應(yīng)收賬款初次確認(rèn)的入賬金額并不意味著都能收回，由于債務(wù)人的種種原因，其中有一部分可能無法收回，對債權(quán)人來講是一種損失，即為壞賬損失。
因此賒銷既有利益又有成本。不愿意或不能立即付款購買商品的顧客可以賒購商品。這樣，隨著銷售額的增加，收入和利潤也會(huì)增加。同時(shí)，隨著賒銷的增加，銷售商的成本也會(huì)因某些賒銷客戶的貨款收不回來而增加。會(huì)計(jì)稱這種成本為不可收回賬款費(fèi)用、可疑賬款費(fèi)用或壞賬費(fèi)用。
那么，我們怎樣確認(rèn)這是一筆壞賬呢？
我國《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》規(guī)定，應(yīng)收賬款屬于下列兩種情況時(shí)應(yīng)確認(rèn)為壞賬：
�。�1）債務(wù)人破產(chǎn)或死亡，以其破產(chǎn)財(cái)產(chǎn)或遺產(chǎn)清償后仍無法收回時(shí)。從法律角度講，債務(wù)關(guān)系已不復(fù)存在了。
�。�2）債務(wù)人逾期履行其償債義務(wù)，且有明顯跡象表明無法收回。此時(shí)，從法律角度講，債務(wù)關(guān)系尚存在，但從經(jīng)濟(jì)實(shí)質(zhì)上講，債款已不能收回，會(huì)計(jì)上出于謹(jǐn)慎考慮，確認(rèn)壞賬損失。
不可收回賬款費(fèi)用的多少因公司而異，但是許多小零售企業(yè)可接受比大商店更大的賒銷風(fēng)險(xiǎn)。這是為什么呢？一方面是為了增加收入，另一方面是因?yàn)樾∑髽I(yè)常與顧客有一種私人關(guān)系，在這種情況下，顧客更易付款。
會(huì)計(jì)上處理壞賬有兩種方法：
（1）直接轉(zhuǎn)銷法。使用起來很容易，但它不能使收入與費(fèi)用配比，因此僅在壞賬金額很小時(shí)才用。
（2）備抵法。此時(shí)，壞賬費(fèi)用的金額取決于賒銷額的大小、信用部門的有效性以及收賬部門工作的勤奮程度。
對賒銷的企業(yè)而言，不可收回賬款的費(fèi)用與薪金費(fèi)用和折舊費(fèi)用對企業(yè)的影響相同。壞賬費(fèi)用（一種營業(yè)費(fèi)用）必須加以計(jì)量、記錄和列報(bào)。
直接轉(zhuǎn)銷法下，公司要等到信用部門確定顧客的款項(xiàng)不可收回時(shí)，才對壞賬進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，確認(rèn)為壞賬。在注銷某一客戶應(yīng)收賬款的同時(shí)，把壞賬損失列為發(fā)生期的管理費(fèi)用。
這種簡便易行的方法忽視了壞賬損失與賒銷業(yè)務(wù)的聯(lián)系：即在前期不反映潛在的壞賬損失，顯然不符合權(quán)責(zé)發(fā)生制原則和配比原則，也容易使資產(chǎn)負(fù)債表上列示的應(yīng)收賬款高估。
直接沖銷法應(yīng)用起來十分簡單，如果壞賬損失金額不大，它也不會(huì)引起太大的錯(cuò)誤。但它所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確。相比之下，備抵法是一種應(yīng)用權(quán)責(zé)發(fā)生制計(jì)量壞賬費(fèi)用的更好方法。
為了編制盡可能準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)報(bào)表，賒銷額較大企業(yè)的會(huì)計(jì)人員采用備抵法計(jì)量壞賬。這種方法是預(yù)先估計(jì)壞賬，而不是等到確定企業(yè)不能從顧客處收回賬款時(shí)記錄壞賬損失。
精明的管理者知道：并不是每個(gè)顧客都將全額支付他們的款項(xiàng)。但是在銷售時(shí)，管理人員不知道哪位顧客將不能付款。否則，他們將不賒銷給這些顧客商品。所以壞賬準(zhǔn)備是針對全部應(yīng)收賬款的，而不是針對某一客戶的應(yīng)收賬款。
管理人員不是試圖猜測哪些賬款將成為壞賬，而是依據(jù)收賬經(jīng)驗(yàn)估計(jì)出一定時(shí)期的壞賬費(fèi)用。公司按估計(jì)的金額借記“管理費(fèi)用”，貸記“壞賬準(zhǔn)備”（一個(gè)應(yīng)收賬款的抵減賬戶）。這個(gè)備抵賬戶表明了企業(yè)預(yù)計(jì)的不能收回的應(yīng)收賬款金額。
為了使費(fèi)用與收入合理配比，企業(yè)根據(jù)過去的收款經(jīng)驗(yàn)估計(jì)壞賬費(fèi)用，并作為調(diào)整分錄記錄在銷售發(fā)生的當(dāng)期。這筆費(fèi)用分錄有兩個(gè)結(jié)果：
�。�1）通過借記費(fèi)用賬戶，降低凈利潤。
�。�2）通過貸記備抵賬戶，減少應(yīng)收賬款的總額。從應(yīng)收賬款中減去壞賬準(zhǔn)備金額，就是應(yīng)收賬款凈額。
備抵法下，首先要按期估計(jì)壞賬損失。我國會(huì)計(jì)準(zhǔn)則規(guī)定，估計(jì)壞賬損失可使用應(yīng)收賬款余額百分比法或賬齡分析法。
對于年內(nèi)報(bào)表（月報(bào)或季報(bào)），企業(yè)可使用應(yīng)收賬款余額百分比法，因?yàn)樵摲ㄈ菀讘?yīng)用。年末，企業(yè)可使用應(yīng)收賬款賬齡法以確保應(yīng)收賬款預(yù)期可實(shí)現(xiàn)金額，即預(yù)期可收回金額列報(bào)。這兩種方法結(jié)合使用，效果很好，因?yàn)榘俜直确ㄖ睾饬坷麧櫛碇械膲馁~費(fèi)用，而應(yīng)收賬款賬齡法用于衡量資產(chǎn)負(fù)債表中的應(yīng)收賬款凈額。
（1）應(yīng)收賬款余額百分比法。
這種方法根據(jù)會(huì)計(jì)期末應(yīng)收賬款余額乘以估計(jì)壞賬率即為估計(jì)收不回應(yīng)收賬款金額，并為之建立相應(yīng)的壞賬準(zhǔn)備。
其中估計(jì)壞賬率是一個(gè)會(huì)計(jì)估計(jì)問題，所采用的比例根據(jù)企業(yè)以往的經(jīng)驗(yàn)和當(dāng)前的具體情況合理確定且及時(shí)調(diào)整，但并不是隨意的。
�。�2）賬齡分析法。
這種方法是根據(jù)各應(yīng)收賬款的賬齡的長短來估計(jì)壞賬。理論上講，應(yīng)收賬款被拖欠的期限越長，發(fā)生壞賬的可能性就越大。采用這種方法，企業(yè)利用賬齡分析表提供的信息 （不同期限的賬款估計(jì)壞賬率不同），就能確定壞賬準(zhǔn)備金額。