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內(nèi)部審計參與ERP管理探析

來源: 王艷 王香煥 戴興美 編輯: 2010/03/30 08:37:35  字體:

  ERP(Enterprise Resource Planning)即企業(yè)資源計劃系統(tǒng),是在先進的企業(yè)管理思想的基礎上,應用信息技術實現(xiàn)對整個企業(yè)資源的一體化管理,是一種可以提供跨地區(qū)、跨部門、甚至跨公司整合實時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。其基本思想是把企業(yè)的業(yè)務流程看作是一個緊密聯(lián)系的供應鏈,并將企業(yè)內(nèi)部劃分為幾個協(xié)同作業(yè)的子系統(tǒng)。通過對企業(yè)內(nèi)部供應鏈上所有的環(huán)節(jié)進行有效管理,實現(xiàn)物流、資金流、信息流的有效集成,從而提高企業(yè)的管理效率和經(jīng)營水平,最終提升企業(yè)的核心競爭力。它的管理理念、管理思想和管理方法在企業(yè)的應用,改變了企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境、管理模式和會計模式,使企業(yè)審計工作發(fā)生了重大變化,為此企業(yè)實施ERP需要內(nèi)部審計部門的積極參與。內(nèi)部審計攜手ERP共同發(fā)展是企業(yè)提高經(jīng)濟效益,提升競爭力的重大挑戰(zhàn)。

  一、ERP管理對內(nèi)部審計工作的影響

  ERP系統(tǒng)實施后,改變了企業(yè)的經(jīng)營管理模式和業(yè)務流程,因而必然帶來審計工作的變化。實施ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部審計工作的影響主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

  (一)企業(yè)內(nèi)部審計環(huán)境發(fā)生了變化

  首先,企業(yè)管理流程的優(yōu)化使內(nèi)部控制發(fā)生了變化。信息技術的應用使企業(yè)的內(nèi)部經(jīng)營管理發(fā)生了質(zhì)的變化,企業(yè)所有的工作流程都按照面向客戶、面向信息網(wǎng)絡、面向軟件應用的要求進行了重組,相當一部分的內(nèi)部控制點已建立于系統(tǒng)的應用程序中,由計算機自動執(zhí)行各種檢驗、核對、判斷、監(jiān)督以及對系統(tǒng)各功能實用的權(quán)限控制等;其次,傳統(tǒng)的審計線索消失。在手工會計中,憑證、賬簿等審計線索主要是反映在書面上的,審計人員可利用這些書面材料從原始憑證查起,通過對報表之間、報表與賬簿之間會計數(shù)據(jù)的勾稽關系審查憑證賬簿所反映的經(jīng)濟內(nèi)容的合法性與業(yè)務處理的正確性。而實施ERP系統(tǒng)后,這些傳統(tǒng)的審計線索可能會部分或完全消失,取而代之的是存有電子數(shù)據(jù)處理信息的硬盤、軟盤等。

  (二)企業(yè)內(nèi)部審計內(nèi)容與審計重點發(fā)生了變化

  首先,針對ERP系統(tǒng)的安全審計越來越重要。安全審計是對企業(yè)所使用的系統(tǒng)、程序及所實施的經(jīng)營活動的安全性進行的一種正規(guī)檢查和復核。在ERP系統(tǒng)中,由于會計事項由計算機按程序自動進行處理,發(fā)生在原有手工會計系統(tǒng)中的計算或過賬錯誤的機會相應減少了。但如果ERP系統(tǒng)的應用程序出錯或被人為纂改,則計算機只會按給定的程序以同樣錯誤的方式處理有關的會計事項,錯誤的結(jié)果將十分嚴重。因此,在ERP環(huán)境下,審計內(nèi)容更加廣泛。其次,在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)各部門所依據(jù)的是同一數(shù)據(jù)庫提供的信息,信息錄入的某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤,將會產(chǎn)生連鎖反應。所以原始資料成為審計的重點。其內(nèi)容包括經(jīng)濟業(yè)務本身的合法性和真實性、原始憑證錄入工作的準確性。因此審計工作應由事后評價向事前防范轉(zhuǎn)變,合規(guī)審計向風險審計轉(zhuǎn)變。

  (三)企業(yè)內(nèi)部審計技術發(fā)生了變化

  在手工會計條件下,對會計資料的審計一般采用審閱、核對、分析、比較和函證等方法。這些審查工作都是由人工執(zhí)行的。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下,由于大量的證據(jù)都存儲在肉眼看不到的存儲介質(zhì)上,對這些證據(jù),審計人員只能利用計算機技術進行取證。計算機輔助審計技術是必不可少、效率更高的審計技術。審計人員要對計算機管理系統(tǒng)的處理和控制功能進行審查。此項審計常要利用計算機輔助審計。此外,在ERP環(huán)境下,由于缺乏紙性的審計線索,審計人員不得不使用計算機跟蹤電磁性的審計線索。離開了計算機,審計人員根本無賬可查。利用計算機可以更快速、更有效地對電磁化的經(jīng)濟信息進行抽樣、檢查、核對、分析、比較和計算,能有效地提高審計效率、擴大審查范圍、提高審計質(zhì)量。

 ?。ㄋ模?strong>企業(yè)內(nèi)部審計人員素質(zhì)要求發(fā)生了變化

  實施ERP系統(tǒng)后,龐大的信息實現(xiàn)了高度集成與共享,加之ERP環(huán)境比傳統(tǒng)會計系統(tǒng)更為復雜,審計對象也更廣泛,內(nèi)部審計只依靠原有的知識和技能無法勝任對ERP系統(tǒng)環(huán)境的審計工作。因此,內(nèi)審人員除了要具有過硬的業(yè)務素質(zhì)外,還應能理清ERP各個子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的來龍去脈,掌握ERP系統(tǒng)的使用平臺和網(wǎng)絡環(huán)境,熟悉數(shù)據(jù)庫技術,才能很好地理解企業(yè)的經(jīng)營管理活動與系統(tǒng)的各項功能設置,才能全面地把握審計的總體情況并對內(nèi)部控制進行有效的評價。

  二、內(nèi)部審計參與ERP管理的意義

  實施ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部審計工作的意義主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

 ?。ㄒ唬?strong>有效防范ERP系統(tǒng)帶來的風險

  ERP的實施能給企業(yè)帶來信息和管理上的優(yōu)勢,但處理不好也可能給企業(yè)帶來各種負面效應。如果內(nèi)部審計部門能積極地參與到ERP實施的整個過程,既有利于項目的成功實施,也有利于內(nèi)部審計工作的開展和深化。一般而言,ERP的實施會在很短的時間內(nèi)變動工作程序、組織機構(gòu)和應用技術,這樣會給企業(yè)帶來一定的風險,而擅長于風險方面管理的內(nèi)部審計部門參與實施正好可以彌補這方面的缺陷。

 ?。ǘ?strong>有助于決策者對ERP系統(tǒng)的相關決策

  由于內(nèi)部審計部門更了解企業(yè)經(jīng)營狀況,他們在風險和控制方面的專長可幫助決策者決定ERP系統(tǒng)是否合理以及哪個軟件更合適,可以了解本企業(yè)ERP系統(tǒng)運行的特點和缺陷。從而幫助決策者及時發(fā)現(xiàn)問題,降低風險。如內(nèi)部審計部門可以幫助詢問有關風險方面的問題,關于或有事項、可供利用的資源、成本、新軟件對經(jīng)營過程的適合之處、內(nèi)部審計的地位和控制等,而這些在ERP項目計劃階段都顯得很重要。ERP系統(tǒng)中一般包括了許多內(nèi)部設置的控制措施,但這些措施的實施都要發(fā)生成本,內(nèi)部審計人員的適當參與可以考慮到每一項控制可達到什么樣的目的,能否實現(xiàn)控制風險的目標。

 ?。ㄈ?strong>有助于設計未來的審計計劃和程序

  ERP系統(tǒng)的實施會影響內(nèi)部審計部門將來的工作,如果內(nèi)部審計部門積極地參與到實施的整個過程,就有助于設計未來的審計計劃和程序。在系統(tǒng)初建時期留下充分的審計線索,便于以后追溯復驗各項交易,內(nèi)審人員可以借助計算機系統(tǒng)高速準確的特點及相關審計軟件的專業(yè)優(yōu)勢,提高內(nèi)部審計工作的及時性、隱蔽性和準確性。

 ?。ㄋ模┯?strong>助于各職能部門和各管理層受托責任的有效履行

  隨著現(xiàn)代企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的完善和內(nèi)部管理的加強,內(nèi)部受托責任將逐漸明確并呈現(xiàn)出多級化的趨勢。在這種情況下,獨立于職能部門之外的內(nèi)部審計業(yè)務向非財務領域拓展,有助于各職能部門和各管理層次受托責任的有效履行,從而保持穩(wěn)定的企業(yè)收益,達到企業(yè)整體受托責任的經(jīng)營目標。

  三、內(nèi)部審計參與ERP管理的方式

  要想更好的實施ERP系統(tǒng),必須建立合法、有效、安全的企業(yè)計算機網(wǎng)絡信息系統(tǒng),要建立這樣的信息管理系統(tǒng),就需要內(nèi)部審計極地參與到ERP的開發(fā)和實施過程中來。本文認為,內(nèi)部審計工作可以在以下幾個方面參與ERP的實施。

 ?。ㄒ唬RP系統(tǒng)的開發(fā)進行事前、事中的監(jiān)督和審計

  內(nèi)部審計人員應以內(nèi)部控制專家的身份參與ERP系統(tǒng)開發(fā)過程中的各項活動,在系統(tǒng)開發(fā)的各個階段,專職審計人員要主動介入,著重審查:(1)系統(tǒng)的可行性;(2)系統(tǒng)經(jīng)營業(yè)務和財會處理功能的正確性和合法性;(3)系統(tǒng)程序控制與管理功能的合理性與有效性;(4)系統(tǒng)的可審性(留下充分的審計線索);(5)系統(tǒng)測試的全面性和恰當性;(6)系統(tǒng)文檔資料的完整性;(7)系統(tǒng)的可擴展性。通過事前與事中審計,盡早發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的問題,及時提出改進的建議,把好系統(tǒng)質(zhì)量第一關;為審計人員今后對系統(tǒng)的處理和審計打下基礎。同時,內(nèi)部審計人員還應及早參與到計算機系統(tǒng)的實施過程。審計人員可在系統(tǒng)分析階段根據(jù)ERP環(huán)境下審計的特點,對此系統(tǒng)提出審計方面的需求:(1)在系統(tǒng)中建立監(jiān)控程序(又叫嵌入審計程序),建立審計跟蹤文件,以便計算機能對一些敏感和重要環(huán)節(jié)實行實時監(jiān)控,把異常的情況自動記入審計文件,以便審計人員審查。(2)在系統(tǒng)中建立審計子系統(tǒng),提供審計程序、審計工具和審計檔案庫,以便審計人員進行網(wǎng)上審計。隨著ERP管理的實施,此項審計越來越重要。

 ?。ǘτ嬎銠C信息系統(tǒng)的功能與控制審計

  在ERP環(huán)境下,手工條件下的賬賬核對、賬證核對、賬表核對等重要的審計工作在ERP環(huán)境下將失去意義。因為在計算機信息系統(tǒng)中,原始憑證、記賬憑證、各種賬簿、會計報表等只是系統(tǒng)中的同一個數(shù)據(jù)庫,同一數(shù)據(jù)的共享是它的重要特征。這些會計信息的正確與否首先確定于計算機信息系統(tǒng)功能的正確性,因此有必要對系統(tǒng)的功能進行審計。對系統(tǒng)功能的審計目標包括:(1)審查驗證系統(tǒng)對各項業(yè)務處理的合法性、正確性和可追索性。(2)審查系統(tǒng)程序控制功能的恰當性和有效性。因為系統(tǒng)的應用程序有被篡改而不留痕跡的特點,所以即使系統(tǒng)開發(fā)時進行過審計,但仍有必要對投入使用后的系統(tǒng)功能進行再審。審計人員可以用測試數(shù)據(jù)法、整體檢測法、嵌入審計程序法等方法對系統(tǒng)功能進行審查。在ERP環(huán)境下,系統(tǒng)提供信息的可靠性除決定系統(tǒng)的功能外,還決定于系統(tǒng)的操作和內(nèi)部控制。沒有健全的內(nèi)部控制,系統(tǒng)的程序和數(shù)據(jù)都可能隨時被人篡改。ERP的應用,改進了企業(yè)的管理模式,但同時也增大了內(nèi)部控制的風險,因此,審計人員應當以經(jīng)營質(zhì)量審計和風險審計為導向,密切關注企業(yè)內(nèi)控制度中可能存在的控制漏洞,防止并及時發(fā)現(xiàn)和糾正各種欺詐、舞弊行為,保護企業(yè)財產(chǎn)完整。在ERP環(huán)境下,企業(yè)的內(nèi)部控制包括程序化的控制和要求員工執(zhí)行的管理制度。程序化的控制編寫在系統(tǒng)應用程序中,可在系統(tǒng)功能審計中審查。無論網(wǎng)絡化程度有多高,系統(tǒng)還得由人操作。為確保系統(tǒng)的安全可靠和系統(tǒng)輸出信息的真實正確,必須對現(xiàn)有的企業(yè)管理制度進行完善。

 ?。ㄈ┘訌妼υ紨?shù)據(jù)的實質(zhì)性審計

  企業(yè)經(jīng)營部門、財務部門對原始數(shù)據(jù)的錄人關系到整個ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫所反映信息的及時性、真實性和完整性。盡管先進的ERP系統(tǒng)管理模式的作用不言而喻,但再先進、再健全的系統(tǒng)如果離開人也就無法運行,如倉庫驗收人庫材料時,運輸部門與倉庫計量人員串通一氣,截留部分材料私自出售,并以虛假數(shù)據(jù)填制材料入庫驗收單。遇到此類情形,非實質(zhì)性審計就不能及時發(fā)現(xiàn)漏洞,假如一味依賴于計算機系統(tǒng)而忽視實質(zhì)性審計,計算機系統(tǒng)人為的舞弊就很難發(fā)現(xiàn),審計也就失去其意義。為了控制這種人為地舞弊,確保信息的質(zhì)量,作為熟悉企業(yè)內(nèi)情和具有專業(yè)技能的內(nèi)部審計人員應主動調(diào)整工作思路,責無旁貸地參與到事前決策中來,對尚未實施的經(jīng)濟事項進行事前審計,對其他部門實施的具體管理行為進行有效的事中控制,減少管理過程中弊端的發(fā)生,減少不必要的損失,主動地為管理層決策服務。

 ?。ㄋ模﹦?chuàng)新計算機審計技術,大力開展聯(lián)網(wǎng)審計

  網(wǎng)絡經(jīng)營與網(wǎng)絡財會為開展聯(lián)網(wǎng)審計提供了前所未有的機遇。傳統(tǒng)的審計模式一般都是事后審計。ERP系統(tǒng)的應用及企業(yè)信息使用者對實時信息的迫切需求,使得企業(yè)能夠?qū)⒇攧請蟾姘l(fā)布時間縮至“零”天,真正體現(xiàn)高效性和及時性的實時在線連續(xù)審計應運而生。它可以實現(xiàn)審計工作的網(wǎng)絡化、數(shù)字化、智能化,能夠?qū)崿F(xiàn)動態(tài)、遠程的實時審計,幫助審計部門進行動態(tài)預審和預控,從而能及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題,達到控制審計風險的目的。利用審計軟件可以進行遠程取證、數(shù)據(jù)挖掘分析、結(jié)果判斷、更多地關注電子實時系統(tǒng)內(nèi)部控制活動的有效性。在取得在線審計的管理權(quán)限后,對網(wǎng)絡環(huán)境下的ERP系統(tǒng)實施動態(tài)、實時的信息采集,對數(shù)據(jù)庫信息進行模擬實驗和數(shù)據(jù)挖掘分析,尋找業(yè)務之間的內(nèi)在經(jīng)濟規(guī)律,并通過在線穿行測試了解交易流程,借助軟件系統(tǒng)的嵌入審計程序?qū)ο到y(tǒng)數(shù)據(jù)處理的一些敏感環(huán)節(jié)進行實時動態(tài)的監(jiān)控,并就有關項目和相關客戶數(shù)據(jù)庫發(fā)出電子詢證函,經(jīng)對方確認后實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的自動比較,根據(jù)審查結(jié)果編制電子工作底稿,縮短審計結(jié)論、審計報告的生成周期,實現(xiàn)了審計信息的實時追蹤,這樣可以快速、準確地發(fā)現(xiàn)問題,有效堵住漏洞,從源頭上防范事故隱患。

 ?。ㄎ澹┨岣邔徲嬋藛T的要求

  要切實做好ERP環(huán)境下內(nèi)部審計,必須提高內(nèi)部審計隊伍的整體素質(zhì),審計人員不能停留在已有的知識和經(jīng)驗上而固步自封、裹足不前。審計人員要注重知識的更新和知識面的擴展。內(nèi)部審計人員必須是既懂ERP系統(tǒng)知識、又懂內(nèi)部審計業(yè)務,能在ERP環(huán)境下獨立開展內(nèi)部審計業(yè)務的高素質(zhì)的復合型人才。審計人員不僅要有會計、審計、經(jīng)濟、管理、法律等方面的知識,而且要掌握計算機、網(wǎng)絡、信息系統(tǒng)、Intemet和電子商務等多方面的現(xiàn)代知識技能。審計人員要了解網(wǎng)絡經(jīng)營與網(wǎng)絡財會的特點和風險,掌握應有的控制及其審計方法,同時還要主動參與開發(fā)或協(xié)助開發(fā)各種審計軟件。隨著電算化會計信息系統(tǒng)開發(fā)技術的不斷提高和會計軟件的改版升級,審計人員必須在:工作中及時學習新知識、掌握新技能、研究新問題、創(chuàng)造新方法,不斷提高分析信息和利用信息的能力。由于ERP系統(tǒng)的高度集成和信息資源共享以及財會信息所具有的綜合性,進一步提高內(nèi)部審計人員分析與利用財務信息的能力,對于提升財務信息系統(tǒng)的決策支持能力具有重要意義。

  參考文獻:

  [1]張洪波、桑麗霞:《基~-ERP的企業(yè)審計研究》,《中國管理信息化》2005年7期。

  [2]索耶:《索耶內(nèi)部審計》,中國財政經(jīng)濟出~2005年版。

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