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所謂盤存方法,就是對庫存現(xiàn)金、有價(jià)證券、商品或材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、固定資產(chǎn)、低值易耗品和其他物資的實(shí)際狀況進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),并與賬簿記錄相比較,以確定它們是否完整的一種審查方法。
通過盤存方法,一方面可以確定各項(xiàng)財(cái)產(chǎn)物資和庫存現(xiàn)金有無短缺、毀損、挪用、貪污和弄虛作假現(xiàn)象,以保護(hù)企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全;另一方面可以證實(shí)賬存的品種是否相符,數(shù)量是否真實(shí),以保證會計(jì)資料的真實(shí)性和正確性。另外,通過盤存,還可以了解企業(yè)內(nèi)部控制的可信程度,為審查提供線索和重點(diǎn),便于將審查工作引向深入。
例如,企業(yè)為了調(diào)節(jié)成本、虛報(bào)利潤,往往在產(chǎn)成品、在產(chǎn)品或材料消耗上做手腳,不按實(shí)際消耗計(jì)入成本。這種問題在審查中很難被發(fā)現(xiàn),只有通過實(shí)物盤點(diǎn)才能揭露出來。因此,在財(cái)務(wù)審查工作中,盤存方法具有很重要的作用。
1.部分盤存法和ABC盤存法
按照確定盤存范圍的方法不同,一般有部分盤存法和ABC盤存法,一般來說,除現(xiàn)金、有價(jià)證券和少量貴重物品、稀缺物資采用全部盤點(diǎn)外,對大量的原材料、商品、產(chǎn)成品、、在產(chǎn)品、固定資產(chǎn)、低值易耗品,因品種多,數(shù)量大,若采用全部盤點(diǎn),不僅費(fèi)時,也受人力所限。所以,,可運(yùn)用判斷抽查和統(tǒng)計(jì)抽查相結(jié)合的部分盤存法確定盤存范圍,也可按ABC盤存法確定盤存范圍。
部分盤存法,就是運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)判斷抽樣,確定盤點(diǎn)項(xiàng)目(如根據(jù)內(nèi)控中的薄弱環(huán)節(jié)、容易變現(xiàn)的財(cái)產(chǎn)物資、長期存放又不便經(jīng)常盤點(diǎn)的物資等等),再按照統(tǒng)計(jì)抽樣法抽取其中一部分進(jìn)行品種、規(guī)格、型號和存量的盤點(diǎn)的一種方法。
ABC盤存法,就是根據(jù)重要性原則將全部物資分為A、B、C三類,分別確定不同的抽查規(guī)模進(jìn)行盤存的方法。審查人員可以利用這些分類,根據(jù)審查計(jì)劃所要求的對各類物資檢查的比重,直接算出需要抽查的品種數(shù)量。這種方法不僅簡便易行,而且又符合重要性和安全性的原則。有些單位的財(cái)產(chǎn)物資管理未實(shí)行ABC分類法,審查人員可以對物資進(jìn)行科學(xué)分類,然后確定盤存范圍。
下面舉例說明ABC盤存法的應(yīng)用。
例如:盤點(diǎn)庫存原材料共有1 560個品種。首先,根據(jù)原材料的重要性和安全性的程度,將原材料分為A、B、C三組:
A類材料系指單價(jià)高、用量多,占用資金量大的品種。屬于此類的有156種,約占全部材料的10%,作為重點(diǎn)盤點(diǎn)。
C類材料系指單價(jià)低、用量少,占用資金量小的品種。屬于此類的有1 092種,約占全部材料的70%,可進(jìn)行少量抽查。
其余的312種列為B類,進(jìn)行一般抽查。然后根據(jù)經(jīng)驗(yàn)判斷,分別確定各組的抽查規(guī)模,假定A組抽查80%~90%,B組抽查10%~20%,C組抽查5%以下。然后分別計(jì)算各組應(yīng)抽查的品種數(shù),對以上各組應(yīng)抽查的品種數(shù),可利用隨機(jī)抽樣技術(shù)進(jìn)行抽查盤點(diǎn)。
2.直接盤存和會同盤存
直接盤存是指審查人員在現(xiàn)場所招待的實(shí)地盤存,即由審查人員于審查日親自組織現(xiàn)場盤點(diǎn),并要求被審單位協(xié)同執(zhí)行的一種審查方法。
會同盤存是指審查人員在現(xiàn)場所進(jìn)行的監(jiān)督實(shí)地盤點(diǎn)(或稱觀察盤存),即由被審查單位于審查日自己組織盤存,并邀請審查人員親臨現(xiàn)場會同檢查,通過觀察和抽查以取得證據(jù)的一種審查方法。采取會同盤存時,審查人員首先需要參與實(shí)地盤點(diǎn)的事先計(jì)劃,與被審單位共同協(xié)作制定盤點(diǎn)的日期和程序。執(zhí)行實(shí)地盤點(diǎn)是企業(yè)管理者的責(zé)任,而審查人員則是對其盤點(diǎn)工作進(jìn)行監(jiān)督和抽點(diǎn)。通過監(jiān)督和缺點(diǎn)以取得被審查單位存貨情況的有關(guān)證據(jù),作為表示意見的依據(jù)。因此,審查人員在監(jiān)督實(shí)地盤點(diǎn)時,決非是一位旁觀者,而具有更為積極的任務(wù)。如確定所有一切可用的存貨是否均已包括在清點(diǎn)之內(nèi);查詢存貨中有無廢舊物品或毀損商品,有無外單位的財(cái)產(chǎn)在內(nèi);檢查存貨清點(diǎn)單是否預(yù)選順序編號;對比抽點(diǎn)單和清點(diǎn)單等等。
審查實(shí)踐中,直接盤存一般適用于現(xiàn)金、有價(jià)證券和貴重物品的盤存。在倉庫物資發(fā)生重大盜竊案件和財(cái)務(wù)管理存在嚴(yán)重混亂情況下,也可根據(jù)需要實(shí)行直接盤存。在時機(jī)的選擇上,一般采用突擊方式進(jìn)行。而對大宗的原材料、商品、產(chǎn)品、在產(chǎn)品、物料用品、固定資產(chǎn)等,則一般采用會同盤存。盤存的時機(jī)選擇在被審查單位比較適宜的時間,如庫存材料達(dá)到最低儲備時,在發(fā)放工資期間不清查現(xiàn)金,等等。
3.現(xiàn)金盤存和實(shí)物盤存
盤存方法按盤存的對象不同,分為現(xiàn)金盤存和實(shí)物盤存。
(1)現(xiàn)金盤存。
審查人員對被審查單位現(xiàn)金的盤存,一般采取突擊檢查的方式。在檢查時,通常按以下步驟進(jìn)行:
①填制現(xiàn)金出納報(bào)告書。
審查人員在盤點(diǎn)現(xiàn)金前,一切出納業(yè)務(wù)活動應(yīng)立即停止,并由出納人員按要求填制現(xiàn)金出納報(bào)告書。
?、诒P點(diǎn)庫存現(xiàn)金并編制盤點(diǎn)清單。
如果被審查單位的內(nèi)部審查人員曾突擊檢查過庫存現(xiàn)金,那么審查人員只需要復(fù)核內(nèi)部審查人員的審查工作底稿。在盤點(diǎn)現(xiàn)金時,審查人員、出納人員和財(cái)務(wù)主管都應(yīng)在清查現(xiàn)場。盤點(diǎn)完畢,由出納人員填制庫存現(xiàn)金清點(diǎn)表。
③核對庫存現(xiàn)金盤點(diǎn)數(shù)的正確性和真實(shí)性。
審查人員應(yīng)將清點(diǎn)后的現(xiàn)金實(shí)存數(shù)與現(xiàn)金出納報(bào)告書、現(xiàn)金日記賬的昨日庫存現(xiàn)金賬面余額,會計(jì)部門現(xiàn)金賬戶的余額相核對,以證實(shí)庫存現(xiàn)金數(shù)和現(xiàn)金賬的記錄是否相符。如果發(fā)現(xiàn)不一致。則應(yīng)進(jìn)一步追查原因,以明確其責(zé)任。
(2)實(shí)物盤存。
審查人員對被審查單位的實(shí)物資產(chǎn)盤存,一般采用部分盤存法(運(yùn)用經(jīng)驗(yàn)抽查,統(tǒng)計(jì)抽查,或二者相結(jié)合)和ABC盤存法。這兩種方法都是對實(shí)物進(jìn)行抽查盤點(diǎn)。抽查后,應(yīng)將抽查結(jié)果與賬簿記錄進(jìn)行核對,檢查賬實(shí)是否相符,并應(yīng)查明賬實(shí)不符的原因。
此外,對于企業(yè)已經(jīng)盤點(diǎn)過的財(cái)產(chǎn)物資,審查人員在審查時,可按以下步驟進(jìn)行審查:
①取得被審單位的盤點(diǎn)記錄和盤存對比表,并檢查其簽章手續(xù)是否完整。
?、谟帽P點(diǎn)記錄與盤存對比表進(jìn)行核對,查明有無差錯或弄虛作假行為。
?、蹖⒈P存記錄與賬簿記錄進(jìn)行核對,審查賬實(shí)不符的差額是否經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行了調(diào)整。同時,還要審查調(diào)整后的數(shù)額是否正確,有無弄虛作假的行為。
?、芨鶕?jù)內(nèi)部控制的強(qiáng)弱,抽查部分物資,審查其賬實(shí)是否相符,然后追溯審查過去的盤存記錄是否正確。
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