增值稅專用發(fā)票（以下簡稱專用發(fā)票）作廢通常有兩種方式，一是全部聯(lián)次注明“作廢”字樣或加蓋“作廢”戳記作廢；二是通過開具紅字專用發(fā)票作廢。前者比較簡單，后者手續(xù)相對繁瑣。國家稅務(wù)總局《關(guān)于修訂增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定的通知》（國稅發(fā)[2006]156號）對專用發(fā)票作廢、開具紅字專用發(fā)票作出了原則性規(guī)定，《國家稅務(wù)總局關(guān)于修訂增值稅專用發(fā)票使用規(guī)定的補充通知》（國稅發(fā)[2007]18號）對開具紅字增值稅專用發(fā)票作出詳細規(guī)定，增加了購買方取得已開具專用發(fā)票再要求作廢的許多限制條件，給企業(yè)財務(wù)管理和會計核算帶來一些不便。那么，購買方如何把握政策，達到既能按實際情況作廢專用發(fā)票，又不至于產(chǎn)生稅收風險呢？
國稅發(fā)[2006]156號文件規(guī)定，增值稅一般納稅人在開具專用發(fā)票當月，發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發(fā)現(xiàn)有誤的，可即時作廢。
作廢條件的規(guī)定如下，銷售方開具專用發(fā)票時發(fā)現(xiàn)有誤，發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)尚未交付給購買方的，可當月即時作廢。除此外，對開出的專用發(fā)票再作廢需要同時具備三個條件：一是收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時間未超過銷售方開票的當月；二是銷售方未抄稅并且未記賬；三是購買方未認證或者認證結(jié)果為“納稅人識別號認證不符”或“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”。對這些條件，購買方需要格外關(guān)注。對當場取得專用發(fā)票的，認真審核，發(fā)現(xiàn)錯誤立即要求銷貨方重新開具專用發(fā)票；對事后取得專用發(fā)票的，對照上述作廢條件，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時進行處理。
作廢后的處理。對于滿足專用發(fā)票作廢條件的，銷售方取得發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)后，須在防偽稅控系統(tǒng)中將相應(yīng)的數(shù)據(jù)電文按“作廢”處理，在紙質(zhì)專用發(fā)票（含未打印的專用發(fā)票）各聯(lián)次上注明“作廢”字樣，全聯(lián)次留存。這里要注意的是，專用發(fā)票作廢需要在紙質(zhì)和電子雙重環(huán)境下操作，不能漏了任何一方。如果只進行了手工作廢，而防偽稅控系統(tǒng)沒有進行作廢處理，則不僅專用發(fā)票不能作廢，而且還造成數(shù)據(jù)比對不符。
操作程序。通過開具紅字專用發(fā)票作廢的，按以下規(guī)程操作。即：增值稅一般納稅人取得專用發(fā)票后，發(fā)生銷貨退回、開票有誤等情形但不符合作廢條件的，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的，購買方應(yīng)向主管稅務(wù)機關(guān)填報《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》。主管稅務(wù)機關(guān)對一般納稅人填報的《申請單》進行審核后，出具《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》。購買方必須暫依《通知單》所列增值稅稅額從當期進項稅額中轉(zhuǎn)出，未抵扣增值稅進項稅額的可列入當期進項稅額，待取得銷售方開具的紅字專用發(fā)票后，與留存的《通知單》一并作為記賬憑證。銷售方憑購買方提供的《通知單》開具紅字專用發(fā)票，在防偽稅控系統(tǒng)中以銷項負數(shù)開具。這些操作環(huán)環(huán)緊扣，缺少一個環(huán)節(jié)或一項證明則不能開具紅字專用發(fā)票，也就不能作廢專用發(fā)票。
需要注意的事項。目前增值稅的抵扣政策是，不論購買方對專用發(fā)票在會計上如何處理，只有銷貨方報稅、購買方在規(guī)定的時間內(nèi)到主管稅務(wù)機關(guān)認證、比對成功后才能徹底抵扣，這就決定了專用發(fā)票作廢條件的復(fù)雜性，手續(xù)也相對煩瑣。因此，購買方對取得的專用發(fā)票需要作廢，要做到不耽誤太長時間，也不會產(chǎn)生稅收風險，必須注意以下幾點：一是在購進貨物或勞務(wù)的開票現(xiàn)場對取得的專用發(fā)票進行一次手工全面審核，發(fā)現(xiàn)有誤當場要求銷售方作廢重開。二是財務(wù)部門收到專用發(fā)票后立即與采購部門購進貨物或勞務(wù)驗收情況進行核對，發(fā)現(xiàn)按合同規(guī)定需要退貨或應(yīng)索取折讓未索取或發(fā)現(xiàn)其他爭議不能按專用發(fā)票所列金額全額付款時，要及時通知銷售方財務(wù)部門。三是財務(wù)部門收到專用發(fā)票并接到采購部門后驗收無誤通知后，必須立即到主管稅務(wù)機關(guān)對專用發(fā)票進行認證，發(fā)現(xiàn)“納稅人識別號認證不符”或“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”時立即通知銷售方財務(wù)部門。四是必須在開票的當月將需要作廢的專用發(fā)票趕在銷售方抄稅和記賬前轉(zhuǎn)交到銷售方。