【摘要】文章結(jié)合工作實際，論述了企業(yè)實行會計電算化的準備工作，強調(diào)企業(yè)在實施會計電算化過程中應(yīng)注意的若干問題，提出企業(yè)要關(guān)注會計電算化的未來發(fā)展方向。

　　【關(guān)鍵詞】企業(yè)；會計電算化；思考

　　會計電算化的簡稱就是指電子計算機在會計工作中的應(yīng)用。會計電算化是會計工作的發(fā)展方向，也是促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化、提高企業(yè)經(jīng)濟效益的重要手段和有效措施。當前，很多大中型企業(yè)已經(jīng)實行了會計電算化，經(jīng)過工作實踐，使得企業(yè)在會計核算效率等方面有了很大的提高，并在運行會計電算化的基礎(chǔ)上，逐步向會計管理電算化和會計決策電算化發(fā)展。還有很多企業(yè)也正在試行會計電算化軟件。我所在單位已實行會計電算化多年，積累了一些經(jīng)驗，也有工作中的教訓(xùn)，通過會計電算化工作實踐，我認為在企業(yè)推行會計電算化過程中，應(yīng)注意以下幾方面的問題。

　　一、會計人員應(yīng)有所準備，掌握一定的計算機基礎(chǔ)知識和必要的基本操作技能

　　工欲善其事，必先利其器。要使用現(xiàn)代化的計算機技術(shù)開展工作，需要會計從業(yè)人員具備一定的計算機基礎(chǔ)理論知識和基本的操作技能。在大中型企業(yè)中，一般管理崗位的員工都通過了計算機應(yīng)用能力方面的培訓(xùn)考核，作為會計從業(yè)人員，最好能夠達到財政局認可的會計電算化中級水平，只有這樣，才能從容面對會計電算化的一系列問題。會計電算化中級考試中就包括了有關(guān)計算機操作系統(tǒng)的熟練使用、一般辦公軟件的應(yīng)用、財務(wù)軟件的實際運用等知識，尤其是微軟辦公軟件中的EXCEL內(nèi)容對會計工作幫助很大，很多日常會計核算中的輔助工作以及財務(wù)數(shù)據(jù)分析等方面都要用到。作為會計電算化的實施者，還要懂得一些基本的計算機硬件的維護、保養(yǎng)等知識，避免遇到很小的問題就不知所措，頻繁聯(lián)系系統(tǒng)管理員和維修工程師，影響日常工作。會計人員具備了一定的計算機基礎(chǔ)知識，掌握了基本的操作技能，才能更順利地開展會計電算化工作,并能夠逐步地利用計算機技術(shù)開展財務(wù)數(shù)據(jù)分析，從而方便快捷的提供會計信息。

　　二、軟件開發(fā)人員與會計人員應(yīng)充分溝通，優(yōu)勢互補

　　企業(yè)的會計人員對本單位的業(yè)務(wù)情況、會計核算、財務(wù)管理工作比較熟悉，對本企業(yè)實施會計電算化所要達到的效能和目的比較清晰，只是由于不同專業(yè)領(lǐng)域的局限，不了解解決問題的途徑，更不清楚會計核算軟件通過何種途徑來解決本單位的具體問題。軟件開發(fā)人員對于計算機程序、自己開發(fā)的專業(yè)軟件所具備的功能了如指掌，而對要運用該軟件的具體單位的具體業(yè)務(wù)并不熟悉，軟件本身具備的功能未必適合使用單位，使用單位也未必具備運行該專業(yè)軟件的客觀條件。因此，在決定使用商品軟件或使用針對本單位開發(fā)的財務(wù)會計軟件時，軟件管理人員或開發(fā)人員與單位的實際需求人員應(yīng)進行廣泛的溝通和協(xié)商，要針對行業(yè)特點和單位實際業(yè)務(wù)、具體的會計核算要求、財務(wù)管理的需要反復(fù)討論，明確陳述，交換意見，避免日后使用上的不便以及造成軟件頻繁的修改，確保企業(yè)會計電算化工作的正常進行。在實際工作中，企業(yè)應(yīng)用的會計電算化軟件也是在不斷更新、完善的，因為企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)、會計核算方法以及財務(wù)管理要求都會發(fā)生變化。軟件管理人員或開發(fā)人員應(yīng)根據(jù)使用單位的意見和發(fā)展狀況，在滿足會計工作的需求過程中，不斷增刪具體的功能，拓展進一步發(fā)展的空間，以便更好地發(fā)揮出軟件的優(yōu)勢，更好地服務(wù)于企業(yè)。

　　三、 會計電算化的初始化工作要做好

　　無論是通用的商品軟件還是針對本單位定點開發(fā)的，亦或是通用與定點開發(fā)相結(jié)合的會計軟件，都具備處理數(shù)字信息快捷、準確的特點，這也是計算機技術(shù)的優(yōu)勢所在。企業(yè)實行會計電算化，在建賬之初，會計人員應(yīng)遵循財務(wù)會計制度的要求，選擇好適合本企業(yè)的會計核算方法及核算體系。尤其是會計科目設(shè)置方面，除了要按照企業(yè)會計制度中規(guī)定的會計科目名稱和代碼設(shè)置一級總賬科目外，還要根據(jù)本單位的實際業(yè)務(wù)，設(shè)置二級科目甚至三級、四級科目，做到名稱簡潔，編碼遵循軟件要求，盡可能在初始階段考慮周全，因為建賬以后，有了數(shù)據(jù)的科目將不能再修改名稱和編碼。我單位基于ORACL數(shù)據(jù)庫開發(fā)的財務(wù)管理系統(tǒng)，會計操作人員對于“建立帳簿”功能只能進行一次，而且科目設(shè)置后，一經(jīng)使用將不能修改，除非未曾使用過的，也就是沒有數(shù)據(jù)的。在會計電算化的實際應(yīng)用過程中，應(yīng)充分利用會計軟件的功能，如新的會計科目代碼很長，一級總賬科目即有四位編碼，每增加一級又增加兩位編碼，不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能，可以將常用的會計科目用簡便易記的數(shù)字代替，這樣就能加快會計憑證的錄入速度，對提高日常會計核算業(yè)務(wù)的工作效率有很大幫助。

　　四、 會計電算化后的財務(wù)安全問題要重視

　?。ㄒ唬﹥?nèi)部控制制度要完善

　　內(nèi)部控制制度是保證會計信息真實和完整的重要手段。依據(jù)國家有關(guān)財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定，國有大中型企業(yè)在手工會計核算時，就已建立了一整套的內(nèi)部會計控制制度。實行會計電算化后，由于傳統(tǒng)的手工核算由計算機核算代替，各會計崗位都是在計算機上完成日常的會計憑證制作、審核、匯總、打印等工作。為保障會計電算化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，保證會計信息的準確性和會計賬簿的延續(xù)性，單位必須要有相應(yīng)的內(nèi)部控制措施。因各會計崗位同時又是電算化會計崗位，只是增加了電算化系統(tǒng)維護崗位（保證計算機軟件、硬件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)，不實際操作會計數(shù)據(jù)），企業(yè)原有的內(nèi)部會計管理體系以及會計人員崗位責任制、帳務(wù)處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、稽核制度都需要進行修訂。

　　按照財政部《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范》的要求，建立內(nèi)部會計管理制度應(yīng)遵循的原則包括：符合國家法律法規(guī)規(guī)定和單位內(nèi)部實際情況；全面性、廣泛性、適應(yīng)性原則；內(nèi)部牽制原則；不相容崗位分離原則。

　　我單位在實施會計電算化之初，即按照財政部頒布的《會計電算化工作規(guī)范》要求，建立了嚴格的管理制度。包括：

　　1.會計電算化崗位責任制：對出納人員、憑證編制人員（軟件操作員）、審核記帳人員、電算維護人員、電算主管、數(shù)據(jù)分析員的工作職責進行了明確。

　　2.會計電算化操作管理制度：明確了計算機的操作程序、授權(quán)、更換口令、對外提供數(shù)據(jù)、日常備份、操作規(guī)程等。

　　3.軟件、硬件和數(shù)據(jù)管理制度：對財務(wù)系統(tǒng)所用計算機設(shè)備的維護、保養(yǎng)、使用環(huán)境、會計數(shù)據(jù)的安全保密、存儲、軟件修改、故障排除、運行日志等做了具體規(guī)定。

　　4.電算化會計檔案管理制度：對會計檔案包含的內(nèi)容、歸檔程序、查閱手續(xù)、期滿銷毀等做出詳細規(guī)定。

　　5.會計電算化內(nèi)部控制制度：按照不相容崗位分離的原則，明確實行電算化后的業(yè)務(wù)流程，規(guī)定軟件操作的權(quán)限管理，禁止出納人員上機操作，會計人員調(diào)離崗位應(yīng)做好交接手續(xù)等。

　　（二）針對計算機病毒的安全防范措施要到位

　　目前, 計算機病毒很猖獗，其中有借以炫耀自己技術(shù)的病毒制作者，更多是受利益驅(qū)動的病毒制造者，不管出于何種目的，都會對計算機系統(tǒng)的安全造成極大的危害,從而造成巨大的損失。據(jù)報載，前不久傳播廣泛的“熊貓燒香”病毒，在短短三、四個月之間就已造成全國上千萬個人和企業(yè)用戶“中毒”，初步統(tǒng)計的直接和間接經(jīng)濟損失高達1億元以上。企業(yè)會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞，也將造成極大的損失。雖然現(xiàn)在一般企業(yè)的計算機系統(tǒng)都安裝了各種不同的防毒殺毒軟件，但計算機病毒更新變異很快，常常讓人防不勝防， 因此除了及時更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻，定期檢測、清除病毒外，還可以使會計電算化系統(tǒng)在本單位局域網(wǎng)內(nèi)運行，不并入互聯(lián)網(wǎng)，這也是防范電腦病毒的一種方法。與此同時，要加強對外來存儲盤的檢測，不亂拷貝存儲盤，不使用未經(jīng)檢測的存儲盤。在實際工作中，注意提高會計操作人員對計算機病毒的防范意識，提高計算機使用的安全意識，也是保證會計電算化安全運行的有力措施。做好日常會計數(shù)據(jù)備份，并且雙備份，方可確保萬無一失。

　　五、 做好會計電算化后的會計檔案管理

　　會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和財務(wù)分析資料等專業(yè)數(shù)據(jù)。按照《會計檔案管理辦法》的要求，單位每年形成的會計檔案，由財務(wù)部門裝訂成冊，整理立卷，在年度終了后，編造清冊，移交檔案部門保管。財務(wù)部門一般只保留一年的會計檔案，從我單位的實際情況看，實行會計電算化后，由激光打印機打印的會計憑證、會計賬簿及會計報表等會計資料，字跡清晰，保存期長，與手工核算時形成的會計檔案一樣，因此可以作為正式的會計檔案歸檔保存。對于存儲會計數(shù)據(jù)的介質(zhì)如磁盤、U盤、移動硬盤、光盤，往往需要防潮、防磁、防塵等，而一般企業(yè)單位的檔案部門并不具備保存這些介質(zhì)檔案所需要的條件。目前存儲介質(zhì)的質(zhì)量問題也不能確保其中數(shù)據(jù)的安全，即使工作中已進行了雙備份并分別兩處保管，也不能保證存儲的會計數(shù)據(jù)的長期安全，因此不適宜作為長期的會計檔案保存。會計人員或其他需求人員在查詢會計檔案時，還是習(xí)慣于書面資料明了清晰。鑒于此我們每日打印資金盤存表、科目匯總表，每月打印銀行日記賬、往來賬簿, 不定期打印需要的會計賬簿。盡量不使用軟盤而使用移動硬盤等比較穩(wěn)定的存儲介質(zhì)，保證機內(nèi)數(shù)據(jù)和電算化系統(tǒng)的安全。年末結(jié)轉(zhuǎn)完畢，再打印出需要歸檔的全部會計賬簿，裝訂成冊后，在帳簿啟用表上蓋章、簽字、貼花后，編造清單等待移交單位檔案部門歸檔。

　　六、 關(guān)注會計電算化的發(fā)展方向

　　實行會計電算化是建立現(xiàn)代企業(yè)制度和提高會計工作質(zhì)量的一項重要工作。會計電算化將會計人員從繁雜的記賬、算賬、報賬中解脫出來，大大減輕了工作負擔，提高了會計核算的工作效率，部分替代人工完成了對會計信息的分析、決策，對財務(wù)管理工作有一定的促進作用。目前，很多企業(yè)的會計電算化仍局限于會計信息的事后反饋，對企業(yè)管理尚無實質(zhì)性改善，會計信息化對管理控制、決策支持方面的作用遠未發(fā)揮出來，一方面有會計軟件本身的缺陷，一方面是會計人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能，對會計信息化的利用程度不高，使用不充分。

　　企業(yè)會計電算化的短期發(fā)展方向應(yīng)是會計管理電算化和會計決策電算化，會計人員由傳統(tǒng)的核算、事后反饋向事中控制、事前預(yù)測的復(fù)合型管理者轉(zhuǎn)變。企業(yè)在穩(wěn)步推進會計電算化的同時，還應(yīng)逐步推進會計信息化的進程。會計信息化的未來發(fā)展方向應(yīng)按照國家經(jīng)貿(mào)委《國有大中型企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度和加強管理的基本規(guī)范》中的要求，加強現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，密切跟蹤信息技術(shù)的發(fā)展，積極采用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，通過運用企業(yè)資源規(guī)劃(ERP)等計算機管理系統(tǒng)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的信息化。企業(yè)資源規(guī)劃是將企業(yè)各部門包括財務(wù)、會計、生產(chǎn)、物料管理、品質(zhì)管理、銷售與分銷、人力資源管理等利用信息技術(shù)進行整合，連接成一個整體。其管理思想的核心是實現(xiàn)對整個供應(yīng)鏈和企業(yè)內(nèi)部流程的有效管理。依托ERP等信息技術(shù)在會計領(lǐng)域中的不斷應(yīng)用，會計電算化包括的內(nèi)容將發(fā)生根本改變，會計電算化在企業(yè)經(jīng)營管理中的作用將得到充分的發(fā)揮。

　　從我單位實行會計電算化的過程來看，在具備了一定的硬件、軟件條件后，計算機核算與手工核算并軌運行三個月，取得了一致的結(jié)果，經(jīng)有關(guān)部門驗收合格后，正式甩開手工帳，完全依靠計算機核算。在有關(guān)部門的支持、幫助下，電算化系統(tǒng)運行安全穩(wěn)定，大大促進了會計基礎(chǔ)工作，規(guī)范了會計核算，工作效率有了大幅度提高。目前集團公司又增加了合并會計報表編制的電算化，未來還要向財務(wù)分析和財務(wù)管理工作電算化、集團網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

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