CPA《審計》教材梳理：采購與付款循環(huán)的審計(2)

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來源: 正保會計網(wǎng)校編輯： 2010/08/05 10:49:52　字體：大小

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　　第一節(jié)　采購與付款循環(huán)的特點

　　第二節(jié) 采購與付款的內(nèi)部控制和控制測試　　

　　第三節(jié) 采購與付款循環(huán)的實質性程序

　　一、采購交易的內(nèi)部控制

　　（一）內(nèi)部控制目標、內(nèi)部控制與審計測試的關系

　　采購交易的控制目標、關鍵內(nèi)部控制和測試一覽表(P401 表16-2)

　?。ǘ┎少徑灰椎膬?nèi)部控制

　　二、付款交易的內(nèi)部控制

　　采購與付款循環(huán)的內(nèi)部控制

(1)采購、驗收、儲存、會計及財務部門在人員安排及職責分工等方面應相互獨立，償還債務應經(jīng)上述部門進行相應確認或批準。

(2)購貨交易——填寫訂貨單——簽章批準——訂貨單副本及時提交會計、財務部門。

(3)編制按順序編號的驗收單——副本送交采購、會計等部門。

(4)采購部門將購貨發(fā)票、訂貨單及驗收單進行比較。

(5)采購部門填制應付款憑單——批準——支付貨款。

(6)采購部門應對所收各種單據(jù)、文件加蓋收件日期時刻章。

(7)應付賬款總分類賬和明細分類賬應按月結賬，并相互核對。

(8)供貨方取得對賬單，與應付賬款明細分類賬和未付憑單明細表相互調節(jié)。

(9)采用總價法記錄現(xiàn)金折扣，并制定嚴格的復核制度審查是否發(fā)生折扣損失。

　　三、固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制

　　固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制、控制要點和主要控制測試程序

內(nèi)部控制	控制要點	主要控制測試程序
1．預算制度	固定資產(chǎn)增減應編制預算(固定資產(chǎn)內(nèi)部控制中最重要的部分；大企業(yè)要有年度預算，小企業(yè)要有計劃)	檢查固定資產(chǎn)的取得與處置是否依據(jù)預算，對實際支出與預算之間的差異以及未列入預算的特殊事項，檢查其是否履行特別的審批手續(xù)(發(fā)生、準確性、計價和分攤)
2．授權批準制度	企業(yè)的資本性支如預算只有經(jīng)過董事會等高層管理機構批準方可生效；所有固定資產(chǎn)的取得和處置均需經(jīng)企業(yè)管理層的書面認可	不僅要檢查授權批準制度本身是否完善，還要關注授權批準制度是否得到切實執(zhí)行(發(fā)生、準確性、計價和分攤)
3．賬簿記錄制度	設置總賬、明細賬、固定資產(chǎn)登記卡；按類別、使用部門、每項固定資產(chǎn)進行明細分類核算；增減變化均有原始憑證	檢查明細賬與登記卡設置的完善性，固定資產(chǎn)增減變化時原始憑證的充分性(發(fā)生、準確性、計價和分攤、完整)
4．職責分工制度	對固定資產(chǎn)的取得、記錄、保管、使用、維修、處置(不相容職務)等，均應明確劃分責任，由專門部門和專人負責	檢查與觀察分工的恰當性(發(fā)生、準確性、計價和分攤、完整性)
5．資本性支出和收益性支出的區(qū)分制度	書面標準：區(qū)分資本性支出和收益性支出；明確資本性支出的范圍和最低金額；凡不屬于資本性支出的范圍、金額低于下限的任何支出，均應列作費用并抵減當期收益	檢查標準制定的合理性與執(zhí)行的有效性(準確性、計價和分攤)
6．處置制度	投資轉出、報廢、出售等均要有一定申請報批程序	檢查報批程序的合理性與執(zhí)行有效性(發(fā)生、準確性、計價和分攤)
7．定期盤點制度	確定數(shù)量、存放地點、使用狀況定期盤點制度的作用：驗證賬面各項固定資產(chǎn)是否真實(發(fā)生)；了解固定資產(chǎn)的放置地點和使用狀況(發(fā)生)；發(fā)現(xiàn)是否存在未入賬的固定資產(chǎn)(完整性)	CPA應了解和評價企業(yè)固定資產(chǎn)盤點制度，并注意查詢盤盈、盤虧固定資產(chǎn)的處理情況(發(fā)生、完整性)
8．維護保養(yǎng)制度	建立日常維護、定期檢修制度	檢查制度的合理性與實際執(zhí)行情況(發(fā)生、準確性、計價和分攤)

　　注意：嚴格地講，固定資產(chǎn)的保險不屬于企業(yè)固定資產(chǎn)的內(nèi)部控制范圍，但它對企業(yè)非常重要，因此CPA在檢查、評價企業(yè)的內(nèi)部控制時，應當了解企業(yè)對固定資產(chǎn)的保險情況。

　　四、評估重大錯報風險(略P406)

　　五、控制測試

　　（一）以內(nèi)部控制目標為起點的控制測試

　?。ǘ┮燥L險為起點的控制測試

　　采購與付款交易的風險、控制和控制測試

風險	計算機控制	人工控制	控制測試
訂購商品和勞務
未經(jīng)授權的供應商可能進入經(jīng)批準的供應商主文檔。	程序設定只允許經(jīng)授權的人員才能修改經(jīng)批準的供應商主文檔。	只有采購部門高級員工才被授權在供應商主文檔中增加新供應商信息。	詢問管理層并檢查證明這些控制完成情況的文件。
可能向未經(jīng)批準的供應商采購。	處理之前，計算機自動與供應商主文檔中每一份訂購單比對。將不符事項記錄于例外報告中。	復核例外報告并解決問題。繞過控制的人工處理經(jīng)恰當審批。	檢查復核例外報告的證據(jù)，以及批準僭越控制的人工處理的恰當簽名。
采購可能由未經(jīng)授權的員工執(zhí)行。	訪問控制只允許經(jīng)授權的員工處理訂購單，菜單層面的控制授權限定至單個員工。	復核正式的授權級別并定期修訂，采購人員有權在限額內(nèi)進行采購或處理某些類型的支出。僭越控制的、人工接受的訂購單，需經(jīng)采購主管或高級管理層批準。	詢問和檢查授權批準和授權越權的文件。檢查訂購單并確定其是否在授權批準的范圍之內(nèi)。
訂購的商品或勞務可能未被提供。	計算機自動對所有發(fā)出的訂購單事先編號，并與隨后的采購入庫通知單和供應商發(fā)票進行比對。比對不符的訂購單被單獨打印。	長期未執(zhí)行的訂購單被記錄于未執(zhí)行訂購單的文件上，并采取跟進行動。	詢問并檢查文件，以證實對未執(zhí)行的訂購單的跟進情況。
采購訂購單的項目或數(shù)量可能不準確。	計算機將訂購單上的產(chǎn)品摘要和存貨代碼與存貨主文檔明細進行比對。當再訂貨數(shù)量超過存貨主文檔記錄的再訂貨數(shù)量，或者現(xiàn)有的存貨項目數(shù)量超過再訂貨水平時，生成訂貨例外報告。	由采購部門復核例外報告，取消訂購單或經(jīng)過恰當授權后處理。	檢查例外報告，證實問題已被適當處理。
收到商品和勞務
收到商品可能未被記錄。	當商品接收倉庫索取訂購單以核對所收貨物時，計算機生成一份事先編號的采購入庫通知單。定期打印未完成訂購單。	由采購部門復核和追蹤未完成訂購單報告。定期將報表余額調整至應付賬款余額。	檢查打印文件并追蹤未完成訂購單。檢查應付賬款的調整，并重新執(zhí)行這些程序，以獲取其是否正確的證據(jù)。
收到的商品可能不符合訂購單的要求或可能已被損壞。	收貨人員將收到的商品的情況、實際收貨數(shù)量錄入采購入庫通知單，將采購入庫通知單與訂購單上的具體信息進行比對，并就比對不符商品的情況和數(shù)量生成例外報告。	清點從供應商處收到的商品，將商品的情況、收貨數(shù)量與訂購單進行核對。檢查貨物的狀況。復核例外報告并解決所有差異。	詢問、觀察商品實物并與訂購單進行核對。檢查打印文件以獲取復核和跟進的證據(jù)。
記錄采購和應付賬款
收到的商品可能未被計入采購。	由計算機打印一份沒有相應發(fā)票記錄的采購入庫通知單的完整清單。在一些計算機系統(tǒng)中，可能根據(jù)訂購單上的采購價格在臨時文檔中生成一份預開單據(jù)，當實際收到供應商發(fā)票時，再按發(fā)票金額轉賬。	由會計部門人員追蹤遺失的發(fā)票。	詢問、檢查例外報告和其他文件，以追蹤已收到商品但發(fā)票未到、未作采購記錄的情況。
對發(fā)票已到，但商品或勞務尚未收到的可能作采購記錄，或者可能重復作采購記錄。	由計算機比對訂購單、采購入庫通知單和發(fā)票，只有比對一致后，采購才能被記錄至總分類賬；對比對不符和重復的發(fā)票生成例外報告。在分批次處理系統(tǒng)中，由計算機控制各采購入庫通知單金額的總額，并與相應的供應商發(fā)票金額比對，對出現(xiàn)的差異打印成例外報告。	由會計部門的人員追蹤例外報告中提及的供應商發(fā)票與訂購單或采購入庫通知單比對不一致問題或重復問題。	詢問和檢查例外報告，并追蹤已收到但比對不符的發(fā)票。
采購發(fā)票可能未被記錄于正確的會計期間。	由計算機將記錄采購的日期和采購入庫通知單上的日期進行比對，如果這些日期歸屬不同的會計期間，應生成打印文件。	由會計人員輸入必要的分錄，確保對計入當期的負債的核算是恰當?shù)摹?/div>	詢問和檢查打印文件并重新執(zhí)行截止程序。
記錄的采購價格可能不正確。	由計算機將供應商發(fā)票上的單價與訂購單上的單價進行比對，如有差異應生成例外報告。	復核例外報告，并解決問題。	詢問和檢查打印文件，以及解決差異的證據(jù)。通過對照發(fā)票價格與訂購單上的價格，重新執(zhí)行價格測試。
供應商發(fā)票可能未被分配至正確的應付賬款賬戶。	由計算機將訂購單和采購入庫通知單上的代碼與發(fā)票上的供應商名稱和代碼進行比對，并將其與應付賬款賬戶明細核對。	由會計部門人員追蹤例外報告上供應商名稱和代碼比對不符的情況。	詢問和觀察例外報告，以及解決例外情況的證據(jù)。重新執(zhí)行分配費用支出的測試。
發(fā)票可能未分配至個人客戶的賬戶，或者在更新時使用了錯誤的應付賬款文檔。	更新后，由計算機將應付賬款期初余額合計數(shù)，加上本期購貨，減去本期支付，得到應付賬款期末余額合計數(shù)，與應付賬款總分類的期末余額進行比對。每次更新前，由計算機檢查日期和更新前的版本號。每次更新后，應付賬款主文檔會注明日期或順序編號。	由適當?shù)臅嬋藛T執(zhí)行連續(xù)運行總額調節(jié)。復核并重新提交未分配采購發(fā)票的例外報告。利用外部文件標簽和整理功能來標明使用哪一版本的主文檔。	檢查連續(xù)運行控制總額的打印文件。詢問對IT程序的一般控制，以確保應付賬款主文檔使用正確的版本。
在記錄或處理采購發(fā)票時可能出現(xiàn)錯誤。	在處理運行過程中檢查發(fā)票計算的準確性：檢查商品數(shù)量，將數(shù)量乘以單價與發(fā)票總額核對，并計算得出應收的折扣。	每月根據(jù)供應商對賬單調整應付賬款金額，編制匯款通知單并郵寄給供應商。詢問處理供應商付款的人員是否與記錄采購發(fā)票的人員職責分離。應付賬款明細賬合計數(shù)應調節(jié)與應付賬款總分類脹一致。	詢問、檢查并重新執(zhí)行應付賬款總分類脹的調節(jié)程序。
購買的商品或勞務可能未被記錄于正確的費用或資產(chǎn)賬戶。	由計算機將訂購單、采購入庫通知單和發(fā)票上的賬戶代碼與總分類賬上的賬戶代碼進行比對。按周或按月打印采購交易中費用和資產(chǎn)的分配。	復核交易打印文件的合理性。	詢問和檢查打印文件，以獲取經(jīng)管理層復核的證據(jù)。詢問對于發(fā)現(xiàn)的錯誤，是否采取了改正措施。
上述所有風險。		由管理層根據(jù)關鍵業(yè)績指標復核實際業(yè)績。例如：實際采購、計劃采購及月度趨勢分析；實現(xiàn)的毛利率；應付賬款的周轉天數(shù)。	檢查用于證明已經(jīng)識別和解決與關鍵業(yè)績指標不符的實際業(yè)績問題的文件。詢問管理層針對這一問題采取的措施。重新執(zhí)行復核和跟進程序。
記錄開具的支票和電子貨幣轉賬支付
開具的支票和電子貨幣轉賬支付憑證可能未被記錄。	在開具支票過程中，由計算機生成事先順序編號的支票。對空白支票實施接觸控制，只有得到授權的員工才能接觸。由支票支付系統(tǒng)打印所有開具的支票。	如果支票是手工開具的，應控制尚未簽發(fā)的事先順序編號的支票表；由高級員工開具支票；按順序檢查支票編號；調節(jié)銀行存款余額。	詢問并觀察實物控制和接觸控制。重新執(zhí)行順序檢查和調節(jié)銀行存款余額的程序。
電子貨幣轉賬支付可能由未經(jīng)授權的人員執(zhí)行。	只有得到授權、掌握密碼的員工才能接觸電子貨幣轉賬專用終端機。	授權執(zhí)行電子貨幣支付交易的人員，根據(jù)支付次數(shù)的多少，按月、按周或按日復核電子貨幣支付清單打印文件，以發(fā)現(xiàn)不正?；蛭唇?jīng)授權的支付。	詢問、觀察實物控制和接觸控制。
可能向不正確的供應商銀行賬戶進行電子貨幣轉賬支付。	對于為處理電子貨幣轉賬支付而從銀行下載的供應商的銀行賬戶詳細信息，實施嚴格的控制。	只授權高級員工出于處理電子貨幣轉賬支付的目的，在銀行記錄中變更或增加供應商銀行信息。詳細信息由供應商書面提供，并在供應商文檔中保存。依靠銀行的安全控制對此進行監(jiān)督。	詢問和檢查經(jīng)恰當授權簽字的記錄。
開具的支票和電子貨幣轉賬支付憑證可能未被及時記錄或分配到正確的應付賬款賬戶。	付款被自動記入相關應付賬款或費用賬戶和銀行存款賬戶。每一次開具支票后，及時調節(jié)相關總分類賬的變動。	定期進行銀行存款調節(jié)。按月根據(jù)銀行存款余額調節(jié)表對應付賬款賬戶余額進行調節(jié)。	檢查并重新執(zhí)行調節(jié)程序。
可能就虛構或未經(jīng)授權的采購開具支票和電子貨幣轉賬支付憑證。	由計算機比對訂購單、采購入庫通知單和發(fā)票，以及經(jīng)批準的供應商主文檔上的供應商賬戶代碼和名稱，打印例外報告。	如果支票由人工開具，由支票開具人員檢查所有支持性文件，包括支票開具前供應商的應付賬款調節(jié)表和匯款通知。由管理層復核應付賬款明細表和采購交易明細表以發(fā)現(xiàn)非正常的支付。	詢問和觀察支票開具流程。檢查例外報告并追蹤問題的解決。
可能重復開具支票和電子貨幣轉賬支付。	由計算機將付款金額和應付賬款余額進行比對，并就支付金額超過應付金額的情況生成例外報告。	支持性憑據(jù)應該注明“已付訖”標記以防止重復支付。復核例外報告并檢查例外事項的處理。	檢查例外報告，以確定任何付款額超過應付余額的情況是否已得到解決。檢查已注明“已付訖”標記的憑據(jù)。
開具支票和電子貨幣轉賬支付的金額可能不正確。	由計算機比對訂購單、采購入庫通知單、發(fā)票以及在每一應付賬款記錄中的供應商賬戶代碼和金額。	如果支票由人工開具，由支票開具人員檢查所有支持性文件，包括支票開具前供應商的應付賬款調節(jié)表和匯款通知。	詢問和觀察支票開具流程，并重新執(zhí)行調節(jié)程序。
開具的支票和電子貨幣轉賬支付憑證，在送達供應商前可能被修改。		開具的支票應該由其他人員發(fā)送給供應商，支票開具后不應該再退還給支票開具人。按周或按月核對銀行存款余額調節(jié)表，復核銀行對賬單中包含的已支付的支票。	詢問、觀察支票開具流程，觀察并重新執(zhí)行銀行存款調節(jié)程序。
上述所有風險。		管理層的監(jiān)控主要涉及以下方面：日常零用現(xiàn)金或現(xiàn)金支付清單應該反映分攤到應付賬款、費用或資產(chǎn)總分類賬戶的金額，并就異常的金額或供應商進行詢問；定期復核應付賬款的賬齡分析，并調整應付賬款總分類賬；追蹤異常的余額或不熟悉的供應商名稱；監(jiān)控關鍵業(yè)績指標。	詢問、觀察管理層的復核程序以及對任何異常的事項的追蹤。重新執(zhí)行復核和追蹤程序。