各高校根據(jù)業(yè)務(wù)量的大小，分別設(shè)置3人—5人以上編制記賬憑證，所有人員力求使用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一措辭。這樣使得會計(jì)賬簿的摘要體現(xiàn)整體一致性，更重要的是能夠充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)中“模糊查詢”板塊的功能。所以，對日常收支業(yè)務(wù)采用“主語＋謂語＋賓語”的句式。即具備經(jīng)濟(jì)行為的主體、對象和內(nèi)容三個最基本的要素。統(tǒng)一措辭雖然在執(zhí)行初期比較困難，只要大家在工作中注意交流、相互溝通、認(rèn)真總結(jié)，相信很快就能做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)。
例如：張平用現(xiàn)金購買辦公用筆150元。摘要為：張平報(bào)辦公筆。
采用這種句式，在賬務(wù)“模糊”查詢時(shí)，只要輸入“張平”，當(dāng)年及往年所有張平經(jīng)手的業(yè)務(wù)，所需數(shù)據(jù)一目了然。充分體現(xiàn)會計(jì)電算化方便、高效、快捷的優(yōu)越性。
二、摘要的編寫要“簡”而“明”
所謂簡明，即簡單明了。太過于簡的摘要，不能把經(jīng)濟(jì)內(nèi)容表達(dá)清楚。因此要在計(jì)算機(jī)設(shè)定的摘要字?jǐn)?shù)內(nèi)，抓住重點(diǎn)，將經(jīng)濟(jì)內(nèi)容盡可能全面地表述出來。
例如：中文系趙永發(fā)借去北京購資料款5000元。摘要為趙永發(fā)借購資料款，而不能為趙永華借款，更不能為借款。
三、摘要的編寫要準(zhǔn)確
對反映不同經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的同一張記賬憑證，每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)內(nèi)容準(zhǔn)確對應(yīng)一個摘要，不能籠統(tǒng)使用同一個摘要。現(xiàn)行的借貸記賬法和會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范允許編制一借多貸、一貸多借以及特殊情況下的多借多貸的記賬憑證。目前被廣泛使用的會計(jì)電算化軟件，一般都具有“修改摘要”的功能，為準(zhǔn)確編寫記賬憑證摘要提供了條件。
四、更正錯賬摘要規(guī)范
對記賬后的記賬憑證，發(fā)現(xiàn)錯誤，用紅字沖銷原錯誤憑證時(shí)的摘要為“注銷某月某日某號憑證”，同時(shí)，用藍(lán)字編寫正確的記賬憑證時(shí)摘要為“訂正某月某日某號憑證”。對只有金額錯誤的會計(jì)分錄，在編制調(diào)整數(shù)字差額憑證時(shí)摘要為“調(diào)整某月某日某號憑證”。如果所修改的是往年的錯誤憑證，那么，在“某月某日”前務(wù)必加上“某年”字樣。在此說明一點(diǎn)，在注銷、訂正或調(diào)整某張錯誤憑證的同時(shí)，應(yīng)在被修改的記賬憑證摘要的下面手工注明“該憑證在某月某日某號憑證已更正”的標(biāo)記，表示該憑證已被修改完畢。
五、摘要中需要反映必要的數(shù)字
1.需要注明時(shí)間的摘要。
2.需要注明人數(shù)的摘要。
3.需要注明數(shù)量的摘要。
會計(jì)摘要的編寫雖然只是整個會計(jì)工作中的一個小小環(huán)節(jié)，但是它卻在會計(jì)工作向著更加科學(xué)化、規(guī)范化管理的進(jìn)程中發(fā)揮著極其重要的作用。
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