審計檔案管理的內(nèi)容與方法

來源: 審計檔案編輯： 2004/04/01 15:48:37　　字體：大小

    檔案管理的內(nèi)容

    1.立項性文件材料有：審計通知書；審計工作方案；審計項目委托協(xié)議書（授權(quán)或委托審計通知書）；單位自查通知書；單位自查報告；被審單位基本情況；上級機關(guān)對本項目審計的指示和意見。

    2.證明文件性材料有：被審計單位情況表；審計承諾函；審計證據(jù)（審計取證，旁證材料）；審計工作底稿；依法做出審計結(jié)論的法規(guī)目錄或摘錄；上級機關(guān)對本項目問題處理的政策界限。

    3.結(jié)論性文件材料有：如審計報告，審計報告征求意見函，被審單位對審計報告的書面意見，有關(guān)審計項目的請示、報告、批復、批示等文件件材料，審定審計報告的會議紀要，審計意見書，審計決定，被審單位執(zhí)行審計意見或?qū)徲嫑Q定情況報告等。

    4.其他備查文件材料有：審計回訪，新聞報道，項目工作總結(jié)或經(jīng)驗介紹。再具體細分還有很多內(nèi)容，如審計項目按其內(nèi)容劃分的有：財務收支審計業(yè)務檔案，經(jīng)濟責任審計業(yè)務檔案，建設(shè)工程審計業(yè)務檔案，專項調(diào)查審計業(yè)務檔案，授權(quán)及委托審計業(yè)務檔案等；從審計檔案保管的期限上劃分：又分為永久（無期限）保存，長期（時間為 16—50年）保存和短期（時間為15年以下）保存。

    審計檔案管理方法

    下面簡要介紹三種操作方法：

    （一）傳統(tǒng)的檔案管理方法即手工操作法。傳統(tǒng)檔案管理方法即手工操作法是當前審計檔案管理的一種主要方法，它要求檔案管理部門（人員）必須堅持實行《檔案法》所規(guī)定的統(tǒng)一標準，收集審計資料要齊全，立卷次序要規(guī)范。審計綜合人員在收集整理審計檔案資料時要認真審核，按照具體審計項目的內(nèi)容進行篩選歸類，如財務收支審計類，經(jīng)濟責任審計類，建設(shè)工程審計類等，切忌“一鍋煮”和“打捆式”歸類。

    （二）審計檔案微機管理法。運用微機管理檔案不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度，提高工作效率，節(jié)省存放空間，保護檔案原件，還有利于保密和提高檔案工作質(zhì)量。

    （三）人工、微機相結(jié)合操作法。

    審計檔案的立卷，就是要把審計工作程序中形成的有參考和保存價值的文書資料，進行收集整理、裝訂成卷，存放在指定位置。這一整套操作程序不僅手續(xù)繁雜，尤其過去手工抄寫審計檔案目錄，費時費力，有時還易出錯，出了錯更改非常困難。實行人工和微機相結(jié)合后，檔案管理人員只要將應立卷審計檔案資料收集攏，實踐證明，通過人工和微機相結(jié)合處理的審計檔案，案卷既整齊規(guī)范，查找時一目了然，也為利用者提供了迅速、準確、快捷的查找方式。

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