備用金報銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。
備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。
所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。
實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時才全部交回備用金。
實行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發(fā)票到財務(wù)部門報銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財務(wù)部門報銷。有關(guān)部門或工作人員報銷時，會計人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報銷的金額用現(xiàn)金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關(guān)部門或工作人員中的現(xiàn)金又達到了核定的限額。
定額備用金制的核算如下：
1、企業(yè)有內(nèi)部周轉(zhuǎn)使用備用金的，可以單獨設(shè)置“備用金”科目，不單獨設(shè)置“備用金”科目的用“其他應(yīng)收款——備用金”科目核算，
設(shè)立時（備用金使用部門第一次領(lǐng)款時）：
借：備用金/其他應(yīng)收款——備用金
貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款
2、辦理報銷，補足備用金定額時：
借：管理費用等
貸：庫存現(xiàn)金/銀行存款
不通過“備用金”賬戶核算。
3、取消備用金時：
借：庫存現(xiàn)金
貸：備用金/其他應(yīng)收款——備用金