1差旅費的預(yù)借
單位工作人員因公出差需借支差旅費時，應(yīng)首先到財會部門領(lǐng)取并填寫借款單，按照借款單所列內(nèi)容填寫完整，然后送所在部門的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員審查簽字。各單位可以根據(jù)需要使用統(tǒng)一的“差旅費借款結(jié)算單”，也可以使用普通的借據(jù)或者借款憑證。財務(wù)部門根據(jù)借款單編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金
貸：現(xiàn)金
出納員根據(jù)單位內(nèi)部規(guī)定的審批權(quán)限和程序，對借款單和付款憑證進(jìn)行審核，認(rèn)為手續(xù)齊備并符合制度規(guī)定要求的即可予以支付。
2差旅費的報銷
出差人員回到單位后應(yīng)及時辦理差旅費的報銷手續(xù)。首先，出差人員到財務(wù)部門領(lǐng)取差旅費報銷單，如實填寫報銷單的有關(guān)內(nèi)容，如出差事由，出發(fā)到達(dá)的時間、地點，乘坐的交通工具的車別、等級、金額等等，并將有關(guān)車票、船票、飛機(jī)票、住宿發(fā)票等有關(guān)原始憑證粘貼在報銷單的背后，經(jīng)所在部門和單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字后，送財務(wù)部門，財務(wù)部門有關(guān)人員應(yīng)審查單據(jù)是否真實、合法，按照本單位差旅費開支管理辦法計算應(yīng)報銷的交通費金額、應(yīng)發(fā)給的伙食補(bǔ)助費、住宿費包干結(jié)余、不買臥鋪補(bǔ)貼等，對差旅費進(jìn)行結(jié)算，編制會計憑證后交出納員具體辦理現(xiàn)金收付。
作為企業(yè)出納人員應(yīng)該對差旅費的開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行審查并編制記賬憑證。審查的內(nèi)容包括：
�。�1）差旅費的開支范圍一般包括交通費、住宿費、伙食補(bǔ)助費、郵電費、行李運(yùn)費和雜費等。
�、俳煌ㄙM是指出差人員乘坐火車、飛機(jī)、輪船以及其他交通工具所支付的各種票價、手續(xù)費及相關(guān)支出。
�、谧∷拶M是指出差人員因住宿需支付的房租及其他相關(guān)支出。
�、刍锸逞a(bǔ)助贊是指由于出差人員在外期間伙食費用較高等原因而按一定標(biāo)準(zhǔn)發(fā)給出差人員的補(bǔ)貼。
④郵電費是指出差人員在出差期間因工作需要而支付的各種電話費、電報費、郵寄費等費用。
⑤行李運(yùn)費是指出差人員由于工作需要而需要攜帶較多行李時支付給鐵路、民航、公路等運(yùn)輸單位的行李運(yùn)輸、搬運(yùn)等費用。
�、揠s費是指出差人員由于工作需要支付的除上述費用以外的其他費用。
�。�2）開支管理方法。
對于差旅費的開支可以實行不同的管理方法，各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、部隊等一般都要求實行總額包干辦法，即出差人員的住宿費、交通費、伙食補(bǔ)助費等實行分項計算，總額包干，調(diào)劑使用，節(jié)約獎勵，超支不補(bǔ)的辦法，對交通費、住宿費、伙食補(bǔ)助費等規(guī)定一定的包干標(biāo)準(zhǔn)，超過標(biāo)準(zhǔn)部分由出差人員自理，低于標(biāo)準(zhǔn)部分按一定比例發(fā)給出差人員作為獎勵。企業(yè)單位可以實行實報實銷辦法，也可以參照行政機(jī)關(guān)實行總額包干辦法。各單位可以根據(jù)上級主管部門和本單位的具體情況，制定本單位人員的差旅費開支管理辦法，便于本單位有關(guān)人員遵照執(zhí)行。
�。�3）開支標(biāo)準(zhǔn)。
各單位在制定本單位的差旅費開支管理辦法時一般都規(guī)定有差旅費的開支標(biāo)準(zhǔn)。比如，出差人員出差期間可以乘坐臥鋪而不買臥鋪票的，按硬席座位票價的一定比例發(fā)給出差人員；出差伙食補(bǔ)助費不分途中和住勤，每人每天補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)，一般地區(qū)20元，特殊地區(qū)30元等。
出納人員應(yīng)按規(guī)定對報銷單據(jù)和記賬憑證進(jìn)行審核復(fù)算，如交通費、住宿費金額是否符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，伙食補(bǔ)助費、住宿費包干結(jié)余、不買臥鋪補(bǔ)貼等的計算是否正確，記賬憑證和報銷單的金額是否一致等，審核無誤后才辦理現(xiàn)金收付。對實行定額備用金的，按實際報銷金額全部用現(xiàn)金付給報銷單位或工作人員，實行非定額備用金的，將出差人員多借的現(xiàn)金收回，少借的部分補(bǔ)給出差人員。
【例】某公司實行差旅費定額包干辦法。2008年12月10日公司銷售科李其因公赴廣州出差，向出納員預(yù)借差旅費5 200元，11日乘火車硬臥出發(fā)，票價450元，12日起在某飯店住宿，住宿費每天90元，21日從廣州乘硬座返回，票價270元，22日回到公司所在地。另外，在廣州時往公司打電話、電傳，支付郵電費60元。該公司規(guī)定采購員外出可以乘坐硬臥鋪，每天住宿費標(biāo)準(zhǔn)為80元，市內(nèi)交通費15元，伙食補(bǔ)貼費每天18元。李其在廣州采購零配件專用物資支出3 150元
李其在出差前填寫《差旅費借款結(jié)算單》，簽字后經(jīng)銷售科科長和公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后交財務(wù)科。財務(wù)科據(jù)以編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金（李其）5 200
貸：庫存現(xiàn)金 5 200
出納員據(jù)此付給李其現(xiàn)金5 200元。李其出差回來后，到財務(wù)科辦理報銷手續(xù)。李其按規(guī)定填寫差旅費報銷單（表6-2）并將有關(guān)車票、住宿發(fā)票和電話、電傳收費單附在報銷單后并簽字，送銷售科科長和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后送財務(wù)科辦理具體報銷手續(xù)。財務(wù)科按規(guī)定計算李其的報銷金額：
交通費：450+270元＝720元
市內(nèi)交通費：10天（12日至21日）×15＝150元
伙食補(bǔ)助費：11天（12日至22日）×18＝198元
住宿費：9天（12日晚至20日晚）×80元（報銷標(biāo)準(zhǔn)）＝720元
郵電費：60元
不買臥鋪補(bǔ)貼：270元×50％＝135元
合計：1983元，加上采購的零配件3 150元，共計5 133元
財務(wù)科根據(jù)采購發(fā)票和報銷單編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：存貨——零配件 3 150
管理費用 1 983
庫存現(xiàn)金 67
貸：其他應(yīng)收款——備用金（李其）5 200
出納員審核原始憑證和記賬憑證無誤后收回現(xiàn)金67元，并在憑證上加蓋“現(xiàn)金收訖”戳章。