審計檔案裝訂中應(yīng)注意的幾個問題

來源: 審計署編輯： 2009/07/24 09:46:51　　字體：大小

　　審計檔案，是指審計機關(guān)在審計或者專項審計調(diào)查工作中直接形成的，具有保存價值的，以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其他介質(zhì)形式存在的歷史記錄，是審計經(jīng)驗、業(yè)績、責(zé)任等的積累。審計檔案對審計事業(yè)的傳承與發(fā)展具有借鑒意義，由于磁質(zhì)、光盤等有其特殊的保存方式，因此以下所說的檔案均指紙質(zhì)資料。

　　裝檔工作看似簡單，其實也有許多學(xué)問在里面，如何順利完成繁雜的歸檔工作且達到審計署6號令中關(guān)于審計檔案的質(zhì)量控制的要求呢？作為業(yè)務(wù)處的兼職檔案員，筆者通過幾次大型審計項目的裝檔實踐，總結(jié)出一些需要注意的問題以及應(yīng)對這些問題的技巧。

　　草色遙看近卻無查看各類資料完整性

　　審計結(jié)束，總有大量的各種各樣的審計資料，對此，兼職檔案員可能會感到無從下手，這時就需要咨詢專職檔案管理員，明確哪些資料需要裝檔以及裝檔的程序和步驟等等。

　　通常，專職檔案管理員會先幫助排列除審計底稿類資料之外的文件，比如審計報告、送達回證、被審計單位反饋意見及會議紀(jì)要等。單就審計報告來說，可能就有正式稿、征求意見稿、修改稿、復(fù)核稿不同的幾份，需要按照“正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后”的原則排序，與之相對應(yīng)的意見、說明等附后……第一、三單元的資料頁數(shù)一般不會太多，但是這些結(jié)論類、立項類的資料都是非常重要的依據(jù)，缺一不可。有些時間跨度比較大的資料，如被審計單位的整改情況等，就需要審計組及時溝通取得。

　　山重水復(fù)疑無路檢查審計證據(jù)資料

　　第一、三單元確定之后，第二單元的整理工作馬上開始了，這是最艱巨也是最煩瑣的任務(wù)。

　　一是檢查每一頁證據(jù)資料，看是否留有充分的裝訂線，可以粘貼小紙條，并保證每頁最終都為A4紙大小。檢查簽章情況，以個人名義提供的資料，一般在取得時就已經(jīng)請?zhí)峁┤撕炞至?，不存在后續(xù)的問題。以單位名義提供的，需要看是否都加蓋了提供單位的公章，如果有沒蓋章的，需要簡單分析一下原因：提供單位拒絕蓋章、個別遺漏或者其他原因，視具體情況，補章當(dāng)然是最好的解決方式，否則，審計人員應(yīng)當(dāng)注明沒有加蓋公章的原因。

　　二是請相關(guān)審計人員幫助確定每個底稿后附取證記錄及取證材料的順序，避免一時疏忽把資料放錯位置，并將冗余資料撤出。最關(guān)鍵的一步，要檢查底稿、記錄與日記的對應(yīng)關(guān)系，看內(nèi)容、日期是否一致，有無串位的情況；復(fù)核所附審計證據(jù)是否完整、是否能夠佐證審計取證記錄和工作底稿，必要時向法規(guī)處同事尋求幫助。

　　千呼萬喚始出來裝訂成卷

　　經(jīng)過上述步驟，所有資料都已經(jīng)齊全并且符合歸檔要求，這時就可以請專職檔案員幫助分卷了。每卷不能太薄但也不能太厚，以恰好能裝進檔案皮為宜，不塌不凸。編寫頁碼要用鉛筆，以便于修改；要標(biāo)記在材料的正面右上角、背面左上角，字體不能過大或者過小，過大影響美觀，過小則可能在掃描后的電子檔案中顯示不清晰。萬事俱備之后，就可以按照“牢固、整齊、美觀，不丟頁、不錯頁、不訂反、不損壞文件、不妨礙使用”的要求裝訂成冊了。細心在這時就變得非常重要了，它可以避免更改頁碼及拆卷等返工情況的發(fā)生。

　　審計歸檔不僅僅是檔案員的職責(zé)，質(zhì)量的高低與每個參加項目的審計人員息息相關(guān)，如果大家能進一步有意識的將審計檔案質(zhì)量管理關(guān)口前移，在整個審計過程中嚴格按照審計署6號令的規(guī)定收集審計資料，那將有效提高審計檔案質(zhì)量，并簡化裝訂過程。

責(zé)任編輯：阿郎

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