各省轄市、蘇州工業(yè)園區(qū)國家稅務(wù)局，常熟市、張家港保稅區(qū)國家稅務(wù)局，省稅務(wù)干部學(xué)校，省局機(jī)關(guān)服務(wù)中心：

　　為加強(qiáng)江蘇省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購管理，省局根據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)定，并結(jié)合全省國稅工作實(shí)際，制定了《江蘇省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理暫行辦法》。現(xiàn)將該辦法印發(fā)給你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。

　　江蘇省國家稅務(wù)局
二○○九年六月四日

江蘇省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購檔案管理暫行辦法

　　第一章 總 則

　　第一條 為了加強(qiáng)江蘇省國家稅務(wù)局系統(tǒng)政府采購檔案資料的管理，有效保護(hù)和利用政府采購檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，并結(jié)合我省國稅系統(tǒng)政府采購工作實(shí)際，特制定本暫行辦法。

　　第二條 本暫行辦法適用于全省國稅系統(tǒng)各級(jí)采購人的政府采購檔案管理。

　　第三條 政府采購檔案是指各級(jí)國稅部門在開展政府采購活動(dòng)以及加強(qiáng)政府采購管理工作中形成的文字、圖紙、圖表、聲像、紙質(zhì)、磁盤、光盤等不同介質(zhì)載體的記錄。

　　第四條 全省各級(jí)國稅部門政府采購檔案管理工作分別由采購部門和檔案管理部門組織實(shí)施，其中采購部門負(fù)責(zé)歸檔前管理，檔案歸檔后由檔案管理部門負(fù)責(zé)。政府采購檔案管理應(yīng)接受上級(jí)采購部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，并應(yīng)按照檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)定加強(qiáng)管理，確保政府采購檔案收集齊全、整理規(guī)范、方便利用。

　　第五條 各級(jí)國稅部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)政府采購檔案的管理，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性和有效性，不得偽造、變?cè)?、隱匿或者擅自銷毀。

　　第二章 政府采購檔案的內(nèi)容

　　第六條 政府采購檔案包括采購項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的各種文件資料，采購管理工作中形成的文件、數(shù)據(jù)、表格，以及記錄采購檔案管理過程的資料。

　　第七條 采購項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文件資料包括：

　?。ㄒ唬╉?xiàng)目的前期準(zhǔn)備材料

　　1、采購業(yè)務(wù)需求、滿足采購需求的協(xié)議供貨產(chǎn)品和供應(yīng)商備選信息；

　　2、采購項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)表及相關(guān)附件；

　　3、采購預(yù)算說明及經(jīng)批準(zhǔn)追加或調(diào)整預(yù)算的相關(guān)證明材料；

　　4、采購工作組會(huì)議紀(jì)要（應(yīng)形成包括采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購方式、評(píng)審辦法、評(píng)委會(huì)組成的采購工作方案）；

　　5、采購領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議紀(jì)要；

　　6、委托采購代理協(xié)議；

　　7、按規(guī)定應(yīng)履行報(bào)批手續(xù)的有權(quán)部門批復(fù)。

　?。ǘ╉?xiàng)目的采購文件材料

　　1、招標(biāo)采購文件論證資料；

　　2、采購文件（包括向供應(yīng)商發(fā)出的招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來源采購的全套文件、資料、樣本、圖紙等）；

　　3、招標(biāo)采購信息公告所刊登的媒體記錄和有關(guān)審批件；

　　4、招標(biāo)采購公告（包括公開招標(biāo)公告以及邀請(qǐng)招標(biāo)資格預(yù)審公告等）；

　　5、供應(yīng)商抽取名單；

　　6、供應(yīng)商領(lǐng)取采購文件的記錄（包括潛在投標(biāo)人不足三家的情況記錄）；

　　7、對(duì)已發(fā)出招標(biāo)文件進(jìn)行必要澄清或修改的文件或情況說明；

　　8、對(duì)投標(biāo)或被邀請(qǐng)供應(yīng)商資格的審查情況。

　　（三）項(xiàng)目的開標(biāo)（含談判、競(jìng)價(jià)等，下同）文件材料

　　1、在截止時(shí)間前，供應(yīng)商對(duì)已遞交的投標(biāo)文件（或談判響應(yīng)文件、報(bào)價(jià)單等，下同）進(jìn)行補(bǔ)充、修改或撤回的記錄；

　　2、收取投標(biāo)文件、投標(biāo)（談判）保證金的登記記錄；

　　3、參加開標(biāo)的供應(yīng)商簽到名單；

　　4、開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)工作人員（包括主持人、記錄員、評(píng)審人員、監(jiān)督人員及其他有關(guān)工作人員）簽到名單；

　　5、供應(yīng)商談判、澄清順序的抽簽記錄；

　　6、開標(biāo)全過程的現(xiàn)場(chǎng)記錄；

　　7、開標(biāo)一覽表；

　　8、監(jiān)督人員對(duì)文件密封情況、開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)過程及結(jié)果的公證文書；

　　9、所有投標(biāo)文件的正本及投標(biāo)聲明，包括供應(yīng)商提交的有關(guān)證明文件、資料，以及對(duì)已提交投標(biāo)文件的補(bǔ)充、澄清、修改文書。

　　（四）項(xiàng)目的評(píng)審文件材料

　　1、評(píng)審專家抽取記錄及名單；

　　2、評(píng)審委員會(huì)工作文件和有關(guān)資料，包括評(píng)審委員會(huì)主任推選結(jié)果、評(píng)審辦法、評(píng)審細(xì)則、評(píng)審紀(jì)律等；

　　3、工作人員對(duì)評(píng)審過程的記錄；

　　4、評(píng)委的評(píng)審記錄、評(píng)分明細(xì)表、評(píng)分匯總表；

　　5、評(píng)審委員會(huì)出具的評(píng)審報(bào)告、中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商排序表；

　　6、項(xiàng)目廢標(biāo)報(bào)告及處理意見；

　　7、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)察、監(jiān)督人員簽字記錄；

　　8、評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控錄音、錄像等其他有關(guān)材料；

　　9、需進(jìn)行實(shí)地考察的采購項(xiàng)目評(píng)審（考察）報(bào)告。

　　（五）項(xiàng)目中標(biāo)（成交）文件材料

　　1、采購工作組會(huì)議紀(jì)要或?qū)Σ少忂^程及采購結(jié)果的工作報(bào)告；

　　2、采購領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議紀(jì)要或分管政府采購的局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)采購結(jié)果的審定意見；

　　3、依法變更采購結(jié)果的記錄；

　　4、中標(biāo)（成交）通知書及送達(dá)回證；

　　5、采購結(jié)果公告記錄；

　　6、向未中標(biāo)（成交）供應(yīng)商通知采購結(jié)果的書面（或電話）記錄及送達(dá)回證。

　　（六）項(xiàng)目合同簽署及執(zhí)行的文件材料

　　1、項(xiàng)目合同；

　　2、有關(guān)項(xiàng)目合同的補(bǔ)充、修改、中止或終止執(zhí)行材料；

　　3、項(xiàng)目的驗(yàn)收文件材料；

　　4、項(xiàng)目的結(jié)算付款記錄；

　　5、項(xiàng)目抽查報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告等；

　　6、項(xiàng)目抽查、檢測(cè)結(jié)果的處理意見。

　?。ㄆ撸┢渌募牧?/p>

　　1、項(xiàng)目工作總結(jié)；

　　2、項(xiàng)目效益評(píng)估書；

　　3、供應(yīng)商質(zhì)疑材料、處理過程記錄及答復(fù)；

　　4、供應(yīng)商投訴書、投訴處理有關(guān)文書、投訴處理決定；

　　5、其它與采購項(xiàng)目相關(guān)的需要存檔的資料。

　　上述內(nèi)容如全部涉及則應(yīng)按要求全部列示，如只涉及部分內(nèi)容，則只列示涉及部分內(nèi)容。

　　第八條 采購管理工作中形成的文件資料包括：政府采購相關(guān)制度、規(guī)定，審批備案資料，政府采購專項(xiàng)工作材料，政府采購實(shí)施計(jì)劃（含草案）、工作臺(tái)賬、年度信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料，以及日常統(tǒng)計(jì)政府采購工作情況的重要數(shù)據(jù)及表格等。

　　第九條 記錄政府采購檔案管理過程的資料包括采購檔案交接清冊(cè)、采購檔案的查閱記錄、以及采購檔案的銷毀清冊(cè)等。

　　第三章 政府采購資料的歸檔

　　第十條 政府采購資料的歸檔程序包括資料的收集、整理、編制目錄、立卷、移交檔案管理部門等。

　　第十一條 采購項(xiàng)目開展過程中，采購項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)隨時(shí)收集產(chǎn)生的各類采購資料，保證采購資料的完整性、規(guī)范性，對(duì)遺漏、缺失或未按規(guī)定簽章的材料應(yīng)隨時(shí)補(bǔ)正。除文字資料外，采購項(xiàng)目經(jīng)辦人還應(yīng)以采購項(xiàng)目編號(hào)為目錄及時(shí)收集采購過程中形成的各類電子文檔，包括最終中標(biāo)（成交）人所提交的采購文件電子稿。在資料收集過程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，在中標(biāo)（成交）結(jié)果公布前，非開標(biāo)人員不得接觸采購資料，也不得外借采購資料，防止評(píng)審信息泄露。

　　第十二條 采購項(xiàng)目結(jié)束后（指合同簽訂、交付驗(yàn)收并結(jié)清價(jià)款）一個(gè)月內(nèi)，采購項(xiàng)目經(jīng)辦人應(yīng)將所有采購文件按下列要求進(jìn)行整理：

　　1、核對(duì)資料。根據(jù)采購程序和本暫行辦法第七條的要求核對(duì)所收集的全部采購文件，其中對(duì)于同一采購項(xiàng)目編號(hào)有多個(gè)合同的采購檔案應(yīng)當(dāng)存放在一起；采購文件必須是符合本次采購方式、采購程序合法有效文件且都應(yīng)為原件，如為復(fù)制件應(yīng)注明原件存放處并簽名。

　　2、補(bǔ)正資料。對(duì)簽名、印鑒或?qū)徟掷m(xù)不全的要及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，對(duì)于暫時(shí)缺少的采購資料要及時(shí)補(bǔ)齊，對(duì)因遺失無法補(bǔ)齊的采購資料應(yīng)書面說明原因并及時(shí)報(bào)告部門領(lǐng)導(dǎo)（相關(guān)書面記錄應(yīng)存檔備查）， 對(duì)按規(guī)定無法將原件保管在檔案內(nèi)的資料應(yīng)在復(fù)印件上注明原件存放地，確保歸檔資料種類和內(nèi)容的完整、真實(shí)、有效。

　　3、統(tǒng)一紙張型號(hào)。在制作采購文件原件時(shí)應(yīng)盡量使用國際通用的A4紙進(jìn)行打印，對(duì)原件為熱敏紙等難以長期保存的或頁面小于16開張的要用A4紙復(fù)印、并將原件粘貼在復(fù)印件上。

　　4、按序排列資料。對(duì)收集的采購資料應(yīng)參照本暫行辦法第七條的要求進(jìn)行歸類，并按政府采購工作流程及采購資料的自然形成規(guī)律按時(shí)間發(fā)生的順序進(jìn)行排列，并注意保持文件之間的歷史聯(lián)系。對(duì)具有相對(duì)獨(dú)立性的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件正本以及大型工程圖紙、設(shè)計(jì)效果圖、光盤、磁盤等無法裝訂成冊(cè)的資料可排列在最后或另卷歸集。

　　5、制作《采購項(xiàng)目基本情況一覽表》。根據(jù)排列完成的采購資料，對(duì)采購項(xiàng)目的基本情況填表列示，并排列在資料的最上方。

　　6、整理歸檔資料。整理時(shí)要順頁、朝左、頂齊，并按序逐頁在外側(cè)上角處編寫頁碼（空白頁除外）。

　　7、編制目錄。目錄應(yīng)對(duì)卷內(nèi)所有材料按種類編制頁碼范圍，并置于采購檔案的最上方。

　　8、立卷裝訂。采購檔案整理完畢后應(yīng)經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審定后，按采購編號(hào)建立政府采購檔案卷宗，并以線裝方式裝訂或直接歸入檔案盒，如卷宗材料較多無法在一本（盒）中裝訂的可分多本裝訂。裝訂結(jié)束，需在卷宗封面填寫好項(xiàng)目名稱、采購編號(hào)和分卷宗號(hào)等必要信息。

　　第十三條 采購人自行開展采購工作的，由采購人負(fù)責(zé)所有采購資料正本原件的保管；采購人委托政府采購代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行采購的，各自保管經(jīng)辦事項(xiàng)的正本原件，各自經(jīng)辦的事項(xiàng)雙方應(yīng)在采購代理協(xié)議中明確。

　　第十四條 采購管理工作中形成的文件資料應(yīng)按照資料類別，及時(shí)收集整理，按序編制目錄，并在規(guī)定期限內(nèi)立卷裝訂。其中：政府采購相關(guān)制度規(guī)定、采購工作臺(tái)賬、審批備案資料等應(yīng)在年度終了后一個(gè)月內(nèi)予以立卷裝訂，政府采購專項(xiàng)工作材料、政府采購實(shí)施計(jì)劃（含草案）、年度信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表、日常統(tǒng)計(jì)政府采購工作情況的重要數(shù)據(jù)及表格等應(yīng)在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成立卷裝訂工作。

　　第十五條 對(duì)列入政府采購檔案管理的資料，除應(yīng)將紙質(zhì)件按本暫行辦法第十一條至第十三條的規(guī)定及時(shí)整理歸集、妥善保管外，還應(yīng)將電子文檔及時(shí)備份，對(duì)以專門軟件編報(bào)的報(bào)表數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能將其轉(zhuǎn)為Execl格式以便查詢。采購經(jīng)辦人員換崗時(shí)，應(yīng)將所保管的紙質(zhì)檔案及電子數(shù)據(jù)一并移交。

　　第十六條 為方便查詢，采購人當(dāng)年形成的采購檔案，在年度終了后，可暫由采購部門保管二年。期滿之后的次年一季度，采購部門應(yīng)將采購檔案向本單位檔案管理部門移交。歸檔時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔案卷進(jìn)行核對(duì)，并按規(guī)定填寫檔案交接清冊(cè)一式二份，由交接雙方簽字確認(rèn)，然后隨移交案卷由檔案管理部門留存一份，采購部門留存一份備查。

　　第四章 政府采購檔案的保管

　　第十七條 各級(jí)政府采購部門要依法做好政府采購檔案保管工作，建立起崗位責(zé)任制度。采購項(xiàng)目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)歸檔前檔案的管理，在政府采購合同簽訂、交付驗(yàn)收和結(jié)算完成后，按照歸檔內(nèi)容要求，負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄，確保政府采購檔案安全保管、存放有序、查閱方便。

　　第十八條 歸檔后的采購檔案應(yīng)由檔案管理人員按照行政檔案管理的要求妥善保管，并應(yīng)保證貯存場(chǎng)所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防塵、防潮、防火、防盜、防鼠等工作。

　　第十九條 政府采購檔案的保管期限從采購項(xiàng)目結(jié)束或采購管理工作所屬年度終了之日起計(jì)算，至少保存十五年（國家有專門規(guī)定的從其規(guī)定）。但《采購項(xiàng)目基本情況一覽表》應(yīng)列為永久保管。

　　第二十條 各級(jí)國稅部門應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)對(duì)本單位政府采購檔案的借閱管理。除政府采購監(jiān)管部門和其他對(duì)政府采購活動(dòng)依法行使監(jiān)督檢查職能的部門，因監(jiān)督檢查需要可以查閱、借閱或復(fù)印政府采購檔案外，政府采購檔案原則上不得查閱、復(fù)印和借出。

　　第二十一條 符合本暫行辦法第十九條規(guī)定，或單位內(nèi)部確需借閱或復(fù)印政府采購檔案的，須經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)、由采購經(jīng)辦人辦理登記手續(xù)后，進(jìn)行借閱或復(fù)印。其中，對(duì)于需復(fù)印的，應(yīng)由檔案管理人員按指定頁碼進(jìn)行復(fù)印。借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員必須按外借時(shí)登記的內(nèi)容核查檔案，并辦理歸還手續(xù)。

　　第二十二條 政府采購檔案管理人員和查閱人員應(yīng)對(duì)政府采購檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不得傳播、污損、涂改、轉(zhuǎn)借、拆封、抽換和丟失。

　　第五章 政府采購檔案的銷毀

　　第二十三條 保管期滿的政府采購檔案，應(yīng)按以下程序銷毀。

　　（一）檔案管理部門提出政府采購檔案銷毀清單及銷毀意見，并登記造冊(cè)，列明需銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、擬銷毀時(shí)間等。

　?。ǘ╀N毀意見經(jīng)采購部門審核、并報(bào)分管采購工作的局領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可執(zhí)行。

　　（三）銷毀政府采購檔案前，應(yīng)將《采購項(xiàng)目基本情況一覽表》從采購檔案中取出另行保管造冊(cè)，并登記目錄。

　?。ㄋ模╀N毀政府采購檔案時(shí)，應(yīng)邀請(qǐng)采購及監(jiān)察人員參加現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷。

　　（五）監(jiān)銷人在銷毀政府采購檔案前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真根據(jù)清冊(cè)核對(duì)清點(diǎn)銷毀的檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名。

　　第六章 附 則

　　第二十三條 各級(jí)國稅部門相關(guān)人員違反本規(guī)定，造成政府采購檔案損毀、丟失、泄密或涂改、偽造政府采購檔案的，應(yīng)責(zé)令其限期改正，并依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

　　第二十四條 各級(jí)采購部門及檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)政府采購檔案的管理情況開展檢查，并積極配合政府采購監(jiān)督管理部門對(duì)其政府采購檔案開展的檢查。

　　第二十五條 各省轄市國家稅務(wù)局可依據(jù)本暫行辦法，結(jié)合本地實(shí)際情況，制定本地區(qū)具體實(shí)施辦法，并報(bào)省局備案。

　　第二十六條 本暫行辦法由江蘇省國家稅務(wù)局負(fù)責(zé)解釋，辦法中涉及的表證單書格式另行下發(fā)。

　　第二十七條 本暫行辦法自印發(fā)之日起施行。以前相關(guān)規(guī)定與本辦法規(guī)定不一致的，按照本辦法執(zhí)行。