工作底稿的概念
所謂工作底稿，指的就是一種具有多種用途的會計資料匯總、分析計算表。它是將試算平衡、賬項調(diào)整、結(jié)賬等項工作程序與編制會計報表結(jié)合在一起的一種工作草稿。
在一個會計期間內(nèi)，會計處理程序以分析會計事項、編制會計分錄、過賬、調(diào)整有關(guān)賬項、編制調(diào)整賬項后試算表，然后通過結(jié)清臨時性賬款，編制結(jié)賬后試算表，再編制會計報表。這就完成了一個會計期間的會計工作，提供出反映這一會計期間內(nèi)企業(yè)經(jīng)營活動狀態(tài)的會計信息。
對于業(yè)務(wù)量少而且簡單的企業(yè)來說，以上要求并非難事但是對于那些業(yè)務(wù)復(fù)雜，會計事項發(fā)生頻繁的企業(yè)來說則非易事。在賬項結(jié)束的階段，賬項調(diào)整、結(jié)賬、試算平衡等工作，經(jīng)手人多，工作集中，反映的內(nèi)容又分散，這樣登賬時就難免出現(xiàn)錯誤，而且查找時又費(fèi)時費(fèi)力，不利于及時準(zhǔn)確地編制會計報表。于是，工作底稿便應(yīng)運(yùn)而生。
工作底稿的作用
工作底稿在會計期間末編制，有利于及時確定企業(yè)的經(jīng)營成果，同時又能保征賬頁、賬表的整潔，避免對賬、結(jié)賬工作中的差錯，為及時編制會計報表作好準(zhǔn)備。
具體作用如下：
1.可以避免調(diào)整、結(jié)算賬項工作中出現(xiàn)差錯
在賬務(wù)結(jié)束階段，調(diào)整賬項、結(jié)賬、試算平衡等工作是分散進(jìn)行的，而且工作量大，經(jīng)手人多，這就難免發(fā)生差錯。有時即使發(fā)現(xiàn)有差錯，也難于查明更正。通過編制工作底稿，將每個工作程序都在同一張表格上進(jìn)行，便于集中查找錯誤，而且工作底稿上的結(jié)賬、調(diào)整分錄可以直接作為編制記賬憑證、調(diào)整賬簿記錄的依據(jù)，工作既省時又省力，保證了賬頁賬表的清潔，從而可以避免調(diào)整、結(jié)算賬項工作中出現(xiàn)差錯。
2.可以及時反映企業(yè)經(jīng)營期內(nèi)的財務(wù)成果
在工作底稿上，通過調(diào)整賬項、結(jié)轉(zhuǎn)分錄、試算平衡，將企業(yè)在會計期間發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)以引進(jìn)的資產(chǎn)、負(fù)債、權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤項目全期增減變動的結(jié)果同時反映在一張表上，因而便于集中了解企業(yè)的經(jīng)營狀況，確定財務(wù)成果。
3.有助于加速會計報表的編制工作
工作底稿中有損益表和資產(chǎn)負(fù)債表的有關(guān)欄目，這兩個表內(nèi)的各個欄目，直接可以根據(jù)日常的核算賬簿來編制。而日常的賬簿資料分散反映著企業(yè)的有關(guān)經(jīng)營成果因素和財務(wù)狀況因素，編制會計報表前，這些項目還必須在賬項調(diào)整的基礎(chǔ)上進(jìn)行多次的試算平衡，這就需要一定時間，會影響會計報表的及時編制。
編制工作底稿，因賬項調(diào)整、試算平衡、結(jié)賬和編制會計報表結(jié)合了起來，集中在同一張工作底稿上進(jìn)行，這就減少了編制會計報表前的資料整理工作，從而有助于加速會計報表的編制工作。
工作底稿的格式
工作底稿的格式因其用途不同而異。這里介紹的是會計期末編制的結(jié)賬式工作底稿。
這種工作底稿一般采用的是棋盤式格式。表內(nèi)的欄次按照會計處理過程的順序進(jìn)行排列，包括試算表、賬項調(diào)整、賬項結(jié)轉(zhuǎn)、會計報表等。
實際工作中，工作底稿的格式有以下幾種：
1.“六欄式”格式
“六欄式”工作底稿，表上設(shè)有“試算表（調(diào)整前）”、“賬項調(diào)整”、“調(diào)整后試算表”、“賬項結(jié)轉(zhuǎn)”、“損益表”、“資產(chǎn)負(fù)債表”六欄。每一大欄下再劃分“借方”、“貸方”兩欄。
2.“五欄式”格式
“五欄式”工作底稿是在“六欄式”基礎(chǔ)上，省去“調(diào)整后計算表”欄后而成。
3.“四欄式”格式
“四欄式”格式的工作底稿只設(shè)置“調(diào)整前試算”、“賬項調(diào)整”、“損益表”和“資產(chǎn)負(fù)債表”四欄。