山東新華制藥股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱新華制藥）自2007年1月開始ERP二期項(xiàng)目中的成本模塊實(shí)施，經(jīng)過系統(tǒng)調(diào)研、系統(tǒng)培訓(xùn)、系統(tǒng)定義、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換、系統(tǒng)上線維護(hù)6個(gè)階段，至2008年9月完成預(yù)定目標(biāo)，項(xiàng)目進(jìn)入正常運(yùn)行維護(hù)階段。通過二期項(xiàng)目的實(shí)施，新華制藥將信息化管理深入到車間現(xiàn)場(chǎng)，能夠進(jìn)行原料、產(chǎn)品的批次追蹤查詢、產(chǎn)品成本查詢，完善了原料藥生產(chǎn)成本管理考核體系，并與物流、檢驗(yàn)、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)無縫集成，形成了完整的ERP應(yīng)用模式，覆蓋了產(chǎn)品銷售訂單、需求預(yù)測(cè)、產(chǎn)品銷售、產(chǎn)品生產(chǎn)、原材料采購(gòu)、成本核算等企業(yè)管理的全過程。但同其他企業(yè)一樣，新華制藥ERP的實(shí)施也不是一帆風(fēng)順的。

    一、實(shí)施難點(diǎn)和解決途徑

    （一）人為因素導(dǎo)致錯(cuò)誤百出

    成本模塊上線之后的前幾個(gè)月的成本計(jì)算出現(xiàn)了大量的錯(cuò)誤，有的成本翻了一倍還多，主要原因有：一是人員操作上存在問題。主要表現(xiàn)在初始化數(shù)據(jù)不正確、公司倉(cāng)庫(kù)物料調(diào)撥不及時(shí)、車間人員數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等。例如領(lǐng)用包裝材料，系統(tǒng)要求按明細(xì)規(guī)格領(lǐng)用，而實(shí)際操作中卻未按規(guī)格領(lǐng)料，造成各明細(xì)規(guī)格產(chǎn)品之間包裝成本相差很大。另外，還存在隨意修改數(shù)據(jù)的情況，由于成本計(jì)算時(shí)間較長(zhǎng)，如果修改數(shù)據(jù)不通知財(cái)務(wù)，必然會(huì)導(dǎo)致結(jié)果錯(cuò)誤。二是系統(tǒng)設(shè)置問題。主要是根據(jù)公司實(shí)際情況后期開發(fā)的報(bào)表存在疏漏。三是準(zhǔn)備工作不夠充分。雖然系統(tǒng)上線經(jīng)過了長(zhǎng)時(shí)間的測(cè)試，但由于僅做了流程測(cè)試，導(dǎo)致正式使用成本模塊時(shí)，許多操作人員數(shù)據(jù)錄入不夠認(rèn)真，意識(shí)還停留在手工階段，操作隨意性很大。

    由此可以看出，人員素質(zhì)是影響系統(tǒng)能否正常運(yùn)行的關(guān)鍵因素。操作人員能否嚴(yán)格按照要求進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和相關(guān)業(yè)務(wù)操作直接影響最終計(jì)算結(jié)果。加之系統(tǒng)涉及部門較多，只有部門間緊密配合，才能提高效率和準(zhǔn)確性。針對(duì)此情況公司采取了以下措施：

    1.對(duì)操作人員、系統(tǒng)使用人員進(jìn)行分批、多次培訓(xùn)。培訓(xùn)交流工作貫穿了系統(tǒng)實(shí)施上線的整個(gè)過程，參與人員包括了相關(guān)崗位的各級(jí)應(yīng)用人員和管理人員，以讓大家充分掌握業(yè)務(wù)操作方法。

    2.建立例會(huì)制度。由計(jì)算機(jī)中心牽頭，每周二上午召開例會(huì)，總結(jié)通報(bào)上周情況，并對(duì)本周工作作出安排。通過例會(huì)，大家共同討論問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，互相交流，以避免同類錯(cuò)誤在不同車間多次出現(xiàn)。同時(shí)，通過例會(huì)討論對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行提出了不少意見，使系統(tǒng)相關(guān)設(shè)置更加合理、完善。

    3.由車間、財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)中心共同制定系統(tǒng)操作規(guī)程，對(duì)各類業(yè)務(wù)事項(xiàng)做出明確規(guī)定，所有系統(tǒng)操作人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)并嚴(yán)格遵守。通過規(guī)范化要求，大大減少了操作的隨意性，使得計(jì)算結(jié)果更加真實(shí)、可靠。

    4.建立考核制度。為了提高大家的認(rèn)知意識(shí)，公司對(duì)規(guī)程操作人員實(shí)行經(jīng)濟(jì)考核，這使得一部分思想意識(shí)薄弱的人員增強(qiáng)了責(zé)任心，杜絕人為原因造成的錯(cuò)誤出現(xiàn)。

    5.建立一整套檢查方案，從數(shù)據(jù)錄入、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置、倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)、費(fèi)用分配、簡(jiǎn)單成本分析等幾個(gè)方面嚴(yán)格檢查，并制定修改數(shù)據(jù)必上報(bào)制度，多方面下手，力求杜絕錯(cuò)誤出現(xiàn)。

    6.在使用系統(tǒng)計(jì)算成本的同時(shí)，根據(jù)系統(tǒng)計(jì)算的原理，同時(shí)手工再計(jì)算一遍成本。將兩種方法計(jì)算的結(jié)果進(jìn)行比較，核對(duì)系統(tǒng)計(jì)算的正確性。經(jīng)過8個(gè)月的并行計(jì)算，確定系統(tǒng)計(jì)算無誤后，才放棄手工計(jì)算。

    （二）二次開發(fā)工作量巨大

    由于系統(tǒng)的局限性和新華制藥生產(chǎn)情況的復(fù)雜性，系統(tǒng)并不能完全適合新華制藥的實(shí)際需求。因此，根據(jù)新華制藥的實(shí)際情況，公司對(duì)系統(tǒng)處理流程做了很多修正。

    1.車間之間的物料領(lǐng)用。例如207車間生產(chǎn)的醋酐產(chǎn)品在外售的同時(shí)，207車間生產(chǎn)的其他產(chǎn)品和其他車間也要使用醋酐產(chǎn)品。由于207車間沒有足夠的地方儲(chǔ)存，必須先交公司庫(kù)再領(lǐng)回使用。領(lǐng)用醋酐產(chǎn)品出庫(kù)時(shí)須計(jì)算產(chǎn)品成本，而出庫(kù)成本需根據(jù)期初、期末和本期交庫(kù)成本加權(quán)平均計(jì)算，這就導(dǎo)致在計(jì)算產(chǎn)品入庫(kù)成本之前需先計(jì)算產(chǎn)品出庫(kù)成本，而沒有產(chǎn)品入庫(kù)成本又無法計(jì)算產(chǎn)品出庫(kù)成本。對(duì)此情況，公司提出，領(lǐng)用醋酐產(chǎn)品時(shí)調(diào)撥單據(jù)做上“調(diào)撥”標(biāo)記，以與其他調(diào)撥單區(qū)分，同時(shí)設(shè)置該類調(diào)撥單在審核后自動(dòng)加上“記賬”標(biāo)記，從而禁止該類調(diào)撥單參與產(chǎn)品出庫(kù)核算，此類調(diào)撥單上物料單價(jià)取上期期末平均單價(jià)，如無結(jié)存則取累計(jì)平均單價(jià)，從而杜絕了死循環(huán)的出現(xiàn)。

    2.應(yīng)客戶要求和GMP（國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局藥品認(rèn)證）管理要求，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)成品返工生產(chǎn)情況。產(chǎn)成品返工生產(chǎn)需單獨(dú)統(tǒng)計(jì)，同時(shí)系統(tǒng)要求交庫(kù)產(chǎn)品不能領(lǐng)用自身，但如在同一月內(nèi)同時(shí)出現(xiàn)A產(chǎn)品交庫(kù)和A產(chǎn)品返工情況時(shí)，必然會(huì)出現(xiàn)A產(chǎn)品領(lǐng)用A產(chǎn)品的結(jié)果，而此類事項(xiàng)系統(tǒng)也判斷為死循環(huán)。對(duì)此公司采取和上一種情況一樣的處理方法，在調(diào)撥單據(jù)上加“返工”標(biāo)記，并在車間設(shè)置退貨倉(cāng)庫(kù)。返工的產(chǎn)品調(diào)撥到車間退貨倉(cāng)庫(kù)，并在退貨倉(cāng)庫(kù)內(nèi)做虛擬出入庫(kù)。例如A產(chǎn)品，其主要生產(chǎn)原料為a，出庫(kù)時(shí)產(chǎn)品為A，數(shù)量為實(shí)際退庫(kù)數(shù)量，入庫(kù)時(shí)產(chǎn)品為a，數(shù)量根據(jù)實(shí)際損耗情況填寫，但要求金額必須保持一致，然后再領(lǐng)用a交庫(kù)。這樣既可以杜絕死循環(huán)的出現(xiàn)，又可以反映返工的損耗，方便查詢，同時(shí)還便于統(tǒng)計(jì)返工的數(shù)量。

    3.要求軟件公司提供權(quán)限管理功能。由于成本模塊涉及人員較廣，信息透明度較高，而原系統(tǒng)功能中并不包括相關(guān)的權(quán)限控制，這就導(dǎo)致非本車間（部門）人員可以隨意瀏覽本車間（部門）相關(guān)的數(shù)據(jù)、報(bào)表、BOM單等，造成機(jī)密數(shù)據(jù)泄露。針對(duì)這種情況，根據(jù)公司的要求，軟件公司開發(fā)了權(quán)限保護(hù)程序，除相關(guān)管理人員和公司領(lǐng)導(dǎo)可全部授權(quán)外，對(duì)其余人員的權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格限制，做到車間（部門）之間不能相互瀏覽數(shù)據(jù)，車間（部門）內(nèi)不同崗位（專業(yè)）不能相互瀏覽數(shù)據(jù)，從而保證了公司數(shù)據(jù)的安全性。

    4.廢料回收套用成本計(jì)算也是難點(diǎn)，因?yàn)樵诮粠?kù)產(chǎn)品中是不包括廢料的，所以在計(jì)算成本時(shí)廢料在系統(tǒng)之外，這就形成了有實(shí)物無價(jià)值的情況，會(huì)造成交庫(kù)產(chǎn)品成本虛高，而系統(tǒng)又無法計(jì)算廢料的實(shí)際成本。為解決這個(gè)問題，公司在每一種產(chǎn)品的用料配方中都加上了廢料回收一項(xiàng)，并對(duì)每一種廢料編制了計(jì)劃價(jià)格，讓程序員給開了數(shù)量錄入通道，可以通過手工輸入廢料量，量是負(fù)數(shù)（原來程序是不允許輸入負(fù)數(shù)量的）。這樣在計(jì)算產(chǎn)品成本時(shí)，廢料會(huì)作為負(fù)數(shù)沖減交庫(kù)產(chǎn)品成本，同時(shí)廢料也以計(jì)劃價(jià)格作為結(jié)轉(zhuǎn)廢料銷售成本或繼續(xù)參與產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)價(jià)值確認(rèn)的依據(jù)。

    5.根據(jù)新華制藥管理經(jīng)驗(yàn)，二次開發(fā)相關(guān)報(bào)表。原系統(tǒng)中包含的報(bào)表種類較少，例如系統(tǒng)自帶的物料收發(fā)報(bào)表只能提供計(jì)劃金額，無法提供實(shí)際金額，這對(duì)財(cái)務(wù)工作來講無疑是一個(gè)很大的缺陷。對(duì)此，公司和軟件公司開發(fā)人員共同開發(fā)了可反映實(shí)際金額和計(jì)劃金額的物料收發(fā)明細(xì)表、原料消耗明細(xì)表、單位成本明細(xì)表、原料節(jié)約報(bào)表、產(chǎn)品成本報(bào)表、多月成本比較表等，滿足了管理工作的需求。

    二、實(shí)施效果

    醫(yī)藥、化工企業(yè)實(shí)施ERP，生產(chǎn)管理、成本管理是難點(diǎn)。其中BOM（產(chǎn)品配方）的配置、聯(lián)副產(chǎn)品成本的計(jì)算、回收品管理、多計(jì)量單位的轉(zhuǎn)換、成本核算的特殊性又是難點(diǎn)中的難點(diǎn)。在新華制藥成本模塊實(shí)施過程中，各方實(shí)施人員多次討論、測(cè)試、調(diào)整，最終開辟出一條適用于新華制藥的應(yīng)用模式，取得了預(yù)期的成果。

    1.生產(chǎn)、成本系統(tǒng)上線后，可以有效降低人工統(tǒng)計(jì)的差錯(cuò)，提高準(zhǔn)確率，進(jìn)而控制人為錯(cuò)誤的繼續(xù)擴(kuò)大。ERP成本模塊運(yùn)行后，可以隨時(shí)進(jìn)行車間內(nèi)部的賬物核對(duì)。因系統(tǒng)賬務(wù)的公開透明，促使車間對(duì)物料的管理比以前更加認(rèn)真、細(xì)致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋、查找原因并及時(shí)改正，工作責(zé)任心明顯提高。這正符合GMP的“將人為錯(cuò)誤縮減到最低限度”、“最大限度保證藥品質(zhì)量”等要求。

    2.通過查看每個(gè)產(chǎn)品的投料情況，可以分析出工人是否按SOP（工藝操作規(guī)程）、BPR（生產(chǎn)批記錄）要求規(guī)范操作，以及原輔料使用情況是否到位、產(chǎn)品質(zhì)量與原輔料的節(jié)約情況等。通過查詢批次入庫(kù)產(chǎn)品領(lǐng)料明細(xì)，可清楚地看到單批的投料情況及單批成本。通過單批的投料對(duì)應(yīng)其產(chǎn)品質(zhì)量，可改進(jìn)工藝參數(shù)，使工藝規(guī)程更完善，產(chǎn)品質(zhì)量更穩(wěn)定。同時(shí)，使監(jiān)督管理工作更加細(xì)致、有據(jù)可查、有路可循。

    3.使用系統(tǒng)提供的實(shí)際成本計(jì)算方法，材料成本的計(jì)算更加符合生產(chǎn)的實(shí)際情況，這樣不僅能夠真實(shí)地核算成本，為企業(yè)決策提供依據(jù)，還能及時(shí)反映出企業(yè)生產(chǎn)過程中存在的問題，便于企業(yè)改進(jìn)生產(chǎn)管理。

    4.系統(tǒng)可以提供對(duì)單個(gè)或多個(gè)物料的動(dòng)態(tài)庫(kù)存查詢功能。通過對(duì)物料的現(xiàn)有庫(kù)存、安全庫(kù)存、預(yù)計(jì)入庫(kù)量、已分配量進(jìn)行運(yùn)算，得到任何時(shí)間段內(nèi)的預(yù)計(jì)可用庫(kù)存情況，可隨時(shí)掌握物料的庫(kù)存狀況，輔助供應(yīng)、銷售、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)等部門進(jìn)行管理決策。

    5.結(jié)合新華制藥多年原料藥生產(chǎn)成本管理經(jīng)驗(yàn)開發(fā)的一系列成本考核報(bào)表，能夠多維度、強(qiáng)精度考核產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，有利于將成本管理納入到考核指標(biāo)體系，運(yùn)用管理會(huì)計(jì)的基本原理，以分部門核算的方法建立一套包括成本、收入、費(fèi)用的考核指標(biāo)?？杉皶r(shí)有效地反映各部門的收支情況，不僅便于領(lǐng)導(dǎo)的跟進(jìn)、查究，更重要的是建立和強(qiáng)化了部門的成本約束意識(shí)和收入對(duì)比意識(shí)。