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談制造業(yè)領(lǐng)用庫存物資內(nèi)部控制制度的設(shè)計

來源: 財稅與會計·陳耀敏 編輯: 2003/02/18 11:36:08  字體:
    制造業(yè)耗用的物資通常包括原材料、辦公用品、備品備件、工器具、包裝物等,它們是構(gòu)成企業(yè)成本的重要部分,對企業(yè)經(jīng)營和效益有直接影響。在企業(yè)物資領(lǐng)取和使用環(huán)節(jié),建立和完善內(nèi)部控制制度有利于提高工作效率,降低物資消耗,減少損失和浪費。物資領(lǐng)用內(nèi)部控制制度是指在企業(yè)物資領(lǐng)用環(huán)節(jié)建立一種自我協(xié)調(diào)與自我制約的機制,其內(nèi)容通常包括物資領(lǐng)用計劃申報制度、物資領(lǐng)用制度、價值記錄與成本控制制度等。 

  一、設(shè)計制造業(yè)領(lǐng)用庫存物資內(nèi)部控制制度應遵循的原則 

  1.合法性原則。設(shè)計制造業(yè)領(lǐng)用庫存物資內(nèi)部控制制度應以國家法規(guī)為依據(jù),制度中的內(nèi)容必須符合國家政策法規(guī)和財經(jīng)制度要求。 

  2.厲行節(jié)約。降低物資消耗、提高企業(yè)效益是設(shè)計內(nèi)部控制制度的根本目的,領(lǐng)用庫存物資必須厲行節(jié)約、減少浪費。 

  3.計劃控制。計劃領(lǐng)取、計劃采購才能有效降低存儲成本,才能最大限度的避免缺貨。 

  4.崗位分離。設(shè)計庫存物資領(lǐng)用內(nèi)部控制制度,不相容崗位要分離,這是內(nèi)部控制的基本要求。 

  二、內(nèi)部控制設(shè)計的具體內(nèi)容 

 ?。ㄒ唬┪镔Y領(lǐng)用計劃申報制度 

  該制度規(guī)定企業(yè)各部門領(lǐng)用物資必須事先編制領(lǐng)用計劃,并對計劃的編制、稽核、審批、執(zhí)行程序以及相關(guān)人員的職責權(quán)限作出規(guī)定,制度的主要內(nèi)容有:
 
  1.規(guī)定企業(yè)內(nèi)各部門編制物資領(lǐng)用計劃的時間、依據(jù),延遲申報計劃給予處罰的措施。企業(yè)物資領(lǐng)用部門通常根據(jù)生產(chǎn)計劃、檢修計劃、技措計劃、人員分配計劃、物資消耗狀況等編制物資領(lǐng)用計劃表。 

  2.規(guī)定計劃表的項目內(nèi)容、填寫要求、填寫人與審核人的責任。填寫人、審核人均應在計劃表上簽字。一般來說,物資耗用部門負責人負有審核計劃的責任。 

  3.明確物資領(lǐng)用計劃審批部門及審批人員的職責權(quán)力。計劃編制與審批是職責分明的兩個崗位,大中型企業(yè)應設(shè)立獨立的物資計劃管理部門,并設(shè)立計劃管理員崗位,其職責是控制物資消耗,編制物資發(fā)放與采購計劃,審核與批準企業(yè)內(nèi)各部門申報的物資領(lǐng)用計劃,將與業(yè)務無關(guān)、不合理的領(lǐng)料要求剔出。企業(yè)還應建立計劃審批權(quán)限制度,明確規(guī)定計劃管理員、物資計劃管理部門主管、企業(yè)經(jīng)理及副經(jīng)理的各自審批權(quán)限。但不管各自權(quán)限如何,均應遵循自下而上的審查程序,這樣,基層的監(jiān)督管理作用才有可能發(fā)揮。 

  4.制定物資消耗限額辦法,對超過消耗限額的編制計劃不予批準。
 
 ?。ǘ┪镔Y領(lǐng)用制度
 
  物資領(lǐng)用制度具體規(guī)定了物資實際領(lǐng)用的程序和手續(xù),有關(guān)人員的權(quán)力和責任,其主要內(nèi)容有: 

  1.規(guī)定領(lǐng)用物資必需填寫領(lǐng)料單,并在經(jīng)批準的已申報計劃范圍內(nèi)領(lǐng)取,嚴格限制超計劃、越限額領(lǐng)取物資。 

  2.規(guī)定領(lǐng)料單的項目內(nèi)容、填寫要求。領(lǐng)料人應認真填寫領(lǐng)料單,不得涂改。
 
  3.規(guī)定領(lǐng)料單審核責任。領(lǐng)料單由物資需用部門職工填寫,其他部門領(lǐng)導重點審核物資是否確實需要;物資計劃管理員應重點審核是否已申報計劃,將不符合計劃、無計劃又無正當理由的領(lǐng)料單退回;保管員主要審核手續(xù)是否齊全、項目填寫是否清晰、是否有涂改行為。 

  4.規(guī)定無計劃確屬急需物資的審批、管理辦法。應明確規(guī)定應有哪一級領(lǐng)導審批。 

  5.企業(yè)各部門領(lǐng)取物資后應妥善保管,防止丟失、損毀。應制定防火、防盜措施,物資保管責任要落實到人。 

  6.物資的使用制度。首先,應建立物資的使用操作制度,明確規(guī)定投放料的技術(shù)規(guī)范,工器具等低值易耗品的維護與保養(yǎng)辦法,明示一些物資如酸堿(易腐蝕它物)、易燃易爆物等使用的特殊要求。其次,建立對性能較復雜物資使用操作人員的培訓制度,使其充分了解物資的物理化學特性及使用辦法。
 
  7.廢品及殘料回收制度。建立物資回收制度,對錯發(fā)或錯領(lǐng)物資、材料使用后的殘料或邊角料、多余未用材料、領(lǐng)取的不合格材料、報廢物品,應及時退庫,使用部門不得自行處理。
 
  8.獎罰制度。對物資使用過程中盡職盡責使物資消耗下降,及修舊利廢降低成本者要給予獎勵;對物資使用過程中玩忽職守造成物資被盜、損壞及不按技術(shù)規(guī)范投放料造成材料浪費者給予處罰。獎罰嚴明是一項制度得到貫徹執(zhí)行的保證。
 
 ?。ㄈ﹥r值記錄制度 

  該制度明確規(guī)定價值記錄程序。領(lǐng)料單是價值記錄的合法憑證,倉庫保管員依據(jù)領(lǐng)料單記物資明細賬,財務部門記分類賬,計劃員記明細臺賬,各部門核算員記本部門耗用物資臺賬。月底財務部門與成本員、保管員及各部門核算員對賬,保證賬賬相符,不符之處應查明原因。賬賬相符后,財務部門分配物資耗用成本。 

  (四)成本考核制度 

  學習邯鋼經(jīng)驗,細化成本項目,切實降低物資消耗。企業(yè)應將物資領(lǐng)用過程中的各項成本嚴格細化到各部門相關(guān)人員,使物資領(lǐng)取人、使用人、物資領(lǐng)取部門主管、倉庫保管員、物資計劃管理員及其主管等都有成本指標。如領(lǐng)料部門負責材料消耗成本、材料使用不當造成的損失成本、依所報計劃購進物資的存儲及資金占用成本、計劃不周造成的缺貨成本和生產(chǎn)損失成本等;物資計劃管理員負責采購計劃制定不及時造成的缺貨損失成本、因監(jiān)督不力發(fā)生不合理領(lǐng)料造成的浪費成本;保管員負責手續(xù)不全錯發(fā)料造成的損失成本及物資保管不善的損失成本。成本指標完成情況要與相關(guān)人員的工資、獎金掛鉤,完成指標好的要多發(fā)獎金,不能完成指標的要扣發(fā)或減少獎金。嚴格的成本考核是控制物資消耗的重要方法。

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