目前已有越來越多的企業(yè)采用財務(wù)軟件進(jìn)行賬務(wù)和報表處理，這給日常的會計核算工作帶來了極大的方便。但當(dāng)發(fā)生資產(chǎn)負(fù)債表日后事項、需要在財務(wù)軟件系統(tǒng)中進(jìn)行有關(guān)賬務(wù)調(diào)整時，卻顯得比手工處理還麻煩，許多財會人員也莫衷一是。如何在財務(wù)軟件中進(jìn)行跨年度賬項調(diào)整，企業(yè)的做法不一，目前主要有以下三種處理方式：
第一種，在財務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi)不作處理，而是將系統(tǒng)生成的報表導(dǎo)出，再用Excel直接對報表項目進(jìn)行調(diào)整，并在工作底稿中對有關(guān)事項加以說明。
這種方法的出發(fā)點是認(rèn)為系統(tǒng)內(nèi)年結(jié)月結(jié)后都不宜進(jìn)行任何處理。由于這種處理方法在財務(wù)軟件系統(tǒng)內(nèi)無任何調(diào)整處理，系統(tǒng)實際上起到的是日常業(yè)務(wù)憑證錄入?yún)R總的作用；而調(diào)整實際上是通過手工來完成。這樣，一套完整的業(yè)務(wù)被分割為手工和電腦兩塊處理，當(dāng)調(diào)整分錄不僅限于利潤分配業(yè)務(wù)時，在報表工作底稿上記錄復(fù)雜的調(diào)整業(yè)務(wù)，不便于以后查詢。
第二種，在上年年末未進(jìn)行年結(jié)之前先備份一套賬套文件、再將原賬套進(jìn)行年結(jié)后用于下年的日常會計業(yè)務(wù)處理。當(dāng)有調(diào)整事項發(fā)生時，將全部調(diào)整憑證錄入備份賬套內(nèi)，生成調(diào)整后的報表，再進(jìn)行年結(jié)，然后在該次年結(jié)后生成的新賬套內(nèi)，導(dǎo)入下年憑證、繼續(xù)下年以后月份的工作。
這種方法將資產(chǎn)負(fù)債表日后事項，視同報表當(dāng)期的會計事項處理，保持賬表的一致性和連續(xù)性。但這種方法與會計制度的有關(guān)規(guī)定相沖突，而且多次年結(jié)保留多個賬套，存在故意更改會計信息的可能。并且當(dāng)下年新增會計科目及核算項目數(shù)量較大時，導(dǎo)入憑證時會反復(fù)碰到因科目、項目不存在而無法導(dǎo)入的情況；為保持兩個賬套內(nèi)科目、項目的一致，也需要較多的人工輸入。
第三種，資產(chǎn)負(fù)債表日后事項的調(diào)整憑證錄入下年使用的賬套內(nèi)，同時修改系統(tǒng)自動生成報表的計算公式，以原有報表取數(shù)公式加上手工計算的調(diào)整數(shù)，調(diào)整年初數(shù)或上年數(shù)。
這種方法符合會計制度的要求，工作量也小，是一種比較可取的方法。囿于資產(chǎn)負(fù)債表日后事項的會計處理原則，是將上年實際經(jīng)營情況在本年反映，但如果調(diào)整事項涉及的業(yè)務(wù)范圍比較廣、金額較大，依據(jù)上年賬務(wù)科目做的一些分析將不準(zhǔn)確。雖然報表主要項目調(diào)整后符合上年實際，但用于專項分析的明細(xì)項目難以同時調(diào)整。
綜合考慮會計信息連貫性和企業(yè)內(nèi)部管理的要求，筆者認(rèn)為：資產(chǎn)負(fù)債表日后事項的調(diào)整應(yīng)采用第三種方法處理；當(dāng)調(diào)整的金額較大時，應(yīng)同時使用第二種方法將賬務(wù)處理還原為業(yè)務(wù)當(dāng)期，以利于內(nèi)部分析。下面以實例說明。
例2002年底A企業(yè)總資產(chǎn)規(guī)模5000萬元，應(yīng)收賬款1400萬元，存貨中發(fā)出商品400萬元。會計師事務(wù)所審計時，發(fā)現(xiàn)“發(fā)出商品”科目反映的商品已送交其重要大客戶，銷售合同約定銷售額（含稅）為500萬元，定金為合同銷售金額的40%并已收到，A企業(yè)向客戶開具收據(jù)并在“其他應(yīng)付款”科目中反映200萬元。
分析：這是一項銷售業(yè)務(wù)，企業(yè)因貨款未完全收到，不愿提前繳納增值稅而未確認(rèn)銷售收入。審計發(fā)現(xiàn)后，企業(yè)同意將該筆收入如實反映。
部分調(diào)整分錄為：
�。�1）借：以前年度損益調(diào)整 400萬
貸：發(fā)出商品 400萬
（2）借：應(yīng)收賬款 500萬
貸：以前年度損益調(diào)整 427萬
應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅（銷項稅額） 73萬
�。�3）借：其他應(yīng)付款 200萬
貸：應(yīng)收賬款 200萬
所得稅等的調(diào)整分錄略。
調(diào)整涉及的報表項目包括：營業(yè)收入、營業(yè)成本、應(yīng)收賬款、其他應(yīng)付款、經(jīng)營活動產(chǎn)生的現(xiàn)金凈流量等。因該業(yè)務(wù)金額較大，如果依據(jù)明細(xì)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)收款賬齡、存貨周轉(zhuǎn)率等的分析則受到較大影響。
假設(shè)A企業(yè)銷售沒有季節(jié)性，被調(diào)整的500萬元收入的業(yè)務(wù)均勻分布于全年各月，2002年原報表銷售收入為5000萬元，原應(yīng)收賬款平均余額為1200萬元。則依據(jù)原報表計算的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率＝（5000/1200）＝4.16次，調(diào)整后的真實應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率＝（5000+427）/（1200+500/2）＝3.74次，兩者相差0.42次，即應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)相差10天。
假設(shè)2003年A公司改變銷售政策，銷售收入仍然是5000萬元，應(yīng)收賬款平均余額降低至1100萬元，則實際應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率25000/1100＝4.54次，但因調(diào)整事項記錄在2003年，年初數(shù)被調(diào)增500萬元，則依據(jù)報表數(shù)據(jù)計算的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率=5000/（1100+500/2）＝4.02次。與實際數(shù)相差0.52次，相當(dāng)于虛增應(yīng)收賬款天數(shù)10天，依據(jù)這樣的財務(wù)報表進(jìn)行分析往往會得出不恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)論，比如本例中有效但效果不是特別顯著的銷售政策就會被否定。所以為保證內(nèi)部分析需要，應(yīng)同時使用第二、第三種調(diào)整方法，分別保存不同的數(shù)據(jù)。
造成上述情況的根源在于，目前的財務(wù)核算系統(tǒng)與財務(wù)分析系統(tǒng)是同一個系統(tǒng)，不能按分析需要調(diào)整歷史數(shù)據(jù)。只有當(dāng)具有數(shù)據(jù)采集、轉(zhuǎn)換、調(diào)整功能的專用分析系統(tǒng)普及的時候，財務(wù)核算系統(tǒng)才能做到“一套賬”、嚴(yán)格地執(zhí)行日清月結(jié)。
