各區(qū)、縣人民政府，各委、局，各直屬單位：

　　《天津市實施〈國家行政機關公文處理辦法〉細則（試行）》已經市人民政府領導同志同意，現印發(fā)給你們，請照此執(zhí)行。試行中有何意見，望及時報給我們，以便進一步修改、完善。

　　天津市實施《國家行政機關公文處理辦法》細則（試行）

　　第一章 總 則

　　第一條 為了貫徹執(zhí)行國務院辦公廳《國家行政機關公文處理辦法》，結合我市實際情況，制定本細則。

　　第二條 各級國家行政機關的公文（包括電報，下同），是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發(fā)布行政規(guī)章、制度，請示和答復問題，指導和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。行政機關要有效地運用這一工具，為社會主義現代化建設服務。

　　第三條 各級行政機關應發(fā)揚深入實際、聯系群眾、調查研究、實事求是和認真負責的工作作風，克服官僚主義、形式主義和文牘主義。行政機關的領導人要帶頭執(zhí)行辦文規(guī)定，加強指導，使公文處理工作的效率和質量不斷提高。

　　第四條 各級行政機關的公文處理工作，應貫徹黨政分工的原則。行政機關的公文不應涉及黨組織的工作；行政方面的工作，不應要求同級黨組織行文。必要時，黨政機關可聯合行文。

　　第五條 各級行政機關必須認真貫徹執(zhí)行上級政府的規(guī)定，不得發(fā)出與上級政府的規(guī)定抵觸的公文，以維護政令的統(tǒng)一。

　　第六條 公文處理工作必須做到準確、及時、安全，嚴格執(zhí)行有關保密規(guī)定，確保國家機密。

　　第二章 公文主要種類

　　第七條 行政機關的公文種類主要有：

　　一、命令（令）、指令

　　發(fā)布行政規(guī)章，采取重大強制性行政措施，任免、獎懲有關人員、撤銷下級機關不適當的決定等，用“命令（令）”。

　　發(fā)布指示性和規(guī)定性相結合的措施或要求，用“指令”。

　　二、決定、決議

　　對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。

　　經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。

　　三、指示（含指示性意見）

　　對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”或“意見”。

　　四、規(guī)定

　　對特定范圍內的工作和事務制訂帶有約束性的措施，用“規(guī)定”。

　　五、布告、公告、通告

　　公布應當普遍遵守或周知的事項，用“布告”。

　　向國內外宣布重要事項，用“公告”。

　　在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項用“通告”。

　　六、通知

　　發(fā)布行政規(guī)章，任免、獎懲有關人員，印發(fā)上級機關、轉發(fā)同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項，用“通知”。

　　七、通報

　　表彰先進，批評錯誤，傳達重要情況，用“通報”。

　　八、報告、請示

　　向上級機關匯報工作、反映情況，用“報告”。

　　向上級機關請求指示、批準，提出建議、意見，用“請示”。

　　九、批復

　　答復請示事項，用“批復”。

　　十、函

　　相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等，用“函”。

　　十一、會議紀要

　　傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀要”。

　　第三章 公文格式

　　第八條 公文一般由版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、秘密等級、緊急程度、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、主題詞、抄送機關、發(fā)布范圍、印刷份數、制發(fā)單位和日期等部分組成。根據不同文種，有的部分可以省去。

　　一、公文版頭，由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。用大字居中印在公文首頁上端。聯合行文可用文件主辦機關一家版頭（但標題開頭應注明聯合行文的機關名稱），也可并用幾家機關名稱并排版頭。版頭文字一般用紅色套印。請示、報告、批復、函的版頭不加“文件”二字。

　　二、發(fā)文字號，包括機關公文代字、年度和發(fā)文順序號。幾個機關聯合行文，一般只標明主辦機關發(fā)文字號。

　　三、請示、報告須將簽發(fā)人的姓名標注在發(fā)文字號右側適當位置。

　　四、秘密等級，分絕密、機密、秘密，標注在文件首頁的右上角。

　　五、緊急公文應標明“特急”或“急”，可注在秘密等級的下方。

　　六、公文標題，應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般應包括發(fā)文機關名稱、內容和文種三部分。

　　七、主送單位是指收受、辦理文件的單位。請示一般只寫一個主送機關，如需同時報送其他機關，可用并報或抄報形式。

　　八、正文是公文的主要部分，用來表達公文的內容。

　　九、附件標題置于正文之后，發(fā)文機關名稱之前；如附件較多，可按順序排列。

　　十、發(fā)文機關名稱應使用全稱或規(guī)范化簡稱。幾個機關聯合行文應將主辦機關排列在前。

　　十一、成文日期，以領導同志簽發(fā)的日期為準，標注在文尾發(fā)文機關名稱右下方。會議通過的文件（如決定、決議等）和會議紀要，應在標題之下、正文之前用括號注明會議名稱和通過日期。

　　十二、正式行文一律加蓋印章。用印位置在成文日期的上側，要上不壓正文，下要騎年蓋月。幾個機關聯合行文，應按主辦機關的順序加蓋機關印章。凡加蓋印章的公文即不再標注發(fā)文機關名稱?！安几妗薄ⅰ肮妗?、“通告”等張貼性公文一般只落款不蓋章。

　　十三、公文均應標注主題詞（未實行電子計算機存儲檢索的，可暫不標注）。主題詞由反映公文主要內容的規(guī)范化名詞或詞組組成，標注在公文末頁下部，抄送范圍上方。

　　十四、抄送（含抄報、抄發(fā)）機關標注在主題詞下方位置。除主送機關外，對其他需要了解公文內容的上級機關用“抄報”，同級機關和不相隸屬機關用“抄送”，下級機關用“抄發(fā)”。

　　十五、印發(fā)范圍標注在主題詞之下，抄送機關橫線之上左側位置。

　　十六、印制份數，標注在抄送機關橫線的右側上方。

　　十七、制發(fā)單位名稱和日期，標注在公文末頁下端。

　　十八、文字從左至右橫寫、橫排。計量單位采用國家法定計量單位。數字表達，除發(fā)文字號、統(tǒng)計表、百分比、專用術語等用阿拉伯數碼外，其余均統(tǒng)一用漢字書寫。

　　第九條 草擬、審改和簽批公文，應用鋼筆或毛筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。

　　第十條 文中標題的序號，一般說最大的號是“一”，往下可寫“（一）”，再往下是“1”、“（1）”。

　　第十一條 用語和名稱不得濫用省略，不得使用生造的簡化字。

　　第十二條 公文紙一般用十六開型，左側裝訂?！安几妗薄ⅰ肮妗?、“通告”用紙大小，可根據實際需要確定。

　　第四章 行文規(guī)則

　　第十三條 各級行政機關的行文關系應根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。

　　第十四條 本級政府可以對政府各部門和下一級政府行文。政府各部門可以向本級政府、下一級政府可以向上一級政府報告工作和請示問題。政府各部門可以在自己的職權范圍內互相行文，可以對下一級政府的有關業(yè)務部門行文；也可以根據本級政府授權對下一級政府直接行文。

　　第十五條 各級政府的公文主要用于部署全局性工作，發(fā)布命令、指示、行政規(guī)定、政策規(guī)定、重要決定和向上一級政府的報告、請示，以及必須以政府名義行文辦理的重要事項。各級政府辦公廳（室）公文是政府公文的補充，主要用于傳達政府關于某一方面工作的決定，通知有關事項以及辦公廳（室）職權范圍內的事項。

　　第十六條 凡屬政府各部門職責范圍內的事宜，應由本部門行文或由主管部門聯合幾個有關部門行文，一般不必報請政府轉發(fā)。如確有必要，可在報經政府批準后，注明“已經××人民政府同意”或“已經××人民政府領導同志同意”字樣，由主管部門或幾個部門聯合向下一級人民政府行文。確需政府批轉的公文，應嚴格按照規(guī)定程序報批。

　　第十七條 下級機關向上級機關行文，一般情況下不得越級。因特殊情況需越級行文時，須同時抄報越過的上級機關。政府各局在向政府行文時，應同時抄報政府的主管委辦。

　　第十八條 政府各部門之間需要商洽解決的問題，應直接行文商洽，不得報政府轉辦。對有關問題未協(xié)商一致時，一律不得各自向下行文。

　　第十九條 向下級機關的重要行文（主要指政策規(guī)定和部署重要工作），應抄報直接上級機關，即：政府各局抄報主管委、辦和本級政府，各委、辦抄報本級政府，下級政府抄報上一級政府。

　　第二十條 請示、報告應嚴格分開，報告中不應夾帶請示；請示的公文，一般應一文一事。除領導直接交辦的事項外，請示不要直接報送領導個人，也不要同時抄送平級和下級機關。凡直接報送領導個人的公文，領導同志的秘書應負責轉交文秘部門按規(guī)定程序辦理。請示如涉及其他部門的事項，應事先進行協(xié)商，如有不同意見，應在上報時注明。請示、報告必須由本部門主要負責同志簽發(fā)，并注明簽發(fā)人姓名。

　　第二十一條 受雙重領導的機關上報公文，應根據內容寫明主報機關和抄報機關，由主報機關答復請示事項，上級機關向受雙重領導的下級機關行文時，應視文件內容同時抄送另一上級機關。

　　第二十二條 經批準在報刊上發(fā)表的國家行政機關公文，與印發(fā)的正式公文具有同等效力，應與正式公文一樣依照執(zhí)行。如不另行文，應在報刊發(fā)表時注明。

　　對不屬于秘密和未說明不準翻印的上級機關公文，經下級機關領導同志批準可以翻印，但需注明翻印部門、份數、發(fā)放范圍和日期。

　　第五章 公文的起草和審核

　　第二十三條 秘書人員或業(yè)務部門的工作人員，根據領導同志的授意起草公文。重要公文的起草，要由各級領導干部親自動手或親自指導、主持進行。

　　第二十四條 公文起草的基本要求是：

　　一、全面、準確地反映客觀實際情況，符合黨的路線、方針、政策以及國家的法律、法令；

　　二、完整、準確地體現本機關的意圖；

　　三、重點突出，情況確實，觀點鮮明，結構嚴謹，條理清楚；

　　四、文字簡明通暢，書寫工整，標點符號使用確切，人名、地點、時間、數字、引文等要準確，使用文種要恰當。

　　第二十五條 所辦公文涉及兩個以上部門的職能范圍，擬文時必須做好協(xié)調工作，將部門會商的意見附后，作為發(fā)文依據，便于領導審閱裁定。

　　第二十六條 為確保質量，公文在送領導簽發(fā)之前，均須經文秘部門專職或兼職人員審核。

　　第二十七條 公文審核的重點是：

　　一、是否確需行文；

　　二、內容是否符合黨和國家的方針、政策以及有關的法律、法令，政策是否保持連續(xù)性，提法是否同已發(fā)布的有關文件相銜接；

　　三、提出的措施和辦法是否符合實際，切實可行；

　　四、內容涉及的部門是否經過協(xié)調，意見是否一致；

　　五、文字表述是否概念準確，簡明扼要，條理清楚，語法規(guī)范，書寫工整；

　　六、是否符合規(guī)定的辦文程序，審批、會簽手續(xù)是否完備；

　　七、公文格式是否符合要求，文種選擇是否適當，秘密等級、緊急程度、主題詞、發(fā)布范圍、主送、抄送單位等是否合理。

　　第二十八條 公文一經審批簽發(fā)，一般不得改動，如需改動，要經原審簽領導人復審。

　　第六章 公文處理

　　第二十九條 公文處理工作由各級文秘部門統(tǒng)一負責，一般包括簽收、登記、分辦、承辦、傳閱、催辦、擬稿、審核、簽發(fā)、印制、用印、傳遞、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)。

　　一、簽收。文秘部門對來文要逐件清點，重要的要逐頁查點，急件要注明簽收時間。

　　二、登記。須將公文標題、密級、發(fā)文字號、緊急程度、來文單位、發(fā)往單位、件數、收發(fā)時間及處理情況等逐項登記清楚，以便查詢。

　　三、分辦。對來文要區(qū)別閱件和辦件。閱件應及時送請有關領導傳閱。辦件應根據來文內容，準確地送交有關部門或人員辦理。

　　四、批辦。凡屬需要辦理的公文，文秘部門的負責人要提出擬辦意見，并附有關材料，及時送請機關主管領導同志批示。未經文秘部門登記直接報送領導公文，領導同志一般不要批示。

　　五、承辦。承辦部門在辦文時要遵守以下原則：凡屬本部門職權內可以答復的事項，應直接答復呈文部門，同時抄送文秘部門銷案；凡涉及其他部門業(yè)務的事項，主辦部門要主動會同有關部門協(xié)商辦理；凡須報請上級機關審批的重要事項，應由主辦部門提出處理意見，并代擬批復文稿。如文稿內容涉及其他主管部門，應與其協(xié)商并取得一致意見，然后，報請上級機關審批。

　　未經文秘部門登記的公文，承辦部門不予辦理。

　　六、傳閱。要嚴格登記手續(xù)，隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。要建立公文傳閱催閱（退）制度。

　　七、印制。印刷公文要有時限要求，保證質量，做到文要清晰，格式規(guī)范，字體適當，美觀大方。

　　八、傳遞。秘密公文要通過機要交通（通信）傳遞。機要交通（通信）人員在傳遞秘密公文時，必須采取相應的保密措施，確保公文安全。在利用傳真或計算機數據傳輸系統(tǒng)傳送秘密公文時，必取采取加密措施。凡需存檔或送請領導人批示的傳真件，應復制后再行處理，以利長期保存。

　　第三十條 各級文秘部門要建立文件催辦制度。凡經批辦的公文，文秘部門要及時催辦，以免漏辦和延誤。列入催辦范圍的是：上級和本級機關領導的批示性公文，上級機關和本級機關下發(fā)的需要普遍執(zhí)行的重要公文，下級機關請示的公文。文秘部門應視領導要求的緊急程度和具體內容，確定辦復時限。催辦工作由各級文秘部門確定專人或兼職人員負責，辦理結果要向機關領導報告。

　　第七章 公文立卷、歸檔和銷毀

　　第三十一條 各級文秘部門應根據《檔案法》的有關規(guī)定，將公文的定稿、正本和有關材料整理立卷。公文立卷應根據其特征、相互聯系和保存價值分類整理，保證公文齊全、完整，便于保管、查找和利用。

　　第三十二條 做好會議公文的立卷工作。

　　一、凡本機關召開或主辦的重要會議形成的公文（包括錄音、錄像、照片等有關資料），應由會議組織人員負責送本機關文秘部門立卷、存檔。

　　二、凡部門用本級政府名義召開形成的會議公文，應交政府文秘部門立卷，部門可保存副本。

　　三、外出開會人員帶回的公文（包括重要資料），應送本機關文秘部門登記立卷。

　　四、各業(yè)務部門收到上級業(yè)務部門的公文，辦畢后，應送本機關文秘部門歸檔。

　　第三十三條 機關各部門立好的案卷，按有關規(guī)定定期向檔案部門移交。其他部門和個人不得保存應歸檔的公文材料。

　　第三十四條 沒有存檔價值和存查必要的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可定期銷毀。銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷。

　　第三十五條 機關部門撤銷、合并，由原機構負責將立卷的公文向檔案部門或新組成機構的文秘部門移交。

　　第八章 附 則

　　第三十六條 凡本市范圍內的企、事業(yè)單位，均按照本細則辦理。

　　第三十七條 各區(qū)、縣人民政府，各委、辦、局和直屬單位，可根據《國家行政機關公文處理辦法》，參照本細則，制訂和修訂本機關的實施細則。

　　第三十八條 本細則自發(fā)布之日起施行，以前本市發(fā)布的有關公文處理規(guī)定同時廢止。

　　第三十九條 本細則由市政府辦公廳負責解釋并監(jiān)督實施。

1990年4月14日