信息化對貨幣資金控制的影響
貨幣資金在企業(yè)中流動性最強。貨幣資金留存不足，將可能影響企業(yè)正常的交易活動，失去可能的投資機會，以致發(fā)生財務(wù)風(fēng)險；留存過多，則影響企業(yè)的擴張，可能導(dǎo)致經(jīng)濟損失。在傳統(tǒng)的資金管理模式下，我國有相當(dāng)多的企業(yè)不能對貨幣資金管理施加有效的管理。貨幣資金數(shù)額多少、使用效果怎樣，靠的是財務(wù)人員的記錄和制度的約束，企業(yè)高層管理當(dāng)局只能通過閱讀每月的資產(chǎn)負債表來掌握企業(yè)月末貨幣資金的結(jié)余情況，而對企業(yè)日常的貨幣收支缺乏及時而有效的控制，致使貨幣資金使用效率低下。
從圖1中我們可以看到，通過信息化管理，財務(wù)部門不再僅僅是按月通過報表提供給管理者貨幣資金的結(jié)余數(shù)額，而是每筆貨幣收支，都要在業(yè)務(wù)發(fā)生的當(dāng)時由財務(wù)部門及時將數(shù)據(jù)輸入企的文件中心，并由文件中心迅速傳達給管理當(dāng)局。資金的使用在網(wǎng)絡(luò)上向企業(yè)決策層公開，堵塞了資金使用中的漏洞。企業(yè)管理當(dāng)局不僅可以掌握貨幣資金收支的實際執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)有關(guān)收支在執(zhí)行中存在的問題，而且能夠在網(wǎng)上隨時了解當(dāng)日貨幣資金的結(jié)余情況。一個活生生的現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳展現(xiàn)在決策者面前，為管理者把握商機，進行科學(xué)決策提供了便利，從而實現(xiàn)了資金流與信息流的集成管理，達到了以信息流優(yōu)化資金流的目的。
信息化對儲備資金控制的影響
出于保證經(jīng)營的需要及價格等多因素的考慮，企業(yè)不可避免地要儲備各種商品。商品儲備不足，會影響企業(yè)正常的銷售；儲備過多的商品不僅要占用較多的資金，從而影響到資金的流轉(zhuǎn)，而且會增加倉儲費、維護費，甚至?xí)蛸Y金流轉(zhuǎn)緩慢，從而增加貸款利息支出，導(dǎo)致利潤的下降。因此，對儲備資金的控制應(yīng)著力于商品的采購價格和數(shù)量兩個因素。
在市場經(jīng)濟條件下，由于商業(yè)企業(yè)采購商品的價格經(jīng)常是變動的，沒有實現(xiàn)信息化，企業(yè)管理當(dāng)局難以及時掌握商品的市場行情和庫存結(jié)存情況，商品的采購價格高低、采購數(shù)量的多少在一定程度上受采購員的行為所左右。各經(jīng)銷網(wǎng)點在銷售過程中，由于與其他經(jīng)銷網(wǎng)點或與企業(yè)總部之間缺乏及時而有效的信息溝通，常常會出現(xiàn)一個銷售網(wǎng)點貨物供不應(yīng)求，而其他網(wǎng)點或企業(yè)總部積壓貨物的現(xiàn)象。實現(xiàn)信息化以后，管理當(dāng)局經(jīng)過市場調(diào)查、因特網(wǎng)查詢和采購數(shù)據(jù)積累而成的商品價格數(shù)據(jù)庫為采購定價提供了依據(jù)，企業(yè)對各種商品科學(xué)的制定出最高限價，以便控制商品的采購成本；在科學(xué)可行的獎懲制度配合下，采購人員在采購時會自覺的貨比三家，動態(tài)優(yōu)化采購渠道，進行比質(zhì)比價以后再確定采購單位，從而優(yōu)化了商品的采購價格，加強了商品供應(yīng)過程的管理。
在計算機系統(tǒng)的支持下，企業(yè)可以自動生成各種商品的最高儲備量和最低儲備量，在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)的采購方案。企業(yè)的各經(jīng)銷網(wǎng)點每天都可以通過因特網(wǎng)將當(dāng)天的銷售情況輸入到企業(yè)數(shù)據(jù)庫，由數(shù)據(jù)處理中心將信息傳達給管理當(dāng)局，從而消除了銷售過程的暗箱操作和個人行為，實現(xiàn)了以信息流優(yōu)化物流和資金流的優(yōu)良管理模式，使銷售過程全透明，企業(yè)經(jīng)理層可以隨時了解市場動態(tài)。在千里之外調(diào)度各銷售網(wǎng)點的庫存產(chǎn)品，不僅減少了庫存積壓，降低了倉儲費用，而且加速了資金流轉(zhuǎn)。
應(yīng)用計算機軟件對商品的領(lǐng)出時間、單位、數(shù)量進行計算機統(tǒng)計，實現(xiàn)各種商品的動態(tài)點庫，使物資庫庫存數(shù)據(jù)在網(wǎng)上向全企業(yè)（包括各連鎖商店）公開，各單位可以在網(wǎng)上對各種商品進出庫及結(jié)存數(shù)量進行查詢，既避免了各使用資金單位因盲目提報計劃而形成重復(fù)采購，造成商品的積壓；又防止了因商品短缺或因采購過于頻繁而影響銷售或增大采購費用的現(xiàn)象發(fā)生，實現(xiàn)了以信息流優(yōu)化物流和資金流的管理目的。
信息化對結(jié)算資金控制的影響
為了拓寬市場、增加企業(yè)盈利，尤其是在銀根抽緊、市場疲軟、資金匱乏的情況下，企業(yè)往往要采取賒銷的手段來擴大銷售規(guī)模。賒銷帶來了應(yīng)收帳款等債權(quán)資金的膨脹。這部分資金如不能及時收回，輕者影響企業(yè)的資金流轉(zhuǎn)，嚴重者會導(dǎo)致壞帳的發(fā)生。因此，加強對客戶信用情況的了解極為重要。
由于管理手段的落后，相當(dāng)多的企業(yè)因收集有關(guān)客戶信息的成本較高，缺乏對客戶信用標(biāo)準(zhǔn)的評定。有些企業(yè)盡管進行了客戶信用等級評定，其評定過程和結(jié)果也常常過于主觀，難以實現(xiàn)信息流優(yōu)化資金流程的管理目的。企業(yè)實現(xiàn)信息化以后，借助計算機系統(tǒng)，可以自動建立有關(guān)客戶的信息檔案，收集和整理客戶應(yīng)付金額、應(yīng)付時間、已付金額、支付時間、拖欠金額，以及與客戶的交易背景等方面的信息，并進行帳齡分析，進行跟蹤管理，對債權(quán)資金進行連續(xù)監(jiān)控和催收。通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，管理當(dāng)局可以對大額賒銷業(yè)務(wù)進行審批，看到的不再是資產(chǎn)負債表上的靜態(tài)數(shù)據(jù)，而是各項債權(quán)資金占用的詳細動態(tài)記錄。便于以信息流優(yōu)化企業(yè)的資金流程，從而提高了管理者的理財能力和科學(xué)決策能力。
信息化對資金的預(yù)算管理
由于管理手段的落后，我國許多企業(yè)的預(yù)算工作還停滯在年度預(yù)算。在市場經(jīng)濟條件下，許多不確定因素的存在，使企業(yè)的年度預(yù)算在年度后期難以起到約束作用。實現(xiàn)信息化以后，企業(yè)可以建立以旬計劃為主的資金預(yù)算管理系統(tǒng)。企業(yè)的銷售部在每旬前幾日通過全國銷售信息網(wǎng)絡(luò)集合旬回款計劃，匯總后上報文件管理中心，進入資金數(shù)據(jù)總庫；使用資金單位在旬末的幾日前，將需求資金計劃按類別填報計劃錄入資金數(shù)據(jù)庫，經(jīng)管理當(dāng)局審批以后，由網(wǎng)上發(fā)布到執(zhí)行部門，按批準(zhǔn)計劃分配資金；經(jīng)批準(zhǔn)的各類資金計劃，各個資金控制和執(zhí)行部門在發(fā)放和報銷時可在網(wǎng)上實現(xiàn)按類別、單位、期間等自動進行查詢，杜絕了資金實際使用與計劃的偏差。通過旬資金預(yù)算管理系統(tǒng)，管理者可以按旬預(yù)算企業(yè)的現(xiàn)金流量，從而加強了資金流程的預(yù)算控制。
需要指出的是，企業(yè)信息化不是簡單地用計算機來代替手工勞動，也不是將傳統(tǒng)的管理方式硬搬到計算機網(wǎng)絡(luò)中，而是借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進現(xiàn)代管理理念，對計劃經(jīng)濟時期形成的、不適應(yīng)市場經(jīng)濟客觀要求的落后經(jīng)營方式、僵化的組織結(jié)構(gòu)、低效的管理流程等，進行全面而深刻的變革。如果傳統(tǒng)的管理體制不改革，落后的機制不轉(zhuǎn)變，即使是采用了計算機，上了互聯(lián)網(wǎng)，信息化的優(yōu)勢也難以發(fā)揮，企業(yè)的管理水平也難以提高。以信息化優(yōu)化企業(yè)資金流程是一個需要逐步推進和不斷完善的過程，不可能一蹴而就。就多數(shù)企業(yè)的情況來看，在起步階段不一定要馬上建立一個無所不包的完整系統(tǒng)，一般會呈現(xiàn)出一種螺旋式的發(fā)展趨勢，依次向較高階段轉(zhuǎn)化。企業(yè)的情況千差萬別，一定要根據(jù)企業(yè)自身的特點，找準(zhǔn)優(yōu)化資金流程控制的切入點，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，實施重點突破。在以信息流優(yōu)化資金流問題上，一定要抓好數(shù)據(jù)管理，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不及時，即使都以一定的數(shù)據(jù)庫格式錄入到計算機里，輸入計算機系統(tǒng)的也是錯誤的信息、過失的信息，企業(yè)信息化就成了無源之水、無本之木，從而失去了存在的價值。
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