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期初金額差錯的會計處理及財務軟件設計
按照會計制度規(guī)定，對適用于追溯調(diào)整法的會計政策變更、會計差錯更正等，應調(diào)整會計報表的期初數(shù)。但目前國內(nèi)絕大多數(shù)財務軟件都沒有考慮到這一問題，沒有提供相應的功能。本文試對財務軟件中期初金額需要調(diào)整的情況作一分析，并研究其設計對策。
一、必須調(diào)整期初金額的情況
1.依據(jù)會計準則的相應規(guī)定?！镀髽I(yè)會計準則一一會計政策、會計估計變更和會計差錯更正》明確指出：“本期發(fā)現(xiàn)的與前期相關的重大會計差錯，如影響損益，應將其對損益的影響數(shù)調(diào)整發(fā)現(xiàn)當期的期初留存收益，會計報表其他相關項目的期初數(shù)也應一并調(diào)整”。
[例]某企業(yè)在2003年發(fā)現(xiàn)2002年漏提一筆折舊費100，000元，該折舊應計入上期管理費用。但該企業(yè)2002年度已結賬，相應的報表已報出（不考慮所得稅的影響）。按規(guī)定，對上述事項應在發(fā)現(xiàn)當期作如下調(diào)整分錄：
借：以前年度損益調(diào)整 100，000
貸：累計折舊 100，000
借：利潤分配一未分配利潤 100，000
貸：以前年度損益調(diào)整 100，000
2.會計電算化中出現(xiàn)的特殊情況。期初金額的差錯也可能出現(xiàn)生初始化數(shù)據(jù)的手工錄入工作中。對于財務軟件而言，期初金額的產(chǎn)生通常有兩種方式：初始化（初次使用）時的手工輸入；上年結賬后軟件自動將上年期末數(shù)轉入。對于后一種情況，因為是軟件自動將上年期末數(shù)結轉至本年的期初數(shù)，通常不會出錯。大部分期初金額產(chǎn)生差錯都發(fā)生在前一種情況，如誤將待攤費用和其他應付款的期初余額10，000元看成1，000元輸入。對此，必須采用合理辦法予以調(diào)整。
二、現(xiàn)行財務軟件中的處理方法分析
由于沒有考慮到會有必須調(diào)整期初金額的情況，大多數(shù)財務軟件都缺乏處理此類問題的完善功能。在實際工作中，很多用戶采用“反結束初始化”功能，通過重新開放初始化模塊讓用戶直接用手工修改期初數(shù)的方式。筆者認為，這種做法不可取。其弊端有三：
1.無法留下對差錯修改的業(yè)務痕跡。會計差錯的修正也是會計業(yè)務，必須對其及時記錄，留下業(yè)務痕跡。否則，會導致審計線索的缺失，容易引起舞弊；時間長了也會忘記這筆業(yè)務。就上例而言，會計差錯讓用戶直接手工修改期初數(shù)，會導致該企業(yè)2003年會計報表的期初數(shù)不等于2002年期末數(shù)的情況，如果差錯更正沒有及時記錄，將來查賬時誰還會知曉其前因后果？
2.采用手工方式調(diào)整數(shù)據(jù)可能會因為操作員的疏忽而導致賬與表、表與表之間金額的不一致。因為上述會計差錯同時涉及到資產(chǎn)負債表和利潤表，如果操作員不同時對相關賬表數(shù)據(jù)修改的話，會影響賬表之間的勾稽關系。
3.讓用戶直接用手工修改機內(nèi)數(shù)據(jù)會使軟件缺乏相應的控制。期初數(shù)是重要的會計數(shù)據(jù)，如果對該數(shù)據(jù)的修改不加以適當?shù)目刂?，?shù)據(jù)的安全性將無法得到保證。
三、建議軟件設計中采用新的處理方法
1.對于本期發(fā)現(xiàn)前期會計差錯的情況，筆者認為可以考慮在軟件中增加一項“期初金額調(diào)整”功能，通過編制追溯調(diào)整分錄的方式來處理該類問題。具體作法是：首先，按準則要求編制調(diào)整分錄，并在“期初金額調(diào)整”功能中將其輸入軟件；由指定權限的會計主管人員對其進行審核后，根據(jù)審核通過的分錄，自動調(diào)整相關賬戶的期初數(shù)。這樣，既通過授權、分工和調(diào)整分錄，留下審計線索；又能利用軟件自動處理的特點，防止賬表數(shù)據(jù)間的不平衡。
2.對于本期發(fā)現(xiàn)錄入期初數(shù)有差錯的情況，也可以通過“期初金額調(diào)整”功能來實現(xiàn)。因為根據(jù)會計基本原理，某一賬戶金額有差錯，必然有某一或某幾個對應賬戶出現(xiàn)同金額的差錯，同樣可以通過編制調(diào)整分錄的方式來對該差錯進行處理。本期發(fā)現(xiàn)期初數(shù)有差錯，也屬于會計差錯，可以將其視同為“本期發(fā)現(xiàn)前期會計差錯”的情況，通過增加的“期初金額調(diào)整”功能來解決。
一、必須調(diào)整期初金額的情況
1.依據(jù)會計準則的相應規(guī)定?！镀髽I(yè)會計準則一一會計政策、會計估計變更和會計差錯更正》明確指出：“本期發(fā)現(xiàn)的與前期相關的重大會計差錯，如影響損益，應將其對損益的影響數(shù)調(diào)整發(fā)現(xiàn)當期的期初留存收益，會計報表其他相關項目的期初數(shù)也應一并調(diào)整”。
[例]某企業(yè)在2003年發(fā)現(xiàn)2002年漏提一筆折舊費100，000元，該折舊應計入上期管理費用。但該企業(yè)2002年度已結賬，相應的報表已報出（不考慮所得稅的影響）。按規(guī)定，對上述事項應在發(fā)現(xiàn)當期作如下調(diào)整分錄：
借：以前年度損益調(diào)整 100，000
貸：累計折舊 100，000
借：利潤分配一未分配利潤 100，000
貸：以前年度損益調(diào)整 100，000
2.會計電算化中出現(xiàn)的特殊情況。期初金額的差錯也可能出現(xiàn)生初始化數(shù)據(jù)的手工錄入工作中。對于財務軟件而言，期初金額的產(chǎn)生通常有兩種方式：初始化（初次使用）時的手工輸入；上年結賬后軟件自動將上年期末數(shù)轉入。對于后一種情況，因為是軟件自動將上年期末數(shù)結轉至本年的期初數(shù)，通常不會出錯。大部分期初金額產(chǎn)生差錯都發(fā)生在前一種情況，如誤將待攤費用和其他應付款的期初余額10，000元看成1，000元輸入。對此，必須采用合理辦法予以調(diào)整。
二、現(xiàn)行財務軟件中的處理方法分析
由于沒有考慮到會有必須調(diào)整期初金額的情況，大多數(shù)財務軟件都缺乏處理此類問題的完善功能。在實際工作中，很多用戶采用“反結束初始化”功能，通過重新開放初始化模塊讓用戶直接用手工修改期初數(shù)的方式。筆者認為，這種做法不可取。其弊端有三：
1.無法留下對差錯修改的業(yè)務痕跡。會計差錯的修正也是會計業(yè)務，必須對其及時記錄，留下業(yè)務痕跡。否則，會導致審計線索的缺失，容易引起舞弊；時間長了也會忘記這筆業(yè)務。就上例而言，會計差錯讓用戶直接手工修改期初數(shù)，會導致該企業(yè)2003年會計報表的期初數(shù)不等于2002年期末數(shù)的情況，如果差錯更正沒有及時記錄，將來查賬時誰還會知曉其前因后果？
2.采用手工方式調(diào)整數(shù)據(jù)可能會因為操作員的疏忽而導致賬與表、表與表之間金額的不一致。因為上述會計差錯同時涉及到資產(chǎn)負債表和利潤表，如果操作員不同時對相關賬表數(shù)據(jù)修改的話，會影響賬表之間的勾稽關系。
3.讓用戶直接用手工修改機內(nèi)數(shù)據(jù)會使軟件缺乏相應的控制。期初數(shù)是重要的會計數(shù)據(jù)，如果對該數(shù)據(jù)的修改不加以適當?shù)目刂?，?shù)據(jù)的安全性將無法得到保證。
三、建議軟件設計中采用新的處理方法
1.對于本期發(fā)現(xiàn)前期會計差錯的情況，筆者認為可以考慮在軟件中增加一項“期初金額調(diào)整”功能，通過編制追溯調(diào)整分錄的方式來處理該類問題。具體作法是：首先，按準則要求編制調(diào)整分錄，并在“期初金額調(diào)整”功能中將其輸入軟件；由指定權限的會計主管人員對其進行審核后，根據(jù)審核通過的分錄，自動調(diào)整相關賬戶的期初數(shù)。這樣，既通過授權、分工和調(diào)整分錄，留下審計線索；又能利用軟件自動處理的特點，防止賬表數(shù)據(jù)間的不平衡。
2.對于本期發(fā)現(xiàn)錄入期初數(shù)有差錯的情況，也可以通過“期初金額調(diào)整”功能來實現(xiàn)。因為根據(jù)會計基本原理，某一賬戶金額有差錯，必然有某一或某幾個對應賬戶出現(xiàn)同金額的差錯，同樣可以通過編制調(diào)整分錄的方式來對該差錯進行處理。本期發(fā)現(xiàn)期初數(shù)有差錯，也屬于會計差錯，可以將其視同為“本期發(fā)現(xiàn)前期會計差錯”的情況，通過增加的“期初金額調(diào)整”功能來解決。
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