),與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化(不包括紙質(zhì)憑證掃描,下同),可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等電子會計(jì)憑證通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存;

如與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等未實(shí)現(xiàn)電子化,可單獨(dú)將電子發(fā)票通過歸檔接口或手工導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整理、歸檔并長期保存。

歸檔方法可參照《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(檔辦發(fā)〔2015〕4號)

2.無電子檔案管理系統(tǒng)的單位

如實(shí)施了會計(jì)信息系統(tǒng),與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等已全部實(shí)現(xiàn)電子化,可將電子發(fā)票與相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證等移交會計(jì)檔案管理人員保存,編制檔號,存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式:

電子專票如何入賬?如何歸檔?

同時(shí),建立電子會計(jì)檔案臺賬或者目錄,臺賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表:

電子專票如何入賬?如何歸檔?

如未實(shí)施會計(jì)信息系統(tǒng),與電子發(fā)票相關(guān)的記賬憑證、報(bào)銷憑證未實(shí)現(xiàn)電子化,電子發(fā)票以電子形式移交會計(jì)檔案管理人員保存,存儲結(jié)構(gòu)建議采取下圖所示方式:

電子專票如何入賬?如何歸檔?

同時(shí),建立電子發(fā)票臺賬或者目錄,臺賬或者目錄的結(jié)構(gòu)建議如下表:

電子專票如何入賬?如何歸檔?

保存電子發(fā)票時(shí),應(yīng)當(dāng)采用多重備份、定期檢測等方法,保證電子發(fā)票檔案在規(guī)定的保管期限內(nèi)不會丟失并能被讀取。

溫馨提示:根據(jù)財(cái)會〔2020〕6號的規(guī)定,各單位無論采用何種報(bào)銷、入賬方式,只要接收的是電子專票,則必須歸檔保存電子專票。單位如果以電子專票的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的,必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子專票。電子專票的紙質(zhì)打印件不能單獨(dú)作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)使用。

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