Excel在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)整理中的一些應(yīng)用技巧

來(lái)源: 正保會(huì)計(jì)網(wǎng)校論壇編輯： 2014/09/26 09:09:55　　字體：大小

一、用連字符“&”來(lái)合并文本

我們?cè)谡頂?shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)會(huì)想將多列內(nèi)容合并到一列中，如A列為單位，B列為科室，目的是將A、B列合并到一列中去，這時(shí)一個(gè)連字符“&”就能完成（假定C、D列為空）：

1.在C1單元格中輸入公式“=A1&B1”；

2.將公式復(fù)制到整個(gè)C列；

3.將C列數(shù)據(jù)復(fù)制到D列，粘貼時(shí)執(zhí)行“選擇性粘貼”命令，打開(kāi)“選擇性粘貼”對(duì)話框，選中其中的“數(shù)值”選項(xiàng)；

4.將A、B、C列刪除，完成合并工作。

二、文本格式日期轉(zhuǎn)換為日期格式

比如在審計(jì)中遇到農(nóng)村五保戶供養(yǎng)金發(fā)放記錄，發(fā)放時(shí)間為文本格式如“2011.6”（2011年6月），無(wú)法計(jì)算發(fā)放對(duì)象領(lǐng)取年齡，可以通過(guò)以下方法轉(zhuǎn)換：

1.用查找替換功能將“。”全部替換為“-”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將格式轉(zhuǎn)換為日期格式Jun-11：

2.右擊選定單元格，選“設(shè)置單元格格式”，在彈出的“單元格格式”窗口中選“數(shù)字”菜單中“日期”，在窗口右框中選擇所需格式。

三、快速刪除空行

整理數(shù)據(jù)后，往往發(fā)現(xiàn)表中有大量空行，手工找出刪除非常不便，這時(shí)可以使用篩選功能實(shí)現(xiàn)：1.在表頭插入一空行，然后選擇表中所有的行，單擊“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”命令，在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”：2.選中所有空行，刪除。

四、禁止復(fù)制隱藏列中的數(shù)據(jù)

如果復(fù)制一個(gè)包含隱藏列的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后把它粘貼到一個(gè)新的工作表，那么Excel會(huì)自動(dòng)把隱藏列也粘貼過(guò)來(lái)。要想避免這種情況，可以選取要復(fù)制的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后選擇“編輯→定位”命令，單擊“定位條件”按鈕，出現(xiàn)“定位條件”對(duì)話框，選中“可見(jiàn)單元格”選項(xiàng)，再?gòu)?fù)制和粘貼就會(huì)得到所希望的結(jié)果。

五、文本格式的數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式

在工作中，經(jīng)常會(huì)碰到一些通過(guò)文本文件或其它財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后數(shù)字是以文本形式存在的，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無(wú)濟(jì)于事。有一個(gè)辦法可以快速地將這些文字轉(zhuǎn)變回?cái)?shù)字：

1.在空白的單元格中填入數(shù)字“1”；

2.選中該單元格，執(zhí)行“復(fù)制”命令，再選中所要轉(zhuǎn)換的單元格，選擇“選擇性粘貼”中“乘”，文字格式就可以變?yōu)閿?shù)字格式（文本格式默認(rèn)左對(duì)齊，數(shù)字格式默認(rèn)右對(duì)齊）。

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【我要糾錯(cuò)】責(zé)任編輯：泥巴姐

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