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核算和控制是會計(jì)的兩大基本職能。由于種種原因,當(dāng)今會計(jì)的核算職能發(fā)揮得比較好,控制職能則處于蒼白無力的狀態(tài)。在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)時(shí)階段,特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向經(jīng)濟(jì)管理領(lǐng)域快速滲透的今天,會計(jì)的核算職能即將或已經(jīng)為計(jì)算機(jī)取代的情況下,如何更加重視、發(fā)揮會計(jì)的控制職能就顯得特別重要。國家財(cái)政部2001年6月頒布了《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范——基本規(guī)范》對電算化會計(jì)控制提出了新的要求,所以研究和探討在電算化下實(shí)施會計(jì)控制的關(guān)鍵點(diǎn)是會計(jì)理論界、實(shí)務(wù)界重大課題。
一、會計(jì)電算化對會計(jì)控制的要求
由于計(jì)算機(jī)的飛速發(fā)展,數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用,傳統(tǒng)的會計(jì)核算工作已經(jīng)絕大部分被電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所代替,人們利用計(jì)算機(jī)的記憶功能、數(shù)值計(jì)算和邏輯運(yùn)算功能,以及龐大而且先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫,基本代替了會計(jì)的手工操作。由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快、計(jì)算精度高、提供信息全面,因而大大提高了會計(jì)工作的質(zhì)量,改變了會計(jì)工作的面貌,為會計(jì)人員參與管理提供了更大的空間。手工會計(jì)是通過原始憑證到記賬憑證、到賬簿,再到報(bào)表這樣的流程來開展核算工作的,其中每一過程都需要專門人員從事收集、整理、記錄、計(jì)算工作,尤其是記賬過程避免不了許多重復(fù)轉(zhuǎn)抄工作。而電算化會計(jì)僅需將數(shù)據(jù)(原始憑證)一次錄入,其他的過程均可由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理且瞬間即可完成。因此可以說,電算化會計(jì)不僅徹底解放了會計(jì)人員的雙手,同時(shí)也為激活會計(jì)人員的頭腦創(chuàng)造了條件,使他們有精力、有條件去關(guān)注履行會計(jì)原本就有的職能,即會計(jì)控制。又因?yàn)閷?shí)踐中不斷開發(fā)出的許多先進(jìn)適用的軟件項(xiàng)目,使電算化會計(jì)可以完成大量在手工會計(jì)條件下難以完成的信息處理工作,如各種輔助核算和管理會計(jì)核算工作,而這些核算正是實(shí)施會計(jì)控制所必須的,或者說是會計(jì)控制的重要內(nèi)容之一。
會計(jì)電算化不僅為實(shí)施會計(jì)控制提供了眾多機(jī)遇,同時(shí)也對會計(jì)控制提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。一方面,是電算化會計(jì)的實(shí)施給會計(jì)控制帶來了新的難題。實(shí)施電算化會計(jì)以后,為一些人利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊提供了條件。由于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊比手工操作下隱蔽性高、防范困難,所以,加強(qiáng)電算化會計(jì)的控制和自控能力就十分必要。另一方面,也是更為重要的,是要在電算化會計(jì)程序中增加會計(jì)控制功能,并按此思路來進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā),從而使會計(jì)反映和控制兩大職能平衡發(fā)展。多年來,由于會計(jì)以反映為主,電算化會計(jì)的控制功能實(shí)際上處于“先天不足、后天失調(diào)”的境地。為此,需要大力開發(fā)會計(jì)控制的功能,擴(kuò)展數(shù)據(jù)庫,建立以多種數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型為主的方法庫和模型庫。在進(jìn)行會計(jì)控制功能的開發(fā)時(shí),會計(jì)人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù),對市場和國家政策了如指掌,清楚控制點(diǎn),系統(tǒng)掌握以數(shù)學(xué)為主的管理會計(jì)方法。此外,還要與系統(tǒng)開發(fā)人員密切配合,集中精力研究控制什么、用什么會計(jì)方法控制和怎樣控制等一系列問題。筆者認(rèn)為,就企業(yè)會計(jì)而言,會計(jì)控制具有兩方面的內(nèi)容,一方面是對會計(jì)信息質(zhì)量和會計(jì)工作本身的控制;另一方面是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制。
二、關(guān)于會計(jì)信息質(zhì)量的控制
控制會計(jì)信息的輸入、處理和輸出使其符合會計(jì)準(zhǔn)則和各種會計(jì)法規(guī)的要求,保證會計(jì)信息能真實(shí)、全面、及時(shí)、準(zhǔn)確地反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動,保障各方利用會計(jì)信息所進(jìn)行的判斷和決策不被誤導(dǎo),即我們所說的“對會計(jì)工作本身的控制”。在實(shí)施這一控制時(shí),所設(shè)計(jì)的控制方法、措施和程序,應(yīng)具有防護(hù)性功能和自動補(bǔ)償性功能。即會計(jì)信息在輸入、處理、輸出過程中,均有相應(yīng)的事先控制予以檢查。同時(shí),一旦發(fā)現(xiàn)某一處理環(huán)節(jié)有誤,就應(yīng)有相應(yīng)的補(bǔ)救措施予以糾正。
手工會計(jì)與電算化會計(jì)對會計(jì)信息的控制有很大的不同。手工會計(jì)主要采用結(jié)構(gòu)控制方法,包括設(shè)置相互牽制和制約的會計(jì)崗位,通過對會計(jì)業(yè)務(wù)的多重反映或者相互稽核關(guān)系進(jìn)行控制。比如,總賬、明細(xì)賬、日記賬分別記錄,結(jié)果相互驗(yàn)證;通過對賬和內(nèi)部審計(jì)進(jìn)行賬證核對,賬賬核對,保證記賬的正確;為防止濫用憑證或隨意毀損、偽造、修改憑證的發(fā)生,采用多聯(lián)套寫憑證或預(yù)先編碼方式等。而在電算化會計(jì)中,由于工具、載體、賬務(wù)處理、會計(jì)組織等發(fā)生了根本的變化,會計(jì)控制也由人工控制變?yōu)槿撕陀?jì)算機(jī)共同控制,使得會計(jì)控制更為復(fù)雜,要求更加嚴(yán)密。但是操作簡單,控制功能也更加有效。電算化會計(jì)信息控制除計(jì)算機(jī)本身的一般控制外,主要是指會計(jì)信息的輸入、處理和輸出控制。輸入控制是指對數(shù)據(jù)采集和系統(tǒng)輸入的控制,由于目前數(shù)據(jù)的采集和輸入必須有人參與而且數(shù)據(jù)輸入的正確與否直接影響到處理和輸出的結(jié)果,因而對電算化會計(jì)的輸入控制顯得尤為重要。為此,應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化憑證格式,建立科目參照文件,設(shè)立科目代碼校驗(yàn)位,有條件的可進(jìn)行二次輸入;每一位參與電算化會計(jì)的人員都應(yīng)實(shí)施合理授權(quán)控制,通過設(shè)置操作員口令和上機(jī)日志等控制手段,防止差錯(cuò)和舞弊行為;還必須增設(shè)專人輸入檢查控制環(huán)節(jié),未經(jīng)檢查,應(yīng)無法進(jìn)入下一步會計(jì)處理。會計(jì)信息處理和輸出的控制,基本上是通過計(jì)算機(jī)程序自動進(jìn)行的,主要取決于應(yīng)用程序的正確性和環(huán)境控制能力,系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)具有識別信息失誤的能力。同時(shí),要防止無關(guān)人員進(jìn)入計(jì)算機(jī)程序操作。由此可見,電算化會計(jì)控制的關(guān)鍵,一是研究會計(jì)控制的要求,即確定會計(jì)信息系統(tǒng)的控制點(diǎn);二是確定計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、開發(fā)工具及應(yīng)用程序是否能達(dá)到會計(jì)控制的要求。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)越發(fā)展,會計(jì)控制自動化的程度就會越高。可以想象,當(dāng)全社會都用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接起來以后,就可將規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原始憑證掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)進(jìn)行自動識別,甚至完全可以采用電子數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸,以盡量減少人為因素。會計(jì)控制功能便將大為增強(qiáng)。
三、關(guān)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制
現(xiàn)代企業(yè)可以看作是各種職能、各種業(yè)務(wù)處理過程相互聯(lián)系、相互作用的集合體,是一個(gè)具有特定功能和目標(biāo)的系統(tǒng)。為保證系統(tǒng)的配合和協(xié)調(diào)、保證企業(yè)經(jīng)營方針和系統(tǒng)最優(yōu)化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),需要采用一系列會計(jì)方法,通過計(jì)劃、預(yù)算、內(nèi)部控制、分析、稽核、報(bào)告等手段,利用會計(jì)信息對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程進(jìn)行控制。會計(jì)電算化為企業(yè)利用會計(jì)信息進(jìn)行管理創(chuàng)造了條件,這種會計(jì)控制通常有以下特征:①充分利用電算化會計(jì)信息。借助計(jì)算機(jī)對會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新分類和整理,通過系統(tǒng)接口或集成方式做到數(shù)據(jù)共享,一次輸入,多次使用。②需要進(jìn)行電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的再開發(fā)或二次開發(fā)。增加輔助核算,把以運(yùn)籌學(xué)為主的數(shù)學(xué)方法和數(shù)學(xué)模型開發(fā)成方法庫和模型庫,并同會計(jì)信息系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合,利用計(jì)算機(jī)先進(jìn)快速的處理和計(jì)算優(yōu)勢實(shí)施會計(jì)控制。③會計(jì)人員可以專注地進(jìn)行會計(jì)分析、制定控制標(biāo)準(zhǔn)和參與決策。④計(jì)算機(jī)自動報(bào)警和實(shí)時(shí)控制。即將控制標(biāo)準(zhǔn)事先輸入會計(jì)系統(tǒng)作為“控制線”,執(zhí)行中一旦出現(xiàn)差異,就激活計(jì)算機(jī)自動報(bào)警,以及時(shí)調(diào)節(jié)或改正作業(yè)。一般對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程的控制,包括效益控制、資產(chǎn)控制和風(fēng)險(xiǎn)控制等。
?。ㄒ唬┬б婵刂啤Pб婵刂频哪繕?biāo)是以最小的資金占用和耗費(fèi),最優(yōu)的資金投入組合,獲得最大的產(chǎn)出效益,簡單地說就是使成本最小化而利潤最大化。包括制定計(jì)劃、編制預(yù)算等事前控制和跟蹤計(jì)劃實(shí)施、進(jìn)行成本、費(fèi)用指標(biāo)分解、采用限額開支和責(zé)任會計(jì)等事中控制。利用計(jì)算機(jī)的輔助核算,生成適合管理和控制要求的企業(yè)內(nèi)部效益控制報(bào)告,如成本費(fèi)報(bào)告、合同執(zhí)行報(bào)告、責(zé)任中心報(bào)告等。會計(jì)人員應(yīng)集中精力利用計(jì)算機(jī)的計(jì)算和處理結(jié)果進(jìn)行會計(jì)分析,并應(yīng)對影響企業(yè)效益的主要因素著重進(jìn)行分析、研究。
?。ǘ┵Y產(chǎn)控制。資產(chǎn)控制的目標(biāo)是保持資產(chǎn)實(shí)物的安全、完整并使其保值、增值,以實(shí)現(xiàn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。這種控制可以分為實(shí)物控制和價(jià)值控制兩類。對資產(chǎn)實(shí)物的控制,主要包括不相容職務(wù)分離控制和授權(quán)審批控制,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行實(shí)物資產(chǎn)管理,對資產(chǎn)的購買、保管、領(lǐng)用、處置應(yīng)有完整記錄并定期清查和核對,還應(yīng)經(jīng)常對內(nèi)部控制程序和控制執(zhí)行情況實(shí)施審計(jì)控制。資產(chǎn)的價(jià)值控制,主要包括按資產(chǎn)保值、增值的要求實(shí)施財(cái)產(chǎn)保全控制,根據(jù)需要采用多種折舊方法并足額提取固定資產(chǎn)折舊,及時(shí)進(jìn)行固定資產(chǎn)大修理等,保證企業(yè)再生產(chǎn)順利進(jìn)行。
?。ㄈ╋L(fēng)險(xiǎn)控制?,F(xiàn)代企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中,隨時(shí)面臨著風(fēng)險(xiǎn)的困擾。風(fēng)險(xiǎn)控制的目的是,在實(shí)現(xiàn)經(jīng)營獲利目標(biāo)的前提下,使企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)達(dá)到最小。企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)分經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),具體又可分為決策失誤風(fēng)險(xiǎn)、市場變化風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)、籌資風(fēng)險(xiǎn)等。這些風(fēng)險(xiǎn)會使企業(yè)偏離其經(jīng)營目標(biāo),運(yùn)用恰當(dāng)?shù)臅?jì)控制可減低或消除這些風(fēng)險(xiǎn)。在具備及時(shí)、準(zhǔn)確、充分的管理會計(jì)信息和報(bào)告的基礎(chǔ)上,利用市場、產(chǎn)品、客戶、競爭和環(huán)境因素等多重變量的各種科學(xué)的決策模型,通過計(jì)算機(jī)反復(fù)進(jìn)行模擬實(shí)驗(yàn)以控制決策失誤風(fēng)險(xiǎn)。對于影響收入實(shí)現(xiàn),或者造成成本、費(fèi)用超支等市場變化風(fēng)險(xiǎn),通過敏感的會計(jì)信息及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)控制,可在很大程度上減少此類風(fēng)險(xiǎn)給企業(yè)造成的損失。通過對投資項(xiàng)目事前進(jìn)行評價(jià)、事中密切跟蹤以及對投資效果的適時(shí)分析和調(diào)節(jié),運(yùn)用投資評價(jià)模型和投資項(xiàng)目管理模塊。有效地控制投資風(fēng)險(xiǎn)。籌資風(fēng)險(xiǎn)一方面包括籌資成本對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的影響,另一方面也是更重要的方面,是指由于企業(yè)融資而引起的財(cái)務(wù)狀況惡化直至破產(chǎn)的風(fēng)險(xiǎn)。對于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的控制,主要是通過對會計(jì)系統(tǒng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析,控制和調(diào)節(jié)負(fù)債資本結(jié)構(gòu),適當(dāng)減低企業(yè)還本付息壓力,避免支付危機(jī),以維護(hù)企業(yè)正常的能持續(xù)經(jīng)營的財(cái)務(wù)狀況。
「參考文獻(xiàn)」
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2、趙保卿。會計(jì)監(jiān)督實(shí)務(wù)。中華工商聯(lián)合出版社,2001
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