自動生成記帳憑證的程序設(shè)計基本思路

來源: 熊幼奇編輯： 2003/11/27 09:17:29　　字體：大小

　　在《中國會計電算化》第6期上發(fā)表了李勁波同志《思維不變革，必然被“革命”》的文章，該文提出現(xiàn)有財務(wù)軟件的根本性思維缺陷是“原始信息-人腦-計算機”的數(shù)據(jù)處理模式，看完該文，本人頗有同感。

　　的確現(xiàn)有財務(wù)軟件是存在上述缺陷，如填制一張憑證，為了減少出現(xiàn)錯誤，一般都要求在向系統(tǒng)輸入憑證之前，先填制一張手工憑證。按照這種方法進行處理，不僅需要人腦的判斷處理，更為突出的缺陷是大大增加了操作人員的工作量，單從填制憑證的角度看，計算機會計處理比手工會計處理的工作量還要大（因為計算機處理不僅要填制手工憑證，而且還要將手工憑證輸入到計算機中），可見在這方面不改革，確有被“革命”的可能。

　　其實，我們只需按如下基本思想進行程序設(shè)計，在輸入憑證時，就可由操作者直接輸入原始信息，由計算機自動生成記帳憑證。一、單據(jù)編號、附件張數(shù)、業(yè)務(wù)日期等的處理可按現(xiàn)有財務(wù)軟件的處理方法進行處理。

　　二、憑證摘要的處理可以按照本人在《中國會計電算化》第5期上發(fā)表的《電算化會計中憑證摘要的處理方法》一文中提出的基本思想進行處理，所不同的是在憑證摘要庫中增加一個“明細摘要”字段，以便于計算機自動根據(jù)所輸入的憑證摘要調(diào)用相應(yīng)的“明細摘要”。

　　三、自動生成記帳憑證

　　1.能從系統(tǒng)自動提取數(shù)據(jù)的記帳憑證，自動生成例如，計提折舊、結(jié)轉(zhuǎn)收入類帳戶的余額、結(jié)轉(zhuǎn)支出類帳戶的余額等，都可由計算機根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動生成記帳憑證，而無需操作者輸入原始數(shù)據(jù)。

　　2.有固定分錄模式的憑證，自動生成分錄模式例如，提取現(xiàn)金備用、將現(xiàn)金存入銀行、支付固定資產(chǎn)清理費用等，都有固定的分錄模式，此類憑證，可由計算機自動生成分錄模式，輸入憑證時，只需操作者在憑證的金額欄輸入相應(yīng)科目的金額即可。

　　3.無固定分錄模式的憑證，按如下方法進行處理

（1）在系統(tǒng)初始化時，定義好明細摘要表如摘要為：購買材料支付部分貨款對于該條摘要，可將摘要明細表定義如下：

　　品名單位數(shù)量單價金額該表中的“品名”可由操作者按摘要處理方法輸入：“單位”、“單價”可事先定義好基本單位和基本單價，輸入憑證時由計算機根據(jù)品名自動確定，但可進行修改；金額由計算機自動計算確定。該表中涉及的材料品種較多時，可采用滾動錄入的方法錄入。

　　上表輸入完成，再在屏幕上顯示下表，由操作者輸入銷貨單位和已付款金額；未付款金額和進項稅額由計算機自動計算確定，但可進行修改。銷貨單位：項目金額已付款金額

　　未付款金額進項稅額又如摘要為：結(jié)轉(zhuǎn)工資代扣代墊款相應(yīng)的明細摘要表可定義如下：項目代扣款代墊款水費電費醫(yī)藥費該表中的項目可根據(jù)單位的實際情況事先定義，填制憑證時，由操作者根據(jù)款項的性質(zhì)分別在代扣款、代墊款欄目中輸入相應(yīng)的金額。

　?。?）填制憑證時，由計算機根據(jù)操作者輸入的摘要將相應(yīng)的明細摘要表在屏幕上顯示出來。

　?。?）由操作者在明細摘要表中填寫相應(yīng)的原始數(shù)據(jù)。

　?。?）由計算機根據(jù)明細摘要表的數(shù)據(jù)自動生成記帳憑證。

　　按照上述方法設(shè)計程序，操作者在輸入憑證時，只需作出簡單的判斷輸入原始數(shù)據(jù)，計算機就可自動生成記帳憑證，而且無需在向系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)前填制手工憑證，這將大大減少手工操作的負擔。同時，在核對憑證時，可由計算機自動將相應(yīng)的明細摘要表調(diào)出，從而便于直接將原始信息與記帳憑證進行核對。為了便于審計工作的開展，打印記帳憑證時，可連同明細摘要表一并打印。

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