會(huì)計(jì)憑證管理是公司財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作。企業(yè)使用ORACLE ERP系統(tǒng)后，再使用傳統(tǒng)憑證管理方式將會(huì)極其不適應(yīng)，新的ORACLE ERP系統(tǒng)必然要有新的解決方案。

　　一、憑證管理的目標(biāo)

　　1、方便平時(shí)查詢和檢索

　　會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的書面憑證，憑證管理要做到方便公司內(nèi)部及外部人員能快速的查閱。如公司內(nèi)部審計(jì)查閱和外部稅務(wù)檢查查閱。

　　2、符合會(huì)計(jì)檔案管理要求

　　會(huì)計(jì)憑證是重要的會(huì)計(jì)檔案和經(jīng)濟(jì)資料，因此憑證管理要做到符合檔案管理的要求。

　　二、傳統(tǒng)憑證管理方法

　　1、幾個(gè)重要單據(jù)解釋說(shuō)明

　　原始憑證：原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況的文字憑據(jù)。如供應(yīng)商開具的應(yīng)付發(fā)票及附帶的入庫(kù)單據(jù)屬于原始憑證。

　　記賬憑證：記賬憑證是根據(jù)原始憑證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)確定會(huì)計(jì)分錄后所填制的會(huì)計(jì)憑證。

　　匯總記賬憑證：是根據(jù)同類記賬憑證定期加以匯總而重新編制的記賬憑證，目的是為了簡(jiǎn)化登記總分類賬的手續(xù)。

　　2、傳統(tǒng)憑證管理方法

　　根據(jù)原始單據(jù)填制記賬憑證，打印記賬憑證，把原始單據(jù)與記賬憑證粘貼在一起進(jìn)行保管。記賬憑證一般進(jìn)行細(xì)分，如分成收款、付款、轉(zhuǎn)賬三類；也可細(xì)分為現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付、轉(zhuǎn)賬五類。記賬憑證按月份按類別進(jìn)行流水編號(hào)，每月財(cái)務(wù)結(jié)賬后整理記賬憑證，按類別按編號(hào)進(jìn)行裝訂保管。為了方便分類賬簿登記，有的公司也編制匯總記賬憑證。匯總記賬憑證單獨(dú)進(jìn)行管理，匯總記賬憑證與記賬憑證建立對(duì)應(yīng)關(guān)系方便查閱。

　　傳統(tǒng)憑證管理方法優(yōu)點(diǎn)：記賬憑證與原始單據(jù)粘貼在一起，一目了然。

　　三、ORACLE ERP系統(tǒng)憑證管理方法

　　ORACLE ERP系統(tǒng)是業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)集成的管理系統(tǒng)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)在系統(tǒng)處理的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)事先定義的規(guī)則在各個(gè)模塊自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄（記賬憑證）。這些會(huì)計(jì)分錄（記賬憑證）可以定期或者每月底傳入總賬模塊生成總賬日記賬（匯總記賬憑證）。下面就結(jié)合ORACLE ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)來(lái)闡述一下在此系統(tǒng)下會(huì)計(jì)憑證管理的解決方案。

　　1、總體方案

　　ORACLE ERP系統(tǒng)在許多模塊都會(huì)根據(jù)系統(tǒng)事先定義的會(huì)計(jì)科目自動(dòng)生成會(huì)計(jì)分錄即記賬憑證。如應(yīng)付模塊、應(yīng)收模塊、資產(chǎn)模塊、采購(gòu)模塊、庫(kù)存模塊等都會(huì)有會(huì)計(jì)分錄（記賬憑證）的生成。這些會(huì)計(jì)分錄（記賬憑證）會(huì)定期傳送到總賬形成日記賬即匯總記賬憑證。在ORACLE ERP系統(tǒng)里，總賬日記賬根據(jù)來(lái)源模塊分為人工（總賬輸入憑證）、應(yīng)付、應(yīng)收、資產(chǎn)、采購(gòu)、庫(kù)存等。結(jié)合ORACLE ERP系統(tǒng)這一特別的會(huì)計(jì)分錄層次結(jié)構(gòu)和ORACLE ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，建議使用ORACLE ERP系統(tǒng)的企業(yè)選擇如下會(huì)計(jì)憑證管理解決方案：

　　按模塊分類別順序編號(hào)保管原始單據(jù)，各模塊會(huì)計(jì)分錄（即記賬憑證）不打印，總賬日記賬（即匯總記賬憑證）打印單獨(dú)保管的方式對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行管理。

　　2、總賬模塊方案

　?、俣x總賬單據(jù)序列，對(duì)總賬所有來(lái)源日記賬進(jìn)行順序編號(hào)，可以按年或者按月順序編號(hào)。

　　②每月結(jié)賬后，打印所有當(dāng)前月份的總賬日記賬按順序編號(hào)進(jìn)行裝訂保管。注意來(lái)源子模塊的日記賬不需要附件，來(lái)源人工的總賬日記賬需要附上原始單據(jù)。為什么來(lái)源子模塊的日記賬（匯總記賬憑證）不需要附件呢？這是由于這些日記賬來(lái)源于子模塊的許多會(huì)計(jì)分錄，子模塊的會(huì)計(jì)分錄對(duì)應(yīng)著原始單據(jù)，如果直接把子模塊業(yè)務(wù)原始單據(jù)附在總賬日記賬后面，對(duì)應(yīng)關(guān)系反而不清晰。而通過(guò)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)（總賬日記賬關(guān)聯(lián)子模塊會(huì)計(jì)分錄，子模塊會(huì)計(jì)分錄關(guān)聯(lián)原始單據(jù)），相互間對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰，查詢和檢索高效。來(lái)源人工的總賬日記賬為什么附上原始單據(jù)呢？因?yàn)樗鼈冎g有直接的對(duì)應(yīng)關(guān)系，所以粘貼一起保管，這樣，查詢和檢索也方便、快捷。

　?、巯到y(tǒng)中各會(huì)計(jì)科目的分類賬是根據(jù)總賬日記賬來(lái)登記的。來(lái)源于子模塊的總賬日記賬（匯總記賬憑證）與子模塊會(huì)計(jì)分錄（記賬憑證）有系統(tǒng)的對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便以后的查閱和審計(jì)。通過(guò)來(lái)源子模塊總賬的日記賬可以方便快速追溯查詢到子模塊的會(huì)計(jì)分錄及對(duì)應(yīng)的原始單據(jù)編號(hào)。

　　3、應(yīng)付模塊方案

　?、俣x應(yīng)付單據(jù)序列，對(duì)應(yīng)付模塊發(fā)票和付款分別進(jìn)行順序編號(hào)，可以按年或者按月順序編號(hào)。

　?、趹?yīng)付發(fā)票、應(yīng)付付款處理時(shí)，在原始單據(jù)右上角標(biāo)記順序編號(hào)，每月結(jié)賬后，應(yīng)付發(fā)票和應(yīng)付付款原始單據(jù)分別按順序編號(hào)進(jìn)行裝訂保管。在第一頁(yè)附上應(yīng)付發(fā)票清單和應(yīng)付付款清單。如下表：

（表一）

（表二）

　?、墼趹?yīng)付模塊，可以根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)付發(fā)票及會(huì)計(jì)分錄快速找到原始單據(jù)，也可以通過(guò)原始單據(jù)快速找到系統(tǒng)應(yīng)付發(fā)票及會(huì)計(jì)分錄。應(yīng)付付款也是如此。