【摘 要】秘書是辦公室一個重要的角色，服從、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，起到承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)的作用，因此對其職業(yè)素養(yǎng)要求很高。文章通過對秘書人員基本素養(yǎng)進(jìn)行分析，提出秘書人員必須具備十個現(xiàn)代意識，才能真正地把秘書工作做好。

　　【關(guān)鍵詞】辦公室秘書；職業(yè)素養(yǎng)；業(yè)務(wù)能力

　　參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查研究、信息督查，是秘書工作的幾項基本職能。辦公室是一個單位的重要部門，直接服從領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)全局員工，不管在公文處理、會議服務(wù)、后勤管理、檔案管理還是組織協(xié)調(diào)、服務(wù)接待等方面的工作都需要做得很細(xì)致和周到。因此，秘書作為辦公室的一個重要角色，必須具備“通才”、“全才”，具備超強的職業(yè)素養(yǎng)?，F(xiàn)就如何加強秘書人員的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)做一些探討：

　　一、培養(yǎng)秘書人員的基本素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力

　　1.德才兼?zhèn)?，以德為重。一個合格的秘書，一不為名，二不為利，任勞任怨，甘當(dāng)無名英雄：經(jīng)常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費；經(jīng)常組織會議，但自己從不上主席臺；經(jīng)常熬夜，但白天還得正常工作；節(jié)假日他人逛公園、溜馬路、與家人共享天倫之樂，但自己還得值班，不能休息，等等。這一切，還往往得不到家人的支持，別人的理解和社會的公認(rèn)。凡此種種，都說明一點，只有“才”沒有“德”的人，是不可能勝任秘書工作的；沒有一個全心全意為人服務(wù)的心，是當(dāng)不了一個秘書的。

　　2.當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。由于秘書人員直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，對領(lǐng)導(dǎo)提供精力和智力補償，因而人們常稱秘書為領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”。然而，秘書人員具有“外腦”職能并不意味著就可以亂發(fā)議論、自作主張、左右領(lǐng)導(dǎo)。秘書必須注意使自己的言行符合角色規(guī)范，做到既尊重領(lǐng)導(dǎo)、堅決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示，又不迷信盲從，始終把為領(lǐng)導(dǎo)提供有價值的決策依據(jù)及參謀意見作為自己的重要職責(zé)。注重進(jìn)言技巧，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的心理、行為特征，選擇適當(dāng)場合和最佳時機，從要害問題切入，用委婉、含蓄的語言，巧妙地說出自己的見解或不同意見，“參”到點子上，“謀”到關(guān)鍵處，準(zhǔn)確理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖。

　　3.提高專業(yè)技能。何謂秘書？古書云：“常管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員。”可見秘書當(dāng)“書”（即辦理文書），以“書”為主，寄情于“書”。擅長書寫文稿，是秘書人員最起碼的專業(yè)技能和素質(zhì)要求。因此，秘書人員要提高撰寫文稿的質(zhì)量，平日應(yīng)注重學(xué)習(xí)，練內(nèi)功，在實踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高；還要盡可能深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛涉獵第一手資料，既能填充“資料庫”，博采來自方方面面、正正反反的信息，汲取精華，為已所用。如此，不僅使撰寫的文稿血肉俱全，還能解放思想，開闊視野，增長見識、才干。

　　二、增強“十種意識”，適應(yīng)發(fā)展需要

　　隨著改革開放的不斷深入和發(fā)展，人們的思想觀念發(fā)生了巨大變化?，F(xiàn)代管理方法作為提高工作效率、促進(jìn)事業(yè)發(fā)展的有效手段，在黨政機關(guān)和各企事業(yè)單位得到廣泛應(yīng)用。因此，必須加強秘書的職業(yè)素養(yǎng)建設(shè)，使秘書人員具備如下幾種現(xiàn)代意識，才能適應(yīng)市場經(jīng)濟和國內(nèi)外形勢發(fā)展的需要：

　　1.自我意識。秘書的自我意識是指秘書人員對自身和所處環(huán)境關(guān)系的認(rèn)識和感受，它是秘書人員現(xiàn)代意識的內(nèi)容之一。秘書工作具有很強的服從性、服務(wù)性特點，因此，作為一個秘書人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨立思考和獨當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會并執(zhí)行其意圖。

　　2.信息意識。當(dāng)今時代是一個信息時代，增強信息意識是秘書人員提高工作效率的重要保證。秘書人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，秘書人員應(yīng)在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進(jìn)行嚴(yán)格的取舍，把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。

　　3.超前意識。超前意識是秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)決策之前的思維活動和心理感受，它受秘書人員自身素質(zhì)、思維方式和對情況、資料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影響。秘書人員科學(xué)、準(zhǔn)確的超前意識，可以對領(lǐng)導(dǎo)決策發(fā)揮積極的推動作用；反之，則有可能影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。

　　4.競爭意識。當(dāng)前，秘書人員高學(xué)歷者越來越多。但高學(xué)歷并不一定就有高水平，高學(xué)歷者還必須埋下頭、扎下根在實際工作中不斷學(xué)習(xí)，加強鍛煉，使理論和實際相結(jié)合，以便增強競爭力。有的秘書雖然工作時間較長、實踐經(jīng)驗豐富，但知識老化，必須繼續(xù)學(xué)習(xí)新的知識，以適應(yīng)形勢的發(fā)展和競爭的需要。所以，秘書人員無論文化層次高低、經(jīng)驗豐富與否，都要具備競爭意識，只有在競爭中，才能加快工作節(jié)奏，提高工作效率。

　　5.責(zé)任意識。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強的責(zé)任意識，秘書人員才能隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

　　6.大局意識。辦公室能夠起到承上啟下的作用，具有自上而下的傳遞機制。單位領(lǐng)導(dǎo)特別是“一把手”處于整個指令傳遞系統(tǒng)的頂端，他制定的決策或發(fā)出的指令一般具有政治性、全局性和戰(zhàn)略性，在各項工作中至關(guān)重要。因此，作為秘書，對自己所處的指令系統(tǒng)都應(yīng)該有一個清醒的認(rèn)識，對哪些工作是“一把手”重視和要求的、哪些工作是分管領(lǐng)導(dǎo)命令和要求的，哪些工作是自己組織和開展的，都要加以區(qū)分對待。在工作中，辦公室秘書經(jīng)常會同時碰到好幾項工作，特別是經(jīng)常面對突發(fā)性、臨時性而又帶有政治性的工作，一不冷靜就會忙得手忙腳亂，如同熱鍋上的螞蟻。為了避免自己陷入被動，這就要求秘書在工作中強化“大局意識”，善于分析和抓住主要矛盾、矛盾的主要方面，做好工作的排序，調(diào)配和統(tǒng)籌好精力、時間、財力等資源，對突發(fā)性、臨時性的工作保持積極態(tài)度，想方設(shè)法去完成的同時把其他工作做好。

　　7.服務(wù)意識。秘書的第一職責(zé)就是服務(wù)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)基層，其業(yè)績最終是體現(xiàn)在服務(wù)質(zhì)量上，體現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)和基層的滿意度上。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)時，要善于從領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度去思考、策劃和處理問題，既要“參之有道”，能提出有價值的意見和建議，又要“謀之有方”，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，還要“言之及時”，增強建言獻(xiàn)策的主動性和預(yù)見性，將被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)，把服務(wù)貫穿于辦文、辦會、辦事的日常工作中。服務(wù)基層時要加強對基層員工的溝通與聯(lián)系，增進(jìn)與基層員工的感情，把工作出發(fā)點和落腳點放到為基層員工服務(wù)上來，主動深入到基層，真正把基層員工的所想、所思、所盼列入工作重點，扎實為基層員工辦實事、辦好事，用服務(wù)的理念和發(fā)展的成果回報基層。

　　8.創(chuàng)新意識。辦公室既是綜合服務(wù)部門，同時也是承擔(dān)具體工作的辦公部門，工作量大，要求標(biāo)準(zhǔn)高，而且不能出現(xiàn)差錯。所以，辦公室秘書要在處理具體工作上要求新、求實，在工作方式、方法、思維等各項工作上有所創(chuàng)新。在做任何事情時，秘書都要有自己的態(tài)度和想法，不一定表達(dá)出來，但是要儲備好。在對待諸多事情、事務(wù)上，秘書要有自己的主見，提煉形成自己的觀點，謹(jǐn)防渾渾噩噩地“隨大溜”，人云亦云。在看問題時，秘書要有深度，要理性、創(chuàng)新地分析問題。別人就事論事，秘書卻能從系統(tǒng)的角度看待問題；別人只看到問題的兩個層次，秘書卻能看到問題的三個層次，這樣就可以了。人們看待問題，都受自身利益的左右，如果秘書能夠克服掉自己的私利來考慮一些問題，就可以高人一籌。

　　9.宣傳意識。有些事先做后說，有些事邊做邊說，有些事只做不說，有些事只說不做。因此，在工作上，要強調(diào)有“宣傳意識”，而且要講求火候，具體情況具體分析。對具有探索性質(zhì)的工作，就必須把它完成取得成效后，才能宣傳；對涉及發(fā)動群眾、需要別人配合的工作，就要一邊做，一邊宣傳鼓動，以便更好地利于工作開展的輿論氛圍和支持體系；對涉及到集體福利或者內(nèi)部建設(shè)的工作，就沒必要把它說出去，以防止引來不必要的非議；對看上去就是表面文章又要有必要的形式點工作，就應(yīng)該表表態(tài)就可以。對于秘書來說，幾乎沒有任何一項正常的工作和正常的事情，是在大家觀點和態(tài)度完全一致的情況下展開的，這個時候，秘書對一件事情進(jìn)行宣傳時就要更加值得警惕了。

　　10.保密意識。無論在機關(guān)，還是在企業(yè)，秘書是離領(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人。可以說，秘書不僅充分熟悉領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作作風(fēng)，還在一定程度上懂得領(lǐng)導(dǎo)許多私事。這就要求秘書要有保密意識，懂得什么事情該說，什么話該說，什么事情和什么話不該說。一般情況下，對那些領(lǐng)導(dǎo)在醞釀，尚未作出最終決策或決定的事情，秘書一定要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎，不能隨意下結(jié)論，逢人就說，到處宣揚。同樣，對領(lǐng)導(dǎo)的一些私事和外出行徑，除領(lǐng)導(dǎo)交代可以告訴其他人外，秘書也不能隨便告訴別人，要注意保密。對于領(lǐng)導(dǎo)的工資和待遇，秘書更加不能把它透露給別人。

　　三、結(jié)語

　　總之，辦公室的工作任務(wù)重，要求高，對秘書來說更是一種考驗。這就要辦公室秘書要具備以上“五種意識”，才能真正適應(yīng)辦公室工作，才能在秘書崗位上游刃有余。

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