存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中為銷售或耗用而儲(chǔ)存的各種有形資產(chǎn)，通常分為自制和外購(gòu)兩部分。在異地采購(gòu)情況下，由于結(jié)算憑證的傳遞速度與貨物的運(yùn)輸速度不一致，企業(yè)外購(gòu)存貨常會(huì)出現(xiàn)貨物已經(jīng)到達(dá)，結(jié)算憑證尚未到達(dá)的情況，即通常所說(shuō)的貨到票未到現(xiàn)象。貨物雖已到達(dá)，但由于結(jié)算憑證尚未到達(dá)，無(wú)法確定其實(shí)際采購(gòu)成本。在結(jié)算憑證到達(dá)以前若要將該批存貨進(jìn)行入庫(kù)處理，則只能對(duì)其采購(gòu)成本進(jìn)行暫時(shí)估價(jià)，因而這類存貨也稱為暫估存貨。目前很多企業(yè)實(shí)現(xiàn)了電算化，但存貨核算，特別是暫估存貨仍然采用模擬傳統(tǒng)手工處理方法。即月末，結(jié)算憑證者仍未到達(dá)，則按存貨的暫估價(jià)（一般為采購(gòu)合同價(jià)格）進(jìn)行暫估人賬，次月初，財(cái)會(huì)人員通過(guò)屏幕挑出大量暫估入庫(kù)的憑單，然后再根據(jù)此單據(jù)手工編制一張同樣的紅字記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行記賬處理。這種所謂的會(huì)計(jì)電算化僅僅是用鍵盤取代了算盤，會(huì)計(jì)形式上的現(xiàn)代化掩蓋的是實(shí)質(zhì)的一成不變，會(huì)計(jì)技術(shù)環(huán)境的進(jìn)步?jīng)]有起到推動(dòng)會(huì)計(jì)發(fā)展的功效。
    
　　因而，對(duì)于暫估存貨的核算和管理，也應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)與管理需要、管理思想相結(jié)合，探尋新的解決方法。本文從加強(qiáng)對(duì)存貨核算和管理的目的出發(fā)，對(duì)暫估存貨在計(jì)算機(jī)條件下的處理方法進(jìn)行探討，以供會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)者和ERP系統(tǒng)的實(shí)施者借鑒。

　　一、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中暫估入庫(kù)成本確定方法比較分析

　　為了反映真實(shí)庫(kù)存，保證物流、資金流與信息流的一致性，計(jì)算機(jī)條件下暫估存貨的核算處理應(yīng)在存貨入庫(kù)的當(dāng)時(shí)進(jìn)行，即在暫估存貨入庫(kù)時(shí)，用數(shù)據(jù)庫(kù)“賬簿”中結(jié)存單價(jià)作為暫估入庫(kù)單價(jià)，當(dāng)根據(jù)入庫(kù)單文件記賬時(shí)自動(dòng)更新存貨結(jié)存文件生成存貨明細(xì)賬，同時(shí)自動(dòng)生成轉(zhuǎn)賬憑證，傳入賬務(wù)系統(tǒng)更新計(jì)算機(jī)中相應(yīng)的總賬。因此，采用何種存貨計(jì)價(jià)方法對(duì)確定暫信存貨的入庫(kù)管估價(jià)有利且合理是需要解決的首要問(wèn)題。常用的存貨計(jì)價(jià)方法有月末加權(quán)平均法、先進(jìn)先出法、后進(jìn)先出法、個(gè)別計(jì)價(jià)法及移動(dòng)加權(quán)平均法等幾種方法。這幾種方法都有其優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也存在一些缺陷。
    
　　1、月末加權(quán)平均法在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中不具適用性。加權(quán)平均法指在月末進(jìn)行一次加權(quán)平均單價(jià)計(jì)算，平時(shí)無(wú)法從數(shù)據(jù)庫(kù)“賬簿”中得到結(jié)存存貨的單價(jià)，在計(jì)算機(jī)條件下當(dāng)暫估入庫(kù)進(jìn)行時(shí)無(wú)法進(jìn)行存貨的核算。所以月末加權(quán)平均法在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中不具有可操作性。
    
　　2、采用FIFO和LIFO方法的利與弊。采用先進(jìn)先出法（FIFO）和后進(jìn)先出法（LIFO）這兩種方法，平時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)“賬簿”中有結(jié)存單價(jià)。因此當(dāng)暫估存貨入庫(kù)時(shí)可以實(shí)時(shí)得到相應(yīng)的入庫(kù)價(jià)格。但是，在物價(jià)變動(dòng)時(shí)期對(duì)財(cái)務(wù)的影響比較顯著。采用先進(jìn)先出法，當(dāng)物價(jià)上漲時(shí)，會(huì)高估企業(yè)當(dāng)期利潤(rùn)和存貨的庫(kù)存價(jià)值；物價(jià)下跌時(shí)會(huì)低估收益和資產(chǎn)。采用后進(jìn)先出法，結(jié)果正好相反。在物價(jià)變動(dòng)的一定時(shí)期，采用某一方法對(duì)企業(yè)可能有利，但當(dāng)形勢(shì)逆轉(zhuǎn)時(shí)，則會(huì)對(duì)企業(yè)有不良影響。
    
　　3、個(gè)別計(jì)價(jià)法的局限性。采用個(gè)別計(jì)價(jià)法平時(shí)賬簿中也可能隨時(shí)得到暫估存貨的入庫(kù)成本，可以掌握發(fā)出存貨成本和實(shí)際庫(kù)存情況。但這種方法要求根據(jù)采購(gòu)批別，掛上標(biāo)簽，分別存放，分別保管，以便發(fā)出時(shí)識(shí)別是哪批購(gòu)進(jìn)的。對(duì)于普通存貨，若采用這種方法，會(huì)計(jì)核算不成問(wèn)題，但倉(cāng)庫(kù)部門工作量太大，倉(cāng)儲(chǔ)、保管費(fèi)用太高。個(gè)另計(jì)價(jià)法只適合于量少、價(jià)高的貴重物品。
    
　　4、移動(dòng)加權(quán)平均法是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)可采用的最優(yōu)方法。采用移動(dòng)加權(quán)平均法，每次收入存貨后，立即根據(jù)現(xiàn)有存貨的總價(jià)值和總數(shù)量計(jì)算出新的單位成本。每發(fā)出一批存貨都要根據(jù)發(fā)出存貨的數(shù)量和前一次進(jìn)貨時(shí)計(jì)算的平均單位成本確定發(fā)出存貨成本和結(jié)存存貨的價(jià)值，這種方法能及時(shí)提供存貨的成本資料。在手工條件下移動(dòng)加權(quán)平均成本法因計(jì)算工作相當(dāng)繁瑣、計(jì)算量太大而很少采用，但在計(jì)算機(jī)條件下，計(jì)算機(jī)高速計(jì)算的優(yōu)勢(shì)正好彌補(bǔ)了這一缺陷，使移動(dòng)加權(quán)平均法在實(shí)際工作中具有可操作性，并且對(duì)暫估入庫(kù)存貨的成本的確定非常有利。
    
　　通過(guò)分析可知：移動(dòng)加權(quán)平均法所確定的存貨單價(jià)在一定程度上應(yīng)該說(shuō)是最接近暫估存貨實(shí)際單價(jià)的，而且這一方法在計(jì)算機(jī)條件下可以充分發(fā)揮其長(zhǎng)處，克服其弱勢(shì)，移動(dòng)加權(quán)平均法是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中確定暫估存貨入賬價(jià)值的最佳選擇。

　　二、計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中暫估存貨的處理方法

    確定了暫估入庫(kù)成本方法后，需要考慮的另一問(wèn)題就是暫估存貨核算處理問(wèn)題，即：在結(jié)算憑證尚未到達(dá)時(shí)，如何在處理暫估入庫(kù)業(yè)務(wù)的同時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理；在結(jié)算憑證到達(dá)時(shí)又怎樣進(jìn)行發(fā)票處理；最后怎樣進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算以確定其真實(shí)采購(gòu)成本。
    
　　我們認(rèn)為設(shè)計(jì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中暫估存貨的處理方法應(yīng)遵循以下兩條原則：1、確保存貨信息的真實(shí)、及時(shí)與完整；2、確保用戶操作簡(jiǎn)便。筆者從這兩個(gè)原則出發(fā)，給出暫估存貨處理的三種方法并進(jìn)行分析。

　　方法一：全額對(duì)沖法

　　全額對(duì)沖法是指暫估入庫(kù)時(shí)視同貨到票到情況處理，票到時(shí)自動(dòng)進(jìn)行全額對(duì)沖的處理方法。具體講，填制入庫(kù)單時(shí)計(jì)算機(jī)自動(dòng)取該存貨結(jié)存單價(jià)作為暫估入庫(kù)單價(jià)，生成入庫(kù)單記賬，并自動(dòng)生成記賬憑證：
    
　　借：原材料（暫估單價(jià)×數(shù)量）
    　　貸：材料采購(gòu)（暫估單價(jià)×數(shù)量）
    
　　當(dāng)錄入發(fā)票時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)從采購(gòu)訂單文件、存貨子系統(tǒng)中的入庫(kù)單文件中選出與發(fā)票相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，并將入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票及采購(gòu)訂單數(shù)據(jù)顯示在屏幕上。
    
　　如果認(rèn)為差異在許可的范圍內(nèi)，確認(rèn)審核通過(guò)并進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)該張入庫(kù)單生成一張紅字入庫(kù)單，并根據(jù)采購(gòu)發(fā)票結(jié)算出采購(gòu)成本，生成一張藍(lán)字入庫(kù)單，自動(dòng)傳入存貨子系統(tǒng)，通過(guò)記賬更新存貨明細(xì)賬，并生成采購(gòu)結(jié)算表。同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成分錄傳入賬務(wù)系統(tǒng)：
    
　　借：材料采購(gòu)
    　　原材料
    　　應(yīng)交稅金一應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）
    　　貸：應(yīng)付賬款
    
　　其中，“材料采購(gòu)”科目對(duì)應(yīng)金額為暫估入庫(kù)金額；“原材料”科目對(duì)應(yīng)金額為采購(gòu)發(fā)票金額與暫估金額的差額，如果差額為負(fù)數(shù)，則應(yīng)貸記“原材料”科目；應(yīng)交稅金為根據(jù)發(fā)票實(shí)際應(yīng)抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅。
    
　　這種方法在存貨入庫(kù)及錄入發(fā)票時(shí)都非常簡(jiǎn)單、方便，只要發(fā)票錄入準(zhǔn)確，就能保證該批暫估存貨的處理準(zhǔn)確無(wú)誤，而且在查詢存貨明細(xì)表時(shí)，因?yàn)闀汗来尕浂紝?duì)應(yīng)兩條藍(lán)色記錄和一條紅色記錄，暫估情況一目了然，便于對(duì)暫估存貨的管理。
    
　　方法二：金額補(bǔ)足法

　　金額補(bǔ)足法是指暫估人庫(kù)時(shí)視同貨到票到情況處理，票到時(shí)自動(dòng)計(jì)算出發(fā)票金額與暫估入庫(kù)金額的差額作為暫估入庫(kù)金額的補(bǔ)充值進(jìn)行處理的方法。具體講，填制入庫(kù)單時(shí)計(jì)算機(jī)自動(dòng)取該存貨結(jié)存單價(jià)作為暫估入庫(kù)單價(jià)，生成入庫(kù)單記賬，并自動(dòng)生成記賬憑證：
    
　　借：原材料（暫估單價(jià)×數(shù)量）
    　　貸：材料采購(gòu)（暫估單價(jià)×數(shù)量）
    
　　發(fā)票到達(dá)，逐項(xiàng)填制發(fā)票內(nèi)容。發(fā)票錄入完畢，系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)訂單號(hào)從入庫(kù)單文件中挑選出入庫(kù)單，若其入庫(kù)類別為“暫估入庫(kù)”（在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)時(shí)增加一個(gè)字段表示暫估入庫(kù)），則系統(tǒng)提示該批存貨為暫估入庫(kù)存貨，并生成一張調(diào)整入庫(kù)單。調(diào)整單數(shù)量為零，單價(jià)為發(fā)票單價(jià)與暫估單價(jià)的差額，金額為發(fā)票金額與暫估金額的差額。
    
　　經(jīng)確認(rèn)并進(jìn)行結(jié)算后，系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)整入庫(kù)單更新存貨明細(xì)賬。與此同時(shí)自動(dòng)生成兩張轉(zhuǎn)賬憑證：
    
　　轉(zhuǎn)賬憑證1為調(diào)整憑證：
    
　　借：原材料（金額為：暫估入庫(kù)調(diào)整表所列金額）
    　　貸：材料采購(gòu)（金額為：暫估人庫(kù)調(diào)整表所列金額）
    
　　如果該金額為負(fù)數(shù)，則應(yīng)做相反方向分錄。
    
　　轉(zhuǎn)賬憑證2為結(jié)算憑證：
    
　　借：材料采購(gòu)
    　　應(yīng)交稅金一應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）
    　　貸：應(yīng)付賬款
    
　　其中，“材料采購(gòu)”科目對(duì)應(yīng)金額為發(fā)票所列金額；應(yīng)交稅金為根據(jù)發(fā)票實(shí)際抵扣的進(jìn)項(xiàng)稅。
    
　　金額補(bǔ)足法的優(yōu)點(diǎn)是在進(jìn)行發(fā)票處理時(shí)，易于知道哪些存貨屬于暫估入庫(kù)存貨，并對(duì)暫估成本進(jìn)行調(diào)整；而且可以對(duì)實(shí)際成本與暫估成本之間的差異進(jìn)行分析，找出差異存在的原因，如果責(zé)任在于供貨方，可以及時(shí)與供貨方進(jìn)行交涉，以減少損失。進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算時(shí)，不用對(duì)暫估入庫(kù)存貨另行對(duì)待，可以視同貨到票到情況進(jìn)行處理。

　　方法三：特制入庫(kù)單法

　　特制入庫(kù)單法是指設(shè)計(jì)一種暫估入庫(kù)單，它不同于貨到票到情況的普通人庫(kù)單，而是在普通入庫(kù)單的基礎(chǔ)上增設(shè)了單價(jià)及金額調(diào)整欄目，在錄人發(fā)票時(shí)填完訂單號(hào)后，暫估人庫(kù)單會(huì)自動(dòng)彈出，錄入人員可根據(jù)發(fā)票金額續(xù)填暫估入庫(kù)單。最后，采購(gòu)結(jié)算視同貨到票到情況進(jìn)行處理。
    
　　在設(shè)計(jì)入庫(kù)單時(shí)，針對(duì)暫估存貨設(shè)計(jì)暫估入庫(kù)單，專門用于暫估入庫(kù)處理。這種特制入庫(kù)單與普通入庫(kù)單不同之處在于：特制入庫(kù)單在普通入庫(kù)單的右側(cè)增加了四個(gè)欄目：“調(diào)整單價(jià)”欄、“單價(jià)合計(jì)”欄、“調(diào)整金額”欄及“金額合計(jì)”欄。
    
　　發(fā)票到達(dá)，填制發(fā)票時(shí)，先填入訂單號(hào)。系統(tǒng)根據(jù)訂單號(hào)，篩選出暫估入庫(kù)單，并使暫估入庫(kù)單成為當(dāng)前活動(dòng)窗口。根據(jù)發(fā)票所示數(shù)據(jù)填列入庫(kù)單最右側(cè)“調(diào)整后合計(jì)”欄，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出調(diào)整單價(jià)和調(diào)整金額。經(jīng)確認(rèn)并進(jìn)行結(jié)算后，自行關(guān)閉入庫(kù)單，發(fā)票窗口稱為當(dāng)前活動(dòng)窗口，并且發(fā)票數(shù)據(jù)已根據(jù)修正后的入庫(kù)單自動(dòng)生成。其它處理與方法2相同。
    
　　特制入庫(kù)單法具有金額補(bǔ)足法的優(yōu)點(diǎn)，而且在進(jìn)行入庫(kù)單查詢時(shí)，暫估入庫(kù)存貨的暫估成本、實(shí)際成本及成本差異都—一顯示于入庫(kù)單上，便于了解暫估存貨的整個(gè)操作過(guò)程，易于發(fā)現(xiàn)暫估存貨處理中的異?，F(xiàn)象。