會計電算化是以計算機為主的當代電子和信息技術應用到會計工作中的簡稱，是用計算機代替人工記賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策。發(fā)展會計電算化，有利于促進會計工作規(guī)范化，提高工作質(zhì)量和工作效率，更好地發(fā)揮會計的職能作用。但同時也對原有的會計業(yè)務內(nèi)控制度造成了極大的沖擊，帶來了許多新問題。因此，建立一套適合會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)控制度就顯得尤為重要，本文就此作一些初步探討。

    會計電算化面臨的幾個問題

    會計無紙化存在的問題。在手工會計環(huán)境下，企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務均記錄于紙張之上，這些數(shù)據(jù)若被修改，則容易辨別出修改的痕跡；但是，在會計電算化系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被直接記錄在磁盤或光盤上，對數(shù)據(jù)修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別是否是業(yè)務記錄的“原件”。因此，確保這些電子數(shù)據(jù)是原始數(shù)據(jù)，是無紙信息系統(tǒng)的關鍵。

    電子數(shù)據(jù)的審核和確認。在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下，多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的憑證審核和編制方式。但是，隨著會計電算化的進一步發(fā)展，電子原始數(shù)據(jù)經(jīng)審核和確認后，就可自動生成電子記賬憑證，而由這些記賬憑證直接生成的賬簿和報表都是派生性的數(shù)據(jù)。所以，賬簿和報表的正確性、真實性完全取決于審核和確認的電子數(shù)據(jù)。

    會計電算化工作中的安全問題?，F(xiàn)有的會計軟件系統(tǒng)在設計、開發(fā)階段普遍存在重功能輕安全的現(xiàn)象，以致軟件投入運行后暴露諸多隱患，如數(shù)據(jù)庫呈開放狀態(tài)、易于打開等。這類現(xiàn)象和問題目前尚未得到徹底的改變。

    會計電算化對內(nèi)部控制的影響

    內(nèi)部控制形式的變化。手工操作下的一些內(nèi)部控制，如編制科目、憑證匯總表，總賬、明細賬的核對，在電算化中沒有了存在的必要性；其部分內(nèi)部控制功能在電算化后轉移到計算機內(nèi)，如憑證借貸平衡校驗、余額平衡檢查等功能。因此，內(nèi)部控制也由單一的制度控制轉變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂撇⒋妗?br>
    內(nèi)部控制內(nèi)容的變化。會計電算化的應用，給會計工作增加了新內(nèi)容，如編程、維護人員與計算機操作人員內(nèi)部控制、計算機機內(nèi)及磁盤內(nèi)會計信息安全保護、計算機病毒防治，以及計算機操作管理等。

    加強電算化系統(tǒng)的內(nèi)部制度建設

    實行電算化以后，系統(tǒng)正常、安全運行的關鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或實施不力，都會給各種舞弊行為以可乘之機。因此，會計核算形式的改變，也給內(nèi)控制度賦予新的內(nèi)涵。

    嚴格機構和人員的管理與控制。會計核算軟件投入正式使用后，原有會計機構必須做相應調(diào)整，對各類人員制定崗位責任制度。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫豢砂ǎ簳嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位；電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修計算機及會計軟件系統(tǒng)等工作崗位。機構調(diào)整必須同組織控制相結合，以實現(xiàn)職權分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行為。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。

    建立計算機機房，嚴格系統(tǒng)操作環(huán)境管理。實行電算化以后，應設立計算機機房，給計算機設備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護機器設備；防止其他人員進入機房，保護程序和數(shù)據(jù)的安全。操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，數(shù)據(jù)備份及機器的使用規(guī)范，軟盤專用及防病毒感染。系統(tǒng)維護包括硬件維護和軟件維護，硬件維護主要包括：定期檢查并做好記錄；及時進行故障分析并做好記錄。軟件維護包括正確性、適應性、完善性維護三種。

    強化系統(tǒng)轉換管理。新的計算機會計系統(tǒng)在投入使用過程中，替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng)，必需經(jīng)過一定的轉換程序。企業(yè)應作好各項轉換的準備工作，如舊系統(tǒng)的結算、匯總，人員的配置，新系統(tǒng)的初始數(shù)據(jù)的導入等。因此，應新舊系統(tǒng)并行運行一段時間，以確保轉換工作的順利進行。

    建立健全檔案管理制度。為確保檔案的真實性和可靠性，應實行紙質(zhì)檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全新型磁介質(zhì)載體過渡。檔案管理通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)，一般包括：（1）存檔須由會計主管和系統(tǒng)管理員簽章；（2）采取各種安全保證措施，如備份軟盤應貼上保護標簽并存放在安全、防潮的地方；（3）采用磁性介質(zhì)保存檔案要定期進行檢查和復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使檔案丟失。

    大力加強人才培訓。企業(yè)應高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術；培養(yǎng)或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才，推動會計電算化工作由核算型向管理型、智能型轉變。