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計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制研究

來(lái)源: 惠改萍 編輯: 2010/09/16 10:58:19  字體:

  【摘要】電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制,就其基本原理來(lái)說(shuō),與手工會(huì)計(jì)并沒(méi)有根本上的區(qū)別,都是為了貫徹執(zhí)行在保護(hù)資產(chǎn)安全、檢查會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性和可靠性,提高管理效率,促進(jìn)遵守財(cái)政法規(guī)、財(cái)經(jīng)紀(jì)律及各種管理政策等方面所制定的組織機(jī)構(gòu)方案和采取的方法措施,但是達(dá)到內(nèi)部控制目標(biāo)的過(guò)程,卻極大地受到數(shù)據(jù)處理方式的影響。電子計(jì)算機(jī)的使用進(jìn)入會(huì)計(jì)領(lǐng)域后,改變了數(shù)據(jù)的處理方式,從而使內(nèi)部控制的方法也發(fā)生了很大的變化。

  一、在明確職責(zé)分工,理順工作崗位,嚴(yán)格權(quán)限控制方面

  明確劃分會(huì)計(jì)人員的職責(zé),是內(nèi)部控制制度的基礎(chǔ)。根據(jù)財(cái)政部的規(guī)定,會(huì)計(jì)崗位應(yīng)劃分為會(huì)計(jì)主管、會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)稽查、出納、會(huì)計(jì)檔案管理等,在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,財(cái)會(huì)部門(mén)形成了一個(gè)相互制約、相互監(jiān)督的內(nèi)部牽制網(wǎng)烙,因而很少出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊現(xiàn)象,即使偶爾出現(xiàn)問(wèn)題,也能及時(shí)得到糾正。手工環(huán)境下的這種職能分工起到了很好的內(nèi)部控制作用。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)工作按照電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的功能重新進(jìn)行組織,其全部處理過(guò)程均由計(jì)算機(jī)來(lái)完成,只是由哪些人去完成哪一階段工作而有所不同。因此會(huì)計(jì)工作崗位在會(huì)計(jì)電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整,即電算化會(huì)計(jì)崗位在會(huì)計(jì)電算化后也應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整,即電算化會(huì)計(jì)崗位應(yīng)包括電算化系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護(hù)、收據(jù)審核、系統(tǒng)操作、出納、會(huì)計(jì)檔案管理等,崗位的設(shè)定可結(jié)合本單位所使用的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和模塊功能相應(yīng)設(shè)置,崗位確定后,要明確各崗位的職責(zé)范圍,建立電算化會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制,切實(shí)做到事事有人管,人人有專(zhuān)責(zé),辦事有要求,工作有檢查。在會(huì)計(jì)電算化工作崗位時(shí),還應(yīng)該根據(jù)職責(zé)分離的原則分配崗位,如憑證輸入與審核不能由同一個(gè)人進(jìn)行操作,出納人員除出納崗位外不允許進(jìn)行其他操作等。

  在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,由于計(jì)算機(jī)的介入,原來(lái)人與人之間的有形聯(lián)系部分轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的聯(lián)系,計(jì)算機(jī)是由人控制的,它無(wú)法自動(dòng)識(shí)別各個(gè)操作人身份,也不知道操作人員所進(jìn)行的操作是否具備相應(yīng)的權(quán)限。因此,為了確保系統(tǒng)安全、有效的運(yùn)行,防止合計(jì)信息被盜、被篡改、必須建立權(quán)限管理制度。權(quán)限要有監(jiān)控機(jī)制,除電算化管理員外,其他崗位人員不得直接開(kāi)機(jī)調(diào)出文件進(jìn)行操作,不得隨意刪除數(shù)據(jù)、原程序和庫(kù)結(jié)構(gòu),電算化系統(tǒng)管理員有權(quán)設(shè)置每個(gè)人的操作權(quán)限,有權(quán)監(jiān)控每個(gè)人的操作內(nèi)容等。各人的操作權(quán)限規(guī)定以后,一般應(yīng)設(shè)置三層秘碼:第一層是用戶開(kāi)機(jī)秘碼,第二層是進(jìn)入核算密碼;第三層是用戶個(gè)人操作權(quán)限密碼,有必要時(shí)還可以設(shè)置屏幕保護(hù)密碼,所有這些密碼還要定期進(jìn)行更換,目的是防止財(cái)務(wù)機(jī)密外瀉和蓄意使用計(jì)算機(jī)做案。

  二、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程的控制方面

  手工環(huán)境下的業(yè)務(wù)處理流程也是在內(nèi)部牽制網(wǎng)中進(jìn)行的,會(huì)計(jì)憑證、帳薄、報(bào)表之間按照一定的程序分別由不同的人記錄和編制,任何一道手續(xù)的處理,都意味著對(duì)前幾道手續(xù)的審查和復(fù)核,以便把差錯(cuò)消滅在業(yè)務(wù)處理結(jié)束之前。各個(gè)崗位的會(huì)計(jì)人員還可隨時(shí)通過(guò)審查憑證、帳簿和報(bào)表,發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題,及時(shí)防范和糾正,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的控制。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,原始收據(jù)輸入以后,剩下的大部分業(yè)務(wù)處理流程都是由計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。這樣,一部分在手工會(huì)計(jì)中由多人、經(jīng)多道手續(xù)完成的業(yè)務(wù),變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)統(tǒng)一快速完成,削弱了業(yè)務(wù)處理過(guò)程的審查復(fù)核機(jī)制。由于在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中,明細(xì)帳、總帳及報(bào)表同出一轍,如果原是數(shù)據(jù)輸入有錯(cuò)誤,那么三者必須同時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤,而且錯(cuò)誤的金額也一定相等,所以不可能利用平衡原理去發(fā)現(xiàn)和查找錯(cuò)弊,因此收據(jù)的采集和輸入就顯得至關(guān)重要。為確保系統(tǒng)提供會(huì)計(jì)信息的正確、可靠,所有的原始憑證都要有操作人員和財(cái)務(wù)人員主管人員共同鑒章以后才能錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。其中重要的是會(huì)計(jì)科目代碼,編制會(huì)計(jì)憑證中的會(huì)計(jì)科目是以代碼的形式錄入的,因此會(huì)計(jì)科目代碼是計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)的前提,在編制代碼時(shí)要注意他的唯一性、有效性和可擴(kuò)展性,一旦科目代碼發(fā)生錯(cuò)誤,則形成的所有信息自然也是錯(cuò)誤的,由于數(shù)據(jù)記錄有不可見(jiàn)性,數(shù)據(jù)修改也不留痕跡,所以要嚴(yán)格接接觸控制,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)行操作,要嚴(yán)格密碼權(quán)限管理,設(shè)置必要的稽核檢查,還要建立工作日志,詳細(xì)記錄憑證傳送的手續(xù)和時(shí)間、憑證編制日期、操作人員等,防止已編制會(huì)計(jì)憑證丟失或插入未經(jīng)授權(quán)隨意改動(dòng)有關(guān)數(shù)據(jù)等現(xiàn)象的發(fā)生。

  三、數(shù)據(jù)存在形式的控制方面

  在手工會(huì)計(jì)中,信息主要是保存在記帳憑證、帳簿、報(bào)表等紙張上,由于這種介質(zhì)可以簽字、蓋章使信息實(shí)體證據(jù)化,有利于劃清責(zé)任,并且也不容易被無(wú)意損壞。但是在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中,數(shù)據(jù)輸出的信息主要保存在磁帶、磁盤(pán)和磁性介質(zhì)上或光盤(pán)上,這種介質(zhì)可以被重復(fù)被利用,容易造成無(wú)意丟失,況且記錄在磁性介質(zhì)上的信息對(duì)人來(lái)說(shuō)是看不見(jiàn)的,很容易被篡改或刪除?;蛘哂捎谡`操作等原因使文件丟失,因此要實(shí)行備份制度,對(duì)數(shù)據(jù)文件要進(jìn)行日備份、月雙備份,年度要刻錄在光盤(pán)上,每月的備份資料要分開(kāi)地點(diǎn)存放,同時(shí)定期進(jìn)行復(fù)制,防止磁性介質(zhì)丟失。所以會(huì)計(jì)電算化形成的會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表等除備份到磁盤(pán)、光盤(pán)上外,還應(yīng)定期打印成書(shū)面形式保存,并由各負(fù)責(zé)人簽名并蓋章。備份及打印輸出的各種會(huì)計(jì)資料,應(yīng)按財(cái)政部規(guī)定的檔案管理辦法由專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理、立卷、歸檔、同時(shí)做好防磁、防潮、防火、防塵、防盜等工作,查閱或者借閱會(huì)計(jì)檔案要按規(guī)定進(jìn)行登記,移交、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案要按規(guī)定辦理手續(xù),保證各種檔案的安全與保密,保證各種檔案的安全和保密,保證各種檔案得到合理、有效的利用。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)人員要加強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感,對(duì)于打印輸出的會(huì)計(jì)材料要認(rèn)真的檢查和核對(duì),不僅可以掌握大量的會(huì)計(jì)信息,還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤并進(jìn)行糾正。

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