各縣（市）、區(qū)人事勞動和社會保障局、社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)：

　　為貫徹落實(shí)中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞動和社會保障部等部門《關(guān)于積極推進(jìn)企業(yè)退休人員社會化管理服務(wù)工作的意見的通知》（中辦發(fā)〔2003〕16號）文件精神以及勞動和社會保障部有關(guān)要求。為加強(qiáng)企業(yè)退休人員人事檔案管理，現(xiàn)將有關(guān)問題通知如下：

　　一、建立檔案管理機(jī)構(gòu)

　　市和各縣（市）、區(qū)要分別建立企業(yè)退休人員檔案管理中心，并配備專職人員，分別集中管理市屬企業(yè)及各縣（市）、區(qū)屬企業(yè)退休人員檔案。

　　二、檔案的整理與移交

　?。ㄒ唬n案的整理企業(yè)退休人員在實(shí)行社會化管理服務(wù)移交退休人員人事檔案時(shí)，應(yīng)對檔案材料進(jìn)行整理。

　　1、企業(yè)退休人員檔案材料的分類與清單目錄如下：

　?。?）履歷、自傳材料；

　?。?）招工、聘用、調(diào)轉(zhuǎn)、入伍、退伍、轉(zhuǎn)業(yè)安置；工資調(diào)查、出國、退休、退職等材料；

　　（3）勞動合同及社會保險(xiǎn)材料；

　　（4）鑒定、考核、考察材料；

　?。?）學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)技能評定材料；

　　（6）加入黨、團(tuán)組織及民主黨派政審材料；

　?。?）職工獎、懲處分材料；

　　（8）可供參考的其它材料。

　　2、企業(yè)退休人員檔案中必須具備的材料：

　　《鄭州市企業(yè)職工退休審批表》

　　3、企業(yè)退休人員檔案中一般應(yīng)具備的材料：

　?。?）所在單位填寫的初次就業(yè)的有關(guān)《職工登記表》（在職期間填寫的各種履歷表，各類登記表及相關(guān)的個(gè)人材料等）。

　?。?）加入中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的相關(guān)材料（各類申請書、志愿書以及相關(guān)材料等。入黨、入團(tuán)、參軍、出國和家庭主要成員的政治歷史情況證明等相關(guān)材料）。

　　（3）學(xué)歷證明（各層次學(xué)歷的畢、肄業(yè)登記表）。

　?。?）專業(yè)技術(shù)職稱審批材料（評審、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)的申報(bào)、審批表）。

　　（5）在職期間的獎懲材料（各種獎勵、立功、表彰、評選先進(jìn)、勞（英）模材料；各種處分、審查材料和法律判決文書等材料）。

　?。?）在職期間的調(diào)整工資審批（登記）表

　　4、下列人員必須具有相應(yīng)材料：

　?。?）因病提前退（職、養(yǎng)）休人員的《職工勞動能力鑒定表》、提前退休工種、崗位人員的《提前退休工種、崗位工作年限認(rèn)定表》。

　　（2）特殊退休工種、崗位人員的《退休審批表》。

　?。?）因工負(fù)傷待遇人員的《企業(yè)職工工傷待遇審批表》。

　　（4）省、市職工勞動模范的評審材料（各種獎勵、立功、表彰、評選先進(jìn)、勞（英）模材料）。

　　（5）刑事處罰人員的有關(guān)刑事處罰材料（各種處分、審查材料和法律判決文書等材料）。

　　5、按照上述規(guī)定，企業(yè)在轉(zhuǎn)移企業(yè)退休人員檔案前，應(yīng)補(bǔ)齊相關(guān)材料。確實(shí)無法彌補(bǔ)的材料，要在《轉(zhuǎn)移檔案材料清單》中注明并說明原因。

　　（二）檔案的移交

　　企業(yè)在移交退休人員檔案時(shí)，縣（市）、區(qū)社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格審查每份檔案是否內(nèi)容齊全、目錄表記載與檔案材料內(nèi)容是否一致、裝訂是否符合規(guī)定。在認(rèn)真核對每份檔案內(nèi)容和卷數(shù)后，辦理企業(yè)退休人員檔案移交手續(xù)，企業(yè)和縣（市）、區(qū)社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人必須在《企業(yè)退休人員檔案交接表》上簽字并加蓋公章，企業(yè)和社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)各執(zhí)一份。對企業(yè)已經(jīng)按照六類材料分類裝訂的企業(yè)退休人員檔案，社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)在接收時(shí)不再重新分類裝訂，保持原有分類和裝訂順序；對企業(yè)退休人員檔案材料散放在檔案袋內(nèi)的，社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)要求企業(yè)分類裝訂后再辦理移交手續(xù)。對企業(yè)退休人員檔案材料不全的，特別是影響退休人員養(yǎng)老金待遇的有關(guān)審批表，要求企業(yè)補(bǔ)齊，對因各種原因不能補(bǔ)辦有關(guān)審批表的，要在辦理移交手續(xù)時(shí)，由企業(yè)專門寫明缺少材料的原因和具體審批表名稱，由企業(yè)經(jīng)辦人簽字加蓋公章由社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)妥善保存。

　　三、檔案資料的添加

　　新產(chǎn)生的退休人員有關(guān)資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)裝入本人檔案

　　1、個(gè)人養(yǎng)老金調(diào)整表。

　　2、其它需要裝入的資料。

　　四、檔案的保管條件

　?。ㄒ唬榇_休人員人事檔案的安全，各縣（市）、區(qū)社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)必須選擇或建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫，配置較為規(guī)范的檔案柜（架），并應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。

　?。ǘn案庫的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和庫內(nèi)適宜的溫、濕度（要求：溫度14oC─24 oC，相對溫度45％─65％，庫內(nèi)不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

　?。ㄈo關(guān)人員不得進(jìn)入檔案庫，檔案庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，不得明火進(jìn)入庫房。

　?。ㄋ模└骺h（市）、區(qū)社會保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)，應(yīng)設(shè)置專門的檔案查閱室和檔案管理人員辦公室。檔案庫房、閱檔室和檔案管理人員辦公室應(yīng)3室分開。不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。

　　五、檔案的管理

　?。ㄒ唬n案室的檔案要分門別類，科學(xué)系統(tǒng)地排列、擺放整齊，檔案按居住區(qū)域、姓氏排序統(tǒng)一編號，檔案盒面的位置號應(yīng)采用不干膠粘貼，以便檔案流動時(shí)變更存放位置。

　?。ǘn案室要牢固，加強(qiáng)安全保密工作，防止檔案的遺失、泄密。

　　（三）維護(hù)檔案的安全，強(qiáng)化檔案管理中的“七防”措施，不得存放易燃、易爆等物品，以防事故發(fā)生。

　　（四）不定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，解決并采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整無損。

　　（五）做好檔案統(tǒng)計(jì)，對移出利用等及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，每半年和年終進(jìn)行檔案的全面檢查統(tǒng)計(jì)。

　　（六）檔案室要逐步改進(jìn)保護(hù)技術(shù)，對已損壞和字跡褪色的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

　?。ㄆ撸┍３謳旆績?nèi)清潔衛(wèi)生，做好通風(fēng)工作，保持適宜的溫濕度。

　?。ò耍n案人員調(diào)動時(shí)，做好檔案移交工作。

　　六、檔案管理工作人員的崗位職責(zé)

　?。ㄒ唬n案人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小平理論和“三個(gè)代表”的重要思想，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》。

　?。ǘ淞⑷娜鉃槿嗣穹?wù)的思想，努力學(xué)習(xí)檔案管理知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

　?。ㄈ﹪?yán)格執(zhí)行《保密法》，做好檔案管理的保密工作，防止檔案的損失，了解檔案的損壞原因和規(guī)律，最大限度的解除各種損壞檔案不利因素和影響，把檔案的自然損壞率降低到最低限度。

　　（四）延長檔案壽命，改善檔案的存放條件，提高檔案的修復(fù)技術(shù)水平。

　?。ㄎ澹┘訌?qiáng)和改進(jìn)必要的查找工具，力爭做到檔案了如支指掌，查找準(zhǔn)確迅速，提高服務(wù)質(zhì)量，使利用者高興而來，滿意而去。

　　七、檔案的利用

　　（一）積極主動開展利用工作。利用檔案一般不準(zhǔn)借出，特殊情況經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)限期歸還。查閱黨組織的有關(guān)材料，需是中共黨員。

　?。ǘ├脵n案時(shí)，注意保護(hù)檔案，不準(zhǔn)涂改、抹、勾、畫、加注、抽、折、折疊檔案材料，不準(zhǔn)私自拍照，并嚴(yán)守機(jī)密。如發(fā)現(xiàn)上述情況，要依法追究。

　?。ㄈ┰谔峁├脵n案時(shí)，還應(yīng)根據(jù)利用者的身份和查閱檔案的內(nèi)容確定批準(zhǔn)手續(xù)。

　?。ㄋ模┏洝?fù)制、復(fù)印的材料，由檔案室工作人員核實(shí)無誤，加蓋檔案證明專用章，可與原檔案同效，否則無效。

　?。ㄎ澹├谜弑仨毺顚懡栝喌怯洷恚瑫r(shí)應(yīng)該承擔(dān)利用效果反饋義務(wù)，填寫利用效果登記。

　?。n案人員對借閱的檔案，要及時(shí)審查，發(fā)現(xiàn)問題，立即追查并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)肅處理。

　?。ㄆ撸n案人員調(diào)動時(shí)，要認(rèn)真辦理交接手續(xù)。交接時(shí)逐卷核對，發(fā)現(xiàn)問題分清責(zé)任，逐級上報(bào)。

　　八、檔案的鑒定銷毀

　?。ㄒ唬n案部門應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)銷毀任何檔案。

　　（二）鑒定檔案須由本單位主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和有關(guān)部門組成鑒定小組，共同進(jìn)行鑒定和提出存毀意見。

　?。ㄈΥ_無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊一式兩份，寫出書面報(bào)告，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可銷毀。

　?。ㄋ模ε鷾?zhǔn)銷毀的檔案，除特殊情況外，一般應(yīng)緩期一年執(zhí)行，銷毀時(shí)應(yīng)指定兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案損失和泄密。銷毀人要在銷毀清冊上簽名，并注明“已銷毀”字樣和銷毀日期。

　　（五）銷毀清冊要作為永久案卷保存。

　　九、檔案的統(tǒng)計(jì)

　　（一）檔案室要確定專人負(fù)責(zé)，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　（二）要建立檔案收進(jìn)登記簿，檔案移出登記簿，全宗名冊案卷目錄登記簿。

　　（三）對檔案的利用情況要進(jìn)行登記，及時(shí)填寫閱檔登記簿及檔案利用效果登記簿。

　?。ㄋ模┌匆?guī)定和要求，填好各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表及時(shí)上報(bào)。

　　（五）統(tǒng)計(jì)、登記要求實(shí)事求是，準(zhǔn)確無誤，填表人要簽名蓋章。

　　十、檔案的保密

　?。ㄒ唬n案工作人員必須嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》，在公共場所不得隨意談?wù)摍n案中有關(guān)機(jī)密事項(xiàng)。

　　（二）任何人不得擅自攜帶檔案外出或到家中翻閱。

　　（三）檔案工作人員必須嚴(yán)守保密制度，不得和親友或無關(guān)人員泄露檔案機(jī)密。

　?。ㄋ模┪唇?jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)任何人不得擅自復(fù)印或拍照檔案。

　?。ㄎ澹┮坏┌l(fā)現(xiàn)泄露現(xiàn)象或檔案被盜、丟失，檔案工作人員應(yīng)立即向有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，并主動提供線索，采取措施及時(shí)挽回?fù)p失。