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Wrod郵件合并在工資條制作上的妙用
對會計人員而言，打印工資條、發(fā)放詢證函等都是很平常的工作，在沒有專業(yè)軟件的情況下，很多會計人員通常會采用一些比較笨拙的辦法，這不僅效率低而且缺乏準確性。如果掌握了Word的郵件合并功能，工資條和詢證函這樣的工作就變得非常輕松了。下面就結合工資條的打印來說一說郵件合并功能如何使用。
一、建立一個工資數據表運行Excel2000建立一個存放工資數據的工作薄，創(chuàng)建二維數據工作表，填寫相關工資數據，我們就可以開始設計工作條打印了。
二、設置工資條打印格式打印工資條不一定是打印全部內容，可能有選擇性地打印一些關鍵數據，而且，要設置打印的工資條字體格式等。
首先，運行Wrod2000，單擊工具按鈕“新建空白文檔”，在Word文檔中根據需要建立工資條項目表格，請注意：在本表格的下方應該留下2個空行，即有2個回車符，否則工資條生成后每個人的工資條是連在一起的，不便于裁剪成條。
三、進行數據關聯設置要將Excel中的工資數據調用到Word中，我們必須使用到Word的一個非常有用的功能——郵件合并。
在Word“工具”菜單中找到“郵件合并”項，并單擊，出現“郵件合并幫助器”，單擊“創(chuàng)建”菜單。再單擊“套用信函”，出現提示框。我們單擊“活動窗口”，此刻“郵件合并幫助器”上的“數據源”項下的“獲取數據”按鈕已經點亮，此項為可用。單擊獲取數據，出現下拉菜單。單擊“打開數據源”，出現數據源文件選擇框，此時在文件類型處點擊下拉箭頭，選擇MS Excel工作簿（*.XLs），找到開始我們做的數據庫文件：工資數據.XLs，雙擊或選擇該文件后點擊“打開”。出現對話框再單擊“確定”，這時會彈出一個對話框，我們單擊“編輯主文檔”按鈕，此時我們可看到，在Word工具欄上多了一行工具條，即郵件合并工具條。將光標放在表格中“序號”下方的單元格中，單擊郵件合并工具條上的“插入合并域”，出現很多字段選項，這些選項來源于“工資數據.XLs第一行的標題，將光標放在“序號”下方單元格并選“序號”，我們可以看到：在“序號”下方單元格中出現了帶書名號的“序號”，用同樣方法，在姓名、崗位工資、技能工資……單元格下方分別插入相應合并域。
檢查一下我們所輸入的數據情況，點擊郵件合并工具條上的“查看合并數據”，可以看到，主控文檔上帶書名號的部分已經被替換成相應數據項。點擊郵件合并工具條上的“合并選項”我們可以設置“查詢選項”，以篩選我們需要的數據。這里，我們直接選擇“合并”。Office為我們新建了一個“套用信函”文檔。
四、打印設置上述步驟，我們已經完成多數工作，但我們發(fā)現合并后生成的數據不是連續(xù)的，每一頁只有一條記錄，而我們需要的是連續(xù)的記錄，在文件菜單下找到“頁面設置”并單擊，出現頁面設置窗口，點擊“版式”。點擊“節(jié)的起始位置”下方的下拉箭頭選擇“接續(xù)本頁”，在“應用于”選項中選擇“整篇文檔”，最后按確定。至此，一個完整的工資條已經在我們的面前出現，到下一個月我們只要將Excel中的工資數據更新一下，工資條的數據就會自動刷新，無需再進行上述步驟了。
詢證函的制作只是打印格式不同，其他步驟完全一樣。
【我要糾錯】 責任編輯：zoe
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