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內部控制改革開放以來,外商直接投資的大型項目不斷增加,資本和技術含量明顯提高,許多大型跨國公司先后宣布和實際實施了對中國的龐大投資計劃,且外資公司的生產經營繼續(xù)保持健康、快速的發(fā)展。為什么外資公司一直能保持如此健康、快速的發(fā)展呢?這不僅得益于改革開放以后,中國良好的投資環(huán)境,更重要的是外資企業(yè)先進的管理理念,特別是科學、高效的內部財務控制機制,非常值得我國企業(yè)的學習和借鑒。
一、高度統(tǒng)一的內控目標
財務管理的基本目標是統(tǒng)馭整個財務管理工作的核心,是開展各項財務管理活動的價值基礎。以“股東財富最大化”作為財務管理工作的目標,基本上為各個版本的財務管理教科書所公認。但是,只有外資公司才真正把這個理念貫徹到實際工作中,無論是一般的財務人員,還是總裁級的高級管理人員;無論是中介機構的財務分析人員,還是大學里的教授,無一不十分自然地強調“股東財富最大化”的財務價值理念。因此,很自然“股東財富最大化”,也是外資企業(yè)內部財務控制所追求的終極目標。
堅持“股東財富最大化”目標,不僅有利于消除內部管理中面對的種種理念上的分歧,而且有利于探索和貫徹各種緊緊圍繞以效益為核心的內部考核和評價指標,把所有的工作都真正放在追求效益上來。不僅如此,堅持“股東財富最大化”的目標,還有利于協(xié)調公司管理層與股東及各類投資者之間的關系。如果公司管理層的經營決策和管理行為,都能夠強調并貫徹“股東財富最大化”這一目標,公司管理層與投資者之間是能夠更好地相互理解和信任的。
二、科學的職責分工
外資企業(yè)中專職于財務管理工作中的人力資源,其特點是職務分工極為細膩,且規(guī)章制度非常完整健全。對財務人員素質和技術要求、工作職責,對每一個人的分工、職責、權利和突發(fā)性問題處理的過程和政策都有具體的規(guī)章可循。這種細膩的職務分工提高了管理效率,降低了管理成本,是現(xiàn)代企業(yè)經營的基礎,同時也為外資公司高度的專業(yè)化打下了基礎,特別是對員工的錄用、評定,工資的制定,獎金的發(fā)放,以及職務提升等等提供了科學的依據。
外資企業(yè)的財務管理工作一般都分為會計和司庫兩大部分。會計包括企業(yè)會計、管理會計或業(yè)務部門會計。而司庫,主要負責資金業(yè)務的具體操作和運營。根據公司規(guī)模的差異,以及各子公司業(yè)務的不同,會計主管和司庫可能合二為一,也有可能相互獨立。但從風險控制的角度來看,兩者相互分離是比較通行的做法。在兩者分離的情況下,司庫主要負責資金業(yè)務的具體運行,包括對內現(xiàn)金流管理、資金風險控制、對外投資和資金運作。而會計對財務管理的重點在報表和企業(yè)的內部控制上,主要通過資產負債表和利潤表分析、成本管理、預算以及內部風險管理等途徑實現(xiàn)。
三、齊全的內控制度
在外資企業(yè),財務工作管理的每一個細節(jié)都制定了嚴格的制度。財務部門對會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料的編制和出具必須符合會計制度的規(guī)定,內容要真實完整。財務工作人員辦理會計事項必須填制或取得原始憑證,并根據審核的原始憑證編制記賬憑證。會計賬簿登記必須以經過審核的會計憑證為依據,并符合有關法律、行政法規(guī)和國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定。并且在企業(yè)內部定期進行財務清查,保證賬簿記錄與實物、款項相符。
對于企業(yè)內部的會計檔案,也有相當嚴格的規(guī)定。公司的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、會計文件和其他有保存價值的資料都要定期歸檔。會計憑證按月、按編號順序每月裝訂成冊,標明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據張數(shù),由會計及有關人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬、主管),并有總經理指定專人歸檔保存。財務會計報告應分月、季、年報,按時歸檔,由總經理指定專人保管,并分類填制目錄。
針對對外投資、資產處置、資金額度、財務收支、人員安置、新業(yè)務開展等經濟業(yè)務事項活動的決策和執(zhí)行,也制定詳細的審批權限和額度及授權制度,在哪一層次,決定哪一層次的事情。同時,對中層干部的任用,實行定期輪崗制度。通過輪換,互相取長補短,避免管理慣性,及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。
四、嚴密的資產管理
?。ㄒ唬α鲃淤Y產的管理
外商投資企業(yè)的流動資產包括現(xiàn)金、銀行存款、短期有價證券、應收和預付款項以及存貨等。企業(yè)的現(xiàn)金由專人保管。絕對不能坐支;銀行存款以企業(yè)的名義存入開戶銀行;預付款項和應收款項按合同或協(xié)議的規(guī)定辦理及回收;各項外幣資金的收付及存放要求遵守國家外匯管理的有關規(guī)定;外幣與記賬本位幣之間的折算,嚴格按財政部的有關規(guī)定辦理。
(二)對固定資產的管理
外商投資企業(yè)的固定資產,包括使用年限在一年以上的房屋建筑物、機器、機械、運輸工具和其它與生產經營有關的設備、器具、工具等。不屬于生產經營主要設備的物品,單位價值在2000元以上,且使用期限超過一年的,都作為固定資產。
(三)對無形資產的管理
外資企業(yè)的無形資產包括工業(yè)產權、專有技術、場地(海域)使用權、經營特許權、著作權等。上述無形資產在計價時,須備有相關詳細資料,包括所有權證書的復印件,作價的計算依據和標準等,其中專有技術、經營特許權和商譽的計價,經由有權認證的機構或中國注冊會計師評估確認。
(四)對其他資產的管理
外商投資企業(yè)的其它資產包括開辦費、籌建期間的匯兌損失等,自投產營業(yè)起的次月起作一次性攤銷。
五、規(guī)范的員工培訓
外資公司對財務人員的定期強化培訓,作為其財務管理工作中極為重要的一部分。外資公司視人才為公司發(fā)展的第一決定力量,因此非常重視員工培訓。一般只要員工在工作中有成績、對公司有所貢獻,公司都會鼓勵和幫助雇員進行各個層次的培訓和教育。其培訓主要包括以下方面:
?。ㄒ唬┬聠T工培訓
主要由富有經驗的輔導教師對公司的基本情況和規(guī)章制度進行言傳身教,并通過游戲演練,來了解自己在財務部這個團隊中的作用等。
?。ǘ┗緲I(yè)務培訓
主要培訓員工所在財務崗位上所需的技術、技能等。包括財務政策、內部風險控制、案例的學習和講解。老員工至少一年一次進行此種培訓和演練。
?。ㄈ├^續(xù)教育培訓
主要幫助優(yōu)秀的財務人員再修學位、提高學歷層次的學習,并由公司支付全部或部分費用。
?。ㄋ模┞殬I(yè)發(fā)展培訓
公司網絡定期有待定職位宣布,主要是提供和幫助優(yōu)秀的財務人員得到升遷機會和更好的職位。
六、深刻的啟示
世界上市場經濟發(fā)達的國家,其作為現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)源地,歷經了殘酷的市場競爭、歷史的風風雨雨,其先進的管理理念,造就了外資企業(yè)完善的內部財務控制機制。從他們那里取經并結合我國的實情加以利用,是內資企業(yè)迅速提高自身水準的一條捷徑,對加強我國企業(yè)的內部財務控制工作的啟示如下:
?。?)堅持“股東財富最大化”的財務內部控制的理念。是所有財務工作的價值基礎,堅持這兩個理念,有利于財務管理工作在整個經營管理中的定位,有利于財務管理工作的全面展開。
(2)強調職責的分工。根據單位會計工作特點設置合理的會計崗位,做到按事設崗、按崗設人、職責明確、相互制衡,使會計控制系統(tǒng)能夠有效實施。注重崗位之間的相互牽制作用,以便相互監(jiān)督、相互制約,預防錯誤和弊端,防患于未然。
?。?)用制度約束人。2006年12月頒布的《企業(yè)財務通則》從13個方面要求企業(yè)建立相應的財務管理制度,2007年頒布的《企業(yè)內部控制具體規(guī)范》(征求意見稿)從17個方面對企業(yè)內部控制提出了具體要求,這些規(guī)章制度對我國企業(yè)內部財務控制的發(fā)展起到了一定推動作用,但必須將這些制度落到實處。
?。?)加強培訓。加強對企業(yè)員工內部財務控制制度的培訓,要重點提高管理人員的內部財務控制和風險防范意識。內部財務控制制度是貫穿于企業(yè)所有活動的一個動態(tài)過程,上至企業(yè)組織結構規(guī)劃,下至普通員工,都涉及內部控制的方方面面。因此,一方面要強化企業(yè)董事會、經理層的內部財務控制知識培訓,這是建立健全企業(yè)內部財務控制體系的基本保證;另一方面也要強化職工的內部財務控制培訓,這是因為職工是內部財務控制切實運行的必要保證。
?。?)內控工作需要不斷創(chuàng)新。隨著電子、計算機、信息通訊特別是網絡等現(xiàn)代傳媒技術的飛速發(fā)展,人類各項經濟活動以及與之相關的服務領域的發(fā)展日新月異。內資企業(yè)需要密切關注國際上新的管理理論和管理成果,并根據自己的實際情況,逐步形成一套科學高效的內部財務控制機制,以管理促進經營,參與世界競爭。
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