《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購(gòu)業(yè)務(wù)》中所稱(chēng)采購(gòu)，是指企業(yè)購(gòu)買(mǎi)物資（或接受勞務(wù)）及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。其中，物資主要包括企業(yè)的原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等。采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的起點(diǎn)，既是企業(yè)的“實(shí)物流”的重要組成部分，又與“資金流”密切關(guān)聯(lián)。眾所周知，采購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格、供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的訂立、物資的運(yùn)輸、驗(yàn)收等供應(yīng)鏈狀況，在很大程度上決定了企業(yè)的生存與可持續(xù)發(fā)展。采購(gòu)流程的環(huán)節(jié)雖不是很復(fù)雜，但蘊(yùn)藏的風(fēng)險(xiǎn)卻是巨大的。基于以上考慮，《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)—— —采購(gòu)業(yè)務(wù)》對(duì)采購(gòu)的主要流程進(jìn)行了梳理，明確了采購(gòu)業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，有針對(duì)性地提出了相應(yīng)的控制措施。本文就此進(jìn)行解讀。
企業(yè)在健全采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制時(shí)，應(yīng)當(dāng)比照健全資金、資產(chǎn)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，著力從全面梳理相關(guān)流程入手。在此過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析與評(píng)價(jià)，既要對(duì)照現(xiàn)有采購(gòu)管理制度，檢查相關(guān)管理要求是否落實(shí)到位，又要審視相關(guān)管理流程是否科學(xué)合理、是否能夠較好地保證物資和勞務(wù)供應(yīng)順暢、物資采購(gòu)是否能夠與生產(chǎn)和銷(xiāo)售等供應(yīng)鏈其他環(huán)節(jié)緊密銜接。在此基礎(chǔ)上，要著力健全各項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理制度，落實(shí)責(zé)任制，不斷提高制度執(zhí)行力，確保物資和勞務(wù)采購(gòu)按質(zhì)、按量、按時(shí)并且經(jīng)濟(jì)高效地滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需求。
一、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程
采購(gòu)業(yè)務(wù)流程主要涉及編制需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃、請(qǐng)購(gòu)、選擇供應(yīng)商、確定采購(gòu)價(jià)格、訂立框架協(xié)議或采購(gòu)合同、管理供應(yīng)過(guò)程、驗(yàn)收、退貨、付款、會(huì)計(jì)控制等環(huán)節(jié)。如右圖所示。該圖列示的采購(gòu)流程適用于各類(lèi)企業(yè)的一般采購(gòu)業(yè)務(wù)，具有通用性。企業(yè)在實(shí)際開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴(kuò)充和具體化。
二、各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施
�。ㄒ唬┚幹菩枨笥�(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃
采購(gòu)業(yè)務(wù)從計(jì)劃（或預(yù)算）開(kāi)始，包括需求計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃。企業(yè)實(shí)務(wù)中，需求部門(mén)一般根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要向采購(gòu)部門(mén)提出物資需求計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)該需求計(jì)劃歸類(lèi)匯總平衡現(xiàn)有庫(kù)存物資后，統(tǒng)籌安排采購(gòu)計(jì)劃，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟髨?zhí)行。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：需求或采購(gòu)計(jì)劃不合理、不按實(shí)際需求安排采購(gòu)或隨意超計(jì)劃采購(gòu)，甚至與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃不協(xié)調(diào)等。
主要管控措施：第一，生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)等部門(mén)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時(shí)地編制需求計(jì)劃。需求部門(mén)提出需求計(jì)劃時(shí)，不能指定或變相指定供應(yīng)商。對(duì)獨(dú)家代理、專(zhuān)有、專(zhuān)利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)的獨(dú)家、專(zhuān)有資料，經(jīng)專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門(mén)或人員審批。第二，采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的一部分，在制定年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)際需要，結(jié)合庫(kù)存和在途情況，科學(xué)安排采購(gòu)計(jì)劃，防止采購(gòu)過(guò)量或不足。第三，采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)納入采購(gòu)預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。
�。ǘ┱�(qǐng)購(gòu)
請(qǐng)購(gòu)是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和實(shí)際需要，提出的采購(gòu)申請(qǐng)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏采購(gòu)申請(qǐng)制度，請(qǐng)購(gòu)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資過(guò)量或不足，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。
主要管控措施：第一，建立采購(gòu)申請(qǐng)制度，依據(jù)購(gòu)買(mǎi)物資或接受勞務(wù)的類(lèi)型，確定歸口管理部門(mén)，授予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)部門(mén)或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)程序。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際需要設(shè)置專(zhuān)門(mén)的請(qǐng)購(gòu)部門(mén)，對(duì)需求部門(mén)提出的采購(gòu)需求進(jìn)行審核，并進(jìn)行歸類(lèi)匯總，統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃。
第二，具有請(qǐng)購(gòu)權(quán)的部門(mén)對(duì)于預(yù)算內(nèi)采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)，并根據(jù)市場(chǎng)變化提出合理采購(gòu)申請(qǐng)。對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序，由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門(mén)或人員審批后，再行辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)。第三，具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門(mén)或人員審批采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，是否符合采購(gòu)計(jì)劃，是否在采購(gòu)預(yù)算范圍內(nèi)等。對(duì)不符合規(guī)定的采購(gòu)申請(qǐng)，應(yīng)要求請(qǐng)購(gòu)部門(mén)調(diào)整請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容或拒絕批準(zhǔn)。
（三）選擇供應(yīng)商
選擇供應(yīng)商，也就是確定采購(gòu)渠道。它是企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。
主要管控措施：第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)信譽(yù)情況的真實(shí)性和合法性進(jìn)行審查，確定合格的供應(yīng)商清單，健全企業(yè)統(tǒng)一的供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)新增供應(yīng)商的市場(chǎng)準(zhǔn)入、供應(yīng)商新增服務(wù)關(guān)系以及調(diào)整供應(yīng)商物資目錄，都要由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)需要提出申請(qǐng)，并按規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徍伺鷾?zhǔn)后，納入供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機(jī)構(gòu)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查。第二，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競(jìng)爭(zhēng)的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三， 建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度，對(duì)供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、供貨條件及其資信、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理和考核評(píng)價(jià)，根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，提出供應(yīng)商淘汰和更換名單，經(jīng)審批后對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整，并在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中作出相應(yīng)記錄。
�。ㄋ模┐_定采購(gòu)價(jià)格
如何以最優(yōu)“性價(jià)比”采購(gòu)到符合需求的物資，是采購(gòu)部門(mén)的永恒主題。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：采購(gòu)定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，采購(gòu)定價(jià)方式選擇不當(dāng)，缺乏對(duì)重要物資品種價(jià)格的跟蹤監(jiān)控，導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格不合理，可能造成企業(yè)資金損失。
主要管控措施：第一，健全采購(gòu)定價(jià)機(jī)制，采取協(xié)議采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)、詢比價(jià)采購(gòu)、動(dòng)態(tài)競(jìng)價(jià)采購(gòu)等多種方式，科學(xué)合理地確定采購(gòu)價(jià)格。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計(jì)劃性強(qiáng)、價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的物資，通過(guò)招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開(kāi)、競(jìng)爭(zhēng)方式簽訂框架協(xié)議。第二，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)趨勢(shì)，確定重要物資品種的采購(gòu)執(zhí)行價(jià)格或參考價(jià)格。建立采購(gòu)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，定期開(kāi)展重要物資的市場(chǎng)供求形勢(shì)及價(jià)格走勢(shì)商情分析并加以合理利用。
�。ㄎ澹┯喠⒖蚣軈f(xié)議或采購(gòu)合同
框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長(zhǎng)期物資購(gòu)銷(xiāo)關(guān)系而作出的一種約定。采購(gòu)合同是指企業(yè)根據(jù)采購(gòu)需要、確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對(duì)雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)按照支付合同規(guī)定的結(jié)算方式向供應(yīng)商支付規(guī)定的金額，供應(yīng)商按照約定時(shí)間、期限、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購(gòu)方）。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購(gòu)不順暢；未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立采購(gòu)合同，合同對(duì)方主體資格、履約能力等未達(dá)要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。
主要管控措施：第一，對(duì)擬簽訂框架協(xié)議的供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；框架協(xié)議的簽訂應(yīng)引入競(jìng)爭(zhēng)制度，確保供應(yīng)商具備履約能力。第二，根據(jù)確定的供應(yīng)商、采購(gòu)方式、采購(gòu)價(jià)格等情況，擬訂采購(gòu)合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽署采購(gòu)合同。對(duì)于影響重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作。第三，對(duì)重要物資驗(yàn)收量與合同量之間允許的差異，應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。
�。┕芾砉⿷�(yīng)過(guò)程
管理供應(yīng)過(guò)程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購(gòu)合同跟蹤制度，科學(xué)評(píng)價(jià)供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實(shí)時(shí)掌握物資采購(gòu)供應(yīng)過(guò)程的情況。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏對(duì)采購(gòu)合同履行情況的有效跟蹤，運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過(guò)程保險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資損失或無(wú)法保證供應(yīng)。
主要管控措施：第一，依據(jù)采購(gòu)合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對(duì)有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書(shū)面報(bào)告并及時(shí)提出解決方案，采取必要措施，保證需求物資的及時(shí)供應(yīng)。第二，對(duì)重要物資建立并執(zhí)行合同履約過(guò)程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度。對(duì)需要監(jiān)造的物資，擇優(yōu)確定監(jiān)造單位，簽訂監(jiān)造合同，落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人，審核確認(rèn)監(jiān)造大綱，審定監(jiān)造報(bào)告，并及時(shí)向技術(shù)等部門(mén)通報(bào)。第三，根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購(gòu)物資特性等因素，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。第四，實(shí)行全過(guò)程的采購(gòu)登記制度或信息化管理，確保采購(gòu)過(guò)程的可追溯性。
�。ㄆ撸�(yàn)收
驗(yàn)收是指企業(yè)對(duì)采購(gòu)物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確、驗(yàn)收程序不規(guī)范、對(duì)驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實(shí)不符、采購(gòu)物資損失。
主要管控措施：第一，制定明確的采購(gòu)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類(lèi)物資出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告后方可入庫(kù)。第二，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購(gòu)合同及質(zhì)量檢驗(yàn)部門(mén)出具的質(zhì)量檢驗(yàn)證明，重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)合同、發(fā)票等原始單據(jù)與采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號(hào)等是否一致。對(duì)驗(yàn)收合格的物資，填制入庫(kù)憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時(shí)將入庫(kù)憑證傳遞給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)。物資入庫(kù)前，采購(gòu)部門(mén)須檢查質(zhì)量保證書(shū)、商檢證書(shū)或合格證等證明文件。驗(yàn)收時(shí)涉及技術(shù)性強(qiáng)的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)測(cè)試，必要時(shí)可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請(qǐng)外部專(zhuān)家協(xié)助驗(yàn)收。第三，對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無(wú)采購(gòu)合同或大額超采購(gòu)合同的物資、超采購(gòu)預(yù)算采購(gòu)的物資、毀損的物資等，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報(bào)告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時(shí)處理。對(duì)于不合格物資，采購(gòu)部門(mén)依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對(duì)延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購(gòu)部門(mén)要按照合同約定索賠。
�。ò耍└犊�
付款是指企業(yè)在對(duì)采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同規(guī)定及時(shí)向供應(yīng)商辦理支付款項(xiàng)的過(guò)程。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用受損。
主要管控措施：企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購(gòu)付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購(gòu)預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無(wú)誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時(shí)辦理付款。要著力關(guān)注以下方面：第一，嚴(yán)格審查采購(gòu)發(fā)票等票據(jù)的真實(shí)性、合法性和有效性，判斷采購(gòu)款項(xiàng)是否確實(shí)應(yīng)予支付。如審查發(fā)票填制的內(nèi)容是否與發(fā)票種類(lèi)相符合、發(fā)票加蓋的印章是否與票據(jù)的種類(lèi)相符合等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購(gòu)付款的過(guò)程控制和跟蹤管理，如果發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)當(dāng)拒絕向供應(yīng)商付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。第二，根據(jù)國(guó)家有關(guān)支付結(jié)算的相關(guān)規(guī)定和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際，合理選擇付款方式，并嚴(yán)格遵循合同規(guī)定，防范付款方式不當(dāng)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全。除了不足轉(zhuǎn)賬起點(diǎn)金額的采購(gòu)可以支付現(xiàn)金外，采購(gòu)價(jià)款應(yīng)通過(guò)銀行辦理轉(zhuǎn)賬。第三，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長(zhǎng)期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施，盡快收回款項(xiàng)。
（九）會(huì)計(jì)控制
會(huì)計(jì)控制主要指采購(gòu)業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制。該環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：缺乏有效的采購(gòu)會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購(gòu)各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況，相關(guān)會(huì)計(jì)記錄與相關(guān)采購(gòu)記錄、倉(cāng)儲(chǔ)記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映以及采購(gòu)物資和資金受損。
主要管控措施：第一，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)購(gòu)買(mǎi)、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同、采購(gòu)?fù)ㄖⅡ?yàn)收證明、入庫(kù)憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，做好采購(gòu)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會(huì)計(jì)記錄、采購(gòu)記錄與倉(cāng)儲(chǔ)記錄核對(duì)一致。第二，指定專(zhuān)人通過(guò)函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對(duì)賬函，核對(duì)應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)，對(duì)供應(yīng)商提出的異議應(yīng)及時(shí)查明原因，報(bào)有權(quán)管理的部門(mén)或人員批準(zhǔn)后，做出相應(yīng)調(diào)整。
三、采購(gòu)業(yè)務(wù)的后評(píng)估
由于采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)企業(yè)生存與發(fā)展具有重要影響，《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第7號(hào)——采購(gòu)業(yè)務(wù)》強(qiáng)調(diào)企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)業(yè)務(wù)后評(píng)估制度。就此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)物資需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)渠道、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)成本、協(xié)調(diào)或合同簽約與履行情況等物資采購(gòu)供應(yīng)活動(dòng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)評(píng)估和綜合分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)薄弱環(huán)節(jié)，優(yōu)化采購(gòu)流程，同時(shí)，將物資需求計(jì)劃管理、供應(yīng)商管理、儲(chǔ)備管理等方面的關(guān)鍵指標(biāo)納入業(yè)績(jī)考核體系，促進(jìn)物資采購(gòu)與生產(chǎn)、銷(xiāo)售等環(huán)節(jié)的有效銜接，不斷防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，全面提高采購(gòu)效能。