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資深財務(wù)經(jīng)理總結(jié):集團(tuán)財務(wù)內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)(附 合同審核)

來源: 財智同學(xué) 編輯:蘇米亞 2019/09/29 10:54:36  字體:

內(nèi)控關(guān)鍵點(diǎn)

總公司如何控制分公司財務(wù):

1、從財務(wù)總監(jiān)收入上

分公司財務(wù)總監(jiān)基本工資由分公司發(fā)放,績效工資由總部根據(jù)考評分?jǐn)?shù)發(fā)放,利潤工資由總公司財務(wù)年終根據(jù)分公司利潤總額的百分比發(fā)放(事先約定),

年終獎金由總裁發(fā)放,具體數(shù)額由總裁自由決定。基本工資由各公司的薪酬體系決定,各地區(qū)不一樣。

績效工資標(biāo)準(zhǔn)由總部統(tǒng)一制定,在每月例會上當(dāng)場考評,由考核辦根據(jù)上月各分公司的產(chǎn)值、銷售總額、費(fèi)用、采購價格、事故損失、廢品率、退貨率、人員缺勤率、腐敗等進(jìn)行通報,當(dāng)場給財務(wù)總監(jiān)打分,此處要求財務(wù)總監(jiān)必須關(guān)心分公司的生產(chǎn)、銷售、管理,減少任何一個會造成成本浪費(fèi)的可能。

利潤工資,是由總公司與分公司總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)共同簽定利潤指標(biāo),對分公司總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)共同考核,這就要求分公司總經(jīng)理和財務(wù)總監(jiān)必須一起商量指標(biāo),關(guān)注利潤。

年終獎金由總裁發(fā)放,主要是根據(jù)各分公司的經(jīng)營狀況及分公司總經(jīng)理對財務(wù)總監(jiān)的評價。

2、從財務(wù)的人事關(guān)系上

財務(wù)總部有權(quán)利任何時候調(diào)動任何財務(wù)人員到任何其他分公司,調(diào)動手續(xù)一般在1-3天內(nèi)辦完。

作用:一是要求各分公司各崗位人員隨時能換崗、兼崗,二是要求財務(wù)人員對手頭工作當(dāng)日事當(dāng)日畢,不能在交接時還有大量以前未完成的工作。三是對財務(wù)人員工作有監(jiān)督作用。

財務(wù)總監(jiān)一般每兩年輪一個公司,防止時間太久被分公司同化。

3、從財務(wù)資金控制上

每個分公司開立的帳戶都必須上報財務(wù)總部,未經(jīng)總部允許,不得開立帳戶,總部財務(wù)資金副總經(jīng)理有資金調(diào)配權(quán),可以在不通知分公司的情況下直接從帳戶把錢劃走,分公司資金不足時,向財務(wù)資金副總經(jīng)理申請,不得擅自貸款。

分公司每天要上報資金使用情況表給總部財務(wù)部。

4、從財務(wù)使用軟件系統(tǒng)上

由**集團(tuán)自行開發(fā)的成本軟件,包括的材料、費(fèi)用、銷售、庫存、采購、每道工序的統(tǒng)計、工資等等所有原始數(shù)據(jù)的模塊,由涉及的相應(yīng)部門在部門端輸入數(shù)據(jù),比如采購進(jìn)庫、出庫均由倉庫人員輸入、銷售、退貨由辦事處或者分公司物流中心輸入,材料使用由車間統(tǒng)計員輸入,所有數(shù)據(jù)實(shí)時匯總到財務(wù)部,財務(wù)部各會計主要是審核職能,審核數(shù)量是否正確、單價是否合理、損耗是否合理、庫存是否在警戒線以下,應(yīng)收應(yīng)付周期等等,這套帳務(wù)準(zhǔn)時在下午五點(diǎn)傳輸給總公司,是全集團(tuán)最真實(shí)的原始數(shù)據(jù)。

5、從月度例會上

月底開財務(wù)總監(jiān)月度例會,會上由考核辦通報每個月各個公司的考核情況,并由各財務(wù)總監(jiān)通報本公司產(chǎn)值、銷售總額、費(fèi)用、采購價格、事故損失、廢品率、退貨率、人員缺勤率、腐敗等情況進(jìn)行匯報,由整個集團(tuán)財務(wù)總監(jiān)對其中出現(xiàn)的問題進(jìn)行討論、提出解決方案。

該例會中有兩天由財務(wù)總監(jiān)與總經(jīng)理一起參加,總經(jīng)理主要是針對財務(wù)總監(jiān)通報中出現(xiàn)的問題進(jìn)行解釋說明并提出解決方案,財務(wù)部總經(jīng)理對會議討論內(nèi)容作出結(jié)論,休會第二天即把會議中新提出的要求、規(guī)定及各分公司總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)的承諾以會議紀(jì)要的方式傳真發(fā)往各分公司財務(wù)部,作為財務(wù)制度的補(bǔ)充及下月考核的重點(diǎn)。

月會后,根據(jù)會議精神,分公司財務(wù)總監(jiān)對當(dāng)月指標(biāo)提出修正,獲總公司財務(wù)總經(jīng)理簽字后通過,作為下月考核的依據(jù)。

關(guān)于例會,公司的主管會議都是要求每個部門的第一、第二負(fù)責(zé)人同時參加,作用有兩個:一是培養(yǎng)接班人,二是部門領(lǐng)導(dǎo)出差、離職等,部門管理工作不會受到影響。

6、從分公司審核流程上

分公司審批權(quán)在財務(wù)總監(jiān),采購付款的流程是:采購申請-庫管確認(rèn)到貨-供應(yīng)部經(jīng)理審核--財務(wù)會計初核-總經(jīng)理審核-財務(wù)總監(jiān)審批-出納付款。

費(fèi)用報銷流程:部門秘書統(tǒng)一貼票制單-經(jīng)辦人簽字-部門經(jīng)理簽字-財務(wù)會計初核-總經(jīng)理審核-財務(wù)總監(jiān)審批-出納付款(節(jié)省貼票人的時間,部門秘書對發(fā)票的用途有知情權(quán)和發(fā)票駁回權(quán))

借款流程:員工申請-部門經(jīng)理同意-總經(jīng)理審核-財務(wù)總監(jiān)審批-出納借款

所有分公司總經(jīng)理的付款、費(fèi)用、借款均由財務(wù)總監(jiān)進(jìn)行審批。財務(wù)總監(jiān)的費(fèi)用、借款小額的直接通過,大額的電話請示財務(wù)總經(jīng)理,月度例會時帶去簽字。

財務(wù)部可以隨時到任何部門抽查采購、倉庫、生產(chǎn)、任何可用數(shù)據(jù)表達(dá)的工作,財務(wù)總監(jiān)可隨時向總部財務(wù)總經(jīng)理匯報情況,而不需要事先通過分公司總經(jīng)理。

7、從投資渠道上

任何一個分公司沒有投資的職能,集團(tuán)注冊了兩個投資公司,集團(tuán)所有的投資活動均由這兩個公司操作,在外面這兩個公司是以競爭對手的姿態(tài)出現(xiàn)在公眾面前的,以不同公司的身份舉牌,以方便操作收購兼并其他企業(yè)。這兩個公司比較明顯的一個是實(shí)戰(zhàn)派,一個是學(xué)院派,在內(nèi)部也實(shí)行競爭,誰拿到項目誰拿獎金的大頭,所以,競爭比較激烈。

8、從融資渠道上

任何一個分公司在沒有得到總部資金總經(jīng)理的授權(quán),均不得自行貸款。以哪個主體、什么方式、與誰合作來融資都由資金總經(jīng)理指揮。

9、從預(yù)算上

總部要的預(yù)算是大體的預(yù)算,預(yù)算表格費(fèi)用簡單,下一個月采購多少、應(yīng)付多少,費(fèi)用中差旅多少、工資多少,不要求明細(xì),給一個總數(shù)即可,基本上預(yù)算到百萬元為單位就可以。

分公司的預(yù)算就非常明細(xì)詳細(xì),從采購、生產(chǎn)、各部門費(fèi)用、銷售等等都需要做完整的預(yù)算表格,財務(wù)總監(jiān)與部門經(jīng)理進(jìn)行商討,最后確定數(shù)字,雙方簽字后就是下個月這個部門的財務(wù)考核指標(biāo)。**在執(zhí)行預(yù)算上費(fèi)用嚴(yán)格,比如預(yù)計下個月部門工資總額為5萬,突然需要加一個人,那這個人的工資只能從5萬中出,公司不會再出一分錢。所以每個部門做預(yù)算的時候都非常仔細(xì)認(rèn)真,各方面都要考慮到。

預(yù)算與各部門經(jīng)理的績效獎金掛鉤,各部門經(jīng)理的工資是由各分公司薪酬制度確定的,在總經(jīng)理給各部門經(jīng)理打完績效分?jǐn)?shù)送到財務(wù)后,財務(wù)總監(jiān)有權(quán)利根據(jù)當(dāng)月財務(wù)考核情況對各部門經(jīng)理進(jìn)行重新打分,但浮動范圍一般為+10%。

10、從固定資產(chǎn)采購上

采購生產(chǎn)原材料,哪怕上千萬的款項,分公司總經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)都可以簽字購買付款。但是,采購固定資產(chǎn)2000元以上必須由總行政辦公室統(tǒng)一審批,即使買空調(diào)這樣的固定資產(chǎn),只要超過2000元都是如此。

11、從制度上

財務(wù)總經(jīng)理直接向總裁匯報、副總經(jīng)理、分公司財務(wù)總監(jiān)向財務(wù)總經(jīng)理匯報,總部各科長向財務(wù)分管副總經(jīng)理匯報。保證財務(wù)總監(jiān)在公司有崗位,公司采取慣常的方法就是各分公司輪崗。

沒有總部財務(wù)部的授權(quán),任何部門包括分公司總經(jīng)理、考核辦都無權(quán)查閱財務(wù)部任何文件,當(dāng)然,財務(wù)總監(jiān)有責(zé)任將每月的財務(wù)狀況、報表、分析交分公司總經(jīng)理。

總結(jié),其實(shí)企業(yè)從誕生到初具規(guī)模,甚至到成為多元化的集團(tuán)公司,無時無刻不在面臨著各種風(fēng)險,一不小心就會掉進(jìn)這樣那樣的"坑", 風(fēng)險與內(nèi)控,幾乎沒有一個人、一個公司認(rèn)為是不重要的,但等風(fēng)險真的發(fā)生了卻又渾然不知。

附:財務(wù)參與合同審核關(guān)鍵點(diǎn)總結(jié)

合同是企業(yè)進(jìn)行各類活動的法律保障,企業(yè)的大部分行為都是在簽訂合同的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。因此,財務(wù)經(jīng)理能夠在簽訂合同這個階段,對業(yè)務(wù)行為進(jìn)行控制,就可以起到預(yù)防和規(guī)范企業(yè)業(yè)務(wù)行為的效果。因此主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是企業(yè)的CFO。如果不單設(shè)風(fēng)險控制部門的話,這個職責(zé)一般都由財務(wù)部來承擔(dān)。

(1)合同審核的要求是什么?

合同涉及很多,公司與公司的業(yè)務(wù)往來、融資投資合同包括勞動合同都有很多爭議點(diǎn),所謂爭議就是風(fēng)險點(diǎn)。

1. 合規(guī)性要求,也是公司管理要求

合同的簽訂既要滿足國家法律,也要服從公司內(nèi)部制度。

2. 審核合同流程的要求,也是財務(wù)核算的要求

每個合同的簽訂,各個部門要有流程,按順序簽字。

3. 資金風(fēng)險管控的要求,也是稅務(wù)風(fēng)險管控的要求

若是發(fā)票開早了,貨物僅僅交付一半或是還未進(jìn)行交付,然后100%的發(fā)票已經(jīng)開出去了,銷項稅提前一個月、半年都不止,加速了資金的流出,都是沒有必要的,占用資金流屬于內(nèi)部失控的現(xiàn)象。

4. 預(yù)算的要求

在冊的合同比較好預(yù)測,但尚未發(fā)生的合同也是我們預(yù)算的組成部分。如果一個合同,我們的收入永遠(yuǎn)大于支出,那么可以,如果收入小于支出,流入太慢,我們需要墊資大于利潤的情況,合同的表象是盈利的,實(shí)際卻是虧損的。

5. 供應(yīng)商管理的要求

無論作為客戶還是供應(yīng)商,都應(yīng)該對合作商進(jìn)行評級、歸納整理,履約較好的繼續(xù)合作.履約歷史不好的,之前沒有按時履約的,及時上報管理層,進(jìn)行處理。

(2)合同審核過程中的涉稅問題?

1. 簽訂合同時要考慮服務(wù)提供方是一般納稅人還是小規(guī)模納稅人;

2. 營改增以后,需要在合同價款中注明是否包含增值稅;

3. 明確提供發(fā)票類型、稅率的要求;

4. 明確提供發(fā)票的時間要求;

5. 應(yīng)當(dāng)考慮將取得增值稅發(fā)票作為一項合同義務(wù)列入合同的相關(guān)條款; 

6. 在合同條款中加入虛開條款,“三流一致”,三流指物流、資金流、票流;

7. 合同應(yīng)約定應(yīng)派專人或使用掛號信件及特快專遞等方式,開具后及時送達(dá)對方。

3)關(guān)于合同的思考

1. 合同是一致意思的表示,任何引起歧義的事項都需要事先澄清;

2. 同而合之,合而不同;

3. 所有資產(chǎn),負(fù)債,權(quán)益都應(yīng)來自于合同;

4. 中國不重合同重執(zhí)行;

5. 契約精神;

6. 合同不是為了挖坑;

7. 合同的閱讀權(quán)限及下發(fā);

8. 合同的后續(xù)管理。

4)合同審核原則

1. 利益責(zé)任公平

2. 風(fēng)險可控

3. 商業(yè)模式預(yù)算結(jié)算

4. 范圍清晰可控

5. 意思明確無歧義

6. 應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)明確

7. 違約罰則明確

8. 服務(wù)為先,換位思考

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