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當前,隨著計算機運用的普及發(fā)展,會計電算化的推行,一些傳統(tǒng)的計算工具已逐步被淘汰,計算機已廣泛運用在財務工作的各個環(huán)節(jié)。因此,辦公軟件特別是財務軟件的熟練操作,是財務人員應掌握的基本功之二。
?。ㄒ唬┺k公軟件是財務人員需要掌握的基本技能。
在實務操作中,Word 、Excel 、PowerPoint成為工作的主要手段,Word 是現(xiàn)代辦公中使用最多的字處理軟件,滿足對各種文檔的處理要求。Excel電子表格發(fā)揮著極大的計算、排序、匯總等功能,給會計的核算職能帶來極大方便。利用PowerPoint可以創(chuàng)建展示演示文稿。
(二)財務軟件是財務人員重要的工作工具。
財務軟件不僅提高了財務人員賬務處理速度,優(yōu)化了工作質量,同時還滿足信息使用者查詢、輸出等需求,其信息量的擴充也是不可比擬的。財務軟件的操作將計算機知識和財務專業(yè)知識融合在一起,財務人員必須了解和掌握財務軟件,熟悉總賬管理、庫存管理、往來款管理、報表、固定資產管理等各個模塊的具體操作。
1、總賬管理
總賬管理適應于進行憑證處理、賬簿管理、個人往來款管理、部門管理、項目核算和出納管理等。
?。?)在開始使用總賬系統(tǒng)前,先進行初始設置,包括會計科目、外幣設置、期初余額、憑證類別、結算方式、分類定義、編碼檔案、自定義等,根據經濟業(yè)務內容編制錄入記賬憑證,單位財務主管或指定人員進行審核憑證,月末記賬,系統(tǒng)自動完成期間損益結轉等業(yè)務。
?。?)個人往來主要進行個人借款、還款管理工作,通過個人借款明細賬及時了解個人借款情況,實施控制與清欠。
?。?)部門核算做到會計業(yè)務以部門為單位歸集,通過各部門費用收支情況,及時控制各部門費用的支出,財務人員應進行部門收支分析,為部門考核提供依據。
?。?)項目核算可以反映出現(xiàn)金流量的走勢,也是月末生成現(xiàn)金流量表的數(shù)據來源。
?。?)出納管理詳細核算貨幣資金賬務情況,為出納人員提供了一個辦公環(huán)境,完成銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬,提供銀行對賬單的錄入、查詢等功能。
2、庫存管理
庫存管理適應于對庫存商品、原材料等進行供銷存核算與管理。許多企業(yè)如商品零售業(yè)、制造業(yè)存貨的數(shù)量與品種繁多,對存貨實行嚴謹科學的管理是財務部門和倉庫部門的重要工作目標,一方面對實物進行分類管理,另一方面建立完整的供銷存管理體系,從賬面上進行核算、控制、監(jiān)督,為實現(xiàn)賬實相符提供可信的依據。當發(fā)生存貨的購入、領出、調撥、報廢、贈予等業(yè)務時,按原始入庫單、出庫單等記載的名稱、數(shù)量、單價等信息錄入到庫存模塊中,該模塊也具有強大的計算、查詢等功能,提供存貨的進銷存完整信息。
依實際情況的不同,有的單位對于庫存管理不是由財務軟件來實現(xiàn),而是采用符合單位管理需要的其他管理軟件、ERP系統(tǒng)來完成,其職能和財務軟件是一致的。
3、往來款管理
往來款管理適應于對與本公司有經濟活動業(yè)務關系的客戶和供應商之間的往來款項,主要通過預付賬款、應付賬款、其他應付款等會計科目來核算。初始設置時,將此類科目設置為客戶或供應商往來輔助核算,建立客戶及供應商檔案,每筆往來業(yè)務發(fā)生時,錄入相應的輔助核算內容,在實際工作中還應定期與往來單位核對賬目,及時核實往來款項的最新情況。
4、報表管理
報表管理和上述的總賬管理相輔相成,總賬系統(tǒng)提供財務數(shù)據生成財務報表。月末,完成憑證記賬、損益類結轉的月末處理后,進入報表管理系統(tǒng),打開報表表格,進行數(shù)據關鍵字錄入,系統(tǒng)經過數(shù)據計算整理完畢即生成基本財務報表。注意報表需要在計算機硬盤形成電子表格,打開報表管理系統(tǒng)中查找出對應的路徑。
5、固定資產管理
固定資產管理進行固定資產凈值、累計折舊等數(shù)據的核算與管理,反映固定資產增減、原值變化、使用部門變化等。系統(tǒng)啟用前,對資產類別、增減方式、使用狀況、折舊方法等進行初始設置。購置固定資產時,以每一項資產名稱錄入固定資產卡片,詳細錄入其類別、名稱型號、原值、使用部門、折舊年限等信息,這一步驟的作用非常重要,它是這一模塊的數(shù)據來源和基礎,錄入的原始卡片應準確無誤。系統(tǒng)具有自動計提折舊的功能,生成折舊分配憑證,它可以通過記賬憑證的形式傳輸?shù)娇傎~系統(tǒng)。
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