系統(tǒng)初始化工作在實施會計電算化的過程中是尤為關(guān)鍵的一環(huán)，是電算化系統(tǒng)有效實施的前提和保障。會計電算化系統(tǒng)初始化相當于手工賬下的建賬工作，是指企業(yè)在預備實施會計電算化系統(tǒng)時，對具體財務軟件投入使用前的初始設置。初始化工作涉及的內(nèi)容較廣泛復雜。各單位財務人員在實施過程中應了解會計電算化的特點，注意實施的關(guān)鍵點，避免一些常規(guī)錯誤，高質(zhì)量的完成系統(tǒng)初始化工作。

　　1．系統(tǒng)參數(shù)的設置

　　系統(tǒng)參數(shù)的設置即建立起符合本單位核算要求的賬套信息，如確定賬套名稱，記賬本位幣，記賬方法，企業(yè)核算類型，單位信息，會計期間，賬套結(jié)賬時間等。另外還要做好用戶管理工作，也就是操作員管理，包括操作員崗位設置，崗位分工，權(quán)限分配和口令設置。

　　2．會計科目設置

　　賬務系統(tǒng)中廣泛應用代碼，科目的設置主要是代碼的設置。建賬時要將收集到的會計科目加入賬務系統(tǒng)，建立賬務系統(tǒng)的會計科目體系。在電算化賬務系統(tǒng)中除了像手工賬務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數(shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設有固定的位數(shù)表示不同層次的會計科目。如第一段表示總賬科目，也就是一級會計科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。第四段表示四級會計科目。如果會計科目編碼級次為4-2-2-2則表示一級會計科目（總分類）會計科目編碼是四位的，在會計科目編碼級次為4-2-2-2的設置下，一級科目編碼為四位，二級、三級、四級各兩位。在此編碼級次下，某家電企業(yè)“庫存商品”會計科目編碼可以設置為“級次1，科目編碼1243，科目名稱-庫存商品”，“級次2，科目編碼124301，科目名稱-彩電”，“級次3，科目編碼12430101，科目名稱-液晶”，“級次4，科目編碼1243010101，科目名稱-32寸”。在設置會計科目時需要注意以下問題：

　　（1）科目設置要規(guī)范。在設定一級科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定，設立明細科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，應該按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的規(guī)范系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。要保證每一個代碼對應于一個會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認為是同名的會計科目。

　?。?）科目的設置要具有明晰性。在滿足管理要求和適應計算機處理的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高錄入憑證的速度。

　?。?）科目設置要有擴展性。一旦系統(tǒng)初始化完成，新增加科目就局限在一定的范圍內(nèi)進行，只有來年再建新賬時，才能得到修補。所以，在科目編碼時，至少要考慮到本會計年度內(nèi)科目編碼的擴展性，以免在以后的核算工作中出現(xiàn)科目無法增加的麻煩。

　　3．數(shù)據(jù)的設置

　　完成科目設置后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。賬務系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如賬務系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所準備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。嚴把數(shù)據(jù)錄入關(guān)，在機制賬中，記賬，匯總，試算平衡，對賬，編制報表等一系列工作會由計算機根據(jù)錄入的憑證和設置的公式完成。因此，數(shù)據(jù)錄入和審核是電算系統(tǒng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。建賬后要先錄入期初余額的發(fā)生額，經(jīng)試算平，確保各賬戶余額與手工余額相等后方可錄入憑證，憑證錄入時要特別注意明細科目，借貸方向，數(shù)量金額等，信息不得有誤，憑證錄入后要由專人負責審核。發(fā)現(xiàn)錯誤要督促制單人及時改正，只有審核無誤的憑證方可記賬。

　　在實際操作中大部分財務軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發(fā)生額，期初余額和各上級科目的年初余額、累計發(fā)生額、期初余額則由計算機自動匯總。如果設立了輔助核算項目，各輔助核算項目的年初余額和累計發(fā)生額也需在初始化時輸入。余額輸入完成后，計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無誤后，即可結(jié)束建賬，固化余額，避免以后對初始余額的錯誤修改。及時做好數(shù)據(jù)備份，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障丟失數(shù)據(jù)時可及時恢復，這是電算化中的一項重要工作。

　　4．憑證類型的設置

　　在手工賬方式下，會計人員可將記賬憑證分為收、付、轉(zhuǎn)憑證，來處理經(jīng)濟業(yè)務。也可根據(jù)單位的實際情況設定憑證類型，比如收支業(yè)務較多的單位，還可分為現(xiàn)收、現(xiàn)付、銀收、銀付和轉(zhuǎn)賬五類憑證。業(yè)務較少的單位，可以不進行憑證分類，只設置一種通用格式記賬憑證。記賬憑證分類不是一個必選項目，可以只用一種通用記賬憑證格式。省去必要麻煩，不會影響到記賬憑證的查詢和憑證的輸入速度。

　　5．報表初始化的設置

　　在商品化的財務軟件中通常都預置了通用的標準格式的會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他的一些報表如銷售業(yè)績表，股利分配表等，這些報表是無法預置的，需要重新設定。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類數(shù)據(jù)，一類是固定的表項目；另一類是變動的數(shù)值性數(shù)據(jù)。數(shù)值性數(shù)據(jù)須設置取數(shù)公式，從賬簿、其他報表中取來，隨賬簿中的數(shù)據(jù)變化而變化。定義完報表以后還應該注意報表的校驗公式的定義，校驗報表內(nèi)部、報表之間的勾稽關(guān)系，避免出現(xiàn)錯誤。