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用友建立賬套流程(一)

來(lái)源: 讀者上傳 編輯: 2009/10/28 09:10:13  字體:

    賬套對(duì)本單位的核算體系來(lái)講的概念是:桌面上有一個(gè)系統(tǒng)管理,通本系統(tǒng)管理把本單位的核算體系(單位名稱、地址、聯(lián)系人等相關(guān)信息)輸入到機(jī)器里,然后才能啟動(dòng)相應(yīng)的模塊,比如:總賬來(lái)核算本單位財(cái)務(wù)的一系列業(yè)務(wù)處理流程,如何建立賬套?

    第一個(gè)是系統(tǒng)初始化及啟用的設(shè)置,第二個(gè)是各模塊基數(shù)檔案的設(shè)置,第三個(gè)是數(shù)字備份。

    首先,看第一部分系統(tǒng)初始化(核算體系的建立)

    核算體系的概念:在核算體系建立過(guò)程中涉及到的一些單位名稱、地址、聯(lián)系電話等一系列的內(nèi)容,把這一步工作完成一下演示。

    核算體系的建立是在系統(tǒng)管理中完成的,首先調(diào)出管理系統(tǒng)的界面來(lái)完成后續(xù)的建立核算體系,也就是建立本單位軟件包的工作。

    在桌面上可以看到系統(tǒng)管理,雙擊系統(tǒng)管理,彈出系統(tǒng)管理的主界面,分為四步完成:

  第一步:注冊(cè)點(diǎn)擊系統(tǒng)下面的注冊(cè),第一次啟動(dòng)系統(tǒng)管理的界面可以看到當(dāng)前的設(shè)置的提示,服務(wù)器不用選擇,安裝完軟件后系統(tǒng)自動(dòng)會(huì)找到的,在用戶名選項(xiàng)中有四個(gè)名字,一個(gè)是admin,一個(gè)是demo,system,ufsoft,在進(jìn)入系統(tǒng)注冊(cè)窗口時(shí)必須用“admin”進(jìn)行注冊(cè),admin是系統(tǒng)管理員,demo,system,ufsoft是999演示賬套中的操作人員,admin是一個(gè)虛擬的操作員,admin的密碼默認(rèn)是空的,但由于安全起見(jiàn)建議您自己設(shè)置密碼。通過(guò)注冊(cè)可以看到在左下角操作員的位置打了admin的標(biāo)識(shí)。

    第二步:增設(shè)操作員此操作員指的是在本單位工作的財(cái)務(wù)人員,包括財(cái)務(wù)人員、出納、庫(kù)房的庫(kù)管人員、銷售人員、采購(gòu)人員,都要通過(guò)增設(shè)操作員的操作,相相應(yīng)的人員的信息輸入到系統(tǒng)中。

    通過(guò)權(quán)限下的操作員完成此操作,點(diǎn)擊操作員進(jìn)去后,可以看到999演示賬套人員的名字,如果在安裝軟件時(shí)沒(méi)有把999演示賬套引入到系統(tǒng)中去,那么,點(diǎn)擊到操作員的界面是沒(méi)有人的。點(diǎn)擊增加來(lái)添加操作人員,在添加操作員的界面要求必須輸入的是編號(hào)和姓名,編號(hào)就是此處操作員的id代碼,姓名是操作員的全名,輸入時(shí)要求新增加的操作員的編號(hào)不能與已經(jīng)存在的重復(fù),編號(hào)既可輸入英文也可輸入阿拉伯?dāng)?shù)字,位長(zhǎng)是十位。在這里我們先輸入“001”,姓名是孫會(huì)計(jì),孫會(huì)計(jì)的口令是“1”,確認(rèn)口令也是“1”,所屬部門“財(cái)務(wù)部”雖然現(xiàn)在登陸人的名字是“admin”,大家知道“admin”是一個(gè)虛擬的名字,實(shí)際操作的是孫會(huì)計(jì),因?yàn)楝F(xiàn)在只能用“admin”的名字登錄才能進(jìn)行這些添加操作員管理的操作步驟。

    現(xiàn)在再添加本單位的一位操作員李出納,點(diǎn)擊“增加”輸入“002”,姓名是李出納,這時(shí),對(duì)于李出納的口令孫會(huì)計(jì)是沒(méi)有權(quán)利給她設(shè)置的,非主管的口令是他們?cè)诘卿涇浖r(shí)自己設(shè)置的,作為建賬人也是沒(méi)有權(quán)利給他們單設(shè)口令。用同樣的辦法把本單位的操作人員都添加到系統(tǒng)中去。

    在此界面還有一個(gè)“刪除”和“修改當(dāng)前操作員屬性”,如果李會(huì)計(jì)在2009年7月調(diào)離了本單位,那么這時(shí)就可以通過(guò)“修改操作員屬性”來(lái)更改操作員的狀態(tài),在更改屬性之前的狀態(tài)是有效的,當(dāng)點(diǎn)擊修改按鈕,在“修改操作員”的窗口把“注銷操作員”的按鈕按下去,在修改操作員信息的界面顯示“啟用當(dāng)前操作員”時(shí),點(diǎn)擊“修改”,然后刷新,可以看到實(shí)際李會(huì)計(jì)的操作狀態(tài)是注銷的,當(dāng)某一個(gè)操作員是“注銷”時(shí)就不能完成相應(yīng)的操作了。

    刪除:點(diǎn)擊“demo”,是999賬套的賬套主管,他已經(jīng)完成了999賬套的一系列的工作,如果這個(gè)人中途調(diào)離本單位了,這時(shí)我們點(diǎn)擊“刪除”,是不能刪除的,只能點(diǎn)擊“修改”來(lái)更改他的操作狀態(tài),把他的狀態(tài)改成注銷。

    當(dāng)我們把李出納執(zhí)行“刪除”時(shí),此時(shí)提示我們?cè)试S刪除,因?yàn)槔畛黾{只是我們剛剛添加到系統(tǒng)中去的,實(shí)際她并沒(méi)有完成軟件中的任何操作,所以才可以刪除。

    第三步:“建立核算賬套”此核算賬套指的是本單位的核算體系,也就是涉及到單位的基本信息,都是要通過(guò)“建立核算賬套”來(lái)完成。

    在賬套下面點(diǎn)擊“建立”,提示出建立賬套的信息已存賬套,在賬套號(hào)處系統(tǒng)要求輸入001-999之間任意的三位數(shù),新輸入的賬套號(hào)不能和已經(jīng)存在的賬套號(hào)重復(fù),所以現(xiàn)在我們只能輸入001-998之間的任意數(shù)了。

    下面我們通過(guò)舉例來(lái)說(shuō)明這個(gè)流程,賬套名稱“北京陽(yáng)光股份有限公司核算賬套”,賬套路徑是安裝完軟件以后默認(rèn)的,不需要作更改,某單位決定從2005年1月份開(kāi)始啟用“用友tong2005軟件”進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。

    所以啟用期設(shè)置為2005年1月份,啟用會(huì)計(jì)期通過(guò)點(diǎn)擊會(huì)計(jì)期間設(shè)置來(lái)完成。

    進(jìn)入到會(huì)計(jì)期間設(shè)置的界面,首先把日期調(diào)整為2005年1月份,在此應(yīng)注意會(huì)計(jì)期間設(shè)置界面的01-12指的是12個(gè)會(huì)計(jì)月份,這個(gè)起始日期指的是各個(gè)會(huì)計(jì)期間開(kāi)始的第一天,結(jié)束日期指的是各個(gè)會(huì)計(jì)期間的結(jié)賬日期,如果這個(gè)單位第一年的第一個(gè)月的結(jié)賬日期都是25號(hào)結(jié)的,點(diǎn)擊“結(jié)束日期”,雙擊鼠標(biāo)左鍵,可以彈出日歷,把結(jié)算日期由31號(hào)調(diào)整為25號(hào),點(diǎn)擊“確定”,這里要注意1月26號(hào)以后的都會(huì)默認(rèn)為業(yè)務(wù),軟件會(huì)自動(dòng)默認(rèn)為第二個(gè)會(huì)計(jì)期間?,F(xiàn)在我們把結(jié)賬日期恢復(fù)到每個(gè)月份的月底,雙擊結(jié)賬日期處,彈出日歷,在日歷上執(zhí)行更改。

    繼續(xù)點(diǎn)擊“下一步”,單位名稱“北京陽(yáng)光股份有限公司”,至于單位地址、法人代表、聯(lián)系電話等等,可以按照核算及其建立上預(yù)置的內(nèi)容輸入到軟件中。

    點(diǎn)擊“下一步”,進(jìn)入到核算類型的界面,那么本地代碼和本地名稱默認(rèn)成“人民幣”,注意,企業(yè)類型提供的是商業(yè)和工業(yè),如果您購(gòu)買的“永通2005軟件”只有財(cái)務(wù)模塊,沒(méi)有購(gòu)、銷、存模塊,選擇跟本單位適用的商業(yè)或工業(yè),對(duì)于那些既買了財(cái)務(wù)模塊的,又買了購(gòu)、銷、存業(yè)務(wù)模塊的單位應(yīng)該注意,比如:這家單位生產(chǎn)瀝青,它涉及到一些原材料的進(jìn)貨,從供應(yīng)商處購(gòu)買辦理入庫(kù)手續(xù),在生產(chǎn)瀝青時(shí),需要從相應(yīng)的原材料庫(kù)領(lǐng)用一些水泥、沙、石等原材料,它會(huì)涉及到材料出庫(kù)單,那么,水泥、沙、石等這些原材料,加工成瀝青后,還要辦理瀝青產(chǎn)成品的入庫(kù)手續(xù),需要一些產(chǎn)成品入庫(kù)單,此時(shí),如果在企業(yè)類型處選擇了商業(yè),那么在購(gòu)、銷、存模塊中就將看不到材料出庫(kù)單和產(chǎn)成品入庫(kù)單的單據(jù)了。行業(yè)性質(zhì)和總賬中的會(huì)計(jì)科目編碼相連的,現(xiàn)在我們演示選擇新會(huì)計(jì)制度,同時(shí),在按行業(yè)性質(zhì)預(yù)支科目處打上對(duì)勾,說(shuō)明在啟動(dòng)總賬中會(huì)計(jì)科目編碼中就可以看到系統(tǒng)版新會(huì)計(jì)制度科目下的內(nèi)容。賬號(hào)主管,選擇孫會(huì)計(jì)或李出納之中的一個(gè)人,現(xiàn)在我們選擇孫會(huì)計(jì)為北京陽(yáng)光股份有限公司的賬號(hào)主管。

    點(diǎn)擊“下一步”,進(jìn)入到基礎(chǔ)信息的窗口,對(duì)一第四個(gè)選項(xiàng)有、無(wú)外幣核算點(diǎn)擊對(duì)勾,接著看上面,存貨是否分類。比如:本單位對(duì)外銷售電腦、打印機(jī)等一系列的辦公用品,對(duì)于本單位的存貨來(lái)講,把它分成電腦類的存貨,打印機(jī)類的存貨,桌子類的存貨,椅子類的存貨,如果這樣,我們就在“存貨是否分類”處點(diǎn)擊對(duì)勾,如果本單位的存貨沒(méi)有分類,對(duì)核算沒(méi)有任何影響,分類與否只是多了按大類查詢的條件,對(duì)軟件的操作沒(méi)有影響,即便不分類,IBM電腦、惠普打印機(jī)是什么還是什么來(lái)進(jìn)行核算,只是可以按照電腦類或打印機(jī)類的來(lái)進(jìn)行查詢。

    同樣,客戶是否分類,供應(yīng)商是否分類,比如:本單的客戶和供應(yīng)商是按照長(zhǎng)期合作和中期合作或短期合作來(lái)交客商進(jìn)行分類,就在客戶和供應(yīng)商處打上對(duì)勾即可。

    最后,點(diǎn)擊“完成”,提示“可以創(chuàng)建賬套了嗎?”,點(diǎn)擊“是”。分類編碼方案首先,科目編碼計(jì)算,由于我們剛才建立賬套時(shí)選的是新會(huì)計(jì)制度科目,它的第一級(jí)對(duì)應(yīng)的位長(zhǎng)是四位,此處,第一級(jí)指的是會(huì)計(jì)科目的總賬科目,第二、三級(jí)指的是明細(xì)科目,例如:現(xiàn)金一級(jí)科目的會(huì)計(jì)編碼是1001,銀行存款是1002;二級(jí)總賬科目工行存款會(huì)計(jì)編碼是100201,此會(huì)計(jì)編碼是在第一級(jí)的會(huì)計(jì)編碼的基礎(chǔ)上往后順延的;三級(jí)總賬科目工行存款的會(huì)計(jì)編碼是56-78901;此會(huì)計(jì)編碼同樣是在第二級(jí)的會(huì)計(jì)編碼的基礎(chǔ)上往生順延的。

    如果,本單位在工行存款下面又開(kāi)了100多個(gè)賬戶,那么,此時(shí)需要把第三級(jí)數(shù)字對(duì)應(yīng)的長(zhǎng)度由2調(diào)整為3。最大級(jí)數(shù)是6級(jí),最大長(zhǎng)度是15,指的是各個(gè)級(jí)次對(duì)應(yīng)的數(shù)字之和相加,不能超過(guò)15。單級(jí)長(zhǎng)度是9位,從第一級(jí)到第六級(jí)各個(gè)級(jí)次對(duì)應(yīng)的數(shù)字長(zhǎng)度都小于9?jié)M足第一個(gè)條件。

    客戶分類編碼級(jí)次:如果本單位的客戶分類,按照長(zhǎng)期、中期、短期執(zhí)行分類,那么在長(zhǎng)期、中期、短期下面就是具體的A單位、B單位、C單位,它的分類只分到1級(jí)就夠了,如果用一級(jí)分類,那么長(zhǎng)期的編碼是01,中期編碼是02,短期的編碼分類是03??蛻魴n案體現(xiàn)的是具體的某一家單位的信息,客戶檔案是不反映在客戶分類編碼級(jí)次里,所以可以將客戶分類編碼級(jí)次的第3級(jí)4位和第2級(jí)3位用Delete鍵清除。如果后續(xù)的沒(méi)有2級(jí)和3級(jí)的分類,也可以保留第2級(jí)的位長(zhǎng)和第3級(jí)的位長(zhǎng)。也可以把第3級(jí)對(duì)應(yīng)的數(shù)字4和第2級(jí)對(duì)應(yīng)的數(shù)字3清除掉,保證客戶編碼級(jí)次出現(xiàn)在第1級(jí)2位長(zhǎng)的基礎(chǔ)上。用相同的理解,可以將供應(yīng)商分類編碼級(jí)次的第3級(jí)和第4級(jí)刪除。供應(yīng)商也是按照長(zhǎng)期,中期,短期執(zhí)行分類的。同時(shí)也可以將客戶分類的第1級(jí)的位長(zhǎng)變成1是沒(méi)有問(wèn)題的。則對(duì)于客戶分類的編碼應(yīng)是1是長(zhǎng)期,2是中期,3是短期。

    部門編碼級(jí)次指的是本單位內(nèi)部的職能部門,1級(jí)是1位,2級(jí)是2位,說(shuō)明本單位是兩級(jí)職能部門。

    依此類推,地區(qū)分類編碼級(jí)次和存貨分類編碼級(jí)次也是同樣概念。比如所有的客戶和供應(yīng)商所在的地區(qū)是按照全國(guó)不同的省進(jìn)行切分的,即只用到1級(jí)地區(qū)分類。如果按照軟件中預(yù)置的,在第2級(jí)與第3級(jí)處地區(qū)分類也有對(duì)應(yīng)的編碼,則可以稱第1級(jí)是省,第2是省里的市,第3級(jí)是市里不同的區(qū)。

    存貨分類編碼,在這里分的是5級(jí)。如果單位根本沒(méi)有2級(jí)的存貨,則可將2級(jí)分類后續(xù)的位長(zhǎng)清除掉。

    貨位編碼級(jí)次指的是諸如超市等單位存放的庫(kù)存商品,是按照貨架來(lái)擺放的。

    收發(fā)類別指的是入庫(kù)和出庫(kù)時(shí)各種不同類型的入庫(kù)和出庫(kù)方式。入庫(kù)下面對(duì)應(yīng)的是采購(gòu)入庫(kù),產(chǎn)成品入庫(kù),盤盈入庫(kù)以及其它入庫(kù)。出庫(kù)下面對(duì)應(yīng)的是銷售出庫(kù),材料領(lǐng)用出庫(kù),盤虧出庫(kù)和其他出庫(kù)等。如果本單位只有2級(jí)分類,則可將第3級(jí)的收發(fā)類別清除掉,如果需要保留,也是可以的。

    如果本單位明細(xì)級(jí)的會(huì)計(jì)科目到4級(jí),則在定義科目分類編碼方案的時(shí)候只在第3級(jí)處預(yù)置了長(zhǎng)度,則第4級(jí)是空白的,這將造成在本單位輸入會(huì)計(jì)科目的時(shí)候,第4級(jí)明細(xì)級(jí)會(huì)計(jì)科目系統(tǒng)就不允許輸入。所以在定義科目編碼級(jí)次的時(shí)候,要廣泛的考慮到。

    對(duì)于結(jié)算方式編碼級(jí)次可以使用軟件預(yù)置的。

    它會(huì)提示創(chuàng)建賬套北京陽(yáng)光股份有限公司成功,點(diǎn)擊“是”,點(diǎn)擊后會(huì)提示是否立即啟用,這里我們先點(diǎn)擊否,因?yàn)楫?dāng)前操作員是admin,如果我們點(diǎn)擊“是”,則在系統(tǒng)啟用的窗口顯示的啟用人是admin,但是admin是系統(tǒng)管理員,相當(dāng)是虛擬存在的,并不是單位真正的操作員,所以我們先點(diǎn)擊“否”。到這里,創(chuàng)建賬套的前三步已經(jīng)完成了。

    最后一步:分配操作員的操作權(quán)限在權(quán)限下點(diǎn)擊權(quán)限來(lái)完成操作,在財(cái)務(wù)分工的界面要注意兩點(diǎn),首先找到剛才建立的賬套001,接著找到剛才建立的孫會(huì)計(jì)和李出納兩個(gè)人。當(dāng)點(diǎn)擊孫會(huì)計(jì)的時(shí)候,系統(tǒng)已經(jīng)將孫會(huì)計(jì)默認(rèn)為了001北京陽(yáng)光股份有限公司的賬套主管?,F(xiàn)在只需要給非主管的普通操作員進(jìn)行授權(quán)。點(diǎn)擊李出納后,點(diǎn)擊增加,給李出納進(jìn)行授權(quán)。授權(quán)的辦法有兩種,第一,在左邊直接雙擊購(gòu)買的產(chǎn)品,例如總賬,直接在總賬左邊的授權(quán)數(shù)雙擊左鍵,會(huì)看見(jiàn)在右邊出現(xiàn)了總賬模塊下面的所有明細(xì)權(quán)限,都是以GL開(kāi)頭的。第二,比如李出納除了完成總賬中所有功能的操作之外,還能夠完成固定資產(chǎn)卡片的錄入工作,單擊固定資產(chǎn),右邊會(huì)顯示固定資產(chǎn)下面的全部權(quán)限,可以找到需要增加的權(quán)限,然后再雙擊。如果要取消授權(quán),在卡片新增處再雙擊,則權(quán)限就取消了。為了演示方便,我們給李出納授予所有權(quán)限。

    通過(guò)這種方法,可以給李出納授予他有的權(quán)限。如果本單位新增了王處長(zhǎng),則先到在操作員處增加王處長(zhǎng)。接著第2步直接給王處長(zhǎng)進(jìn)行授權(quán),可以直接點(diǎn)擊賬套主管旁邊的方框,點(diǎn)擊確認(rèn)。

    修改賬套如果在創(chuàng)建賬套的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)有些分類編碼檔案中的具體的項(xiàng)目的內(nèi)容設(shè)置錯(cuò)誤了,可以進(jìn)行修改。修改賬套的時(shí)候也是在系統(tǒng)管理中進(jìn)行的,但是登錄時(shí)要用賬套主管的身份來(lái)完成,不能用admin系統(tǒng)管理員來(lái)完成登記了。首先點(diǎn)擊系統(tǒng),將當(dāng)前的admin注銷,接著重新點(diǎn)擊系統(tǒng)下面的注冊(cè),用戶名選擇孫會(huì)計(jì),口令是1。當(dāng)選擇某一套賬的真正的操作員時(shí),在登錄界面會(huì)發(fā)現(xiàn)與用admin登錄時(shí)不一樣,多出了一個(gè)賬套和會(huì)計(jì)年度的選擇。通過(guò)點(diǎn)擊賬套下的修改來(lái)完成操作,可以找到我們需要進(jìn)行修改的地方,點(diǎn)擊完成,會(huì)提示“確認(rèn)修改賬套嗎?”點(diǎn)擊“是”。在出現(xiàn)的界面里可以按自己的需要進(jìn)行修改。點(diǎn)擊確認(rèn),再確認(rèn),會(huì)提示修改北京陽(yáng)光股份有限公司成功,點(diǎn)擊“是”。在賬套修改時(shí)一定要用賬套主管進(jìn)行登錄。如果將賬套主管注銷,重新注冊(cè),用admin執(zhí)行注冊(cè)時(shí),會(huì)發(fā)現(xiàn),在賬套下面的修改顯示是灰色,即無(wú)法使用。

    啟用的設(shè)置點(diǎn)擊系統(tǒng)下面的注冊(cè),用賬套主管來(lái)完成登錄,密碼是1。點(diǎn)擊確認(rèn)。用賬套主管執(zhí)行登錄以后,在賬套下面有一個(gè)啟用,點(diǎn)擊啟用。在系統(tǒng)啟用的窗口,先點(diǎn)擊總賬,然后將2005的1月1日設(shè)置為系統(tǒng)啟用的日期,如果當(dāng)前的處理日期是2005年1月20日,則在用1月20日來(lái)完成系統(tǒng)啟用注冊(cè)的時(shí)候,要注意雖然登錄的日期是1月20日,但是在總賬系統(tǒng)的啟用窗口處一定要選擇當(dāng)前會(huì)計(jì)月份的第一天,否則2005年1月1日至2005年1月19日的會(huì)計(jì)信息,軟件是不接受輸入的。點(diǎn)擊確認(rèn),會(huì)提示“如果沒(méi)有購(gòu)買該模塊請(qǐng)不要啟用,以免造成不必要的麻煩,確實(shí)要啟用當(dāng)前系統(tǒng)嗎?”點(diǎn)擊“是”。為了演示方便,現(xiàn)將所有模塊均啟用。核算的啟用是在購(gòu)銷存啟用的完成之后來(lái)啟用的。啟動(dòng)以后,再單擊一下啟動(dòng)的標(biāo)識(shí),會(huì)提示“確實(shí)要注銷當(dāng)前系統(tǒng)嗎?”指的是反啟動(dòng)。如果點(diǎn)擊是,系統(tǒng)啟動(dòng)就去掉了。

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