企業(yè)會計(jì)電算化的實(shí)施，也就是企業(yè)建立會計(jì)電算化的整個過程，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)的實(shí)施過程中，包括會計(jì)電算化工作的規(guī)劃，會計(jì)信息的建立與管理，人員的分工與培訓(xùn)，各種制度的建立與實(shí)施等眾多內(nèi)容，都必需采用系統(tǒng)工程的方法與原理去安排組織，這樣才能使企業(yè)會計(jì)電算化工作順利正確地進(jìn)行。

　　一、會計(jì)電算化實(shí)施的內(nèi)容

　　企業(yè)要建立會計(jì)電算化系統(tǒng)，需要做哪些工作？ 會計(jì)電算化系統(tǒng)的實(shí)施，應(yīng)該包括哪些內(nèi)容？ 對這此問題認(rèn)識不足，將導(dǎo)致整個會計(jì)電算化工作不能正確順利進(jìn)行。目前，在我國財(cái)會人員、會計(jì)電算化人員中仍有不少人員對上述問題持有種種片面的認(rèn)識，主要有以下幾種觀點(diǎn)：

　　⒈ 會計(jì)電算化就是建立計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的過程。

　　這種觀點(diǎn)認(rèn)為，只要會計(jì)信息系統(tǒng)已建成，或者已購買到會計(jì)信息系統(tǒng)，企業(yè)的會計(jì)電算化工作就完成了。他們有時也認(rèn)為會計(jì)電算化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，但卻錯誤地認(rèn)為，在開發(fā)會計(jì)信息系統(tǒng)時采用了系統(tǒng)工程的方法，就表明整個會計(jì)電算化過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。這種觀點(diǎn)的錯誤在于把會計(jì)電算化這一系統(tǒng)工程中的某一部分?jǐn)U大為會計(jì)電算化的整個內(nèi)容，從而忽略了其他的內(nèi)容。

　?、?會計(jì)電算化就是編程。

　　認(rèn)為會計(jì)電算化就是建立會計(jì)信息系統(tǒng)，而建立會計(jì)信息系統(tǒng)也就是編程工作。這種觀點(diǎn)不僅忽略了會計(jì)電算化的其他內(nèi)容，而且就是在建立會計(jì)信息系統(tǒng)時也拋棄了系統(tǒng)工程的方法，不進(jìn)行系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)，直接編程是這種觀點(diǎn)的突出表現(xiàn)。

　　⒊ 會計(jì)電算化必須是一次建立一完整的電算化系統(tǒng)。

　　這種觀點(diǎn)認(rèn)為會計(jì)電算化信息系統(tǒng)是一個不可分的整體，企業(yè)要建立會計(jì)電算化系統(tǒng)，就必須一步到位，健全所有的子系統(tǒng)，甚至擴(kuò)大到整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)。它忽略了會計(jì)電算化是系統(tǒng)工程的特點(diǎn)， 把系統(tǒng)工程多步驟多階段性簡化為單一階段，把會計(jì)信息系統(tǒng)多子系統(tǒng)的可分離性變?yōu)榻y(tǒng)一整體的不可他離性，從而也否認(rèn)會計(jì)電算化的過程是一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

　?、磿?jì)電算化也就只是會計(jì)部門的工作采用電算化， 與其他部門的工作無關(guān)。認(rèn)為會計(jì)電算化就是以計(jì)算機(jī)代替手工記帳、算帳、報(bào)帳，否認(rèn)了會計(jì)信息子系統(tǒng)與管理信息系統(tǒng)其他子系統(tǒng)存在著密切的聯(lián)系，從而也就把會計(jì)預(yù)測、會計(jì)控制以及會計(jì)輔助決策等眾多內(nèi)容從會計(jì)電算化工作中給拋棄了。由于這些片面觀點(diǎn)的存在，影響了我國會計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展。那么會計(jì)電算化工作實(shí)施到底包括哪些內(nèi)容？

　　我們認(rèn)為其主要內(nèi)容如下所述：

　?、?會計(jì)電算化工作的規(guī)劃。

　　它包括，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總目標(biāo)和管理信息系統(tǒng)的總目標(biāo)，明確會計(jì)電算化的總目標(biāo)；并根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況確定會計(jì)信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)，劃分各子系統(tǒng)，并確認(rèn)它們之間的聯(lián)系；確定會計(jì)電算化工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的階段和步驟，以及建立各子系統(tǒng)的先后順序；確定會計(jì)電算化管理體制及組織機(jī)構(gòu)方案，以及資金來源與預(yù)算等項(xiàng)內(nèi)容。

　?、?會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的建立。

　　包括實(shí)施人員組織、會計(jì)軟件的取得、硬件及環(huán)境的購置安裝、系統(tǒng)軟件的配置、新舊系統(tǒng)內(nèi)容的轉(zhuǎn)換等內(nèi)容。

　?、?會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的管理。

　　包括人員管理、使用操作管理、維護(hù)管理、檔案管理等。

　　⒋ 計(jì)算機(jī)審計(jì)及計(jì)算機(jī)舞弊。

　　⒌ 會計(jì)決策支持系統(tǒng)。

　　這是會計(jì)信息系統(tǒng)的延伸。

　　由上可以看出，會計(jì)電算化內(nèi)容非常豐富，它不僅是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，還是一個人機(jī)系統(tǒng)，忽略任一方面的內(nèi)容，都是對會計(jì)電算化的片面認(rèn)識，都會給會計(jì)電算化的實(shí)施帶來不利的因素。

　　二、會計(jì)電算化的目標(biāo)會計(jì)電算化的目標(biāo)，也就是會計(jì)電算化工作所要完成的任務(wù)，即通過現(xiàn)代化的手段，提高會計(jì)工作的地位，提高會計(jì)工作的效率和質(zhì)量，促進(jìn)管理的現(xiàn)代化，提高經(jīng)濟(jì)效益。具體包括如下內(nèi)容：

　　⒈ 減輕財(cái)會人員勞動強(qiáng)度， 提高財(cái)會工作效率。

　　利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的特點(diǎn)，把繁雜的記帳、結(jié)帳、報(bào)帳工作交給高速的計(jì)算機(jī)處理，以減輕財(cái)會人員的勞動強(qiáng)度，并且由于計(jì)算機(jī)的精確性和確定性，可以避免手式操作難免產(chǎn)生的誤差，以達(dá)至提高財(cái)會工作效率的目的。

　?、?促進(jìn)會計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。

　　手工條件下，廣大財(cái)會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時間和精力來更好地發(fā)揮會計(jì)參與管理、決策的職能；通過電算化，使財(cái)會人員解脫了繁重的手工操作，有時間和精力，也就有條件參與企業(yè)管理與決策，為提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

　　⒊ 準(zhǔn)確、 及時地提供會計(jì)信息。

　　手式條件下，由于大量會計(jì)信息需要進(jìn)行記錄、加工、整理，使需要信息者不可能及時得到財(cái)會信息，這不利于企業(yè)經(jīng)營者掌握經(jīng)濟(jì)活動的最新情況和存在的問題；而電算化后，大量的信息都可以及時記錄、匯總、分析、傳送，保證向企業(yè)管理者準(zhǔn)確、及時地提供會計(jì)信息。

　?、?提高人員素質(zhì)，促進(jìn)會計(jì)工作規(guī)范化。

　　會計(jì)電算化，給會計(jì)工作增添了新內(nèi)容，從各方面要求會計(jì)人員提高自身素質(zhì)，更新知識結(jié)構(gòu)，一方面為了參與企業(yè)管理，要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營管理知識，另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識，好的會計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序，是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的前提條件， 所以會計(jì)電算化也要求促進(jìn)會計(jì)工作的規(guī)范化。

　?、?實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化， 提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

　　會計(jì)電算化是企業(yè)管理信息電算化的重要組成部分，企業(yè)管理信息電算化的目標(biāo)及任務(wù)，就是要以現(xiàn)代化的方法去管理企業(yè)，提高經(jīng)濟(jì)效益。因而，會計(jì)電算化不僅要使會計(jì)工作本身現(xiàn)代化，最終目標(biāo)是要使企業(yè)管理現(xiàn)代化 ，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

　　三、企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化的原則企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化不是隨心所欲的，它必須考慮會計(jì)工作的特點(diǎn)和企業(yè)的現(xiàn)狀，以及有關(guān)法律制度，遵循一定的原則，才能使企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化達(dá)到其最終目標(biāo)。

　　一般地，應(yīng)考慮如下幾項(xiàng)基本原則：

　?、?合法性原則。

　　即企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化的各項(xiàng)工作，都必須以有關(guān)法律制度為原則。第一，實(shí)施會計(jì)電算化，必須遵循我國的會計(jì)制度、財(cái)務(wù)制度及有關(guān)法律。

　　第二，必須遵循財(cái)政、財(cái)務(wù)部門會計(jì)電算化管理制度。

　　第三，還要遵循本企業(yè)的財(cái)務(wù)制度，以保證機(jī)構(gòu)設(shè)置的合法性，崗位分工和人員職責(zé)的合法性，操作使用的合法性，輸入、輸出及內(nèi)部處理的合法性， 輸入數(shù)據(jù)的合法性及輸出信息及格式的合法性。

　?、?效益性原則。

　　提高經(jīng)濟(jì)效益，是會計(jì)電算化的最終目的。提高經(jīng)濟(jì)效益，也要從兩方面考慮，一是直接經(jīng)濟(jì)效益，即直接投入直接產(chǎn)出的效益；二是間接經(jīng)濟(jì)效益，即由于會計(jì)電算化而引起企業(yè)的現(xiàn)代化，產(chǎn)生的非直接經(jīng)濟(jì)效益。間接經(jīng)濟(jì)效益，雖然不能從表面上看到是由于企業(yè)實(shí)施電算化。

　　以下幾個方面值得特別注意：

　　第一，在系統(tǒng)實(shí)施前，應(yīng)從經(jīng)濟(jì)效益，技術(shù)力量，管理水平，各種約束條件進(jìn)行全面分析，先進(jìn)行整個系統(tǒng)的可行性分析，以確定是否具備條件進(jìn)行會計(jì)電算化工作。

　　第二，可行性研究要圍繞企業(yè)的最終經(jīng)濟(jì)效益來開展。一般來說，評價電算化系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益，要從會計(jì)電算化能否節(jié)約企業(yè)的流動資金占用量， 能否準(zhǔn)確、及時和全面地提供必須的信息， 能否提高企業(yè)管理工作 的 效率和質(zhì)量， 以及決策水平等方面著眼。也就是說，要從計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代化管理的輔助工具這個角度來評估它的效益。

　　第三，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，也應(yīng)堅(jiān)持效益性原則，力求降低設(shè)計(jì)開發(fā)成本，提高會計(jì)信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

　?、?系統(tǒng)性原則。

　　也就是以包括整體觀點(diǎn)，關(guān)聯(lián)觀點(diǎn)，發(fā)展觀點(diǎn)，最優(yōu)觀點(diǎn)在內(nèi)的系統(tǒng)觀點(diǎn)來進(jìn)行會計(jì)電算化實(shí)施工作。要注意以下兩點(diǎn)：

　　第一，內(nèi)部與外部相聯(lián)系。

　　會計(jì)部門作為企業(yè)管理中的一個重要部門，與其他職能部門是密切聯(lián)系的，因此，實(shí)施會計(jì)電算化時，應(yīng)考慮包括各職能部門在內(nèi)的企業(yè)整個管理工作的電算化工作，把會計(jì)信息系統(tǒng)作為企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，既要分清各子系統(tǒng)的界面，又要留好各子系統(tǒng)之間的接口，并在數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上做到信息共享，減少數(shù)據(jù)冗余。

　　第二，局部目標(biāo)與整體目標(biāo)相結(jié)合。電算化會計(jì)信息系統(tǒng)仍可分許多子系統(tǒng)，實(shí)施會計(jì)電算化，不可能一次全部完成各子系統(tǒng)，必須分階段進(jìn)行。這樣，在進(jìn)行部分子系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)施時，必須有全局的觀點(diǎn)，考慮到與其他子系統(tǒng)的聯(lián)接性，使逐個實(shí)施的子系統(tǒng)全部完工后能組成高質(zhì)量的整個會計(jì)信息系統(tǒng)，而不能只考慮局部的優(yōu)化，以至影響整修系統(tǒng)的完美組合和高質(zhì)量性。

　?、?規(guī)范性原則。

　　包括系統(tǒng)設(shè)計(jì)的規(guī)范性，管理制度的規(guī)范性，數(shù)據(jù)信息的規(guī)范性等。這些規(guī)范性的要求，可以使系統(tǒng)實(shí)施避免二義性，避免由于人的主觀因素而造成的系統(tǒng)實(shí)施的偏差，從而避免會計(jì)電算化工作失敗的可能性。

　?、?可靠性原則。

　　可靠性是會計(jì)電算化系統(tǒng)能否實(shí)際使用的前提。影響系統(tǒng)可靠性的因素很多，主要考慮以下三個方面：

　　第一，準(zhǔn)確性，即輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性，在易出現(xiàn)錯誤和失誤的地方，建立盡可能完善的檢錯和糾錯系統(tǒng)，進(jìn)行重點(diǎn)防護(hù)，保證輸入數(shù)據(jù)及操作的準(zhǔn)確性。

　　第二，安全性，要求有一套完善的管理制度和技術(shù)方法，防止系統(tǒng)被非法使用，數(shù)據(jù)丟失及非法改動，此外還應(yīng)有系統(tǒng)破壞后的恢復(fù)功能等。

　　第三，易擴(kuò)充性，即整個系統(tǒng)在運(yùn)行周期內(nèi)，由于環(huán)境條件的變化，從而要求系統(tǒng)隨之進(jìn)行改變的難易程度，易擴(kuò)充性要求對系統(tǒng)的修改和擴(kuò)充能夠非常容易地進(jìn)行。

　　6. 易用性原則。

　　易用性也就是易操作性。會計(jì)信息系統(tǒng)的使用者是會計(jì)人員，因此系統(tǒng)必須盡可能地方便用戶，要具有友好的界面，準(zhǔn)確簡明的操作提示，簡單方便的操作過程，并要求盡可能地使用會計(jì)術(shù)語，使會計(jì)人員一學(xué)既會。

　　企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化的條件

　　會計(jì)電算化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，會計(jì)信息系統(tǒng)是一個人機(jī)系統(tǒng)，因此企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化，必須有先決條件，企業(yè)具備了這些條件，就可以很好地開展會計(jì)電算化工作。

　　這些條件主要是：

　　一、企業(yè)的客觀需要指企業(yè)對開展會計(jì)電算化工作的迫切程度。企業(yè)對會計(jì)電算化的客觀需要，決定了企業(yè)會計(jì)電算化的目標(biāo)、任務(wù)，是當(dāng)前開展會計(jì)電算化工作的前提。其實(shí)，在開發(fā)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)之前，企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)也存在，是否要開發(fā)新的電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，取決于原信息系統(tǒng)能否滿足企業(yè)的需要。對多數(shù)企業(yè)來說，原來的手工會計(jì)信息系統(tǒng)越來越不適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的新情況，迫切需要進(jìn)行會電算化，但是也有一 部分小企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)量不大，手式系統(tǒng)亦能很好地滿足企業(yè)的需求，因此也就沒有必要強(qiáng)迫它實(shí)施電算化會計(jì)信息系統(tǒng)，否則既浪費(fèi)了人財(cái)物，對企業(yè)的濟(jì)效益也不會有什么提高。

　　二、領(lǐng)導(dǎo)的重視企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化，幾乎涉及企業(yè)的所有部門和人員，同時還涉及管理機(jī)構(gòu)及管理體制的變動，這都需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出面組織和協(xié)調(diào)。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，企業(yè)實(shí)施會計(jì)電算化所遇到的問題，如：人員配置，資金問題，部門間的合作與協(xié)調(diào)，配套改革等，將很難得到解決。因此，在會計(jì)電算化工作中企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)該項(xiàng)工作，有條件時還可吸收有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)組成電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，領(lǐng)導(dǎo)整個企業(yè)的會計(jì)電算化工作。

　　三、 良好的管理基礎(chǔ)工作，尤其是會計(jì)基礎(chǔ)工作管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)處理會計(jì)業(yè)務(wù)，必須是事先設(shè)置好的處理方法，因而要求會計(jì)數(shù)據(jù)輸入、業(yè)務(wù)處理及有關(guān)制度都必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)順利進(jìn)行。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。對于基礎(chǔ)較差的企業(yè)，應(yīng)不急于開展會計(jì)電算化工作，應(yīng)首先提高管理水平，規(guī)范會計(jì)、財(cái)務(wù)制度，改善基礎(chǔ)工作，為開展會計(jì)電算化工作積極創(chuàng)造條件。

　　四、專業(yè)人員的合理配置實(shí)施會計(jì)電算化，將改變原手工會計(jì)信息系統(tǒng)的崗位分工與職能， 單純的財(cái)會人員，已不能滿足會計(jì)電算化后的工作需要，必須另外配置與電算化工作有關(guān)的專業(yè)人員，以負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作的管理以及項(xiàng)目開發(fā)和系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)等。

　　第一 要配備一名會計(jì)電算化工作的管理人員，負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作的規(guī)劃、項(xiàng)目開發(fā)、計(jì)劃、組織和運(yùn)行管理，這是會計(jì)電算化工作順利進(jìn)行的保證；；

　　第二 應(yīng)配備硬件維護(hù)員， 負(fù)責(zé)整個電算化系統(tǒng)硬件的維護(hù)、維修工作，考慮到有些企業(yè)電算化工作范圍較小等特點(diǎn)，硬件維護(hù)員可以是兼職的；

　　第三，無論是自選開發(fā)，或者購買軟件，都需要配備既懂計(jì)算機(jī)又熟悉財(cái)會業(yè)務(wù)的專門人才，他們可以參與系統(tǒng)設(shè)計(jì)開發(fā)，又負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行的一些維護(hù)工作，使電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的一般維護(hù)工作能夠由企業(yè)自己處理，保證會計(jì)電算化工作的順利進(jìn)行。

　　五、經(jīng)費(fèi)保證實(shí)施會計(jì)電算化工作需要專門人才，也需要軟件及硬件設(shè)備，這些都需要有一定的投資，為了保證會計(jì)電算化工作的順利開展，所需經(jīng)費(fèi)必須有來源，所需數(shù)額也必須控制確定。會計(jì)電算化所需的費(fèi)用分初期投資費(fèi)用和日常費(fèi)用兩種。初期投資費(fèi)用包括，購買硬件及系統(tǒng)軟件所需費(fèi)用，應(yīng)用軟件取得所需費(fèi)用，基建費(fèi)用，人員培訓(xùn)費(fèi)用等。日常費(fèi)用主要包括，所需消耗品費(fèi)用和日常維護(hù)費(fèi)用。會計(jì)電算化所需費(fèi)用，根據(jù)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的建立方法和規(guī)模不同，數(shù)額也不相同，甚至相關(guān)很大，要具體情況具體分析，使所需經(jīng)費(fèi)必須確有保證，并且又不浪費(fèi)。

　　會計(jì)電算化管理體制與組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的選擇

　　實(shí)施會計(jì)電算化必然會對會計(jì)工作及其組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生一定的影響，為了適應(yīng)電算化的要求，必須探求和設(shè)置與之相適應(yīng)的機(jī)構(gòu)。有以下幾種情況：

　?、?集中管理方式。 這種形式把會計(jì)電算化工作，包括管理、開發(fā)和使用維護(hù)等都放在企業(yè)計(jì)算中心，財(cái)務(wù)部不設(shè)數(shù)據(jù)處理部門，也不安裝計(jì)算機(jī)設(shè)備。財(cái)務(wù)部門定期按規(guī)定向計(jì)算中心提供核算和管理所需的數(shù)據(jù)，由計(jì)算中心負(fù)責(zé)會計(jì)電算化的日常運(yùn)行。在這種情況下，財(cái)務(wù)部門的組織機(jī)構(gòu)一般不作大的變動，除了一些業(yè)務(wù)由計(jì)算機(jī)處理外，許多工作仍由手工來完成。這種方式有利于充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)作用，提高數(shù)據(jù)共享程度，避免重復(fù)開發(fā)，也有利于企業(yè)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織。但是，集中管理也有很大的缺點(diǎn)。第一，計(jì)算中心人員和財(cái)務(wù)人員不能很好地協(xié)作，各自不了解對方的知識和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，各自偏重本單位情況，往往導(dǎo)致系統(tǒng)質(zhì)量低，實(shí)用性較差等情況；

　　第二，各部門極易產(chǎn)生依賴思想，認(rèn)為開展電算化工作是計(jì)算中心的事，從而不能很好地配合和支持系統(tǒng)的實(shí)施和運(yùn)行，影響會計(jì)電算化工作的正常進(jìn)行。

　　⒉ 分散管理方式。

　　在這種方式下，企業(yè)財(cái)會部門單獨(dú)配備計(jì)算機(jī)等設(shè)備，并配備一定的專業(yè)人員，會計(jì)電算化工作的實(shí)施，完全由財(cái)會部門負(fù)責(zé)進(jìn)行，計(jì)算中心將不再參與。分散管理的優(yōu)點(diǎn)是，第一，能調(diào)動財(cái)會部門的積極性；　　第二，能根據(jù)財(cái)會部門的實(shí)際需要，分期分批解決急需電算化的項(xiàng)目，并且實(shí)用性強(qiáng)、投資少、見效快。其缺點(diǎn)也是明顯的；一是缺乏整體考慮，各部門都可能從各自的目標(biāo)出發(fā)，不考慮相互之間的聯(lián)系，數(shù)據(jù)不能共享，系統(tǒng)效益不高；二是各業(yè)務(wù)部門都需要配置計(jì)算機(jī)專門人員，否則影響系統(tǒng)實(shí)施，平時遇到的簡單問題及維護(hù)工作，都不能及時處理。這種方式一般不可取。

　?、?集中管理下的分散組織形式。 在這種形式下，企業(yè)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)全廠計(jì)算機(jī)應(yīng)用規(guī)劃工作。規(guī)劃工作包括企業(yè)電算化的總體規(guī)劃，管理信息系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)及子系統(tǒng)劃分，統(tǒng)一編碼，對所用機(jī)型等做出統(tǒng)一安排，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展電算化工作，若企業(yè)已設(shè)立計(jì)算中心，專門機(jī)構(gòu)的設(shè)置就可以以計(jì)算中心為主體設(shè)置。這種方式，既照顧了各業(yè)務(wù)部門的特點(diǎn)，又能統(tǒng)一管理組織，是目前一種較理想的組織形式。在這種方式下，實(shí)施會計(jì)電算化后，就需要調(diào)整財(cái)務(wù)部門的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，崗位與職能都可能發(fā)生變化。

　　下圖所示，是一種電算化后機(jī)構(gòu)設(shè)置形式：

　　財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人

　　管 數(shù) 數(shù) 財(cái)理 據(jù) 據(jù) 務(wù)開 準(zhǔn) 處 管發(fā) 備 理 理維 人 人 組護(hù) 員 員人員

　　管理、開發(fā)、維護(hù)人員負(fù)責(zé)會計(jì)電算化工作的規(guī)劃，參與系統(tǒng)開發(fā)工作 （如果自選開發(fā)的話） ，并負(fù)責(zé)日后的維護(hù)工作；數(shù)據(jù)準(zhǔn)備人員負(fù)責(zé)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行工作、包括輸入、運(yùn)行、輸出等工作；財(cái)務(wù)管理組負(fù)責(zé)一些財(cái)務(wù)日常管理工作（ 這些工作一般計(jì)算機(jī)難以直接處理），并參與企業(yè)的管理工作。

　　商品化會計(jì)軟件選擇

　　購買商品化會計(jì)軟件是會計(jì)電算化的發(fā)展趨勢之一。一般地，不僅會計(jì)業(yè)務(wù)較少、處理簡單的單位使用商品化軟件，就是會計(jì)業(yè)務(wù)處理較復(fù)雜的大中型企業(yè)，也可以購買商品化軟件，而對于本單位特殊的需求，再進(jìn)行二次開發(fā)，豐富商品化軟件的功能，這樣既省時，又省費(fèi)用，是個事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的有效途徑。商品化會計(jì)軟件，版本眾多，各具特點(diǎn)，在選擇軟件時，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行考慮：

　　一、軟件的性能特點(diǎn)⒈ 合法性。

　　合法性是指軟件應(yīng)符合現(xiàn)行化管理所需的財(cái)會信息。一方面，要求核算工作中體現(xiàn)現(xiàn)行會計(jì)制度及其他財(cái)經(jīng)法規(guī)的要求，另一方面要求核算軟件能夠提供準(zhǔn)確可靠的會計(jì)信息，滿足管理的要求。對商品化會計(jì)軟件的合法性來說，主要應(yīng)滿足財(cái)政部頒布的《會計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定（試行）》中對會計(jì)軟件的十條基本要求。即：

　　（1）。軟件提供的數(shù)據(jù)輸入項(xiàng)目， 滿足財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計(jì)制度的規(guī)定。

　　（2）。軟件提供用戶的會計(jì)科目編碼方案符合財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn)的會計(jì)制度中有關(guān)會計(jì)科目編碼方案的規(guī)定。

　　（3）。軟件具有必要的防范會計(jì)數(shù)據(jù)輸入差錯的功能。

　?。?）。軟件的計(jì)算和結(jié)帳功能符合財(cái)政部或財(cái)政部審核批準(zhǔn)的現(xiàn)行會計(jì)核算制度的規(guī)定。

　　（5）。經(jīng)計(jì)算機(jī)登帳處理的系統(tǒng)內(nèi)會計(jì)憑證及據(jù)以登記的相應(yīng)帳薄， 軟件只能提供留有痕跡的更正功能。

　?。?）。軟件具有按規(guī)定打印輸出各種帳本以及必要的查詢功能， 打印輸出的帳頁連續(xù)編號。

　　（7）。對計(jì)算機(jī)根據(jù)已輸入的會計(jì)憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)帳本生成的各種報(bào)表數(shù)據(jù)，軟件無修改功能。

　?。?）。軟件具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人員實(shí)現(xiàn)使用權(quán)限控制的功能。

　　（9）。對存儲在磁性介質(zhì)或在其它介質(zhì)上的程序文件和相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件， 軟件有必要的保護(hù)措施。

　　（10）。 軟件具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或由于其它原因引起內(nèi)外存會計(jì)數(shù)據(jù)破壞的情況下，使用原有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。

　　此外，商品化會計(jì)軟件還應(yīng)滿足《規(guī)定》中其他有關(guān)規(guī)定，比如設(shè)置的功能應(yīng)保證日記帳每日打印等。

　?、?安全可靠性。

　　安全性指軟件防止會計(jì)信息被泄漏和破壞的能力。可靠性是指商品化軟件防錯，查錯，糾錯的能力，防止產(chǎn)生不正確的會計(jì)信息的能力。評價商品化會計(jì)軟件的安全可靠性，主要是考察把軟件提供的各種可靠性保證措施結(jié)合起來，是否能有效地防止差錯的發(fā)生，在發(fā)生時能否及時查出并能進(jìn)行修改；安全性保證措施是否能有效地防止會計(jì)信息的泄漏和破壞。

　　為了達(dá)到安全可靠性指標(biāo)，系統(tǒng)本身都設(shè)有多種控制措施，如權(quán)限設(shè)置，復(fù)核功能設(shè)置，各種校驗(yàn)功能設(shè)置，處理順序控制，采用信息加密技術(shù)和存取控制技術(shù)，設(shè)立備份和恢復(fù)功能等， 可以有效地保證軟件的安全可靠性，但由于購買軟件時，不可能得到詳細(xì)的源程序代碼等技術(shù)文檔，對安全可靠性審查主要通過測試軟件來進(jìn)行。

　?、?易使用性。

　　主要指軟件系統(tǒng)易學(xué)易用易懂的性能?？梢钥疾烊缦聨追矫妫?/p>

　?。?）。界面的友好性。會計(jì)軟件的界面是否簡潔明了， 提示是否清楚豐富， 所用語言是否符合財(cái)會人員的習(xí)慣， 輸入輸出的格式是否規(guī)范， 這些構(gòu)成了界面友好性的主要內(nèi)容。

　?。?）。廠家提供資料的質(zhì)量如何， 特別是培訓(xùn)資料， 其內(nèi)容是否完整， 內(nèi)容是否易學(xué)易懂， 各種各種敘述是否清楚明了， 手冊中的范例是否恰當(dāng)實(shí)用。

　?。?）。軟件是否便于操作， 包括如下方面： 操作是否簡單； 各種自定義功能及控制措施的使用是否簡潔實(shí)用； 自動化程度是否很高； 輔助功能及服務(wù)功能是否豐富實(shí)用等。

　?、?易適應(yīng)性。

　　指軟件能很好地適應(yīng)企業(yè)財(cái)務(wù)處理的具體情況，并在企業(yè)財(cái)務(wù)工作內(nèi)容發(fā)生變化時，軟件也能方便地適應(yīng)這些變化的程度。比如，科目的變化，報(bào)表格式及內(nèi)容的變化，各種比率的變化，以及核算內(nèi)容的變化等，軟件能否方便地適應(yīng)這些變化。　另外，象可維護(hù)性，可審計(jì)性，可移植性等亦需加以考慮，在此不再詳敘。

　　5.軟件運(yùn)行平臺當(dāng)前由于大型、集成性的需要，對軟件的運(yùn)行環(huán)境，如：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、數(shù)據(jù)庫環(huán)境也成為選擇商品化軟件的重要因素。

　　二、軟件的功能⒈ 主處理功能 .要完成會計(jì)業(yè)務(wù)的一般工作，正確處理會計(jì)業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行填制會計(jì)憑證，登記會計(jì)帳本，輸出財(cái)會信息等工作。一般商品化軟件，主處理功能都比較齊全，不管是帳務(wù)子系統(tǒng)還是其他子系統(tǒng)，都不可缺少地?fù)碛休斎牍δ埽幚砉δ芎洼敵龉δ埽袷胶吞幚矸椒ǜ饔胁煌?/p>

　?、?輔助功能。

　　這是為主處理功能服務(wù)的，提供各種功能，以方便主處理功能的完滿完成。沒有這些功能， 主處理功能也照樣能完成，但有了這些輔輔助功能，使系統(tǒng)使用起來更加方便。輔助功能包括提示功能、幫助功能、引導(dǎo)操作功能、全屏編輯功能、輔助計(jì)算器等一切有利于用戶使用軟件系統(tǒng)的所有功能。

　?、?服務(wù)功能。

　　這是 AIS系統(tǒng)有別于其他系統(tǒng)的特殊功能之一，它擔(dān)負(fù)著會計(jì)信息系統(tǒng)的后勤保障任務(wù)， 從而保證會計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。它包括：重建索引文件，以恢復(fù)被破壞的數(shù)據(jù)秩序，復(fù)制會計(jì)數(shù)據(jù)檔案，以防其丟失，恢復(fù)會計(jì)信息系統(tǒng)以及其已失或已被破壞的數(shù)據(jù)，清理存儲空間等功能。

　?、?控制功能。

　　它完成內(nèi)部控制在會計(jì)信息系統(tǒng)中的任務(wù)，制約會計(jì)信息系統(tǒng)按規(guī)范的、正確的會計(jì)工作流程進(jìn)行處理，并防止非法的和錯誤的輸入、輸出以及操作處理。它包括：輸入數(shù)據(jù)的正確性控制（包括性質(zhì)、長度、范圍等），輸出內(nèi)容使用的控制， 正確處理順序和方式的控制， 使用權(quán)限的控制等系統(tǒng)控制功能。雖然控制功能不象其他功能可以直接從界面上看出，但它們確實(shí)存在于整個系統(tǒng)中，而且是必不可少的，控制功能越豐富，系統(tǒng)安全性越高，系統(tǒng)正常運(yùn)行就越有保證。

　　三、廠家售后服務(wù)購買商品化會計(jì)軟件，售后服務(wù)至關(guān)重要。一般廠家都為用戶提供售后服務(wù)，然而各廠家所提供售后服務(wù)的方式和內(nèi)容都不盡相同，因此在考察廠家今后服務(wù)時，應(yīng)注意以下幾個方面：

　?、?售后服務(wù)的內(nèi)容： 一般應(yīng)包括用戶培訓(xùn)、日常維護(hù)、系統(tǒng)初始化、二次開發(fā)、版本升級等。

　　⒉ 廠家維護(hù)能力： 廠家維護(hù)能力取決于維護(hù)人員的數(shù)量和質(zhì)量，以及軟件廠家商品化軟件的銷售量。

　?、?維護(hù)費(fèi)用：維護(hù)費(fèi)用的交納方式及數(shù)量，也是重點(diǎn)需要考慮的內(nèi)容之一。

　　⒋ 維護(hù)方式： 即售后服務(wù)的具體辦法。包括：是否終身維護(hù)、是否上門維護(hù)、是由總公司維護(hù)還是由本地維護(hù)點(diǎn)維護(hù)，維護(hù)是否及時等。

　　四、本單位財(cái)會業(yè)務(wù)的特點(diǎn)⒈行業(yè)特點(diǎn)。每個行業(yè)的會計(jì)工作都有其特殊性，財(cái)政部在制定會計(jì)制度時，也是分行業(yè)分別制定的，從而決定了各單位購買財(cái)會軟件時，必須考慮各行業(yè)的特點(diǎn)。比如工業(yè)企業(yè)與商品流通企業(yè)的會計(jì)工作，在具體核算上，其內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，其他各行業(yè)也是如此。當(dāng)然， 通用商品化軟件的某些功能是可以在某幾個行業(yè)甚至各行業(yè)中通用，但購買軟件，在滿足財(cái)會工作的共性時，更要滿足其特殊性，這樣才能真正發(fā)揮其作用。

　?、脖締挝粫?jì)核算的特點(diǎn)。企業(yè)規(guī)模的大小，會計(jì)業(yè)務(wù)需要處理的數(shù)據(jù)量的多少，會計(jì)核算精確度的高低，以及是否是分級核算，這都將決定購買軟件的性質(zhì)和功能。具體需要考慮如下內(nèi)容：

　?。?） 企業(yè)日（或月）處理憑證的總數(shù)；

　?。?） 企業(yè)會計(jì)科目的分級與長度；

　?。?）會計(jì)數(shù)據(jù)的最大值與最小值；

　　（4）每月所要保存的會計(jì)數(shù)據(jù)量；

　?。?）企業(yè)的規(guī)模及會計(jì)工作的分工。另外還需考慮本企業(yè)發(fā)展速度對上述各項(xiàng)影響，以及企業(yè)的資金效益等情況。

　　五、費(fèi)用一般地，商品化會計(jì)軟件的購置費(fèi)用包括如下：

　?、?軟件費(fèi)用；

　?、?資料費(fèi)用及培訓(xùn)費(fèi)用；

　?、?安裝費(fèi)；

　　⒋ 售后服務(wù)費(fèi)用；

　?、?其他配套費(fèi)用， 如專為商品化會計(jì)軟件配置的系統(tǒng)軟件，及防病毒軟件的購置費(fèi)用；

　?、?網(wǎng)絡(luò)軟件， 增加工作站的費(fèi)用。

　　考慮費(fèi)用問題時，不能僅以總費(fèi)用高低來進(jìn)行選擇，應(yīng)與軟件的質(zhì)量和滿足需要的程度綜合考慮，以求選擇既能滿足會計(jì)處理的要求，性能價格比又是最優(yōu)的軟件。

　　硬件及環(huán)境設(shè)施的配置

　　計(jì)算機(jī)硬件主要指主機(jī)及其輔助設(shè)備， 包括計(jì)算機(jī)、外設(shè)及UPS不間斷電源等。計(jì)算機(jī)硬件是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)，硬件配置的好壞直接影響到電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的質(zhì)量和運(yùn)行狀況。選擇硬件設(shè)備，應(yīng)根據(jù)制定的會計(jì)電算化發(fā)展計(jì)劃，所選軟件的要求及單位經(jīng)濟(jì)力量等因素統(tǒng)籌考慮。下面分項(xiàng)進(jìn)行說明：

　　一、主機(jī)和處理速度微機(jī)的工作速度主要由其主頻決定，現(xiàn)在微機(jī)的主頻一般為90Mhz、100Mhz、133Mhz等，主頻越高，速度越快。另外，硬盤的存取速度對主機(jī)處理速度也有影響，硬盤的平均存取速度越快，主機(jī)處理速度亦越快。

　　二、內(nèi)存即內(nèi)部存儲器的存儲容量，以字節(jié)來表示。對內(nèi)存的要求， 應(yīng)以能保證軟件系統(tǒng)能正常運(yùn)行為最低限度。微機(jī)的內(nèi)存， 最低為640K，高檔微機(jī)的內(nèi)存，一般是8M-16M.一般的商品化軟件在1M內(nèi)存的微機(jī)上，就可以正常運(yùn)行。但對WINDOWS版財(cái)務(wù)軟件，多數(shù)據(jù)的內(nèi)存配置應(yīng)為工作站8M以上、服務(wù)器16M以上。而對于客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的財(cái)務(wù)軟件，服務(wù)器一般要求在32M以上。

　　三、硬盤是外部存儲器中最常見的一種， 其存儲容量的大小也用字節(jié)表示。硬盤容量的大小，應(yīng)根據(jù)本單位日常所存數(shù)據(jù)量的大小來決定，現(xiàn)在的微機(jī)硬盤可以高達(dá)幾個G（千兆），均可滿足要求。

　　四、打印機(jī)打印機(jī)的種類很多，價格、性能相差也較大，選擇合適的打印機(jī)就顯得較為重要。選擇打印機(jī)，可參考如下因素：

　?、?打印速度，即每分鐘可打印的字符數(shù)。

　?、?打印寬度，即一行可打印的字符數(shù)，應(yīng)滿足會計(jì)報(bào)表的寬度。

　?、?中文處理能力，包括是否裝有漢字庫，可供選擇打印的字體種類，字型的大小，以及美觀程度等。一般裝有硬字庫的打印機(jī)速度要比沒裝的快得多，使用也方便，但價格稍貴。

　?、?打印的質(zhì)量，打印質(zhì)量的參數(shù)為分辨率，即每英寸可打印的點(diǎn)數(shù)（DIP） ，打印參數(shù)越高，打印出的字符越美觀。

　　五、UPS（不間斷電源）

　　由于會計(jì)工作的連續(xù)性，要求計(jì)算機(jī)不能無故中斷，以免因停電等使計(jì)算機(jī)工作中斷，造成數(shù)據(jù)丟失等情況，所以計(jì)算機(jī)供電系統(tǒng)必須配備UPS.在配備UPS時，應(yīng)考慮如下因素：① 能力，對于一臺微機(jī)，配備一臺500W的UPS即可，對于多臺，則考慮配備1000W的UPS.②類型，UPS可分為后備式和在線式。后備式價格較低，從掉電到切換到蓄電池供電的過程中需要一段轉(zhuǎn)換時間，但不會影響微機(jī)的正常工作。在線式價格較高，幾乎不需要轉(zhuǎn)換時間，可以保證計(jì)算機(jī)的安全運(yùn)行。

　　六、機(jī)房其他環(huán)境設(shè)備的配制包括空調(diào)，加濕器，負(fù)離子發(fā)生器等，在經(jīng)濟(jì)條件允許的情況下，盡力配置，以免系統(tǒng)因干濕度、溫度等原因造成系統(tǒng)非正常工作，同時也有利于工作人員的身體健康和工作效率。

　　試運(yùn)行前的準(zhǔn)備

　　對于購買的商品化軟件或有關(guān)部門推廣的通用軟件，使用前需要整理本單位會計(jì)業(yè)務(wù)，確定電算化情況下記帳方法、核算形式、核算內(nèi)容和方法、制定相應(yīng)的管理制度、培訓(xùn)有關(guān)應(yīng)用人員、建立相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)以及系統(tǒng)初始化等主要工作。對于自己組織研制的會計(jì)核算軟件，會計(jì)核算業(yè)務(wù)整理和記帳方法、形式、內(nèi)容等都在系統(tǒng)分析階段就已確定，運(yùn)行前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容主要為組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和人員分工、制度制定及初始化等。

　　下面主要介紹商品軟件運(yùn)行前的準(zhǔn)備工作。

　　一、會計(jì)核算業(yè)務(wù)的整理購買了商品化會計(jì)核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會計(jì)核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會計(jì)基礎(chǔ)工作較差的單位，會計(jì)工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關(guān)要求。會計(jì)軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會計(jì)核算軟件的功能、相應(yīng)的處理過程、方法和有關(guān)約定、要求都是在軟件研制時就規(guī)定好的， 所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。要消除這些差別，一是對對商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；二是對單位會計(jì)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會計(jì)核算軟件的要求、規(guī)定。

　　二、記帳方法，程序的確定記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應(yīng)某一種記帳方法。一個單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計(jì)算機(jī)處理之后，業(yè)務(wù)量大小已不是主 要矛盾，因此計(jì)算機(jī)內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進(jìn)行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細(xì)帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計(jì)算機(jī)記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢、作用，影響處理效率的提高。

　　三、科目編碼方案的確定商品化會計(jì)核算軟件一般都對會計(jì)科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進(jìn)行設(shè)置。因此軟件使用前需確定本單位會計(jì)科目體系及其編碼。電算化條件下，會計(jì)科目設(shè)置既要符合會計(jì)制度規(guī)定，又要滿足本單位會計(jì)核算和管理要求，同時要考慮該商品化軟件對會計(jì)科目編碼的規(guī)定要求。我國會計(jì)制度對工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定。在保證核算指標(biāo)統(tǒng)一性的前提下，可根據(jù)實(shí)際需要并征得同意對統(tǒng)一規(guī)定的總帳科目作必要的補(bǔ)充。至于明細(xì)科目，有的在國家制度中規(guī)定，有的則可根據(jù)企業(yè)管理需要由企業(yè)自行規(guī)定。在滿足會計(jì)核算和管理要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足會計(jì)核算的要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足管理要求；最后，科目設(shè)置應(yīng)滿足編制報(bào)表的需要。

　　四、憑證、帳簿的規(guī)范化商品化會計(jì)核算軟件中，一般都規(guī)定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規(guī)定，都需對手工記帳憑證進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，以滿足計(jì)算機(jī)輸入需要。在會計(jì)核算軟件使用前，要確定哪些明細(xì)帳為數(shù)量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時核算又需要多種格式，則或進(jìn)行二次開發(fā)，或設(shè)立輔助明細(xì)帳以彌補(bǔ)軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實(shí)相符。科目期末額必須整理，同時還應(yīng)注意往來帳、銀行帳的清理。

　　五、會計(jì)核算業(yè)務(wù)的規(guī)范化和方案確定這里，會計(jì)核算業(yè)務(wù)主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售核算業(yè)務(wù)。固定資產(chǎn)折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規(guī)定，按分類折舊法計(jì)提折舊，使用計(jì)算機(jī)后完全可按單臺計(jì)提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法，應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)單臺折舊。材料核算，一般電算化情況下，核算到大類或小類，個別種類核算到規(guī)格，比較合理可行。原先各單位工資核算的內(nèi)容基本上是統(tǒng)一的，只是在工資項(xiàng)目上有所差別，但隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，工資計(jì)算方法差別也越來越大，有計(jì)時、計(jì)件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎勵浮動工資等。成本核算方法的確定，一要看企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)，二要看企業(yè)管理要求。企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)可分為大量生產(chǎn)、成批特產(chǎn)和單件生產(chǎn)。手工核算方法，一般都已考慮生產(chǎn)特點(diǎn)，由于手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業(yè)管理的需要。成本核算方法一般都從計(jì)算產(chǎn)品成本出發(fā)，而對于成本控制、部門責(zé)任成本的核算與考核目標(biāo)成本的計(jì)算等很少考慮。隨著企業(yè)逐步走向市場，成為獨(dú)立的商品生產(chǎn)者，對于內(nèi)部管理的要求越來越高，成本計(jì)算除了滿足產(chǎn)品成本計(jì)算外，還要在成本過程控制、責(zé)任成本、目標(biāo)成本的考核方面發(fā)揮作用，因此在設(shè)計(jì)成本核算方案時，要充分考慮這些管理的需要。

　　系統(tǒng)試運(yùn)行

　　一、初始化工作它是指在系統(tǒng)運(yùn)行前，根據(jù)確定的核算方案和軟件提供的功能，輸入總帳、明細(xì)帳余額，定義有關(guān)帳表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和處理方法，輸入有關(guān)系統(tǒng)內(nèi)相對固定的數(shù)據(jù)，如固定資產(chǎn)、工資固定信息等。這樣，當(dāng)日或當(dāng)月發(fā)生的有關(guān)業(yè)務(wù)憑證輸入計(jì)算機(jī)后，就可以試運(yùn)行了。系統(tǒng)初始化主要包括如下幾個步驟：

　?。?）建立科目編碼及中文名稱對照表，輸入全部總帳、明細(xì)帳科目期初余額。

　　（2）輸入有關(guān)核算子系統(tǒng)固定數(shù)據(jù)，主要包括職工工資數(shù)據(jù)、固定資產(chǎn)卡片、材料名稱、編號和計(jì)劃價格、產(chǎn)品名稱編碼、產(chǎn)品定額成本、工時費(fèi)用定額等。

　?。?）定義帳、表結(jié)構(gòu)、內(nèi)容及計(jì)算公式。

　　初始化通俗的解釋是“前期準(zhǔn)備”或者“怎么開始……”。我們把手工管理的帳務(wù)工作搬到計(jì)算機(jī)中去進(jìn)行處理，這就需要把目前手工帳本上的帳目、帳面數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)中去。這個過程我們叫做“帳務(wù)初始化”。

　　帳務(wù)初始化主要有以下三個方面的工作：

　?。?）建立符合本單位財(cái)務(wù)管理要求的管理控制體系。

　?。?）建立符合本單位核算要求的科目體系。

　　（3）建立適合本單位核算要求的軟件功能體系。

　　在帳務(wù)初始化功能中一般都有系統(tǒng)管理子功能，它的主要工作一般包括：財(cái)務(wù)人員工作及權(quán)限的分配、建立適合本單位核算要求的帳務(wù)結(jié)構(gòu)體系等。

　　二、建帳建帳功能要解決的主要問題是：

　　⒈ 如何根據(jù)自己單位的業(yè)務(wù)情況建立科目核算體系。

　?、?如何建立帳簿， 形成總帳、銀行帳、現(xiàn)金帳、三欄明細(xì)帳、多欄明細(xì)帳、往來帳等。

　　⒊ 根據(jù)本單位的核算要求或習(xí)慣確定憑證的分類方法。

　　⒋ 進(jìn)行上年期末余額的結(jié)轉(zhuǎn)工作并對結(jié)轉(zhuǎn)的期初數(shù)進(jìn)行平衡校驗(yàn)。

　　⒌ 年終結(jié)轉(zhuǎn)工作。

　　三、填制憑證在完成了科目設(shè)置、年初余額設(shè)置、銀行帳初始化以及往來帳初始化等工作后，我們開始進(jìn)行諸如填制憑證、復(fù)核憑證、登記銀行、現(xiàn)金日記帳的工作，這幾項(xiàng)工作統(tǒng)稱為日常帳務(wù)工作。填制憑證是會計(jì)日常的主要工作，財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑據(jù)做出憑證，然后錄入到計(jì)算機(jī)中，這個過程就是填制憑證。在填制憑證時要根據(jù)軟件，應(yīng)考慮：

　　（1）一張憑證是由哪些因素構(gòu)成的？

　?。?）填制一張憑證的步驟有哪幾步？

　?。?）怎樣填制一張帶有外幣或者數(shù)量核算的憑證？

　?。?）怎樣在填制憑證時增加一個科目？

　?。?）怎樣修改一張正在填制的憑證？

　　（6）怎樣修改一張已經(jīng)填好的憑證？

　?。?）怎樣刪除、查詢打印一定條件的憑證？

　　為了保證憑證的正確性與合法性，我們要對填好的憑證進(jìn)行復(fù)核，只有通過復(fù)核的憑證系統(tǒng)才應(yīng)允許登帳。

　　銀行日記帳與現(xiàn)金日記帳的登錄功能也要具備。

　　四、登帳主要包括：

　　⒈ 憑證匯總：按用戶指定的匯總條件對滿足這一條件的所有未記帳憑證進(jìn)行匯總，產(chǎn)生科目匯總表。

　?、?記帳： 將用戶所填制的已審核未記帳憑證分別登錄到相應(yīng)的帳簿上去，同時產(chǎn)生往來帳及要與銀行進(jìn)行對帳的“待核銀行帳”。

　?、?對帳：對帳的原則是：①總帳借方合計(jì)=總帳貸方合計(jì)； ②上級科目借方發(fā)生額總計(jì)=其下級所有科目借方發(fā)生額總計(jì)； 上級科目貸方發(fā)生額合計(jì)=其下級所有科目貸方發(fā)生額合計(jì)。

　?、?結(jié)帳： 當(dāng)本月的憑證都已記帳后，我們要將該月的帳封好，以免再次被記帳。

　　結(jié)帳的原則是：在結(jié)帳的月份內(nèi)，不允許含有未記帳憑證，否則將不予結(jié)帳并提示相應(yīng)信息。

　　五、自動轉(zhuǎn)帳為了解決手工核算中的轉(zhuǎn)帳工作，減輕勞動強(qiáng)度，可以對部分帳務(wù)實(shí)行自動轉(zhuǎn)帳。

　　六、帳務(wù)數(shù)據(jù)的查詢與打印包括對科目余額表、總帳帳頁、明細(xì)帳帳頁等會計(jì)資料的查詢、國內(nèi)較好的商品化軟件都做的非常靈活。特別是基于WINDOWS操作環(huán)境的客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的帳務(wù)軟件。

　　七、銀行對帳⒈ 銀行帳的初始化： 將所有未與銀行對上帳的業(yè)務(wù)輸入到計(jì)算機(jī)中，以便于利用系統(tǒng)繼續(xù)與銀行進(jìn)行對帳工作。

　?、?輸入銀行的對帳單。

　?、?銀行對帳： 通過本單位的銀行帳與銀行對帳單之間進(jìn)行核對的工作，即銀行對帳，能清理出銀行和本單位的未達(dá)情況。

　　⒋ 查詢銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　?、?查詢銀行未達(dá)帳。

　?、?查詢單位未達(dá)帳。

　　八、往來帳管理往來對帳就是要完成具有往來業(yè)務(wù)的單位之間、單位部門之間以及單位與個人之間的往來帳目核對工作。

　　一般包括：

　?、?往來明細(xì)帳定義⒉ 往來帳初始化⒊ 往來戶檔案管理⒋ 往來帳查詢與打印⒌ 往來對帳⒍ 對帳單的查詢與打?、?往來戶余額的查詢與打印九、日常管理一般包括如下功能：

　　1. 月結(jié)帳務(wù)數(shù)據(jù)做備份2. 數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)3. 操作人員管理4. 查詢打印5. 網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫管理等以上功能的介紹，是針對一個典型的帳務(wù)系統(tǒng)一般所具有的功能，對于各個帳務(wù)系統(tǒng)來說都有或多或少的變化。對于其它的系統(tǒng)如：報(bào)表系統(tǒng)、工資管理與人事管理系統(tǒng)、材料核算子系統(tǒng)、成本核算子系統(tǒng)、產(chǎn)成品與銷售核算子系統(tǒng)等的功能與性能這里不再細(xì)述，可參考其系統(tǒng)說明。

　　如何甩手工帳

　　一、試運(yùn)行電算化會計(jì)信息系統(tǒng)正式使用之前，必須與手工并行運(yùn)行一段時間，以檢驗(yàn)其是否達(dá)到預(yù)定目標(biāo)，軟件是否有缺陷或錯誤，以及系統(tǒng)的合法性、安全性、可靠性等。這一階段稱為試運(yùn)行階段。

　?、?試運(yùn)行的目的會計(jì)核算軟件，無論是自己研制或是購買的，一般在開發(fā)時已對軟件的功能及有關(guān)性能進(jìn)行了測試和鑒定。但是，首先，這些測試一般是采用數(shù)據(jù)模擬方式，與單位實(shí)際會計(jì)業(yè)務(wù)相差很遠(yuǎn)；其次，對一些通用軟件，大量的初始化定義工作如成本核算、報(bào)表編制等，都由用戶定義，也難免出現(xiàn)差錯；此外，會計(jì)軟件是一種待殊軟件，使用時要確保萬無一失。因此，會計(jì)核算軟件必須經(jīng)過試運(yùn)行才能投入正式作用。

　?。?） 會計(jì)核算軟件的功能檢查。通過試運(yùn)行，檢查核算軟件所能完成的功能是否達(dá)到了原設(shè)計(jì)的要求，每一功能模塊是否按規(guī)定的處理程序及方法完成核算業(yè)務(wù)。

　?。?） 正確性檢查。通過試運(yùn)行，并與手工比較，檢驗(yàn)會計(jì)核算軟件在記帳、編制報(bào)表、成本核算、工資計(jì)算等業(yè)務(wù)處理的正確與否。

　　（3） 合法性檢查。檢查會計(jì)核算軟件是否符合財(cái)政部關(guān)于會計(jì)核算軟件的幾項(xiàng)規(guī)定的有關(guān)要求，是否符合財(cái)政部門制定的財(cái)務(wù)會計(jì)制度。

　?。?） 可靠性、安全性檢查。檢查整個系統(tǒng)在運(yùn)行過程中是否安全可靠，能否保證會計(jì)核算工作的正常進(jìn)行，能否防止一些意外事故等等。

　　（5）及時性。系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，能否保證及時提供、上報(bào)有關(guān)會計(jì)信息，包括帳、表等。

　?。?） 例外情況檢查。通過試運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)一些原先設(shè)計(jì)時未加考慮的例外事件，并及時采取措施，改進(jìn)完善軟件。

　　總之，通過試運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)中的一些錯誤、問題，排除一些隱患，完善功能，保證會計(jì)核算軟件在投入使用后盡量不發(fā)生或少發(fā)生問題。

　　⒉ 試運(yùn)行階段的主要工作財(cái)政部規(guī)定，會計(jì)核算軟件要經(jīng)過三個月以上的試運(yùn)行。對于由財(cái)政部主持評審的商品化會計(jì)核算軟件，要求在四個以上用戶跨年度運(yùn)行半年以上。

　　在試運(yùn)行階段，一方面手工核算工作仍要繼續(xù)，另一方面要花力量組織并輸入計(jì)算機(jī)會計(jì)核算所需的當(dāng)月數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤等，操作計(jì)算機(jī)完成有關(guān)會計(jì)核算業(yè)務(wù)，并輸出所有總帳、明細(xì)帳、報(bào)表和有關(guān)核算中間結(jié)果。分析計(jì)算機(jī)輸出結(jié)果與手工帳表數(shù)據(jù)比較，查找差異原因，若屬軟件設(shè)計(jì)原因，就必須由有關(guān)人員修改程序，改正缺陷。

　?、?試運(yùn)行階段應(yīng)注意的問題：

　　（1）試運(yùn)行階段，手工和計(jì)算機(jī)兩套系統(tǒng)同時運(yùn)轉(zhuǎn)。這勢必增加財(cái)會人員的工作量。

　　一般會計(jì)人員除了需多編制憑證外，還負(fù)責(zé)輸入或復(fù)核和結(jié)果分析比較等任務(wù)，工作量十分大，因此，一定要加強(qiáng)管理，做好思想工作，領(lǐng)導(dǎo)要大力支持，全力以赴，協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，贏得有關(guān)人員特別是財(cái)會人員的理解和支持，保證試運(yùn)行工作順利進(jìn)行。

　?。?）試運(yùn)行要取得預(yù)期效果，除了軟件性能外， 還要依靠慎密的組織、嚴(yán)格的管理和較好的人員素質(zhì)。因此在此階段，要按照有關(guān)要求，有計(jì)劃有步驟開展工作，并嚴(yán)格遵照系統(tǒng)使用操作說明書和有關(guān)管理制度。并必須配備熟悉本單位會計(jì)核算業(yè)務(wù)和電子計(jì)算機(jī)知識、系統(tǒng)開發(fā)知識的系統(tǒng)管理人員。目前，許多單位試運(yùn)行時間拖得很長，有的超過幾年，甚至最后失敗，往往不是軟件本身設(shè)計(jì)問題，而是應(yīng)用部門在這些方面跟上不，最后不得不甩掉計(jì)算機(jī)，回到手工核算狀態(tài)。

　?。?）輸入的數(shù)據(jù)尤其是憑證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與否是保證手工與計(jì)算機(jī)輸出結(jié)果一致的關(guān)鍵。

　　記帳憑證編制必須嚴(yán)格按照系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定，不得省略有關(guān)項(xiàng)目、內(nèi)容，科目必須明細(xì)到規(guī)定的最低級數(shù)，保證憑證輸入的質(zhì)量，所有記帳憑證在記帳前必須復(fù)檢，杜絕憑證重輸、漏輸。

　?。?） 電算化會計(jì)信息系統(tǒng)可能在某些方面改變了原手工處理習(xí)慣和方法，因此，必須敦促會計(jì)人員按新的要求、新的方法處理，以保證核算結(jié)果的可比性。

　　（5）手工核算與計(jì)算機(jī)核算結(jié)果的一致性問題。一般情況下，這兩者結(jié)果應(yīng)該一致。

　　但由于計(jì)算機(jī)精度高，通過計(jì)算機(jī)計(jì)算出來的一些數(shù)據(jù)，與手工有一定誤差。如成本核算中的水電汽暖費(fèi)、材料差異、工資、車間經(jīng)費(fèi)、企業(yè)管理費(fèi)等費(fèi)用分配，可能會出現(xiàn)幾分、幾角的誤差，導(dǎo)致手工與計(jì)算機(jī)核算對不起來，也影響到有關(guān)總帳、明細(xì)帳，最后影響有關(guān)報(bào)表。這種誤差屬正常的，不應(yīng)是問題。因此對于手工與計(jì)算機(jī)核算結(jié)果不一致問題，首先應(yīng)分析差異原因，是正常的還是不正常的，對不正常的，還要看是人工原因還是軟件問題，然后糾正。

　　二、替代手工核算程序⒈ 替代手工核算的基本條件當(dāng)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)經(jīng)過一定時期的試運(yùn)行，達(dá)到有關(guān)要求規(guī)定，就應(yīng)甩掉手工，由計(jì)算機(jī)完成會計(jì)核算工作。會計(jì)電算化的首要目的，就是要使財(cái)會人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報(bào)帳工作。但是對通過試運(yùn)行沒有發(fā)現(xiàn)問題或發(fā)現(xiàn)問題及時得到改進(jìn)的會計(jì)軟件，不能保證在正式運(yùn)行中不出問題。要保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還需要具備相應(yīng)的條件，因此，財(cái)政部在“會計(jì)核算軟件管理的幾項(xiàng)規(guī)定中規(guī)定，替代手工記帳必須具備以下條件：

　　（1）單位獲得“會計(jì)工作達(dá)標(biāo)單位”證書。

　　（2）采用的會計(jì)核算軟件已通過評審。

　?。?）與手工并行運(yùn)行三個月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)。

　?。?） 配有專門或主要用于會計(jì)核算工作的計(jì)算機(jī)可計(jì)算機(jī)終端，并配有指定的專職或兼職的上機(jī)操作人員。

　　（5） 有嚴(yán)格的操作管理制度，包括操作人員工作職責(zé)和工作權(quán)限；預(yù)防記帳憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施；預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的記帳憑證未經(jīng)復(fù)核而登帳的措施；必要的上機(jī)操作記錄制度。

　?。?） 有嚴(yán)格的硬件、軟件管理制度，包括保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的措施；會計(jì)數(shù)據(jù)和會計(jì)軟件安全保密的措施；修改會計(jì)核算軟件的審批、監(jiān)督制度。

　?。?）有嚴(yán)格的電算化會計(jì)檔案管理制度。

　?、?替代手工核算的審批程序和要求各單位替代手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：

　?。?） 地方各單位由同級財(cái)政部門或其授權(quán)單位審批。

　　（2）國務(wù)院直屬單位由國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門批準(zhǔn)，年末一次匯總，報(bào)財(cái)政部備案。

　?。?）軍隊(duì)各單位的審批權(quán)限由總后勤部財(cái)務(wù)部規(guī)定。

　　申請單位應(yīng)提交以下資料：有關(guān)會計(jì)電算化的內(nèi)部管理資料；計(jì)算機(jī)會計(jì)科目代碼和其它有關(guān)代碼及編制說明；試運(yùn)行簡況及輸出的帳、證、表樣本。

　　3. 替代手工核算的二種方式從試運(yùn)行向計(jì)算機(jī)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換， 替代手工核算，一般有兩種方式：一種方式是全部核算業(yè)務(wù)一次性完成轉(zhuǎn)換； 另一種方式是分階段逐步轉(zhuǎn)換，以保證系統(tǒng)可靠，平衡過度。對于會計(jì)業(yè)務(wù)量大，處理復(fù)雜的系統(tǒng)，宜采用分階段轉(zhuǎn)換方式，先易后難。對于那些業(yè)務(wù)簡單或單項(xiàng)應(yīng)用的核算業(yè)務(wù)，可用一次性轉(zhuǎn)換方式。

　　三、電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的使用電算化會計(jì)信息系統(tǒng)替代手工核算后，大部分會計(jì)核算工作就由計(jì)算機(jī)完成。在這一階段，會計(jì)人員的主要工作有：

　?。?）安軟件要求在計(jì)算機(jī)上完成各種帳、表的月、季、年初始化工作；

　?。?）記帳憑證編制及審核工作；

　?。?）輸入日常核算數(shù)據(jù)，包括記帳憑證、成本核算數(shù)據(jù)、職工考勤、新增固定資產(chǎn)卡片等，并復(fù)核；

　?。?）操作計(jì)算機(jī)完成各項(xiàng)核算業(yè)務(wù)；

　?。?）查詢和打印輸出有關(guān)會計(jì)帳目、憑證、報(bào)表及其他有關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)；

　　（6）保管好會計(jì)檔案資料；

　?。?）做好軟件、硬件日常維護(hù)工作。

　　系統(tǒng)運(yùn)行過程中，必須嚴(yán)格按照操作管理制度、維護(hù)管理制度、會計(jì)檔案管理制度和操作規(guī)程的規(guī)定要求，不得有半點(diǎn)馬虎。

　　主要管理制度概要

　　一、崗位責(zé)任制實(shí)行會計(jì)電算化的單位，一般可以設(shè)置如下的崗位：

　?、?總會計(jì)師。全面負(fù)責(zé)會計(jì)業(yè)務(wù)工作。

　?、?會計(jì)主管。負(fù)責(zé)管理會計(jì)日常工作。

　　⒊ 憑證編制人員。負(fù)責(zé)原始憑證的審查和手工會計(jì)憑證的編制工作， 保證憑證編制的正確性完整性。

　?、?憑證審核人員。負(fù)責(zé)對原始憑證和記帳憑證進(jìn)行合法性、 正確性和完整性的審核工作，保證憑證的僉性、正確性和完整性。

　　⒌ 出納員。負(fù)責(zé)銀行存款與現(xiàn)金的收、支核算、以及與銀行對帳的工作。

　?、?系統(tǒng)管理員。負(fù)責(zé)系統(tǒng)軟、硬件的正常運(yùn)行，負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的設(shè)置， 系統(tǒng)的安全與保密，系統(tǒng)的升級換代以及其它有關(guān)系統(tǒng)的管理工作。

　?、?系統(tǒng)維護(hù)員。負(fù)責(zé)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備的維護(hù)工作， 協(xié)助系統(tǒng)管理員保證系統(tǒng)的正確運(yùn)行。

　?、?會計(jì)檔案和磁性介質(zhì)上（軟盤）的會計(jì)檔案的保管工作， 報(bào)表等會計(jì)檔案的分送工作以及會計(jì)檔案的調(diào)閱工作。

　　二、操作管理制度概要⒈未經(jīng)培訓(xùn)合格者不符上機(jī)操作。

　?、?規(guī)定操作人員使用權(quán)限， 由系統(tǒng)管理員或者會計(jì)主管給每個操作人員設(shè)置使用權(quán)限密碼。

　?、?操作人員必須按照規(guī)定的操作規(guī)程進(jìn)行工作。

　?、?操作人員必須進(jìn)行上機(jī)登記，填寫上機(jī)時間、使用情況、 機(jī)器狀況以及故障處理辦法等內(nèi)容。

　?、?操作人員不能擅自修改憑證的錯誤， 發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)立即報(bào)告會計(jì)主管或憑證編制人員。

　　⒍ 操作人員應(yīng)及時做好數(shù)據(jù)備份工作。

　?、?所有軟盤使用前必須首先進(jìn)行病毒檢測，確保無病毒后方能使用。

　?、?操作人員不得任意改變系統(tǒng)工作環(huán)境。

　　三、系統(tǒng)維護(hù)制度概要⒈ 機(jī)房內(nèi)硬件必須指定專人負(fù)責(zé)。

　　⒉ 機(jī)房內(nèi)硬件由系統(tǒng)維護(hù)員定期全面檢查，并作好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題的硬件應(yīng)及時修理或更換。

　?、?軟件維護(hù)由專人負(fù)責(zé)，非指定軟件維護(hù)人員不得從事軟件維護(hù)工作。

　?、?重大軟件維護(hù)項(xiàng)目應(yīng)事先報(bào)請會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)經(jīng)同意后才能進(jìn)行維護(hù)。

　　⒌ 作好詳細(xì)維護(hù)記錄。

　　⒍ 系統(tǒng)參數(shù)，包括系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境、系統(tǒng)帳的套數(shù)、會計(jì)科目、使用權(quán)限等不得隨意變動，若確需變動、應(yīng)事先報(bào)請會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)。

　　四、機(jī)房管理制度概要⒈ 未經(jīng)許可，非機(jī)房工作人員不得隨意進(jìn)入機(jī)房。

　　⒉ 保持機(jī)房清潔，經(jīng)常打掃各種設(shè)備上的塵埃。

　?、?嚴(yán)禁在機(jī)房吸煙、亂扔果殼紙悄等雜物。

　?、?未經(jīng)許可，不得在財(cái)會專用機(jī)上運(yùn)行其他軟件。

　?、?如遇停電或者離開機(jī)房，關(guān)掉一切用電器電源。

　　⒍ 不得隨意帶軟盤進(jìn)入機(jī)房。

　　五、會計(jì)檔案管理制度概要⒈ 會計(jì)檔案包括以書面形式存放的會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表、 存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)以及與會計(jì)軟件系統(tǒng)有關(guān)的文檔、結(jié)構(gòu)圖、流程圖和源程序等。

　?、?及時收集各種會計(jì)檔案、并作好收集記錄。

　?、?嚴(yán)格執(zhí)行會計(jì)檔案的調(diào)閱規(guī)定， 調(diào)閱會計(jì)檔案必須經(jīng)過會計(jì)主管和系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)。調(diào)閱人不得擅自復(fù)制會計(jì)檔案。

　?、?妥善管理磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)，注意防熱、防磁、防霉、防潮。

　?、?會計(jì)檔案銷毀按國家有關(guān)制度進(jìn)行。

　　計(jì)算機(jī)病毒及防治

　?、?計(jì)算機(jī)病毒自1988年以來，五花八門的計(jì)算機(jī)病毒有如一場瘟疫，迅速傳遍了全世界， 并且造成了極大的危害。所謂計(jì)算機(jī)病毒，是人編寫的計(jì)算機(jī)程序，這些程序能破壞計(jì)算機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)，進(jìn)而影響系統(tǒng)的正常進(jìn)行。這些病毒可以通過程序自動復(fù)制、軟盤、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等途徑迅速傳播。

　　目前的計(jì)算機(jī)病毒有成百上千種，有人把它歸成四類：攻擊高級語言程序和數(shù)據(jù)文件的源碼型病毒，攻擊系統(tǒng)引導(dǎo)區(qū)（BOOT）的操作系統(tǒng)型病毒；攻擊命令文件（。COM） 可執(zhí)行執(zhí)行文件（。EXE）病毒；攻擊CMOS的病毒。目前流行的病毒絕大部分是瞄準(zhǔn)IBM PC 系列微機(jī)及其兼容機(jī)，并且還有針對MS-DOS，PC-DOS操作系統(tǒng)而來。目前，會計(jì)電算化使用的大都是IBM-PC微機(jī)及DOS操作系統(tǒng)，極易感染病毒。一旦感染且破壞程序或數(shù)據(jù)，將造成嚴(yán)重后果，必須引起我們重視。

　?、?病毒感染的待征及后果不同病毒感染所再現(xiàn)的特征也不完全一樣。一般地，可從以下幾個方面的判別計(jì)算機(jī)是否染上病毒。

　　（1）計(jì)算機(jī)屏幕上出現(xiàn)可移動的小球、小方塊、線狀等異?，F(xiàn)象。

　?。?） 軟件運(yùn)行速度明顯減慢或出現(xiàn)錯誤。

　　（3） 程序或數(shù)據(jù)所占空間（字節(jié)數(shù)）突然變小或增大；

　?。?） 出現(xiàn)異常響聲，如楊基病毒。

　?。?） 用戶未對磁盤讀寫，卻觀察到磁盤指示燈亮著。

　?。?） 病毒的自白：一些病毒程序能在屏幕上顯示有關(guān)信息。

　?。?） 系統(tǒng)配置未變，原能夠運(yùn)行的程序突然不能運(yùn)行了。

　　計(jì)算機(jī)染上病毒后，輕則影響計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，重則破壞程序和數(shù)據(jù)， 導(dǎo)致整個系統(tǒng)癱瘓，若數(shù)據(jù)備份盤上數(shù)據(jù)被破壞則更糟糕，恢復(fù)工作變得困難了。

　　⒊ 計(jì)算機(jī)病毒的傳播計(jì)算機(jī)病毒，與普通程序一樣，駐留在磁盤（硬盤或軟盤）上，運(yùn)行時，被調(diào)到計(jì)算機(jī)內(nèi)存中，并自動復(fù)制到計(jì)算機(jī)上正在使用的其他磁盤上或網(wǎng)上其他計(jì)算機(jī)。當(dāng)染上病毒的磁盤在別的計(jì)算機(jī)上使用時，又會迅速傳染。因此可見，計(jì)算機(jī)磁盤（軟盤、硬盤）是病毒傳播的主要媒介。

　?、?計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒盡管相當(dāng)厲害，但也并不是不可預(yù)防的？quot；病“從磁盤入，因此平時使用時要嚴(yán)格把好這一關(guān)。加上其他一些措施是能避免病毒感染的。預(yù)防病毒，要注意做好以下幾點(diǎn)。

　?。?）單位應(yīng)備份一套不帶病毒的系統(tǒng)軟件，包括中西文稿操作系統(tǒng)、程序語言、以及會計(jì)核算軟件等；

　?。?）在安裝系統(tǒng)之前，必須檢查并消除硬盤和有關(guān)軟盤上病毒， 必要進(jìn)對它們重新格式化，并作上標(biāo)志；

　　（3）對于情況不明的軟盤，或格式化或禁止使用；

　?。?）嚴(yán)禁在財(cái)會用計(jì)算機(jī)上玩游戲；

　?。?）系統(tǒng)和數(shù)據(jù)備份制度化；

　?。?）定期對計(jì)算機(jī)病毒檢查。

　　計(jì)算機(jī)病毒的種類很多，專門的消毒軟件也很多。我國公安部發(fā)行的SCAN和KILL軟件能檢測1000多種，消除至少幾十種病毒。但是反毒軟件不能包治百病， 例如對一些新的病毒，有些解毒軟件就無能為力。

　　除了使用消毒軟件消除病毒外，還可以通過格式化或拷入無病毒的備份盤覆蓋磁盤上相應(yīng)文件，達(dá)到消毒目的。

　　計(jì)算機(jī)犯罪的防治

　?、?犯罪基本類型（1） 使用計(jì)算機(jī)偷竊資產(chǎn)或貪污資金。

　　這種案件最常見。隨著EDP（電子數(shù)據(jù)處理）的不斷開發(fā)和逐漸推廣，這個問題將日趨嚴(yán)重。

　　例如：采用資金交易電算系統(tǒng)（EFTS），特別是該系統(tǒng)在金融、 商業(yè)行業(yè)普遍運(yùn)用后，交易雙方均通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和該系統(tǒng)進(jìn)行交易結(jié)算，雖然交易結(jié)算速度大大加快，節(jié)約時間，但也產(chǎn)生了計(jì)算機(jī)犯罪的可能性。利用計(jì)算機(jī)貪污、偷竊資金和資產(chǎn)的作案手法也是多種多樣的，有的是利用掌管計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之便，虛開帳戶、偽造轉(zhuǎn)帳交易，將資金轉(zhuǎn)出；有的是采用一種小額資金結(jié)算交易款項(xiàng)時，采用一種“取零技術(shù)”每次都將交易的零星小數(shù)（并非小數(shù)點(diǎn)后的尾數(shù)）從總額中扣下， 存入一個自設(shè)的非法帳戶， 這樣不易被覺察， 日積月累往往可以達(dá)到可觀的數(shù)目； 也有的是采用在程序中非法添設(shè)附加結(jié)構(gòu)的方式， 案犯在已經(jīng)審核認(rèn)可的程序中， 非法加入另一小程序， 這樣， 在程序運(yùn)行時， 該小程序就作同時為案犯提供法收入。

　?。?） 刺探、收集有關(guān)經(jīng)濟(jì)情報(bào)隨著現(xiàn)代化生產(chǎn)和科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，經(jīng)濟(jì)信息越業(yè)越被對手所“關(guān)心”，盡管在電算化之前，收集，竊取經(jīng)濟(jì)情報(bào)就已廣泛存在，在在電算化之后，從某種程度上講，愈演愈烈。這種案件謚呂嘈陀校孩倮眉撲慊低懲綰推淥繾蛹際酰焯勻∮？br> 價值的經(jīng)濟(jì)情報(bào)；②利用某些計(jì)算機(jī)操作人員和管理人員的“發(fā)財(cái)”心理，采用高價收買政策；③利用暴力、色情等手段威脅計(jì)算機(jī)操作和管理人員，獲取有價值的經(jīng)濟(jì)信息。

　　（3）直接或間接地非法使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)這種犯罪類型的情況較為復(fù)雜， 作案手法也各不相同。例如：有些程序員借調(diào)試程序之機(jī)，利用所用的計(jì)算機(jī)，非法聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行非法轉(zhuǎn)帳，貪污巨款；有些內(nèi)部機(jī)器設(shè)備維修人員借日常維修之便，趁人不備偷竊數(shù)據(jù)，甚至非法拷貝軟件包，或者輸入某些錯誤信息，以攪亂個數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

　　2.若干對策（1）加強(qiáng)電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)部控制是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)控制和管理的重要的內(nèi)容， 據(jù)目前的計(jì)算機(jī)經(jīng)濟(jì)犯罪案例來看，不少問題就出在內(nèi)部控制不嚴(yán)格上。從某種成都上講， 內(nèi)部控制的好壞直接決定著電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的安全、 可靠的運(yùn)行， 決定著能否有效地防治計(jì)算機(jī)犯罪的問題。（2）加強(qiáng)電算化審計(jì)的研究（3）盡早制定和頒布會計(jì)電算化有關(guān)法規(guī)