隨著會計電算化產(chǎn)生的快捷、高效日益為眾人所知，財務軟件也以驚人的速度普及起來。幾年前，使用財務軟件還是資金雄厚的大企業(yè)的專利，而現(xiàn)在，越來越多的中小企業(yè)也已緊跟大企業(yè)的腳步，開始配置財務軟件。值得注意的是，由于中小企業(yè)在規(guī)模、資金、人力資源、經(jīng)營方式上與大企業(yè)都有很大的區(qū)別，所以在實行電算化時也應有自己特殊的考慮。實踐也證明，中小企業(yè)如果完全模仿大企業(yè)的思路和方法實行電算比，往往會出現(xiàn)這樣那樣的問題。那么，中小企業(yè)在實現(xiàn)會計電算化時應注意哪些問題呢？本文想從以下四個方面談一下自己的看法。


　　一、應當購買符合自身規(guī)模和經(jīng)營特點的財務軟件


　　大型財務軟件一般都針對大型企業(yè)的需要來設計，因此功能強大、界面華麗，具有相當大的誘惑力。面對精美的說明書和強大的營銷手段，中小企業(yè)往往產(chǎn)生軟件“越大越好”、功能“越多越好”的感覺，因而選擇購買大型財務軟件。其實，這往往是不明智的。中小企業(yè)配置大型財務軟件，就好象“小腳穿大鞋”，至少存在以下弊端：


　　l.成本過高。大型軟件本身的價格往往是小型軟件的幾倍甚至幾十倍，大型軟件要求的硬件配置也比小型軟件高，這就導致了很高的購買成本，更重要的是，大型軟件投入使用后，維護成本和更新成本也比小軟件高得多。實際上，由于中小企業(yè)自身的特點和他的固有限制，這些成本許多都花在一些中小企業(yè)極少使用或永遠都用不上的功能上。


　　2.操作復雜不便，難以發(fā)揮實際功效。大軟件不僅帶來了安裝調試上的不必要的冗長和復雜，更帶來了日常操作中一些不必要的工作繁瑣和延誤。另一方面，由于中小企業(yè)人力資源的相對不足，也無法順利使用大軟件提供的一些復雜功能，這些都影響了大軟件應有功能的有效發(fā)揮。


　　3.缺少靈活性。中小企業(yè)賴以與大企業(yè)競爭的重要優(yōu)勢之一就是其經(jīng)營的靈活性。由于大型財務軟件設計上的標準化和模塊化，難以真正符合中小企業(yè)的靈活而有特色的經(jīng)營需要。而設計大型財務軟件的大型軟件制造商由于把大企業(yè)作為既定的服務目標，往往不會專門為中小企業(yè)修改和重編軟件。由于這些原因的存在，大型財務軟件不但難以象給大企業(yè)帶來高效一樣給小企業(yè)帶來高效，還會影響中小企業(yè)的活力，成為中小企業(yè)競爭力中的不利因素。


　　二、作好實現(xiàn)電算化的思想準備


　　中小企業(yè)實現(xiàn)電算化，不但要在物資上作好準備，也要在思想上作好準備。在某種意義上說，作好思想準備更重要，因為用好軟件、讓軟件發(fā)揮最大功效比購買軟件要更難做到。


　　作好思想準備，首先應在企業(yè)領導層取得有力的支特。高層管理人員的關心和支持是順利實現(xiàn)電算化的最重要條件。其次，要克服員工之中的抵觸情緒。因為電算化不可避免會帶來工作中的變革，這意味著許多人將不得不改變其長期以來的工作內容和工作方式。有些人會因為害怕難以勝任工作而深感不安，有些人對新工作很不適應，有些人則害怕自己權威受損或秘密泄露。這都會造成電算化過程中的巨大阻力。要克服這些阻力，最重要的就是要建立通暢的思想溝通機制，開展宣傳，認真貫徹管理層實現(xiàn)電算化的決心，并讓相關人員真正認識到實現(xiàn)電算化給他們帶來的好處，把每個人都變成電算化的倡導者和推進者。


　　強調要在思想上作好準備，是因為中小企業(yè)與大企業(yè)相比，帶有更多的家庭經(jīng)營和人合企業(yè)的特點。要順利實現(xiàn)會計電算化，僅靠制度的約束是不夠的，也要靠人的自覺自愿行動。

　
　　三、搞好手工會計向會計電算化的轉換工作


　　相比大型企業(yè)而言，中小企業(yè)的會計工作往往是不規(guī)范的。因此，在從手工帳向電算化的過渡過程中，作好相關的轉換工作是十分重要的。尤其需要強調兩方面的工作：一是改進相關會計制度。從手工會計轉向電算化時，一般應當對原有企業(yè)的財會制度進行修改或者重新制訂。由于中小企業(yè)人力資源的局限，實行電算化后，從事電算化的人員常常身兼數(shù)職。因此，重新考慮設計內部控制制度非常重要。為此，中小企業(yè)應當適當?shù)叵蜍浖毯拖嚓P的咨詢機構進行咨詢，改進和完善企業(yè)的會計制度。二是作好數(shù)據(jù)的轉換工作。無論從存儲安全性、取用快捷性上還是從進行相關分析報告的需要上考慮，將歷史數(shù)據(jù)輸入新的電算化的會計系統(tǒng)都是十分必要的。而許多中小企業(yè)在實際工作中忽視了這一部分工作。作好數(shù)據(jù)轉化工作，首先應當判別原有數(shù)據(jù)的真實性和有用性，對于因為中小企業(yè)原有會計系統(tǒng)缺陷等原因造成的非真實和非相關數(shù)據(jù)，就沒有必要進行數(shù)據(jù)轉化，因為此類數(shù)據(jù)無益于提高新系統(tǒng)的作用。在進行實際的轉化工作時，則應當注意數(shù)據(jù)的類型、格式和輸入的完整性和準確性。


　　四、組織崗位培訓，取得技術支持


　　由于種種原因，中小企業(yè)往往只重視軟件硬件的購置和安裝，不重視對相關人員進行培訓。而實際上，由于中小企業(yè)在人力資源的相對落后，更需要作好相關人員的培訓工作。培訓方式可以多種多樣，離崗培訓和在崗培訓都可以，目標是一方面讓相關人員掌握工作的知識和技巧，另一方面增強他們的信心和運用財務軟件的主動性和積極性，提高工作效率。


　　取得技術支持也是中小企業(yè)應進行的重要工作。中小企業(yè)一般不具有內部的技術支持部門和充足的技術支持人員，因此，尋求外部支持，建立穩(wěn)固的外部支持聯(lián)系是很重要的。常用的方式是在購買軟件時就與軟件商約定建立密切的合作關系。不但在安裝調試過程中要有技術人員在場，在軟件運行幾個星期后，還要請技術人員來進行檢測。在軟件運行出現(xiàn)問題或是企業(yè)對軟件提出新的要求時，也要及時請技術支持人員進行指導。