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賬號管理 注冊企業(yè)淘寶賬號：由公司財務部在淘寶上以企業(yè)實名注冊一個賬號，并制定專門銀行賬戶開通網(wǎng)上銀行支付，辦理企業(yè)網(wǎng)銀 USBKEY，便于付款。同時，采購部門需在網(wǎng)絡平臺上申請網(wǎng)絡采購賬號，由專人負責管理，并上報公司財務部備案。 設置權限和審批流程：根據(jù)公司內(nèi)部管理規(guī)定，為采購人員和相關審批人員設置不同的賬號權限，明確各自的職責和操作范圍。如采購人員可以進行商品搜索、下單等操作，但付款和審批權限需設置在專門的財務人員和審批負責人手中。 采購流程 請購審批：采購需求部門根據(jù)物料需求狀況、使用數(shù)量等要求，填寫請購單。請購單應注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、及注意事項，經(jīng)審批后交網(wǎng)購專員進行淘寶查詢和采購。 選擇供應商和商品：網(wǎng)購專員在淘寶上挑選商品時，應選擇信譽良好、評價較高的賣家，并對商品的價格、質(zhì)量、售后服務等進行綜合比較。對于大量采購或?qū)ι唐焚|(zhì)量有特殊要求的情況，可與賣家進行進一步溝通和協(xié)商，必要時簽訂購買合同。 下單與付款：確定采購商品后，網(wǎng)購專員按照公司財務規(guī)定的付款方式進行付款。如果公司采用對公賬戶付款，需確保付款信息準確無誤；如果使用企業(yè)支付寶付款，也要遵循財務審批流程和相關規(guī)定。 驗收與報銷 驗收：采購的物資到達公司后，由指定的驗收人員對商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收，確保與采購訂單一致。驗收合格后，在驗收單上簽字確認。 報銷：采購人員根據(jù)驗收合格的商品和相關發(fā)票，填寫報銷單，附上采購訂單、發(fā)票、驗收單等憑證，按照公司內(nèi)部報銷流程進行報銷。財務部門對報銷憑證進行審核，審核通過后予以報銷。 對賬與存檔 對賬：財務部門定期與淘寶賬號的交易記錄進行對賬，確保賬實相符。同時，將淘寶采購的相關數(shù)據(jù)與公司的財務系統(tǒng)進行核對和整合，以便進行成本核算和財務管理。 存檔：采購部門和財務部門應及時整理和存檔淘寶采購的相關文件和記錄，包括請購單、采購訂單、發(fā)票、驗收單、報銷單等，以備審計和查詢。