安徽省各級國家機關整理積存檔案暫行辦法

　　第一章　總則

　　第一條　為做好積存檔案的整理工作，統(tǒng)一作法，提高工作效率和質量，特根據(jù)“原大區(qū)一級機關檔案整理工作暫行辦法”和“國家機關文書立卷工作和檔案室工作暫行通則”的原則精神，并結合本省具體情況，制定本辦法。

　　第二條　積存檔案是國家的歷史財富．整理工作直接關系著國家檔案材料的科學利用和保管。各級領導必須重視與支持，并應根據(jù)積存檔案的數(shù)量，適當調配人力，組成整理小組，積極開展工作，以保證按期完成整理任務。

　　第三條　解放以來，在工作活動中形成的全部文書材料，包括：收文、收電、發(fā)文底稿、發(fā)電底稿、內部文件、電話記錄、會議記錄、技術圖紙、出版物原稿、簿冊、圖表、印模、影片和錄音帶等，統(tǒng)稱為積存檔案。

　　第四條　積存檔案中，除技術檔案外，凡未經(jīng)整理立卷的另散文件或者整理得不科學面不便利用的案卷，均應按照本辦法加以整理或調整。

　　第五條　整理積存檔案的具體組織工作和業(yè)務指導，由機關辦公室或檔案室負責，使之有領導、有計劃、有步驟的進行。根據(jù)積存檔案的具體情況，可以全部集中起來統(tǒng)一整理，也可以分散由各組織單位分別整理。無論集中或分散整理，在一個全宗內采用的原則和方法應該一致。

　　第六條　檔案材料是國家的機密，檔案工作人員和參加整理的人員必須提高政治警惕性，嚴守國家的機密，保護檔案的安全。

　　第二章　整理的基本原則和要求

　　第七條　保持文件之間的歷史聯(lián)系，并便于利用和保管，為整理檔案材料的基本原則，也是衡量案卷質量的主要標準。

　　第八條　檔案材料必須嚴格地按全宗（一個全宗就是一個機關在工作活動中所形成的全部檔案材料）整理和保管。一個全家的檔案不得分散，兩個全家的檔案不得混淆。只有在采取各種措施以后，仍然不能按全宗分開的檔案材料，才允許采用聯(lián)合全家的辦法。

　　區(qū)分文件的所屬全宗，一般應以文件的主辦機關或制成機關為準。幾個機關會同辦理的文件，其原本（即定稿）應放入主辦機關的全家，原本的抄本放入會辦機關的全宗；某機關擬辦而以其他機關名義發(fā)出的文件，或機關內某一單獨構成全宗的組織單位擬辦，而以機關名義發(fā)出的文件，原本放入發(fā)文機關的全宗，草稿和原本的抄本放入擬稿機關（或單位）全宗；一個機關未辦理完畢，移交給另一機關組織承辦的文件，應該放入最后承辦完畢的機關全宗；領導人因為兼任其他機關的職務而產(chǎn)生的文件，應該放入兼職機關全宗。

　　第九條　為了保護國家機密，應把普通檔案（一般文件、密件和明碼電報）和絕密檔案（絕密文件和絕密電報）分開整理和保管。絕密檔案應指定專人負責。如果由于原來文書處理制度的關系，不能按照這個原則區(qū)分整理時，可以保持原狀。

　　第十條　檔案與資料不得混淆。凡是為了傳播經(jīng)驗、宣傳教育及工作參考而印發(fā)的公開的和內部的出版物，如書籍、小冊子，政報、公報、傳單等，要與檔案分開作為資料另行處理。

　　第十一條　整理積存檔案，應該分清緩急，區(qū)別主次．在步驟上，先整理最亂的零散文件，后調整不便利用的案卷，由近而遠，逐年進行。在要求上，對具有永久和長期保存價值的，應詳加整理，保證質量；對僅有短期保存價值的，可以簡單整理；對沒有保存價值的，可以不予整理。

　　第三章　整理前的準備工作

　　第十二條　整理積存檔案之前，各機關必須根據(jù)積存檔案的實際情況，訂出全面的整理規(guī)劃（包括整理范圍，完成期限，人員組織和分工、步驟、方法等等），經(jīng)機關領導人批準后執(zhí)行，并報省人民委員會辦公廳檔案管理處備查。

　　第十三條　為便于鑒定檔案材料的價值，在整理前應該編寫出本機關檔案材料保管期限表和不需保存檔案的范圍。本機關檔案材料保管期限表和不需保存檔案的范圍，由鑒定委員會或鑒定小組負責制定，經(jīng)本機關領導人批準后，送省人民委員會辦公廳檔案管理處備查。鑒定委員會或鑒定小組的成員包括：辦公室主任，有關業(yè)務單位負責人，機關檔案室負責人等。

　　第十四條　組織參加整理的人員進行學習，以便使他們懂得檔案材料分類、立卷等基本知識。學習的主要內容為：分類和立卷原則，立卷六個特征的遠用，檔案材料保管期限表，不需保存檔案的范圍，國家機關文書立卷工作和檔案室工作暫行通則，積存檔案整理辦法等等。

　　第十五條　整理每一個全宗以前，應將所屬全宗的文件材料盡量搜集齊全，以保持全宗的完整，避免在整理過程中發(fā)生返工和不斷插進文件的現(xiàn)象。

　　第十六條　為了便于分類和整理，應為每個全家編寫一分簡要的關于立檔單位和全宗歷史情況的說明。立擋單位情況說明的主要內容，包括機關產(chǎn)生和結束的時間（現(xiàn)行機關只寫產(chǎn)生時間）、產(chǎn)生的原因、機關性質、職能與任務、工作范圍、機關內各個時期組織機構變動情況、負責人的姓名以及與其他機關的關系等。如果這樣編寫有困難時，可以只寫機關內各個時期組織機構及其負責人的變動情況。全宗歷史情況說明的主要內容，包括全家內的案卷和另散文件的數(shù)量、起止年度、完整程度、整理和利用情況等。

　　第十七條　根據(jù)每個全家的具體情況，按照年代一一組織機構或年代——問題分類原則（在檔案材料特別少的全宗，可只按年代或只按問題分類）制定分類方案，以作為整理檔案樹料分類的依據(jù)。如果一個全家是已經(jīng)大部立好的案卷，并進行過分類，其分類又基本上符合上述原則的，可以維持現(xiàn)狀，或在原有基礎上作適當?shù)男薷摹?/p>

　　第十八條　整理前要作好必須的物質準備，如印制卷皮、卷內目錄、備考表、案卷目錄以及裝訂用具等。

　　第四章　整理時步驟和方法

　　第一節(jié)　區(qū)分年代和分類

　　第十九條　整理積存檔案，首先要在全家內區(qū)分文件的年代，將檔案材料按年度分開．如果檔案材料原系按年度分別存放的，則不必再區(qū)分年代，只需在分類時注意，將其他中代的文件揀出歸入有關年代。

　　第二十條　區(qū)分文件的年代，一般應以本機關收到、發(fā)出或制成文件的所屬年代為準?？缒甓鹊奈募旁诮Y案的一年；年度計劃、總結、預決算報表等類文件放在針對的一年；長遠計劃放在針對的頭一年；二年以上的總結、報告、報表等類文件放在針對的最后一年；回顧性和紀念性的文件放在寫成的一年；法規(guī)性的文件放在公布或批準的一年；兵役年度的全部文件放在針對年代；短期性運動的全部文件，可列入開展這一運動的主要年代。

　　第二十一條　檔案材料按中度分開后，再按組織機構或問題進行分類。如果按照組織機構分類，一般應以文件的主辦單位或制成單位為準。以機關名義發(fā)出的文件或召開會議形成的文件放在承辦單位；機關內幾個組織單位共同辦理的文件放在主辦單位，一個單位未辦理完畢移交給本機關另一單位繼續(xù)辦理的文件放在最后辦理完畢的單位；綜合性和內容不屬于各組織單位辦理的文件放在辦公室。如果按照問題分類，一般應以文件的問題性質為準，不受組織機構的限制，但文件歸類必須注意前后一致。

　　第二十二條　按照分類方案把檔案材料分開后，為便于分別對待，可以根據(jù)檔案材料保管期限表，在不破壞文件之間聯(lián)系的原則下，將每類文件分為需要永久和長期保存（十年和十年以上）、短期（九年和九年以下）保存以及不需保存（包括已經(jīng)逾期沒有繼續(xù)保存價值的文件）三部分。按照檔案材料的價值進行劃線工作，可以在分類后單獨進行，也可以與分類或者立卷結合進行。至于如何進行有利于工作，這要由積存檔案材料的具體情況來決定。

　　第二節(jié)　積存零散文件的立卷

　　第二十三條　整理每類檔案材料時，首先應該熟悉文件的全面情況，本著“先粗后細”“先易后難”的方法，根據(jù)文件之間的聯(lián)系，按照時間、問題、名稱、作者、收發(fā)文機關和地區(qū)等特征組合案卷。組合案卷時，應根據(jù)檔案材料的具體情況，全面考卷，反復比較，正確地運用六個特征進行立卷工作。

　　第二十四條　每冊案卷一般不宜超過二百張，超過太多時可以分冊立卷。除處理某一件事情、某一案件和某一會議的文書材料應該集中立卷，來文和復文，請示和批復，必須放在一起立卷．但是，在不影響文件之間的聯(lián)系的原則下，可以將上級機關、本機關、下級機關以及其他機關的文件分開立卷。附件一般應隨主件（即正文）立卷，如果不適于一起立卷的可另行存放，但應在備考表內注明。

　　第二十五條　立卷時，必須注意適當照顧文件的歷史價值或科學價值，特別貴重的文件，一件或幾件也可以單獨立卷。

　　第二十六條　案卷立成以后，卷內文件應根據(jù)文件之間的聯(lián)系進行系統(tǒng)的排列。卷內文件的具體排列方法有：嚴格按時間排列、先按問題后按時間排列、先按地區(qū)后按時間排列、先按收發(fā)文機關后按時間排列、先按作者后按時間排列、先按名稱后按時間排列、按文件重要程度排列、按姓氏筆劃排列等．但是，復文應該放在來文的后面，外機關對本機關發(fā)文的復文、應該放在發(fā)文的后面。

　　第二十七條　組合案卷過程中，必須注意了解卷內文件存在的缺點和問題，對需要加以說明的，應該隨時記錄下來，待定卷后填入備考表。

　　第二十八條　根據(jù)保管期限表初步確定每個案卷的保管期限，并擬出能夠正確地反映出卷內文件的主要組成部分（如內容、作者、名稱）的案卷標題。用詞用語力求確切，防止過于籠統(tǒng)和冗長。

　　第二十九條　一個全宗一個年度或者其中一個類的文件巳經(jīng)全部組成案卷之后，必須組織業(yè)務水平較高的人員進行一次全面地、系統(tǒng)地、認真地審查，如發(fā)現(xiàn)不要之處，要進行適當?shù)恼{整或修改，以保證案卷的質量。審查的內容，主要包括：分類、區(qū)分價值是否正確，卷立得是否合乎原則，保管期限、卷內文件排列、標題的擬制是否恰當，文件是否完整等等。

　　第三十條　需要永久和長期保存的案卷以及絕密案卷，應該按照卷內文件排列順序統(tǒng)一編上張?zhí)?，填寫卷內目錄，卷后附上備考表，去掉金屬物，進行必要的折迭、裱糊和修正工作，并使用質量較好的卷皮，用線裝訂（裝訂時要注意整齊，便于閱讀，特別貴重和不適于裝訂的文件，也可以不裝訂），卷皮封面要填寫清楚。1952年以前需要保存十年的檔案材料，可以按照三十一條的規(guī)定辦理。

　　第三十一條　需要短期保存的案卷，可以只編件（分）號或張?zhí)?，卷內文件進行簡單排列，擬出標題，用質量較差的卷皮突起，填好卷皮封面，不必進行裝訂和填寫卷內目錄等工作。

　　第三節(jié)　積存案卷的調疆與加工

　　第三十二條　積存檔案中，如系已經(jīng)按照舊分類法立成的案卷，只要分清了全宗和年代，并且基本上能夠保持文件之間的聯(lián)系，一般地還便于查找、利用的，暫時可以不動，或者只作必要的調整，待將最亂的檔案整理完畢后，再考慮重新整理或加工整理。如果整理的方法極不科學，不能保持文件之間的聯(lián)系，應該按照本辦法第四章第二節(jié)的規(guī)定拆卷，重新整理。

　　第三十三條　調整原來經(jīng)過整理的案卷時，必須把不屬于本全宗的案卷或文件揀出來歸入有關全宗；區(qū)分年代和分類不正確的，加以適當調整， 文件之間的自然聯(lián)系（如正文和附件、來文和復文、處理一個具體問題形成的文件等）被分開的，應盡量搜集在一個卷內：一個卷內文件的價值懸殊很大，在不破壞文件之間的聯(lián)系的原則下，可以將價值相同或相近的文件調整在一個卷內；不需要保存的文件揀出準備銷毀。

　　第三十四條　卷內文件的排列、編寫張?zhí)?、擬定案卷標題、寫卷內目錄、填寫備考表、填寫案卷封面等，如與本辦法第四章第二節(jié)的有關規(guī)定不符合的，應該在原有基礎上加以修改或者重新編制。

　　第四節(jié)　編制案程目錄

　　第三十五條　一個全宗的全部案卷，應該根據(jù)分類方案，按照案卷之間的聯(lián)系和重要程度進行排列編號。

　　第三十六條　根據(jù)每個全宗案卷的分類和案卷的排列順序，為每個全宗編制案卷目錄．案卷目錄應用較好的紙編寫一式三分，二分歸檔保存，一分備日常查找文件之用。

　　第三十七條　案卷的排列、編號和編制案卷目錄，如果條件許可，最好將永久、長期保存的案卷和短期保存的案卷，分開排列編制。絕密案卷必須單獨編制目錄。

　　第三十八條　每一家卷目錄后面應附一備考表，說明這一案卷目錄中案卷情況（包括完整程度、分類、立卷、排列方法等）。

　　第五章　檔案材料銷毀

　　第三十九條　凡沒有保存價值的文件，如不需歸檔的文書材料和已經(jīng)超過保管期限沒有繼續(xù)保存必要的檔案材料，均列入銷毀范圍。

　　第四十條　凡列入銷毀范圍的檔案材料，必須由鑒定委員會或鑒定小組進行鑒定。認為確無保存價值的，應該編制銷毀清冊一式兩分，并說明銷毀理由，經(jīng)批準銷毀．銷毀十年或十年以上的檔案材料，應經(jīng)過機關領導人審核以后，送省人民委員會辦公廳批準；銷毀保存十年以下（不包括十年的）的檔案材料由各機關領導人審核批準。國家檔案局或各部門的業(yè)務主管機關，在銷毀檔案材料方面另有規(guī)定者，可依其規(guī)定辦理。

　　第四十一條　檔案材料銷毀清冊，必須以全宗為單位進行編制。

　　第四十二條　為了幫助批準機關正確的審查需要銷毀的檔案材料，應將機關歷史和檔案情況的說明隨銷毀清冊送審批機關一份。

　　第四十三條　銷毀檔案材料，可以采取焚燒，或者送國營造紙廠作為造紙原料。嚴禁隨意出售或作包裝等用途。

　　第四十四條　銷毀檔案材料的時候，鑒定委員會或鑒定小組應該指定適當干部負責監(jiān)銷，直至燒盡或者制成紙漿為止，以防失密。監(jiān)銷人必須在銷毀接冊上簽名。

　　第四十五條　銷毀清冊和批準銷毀的文件應該作為專卷永久保存在該全宗內。

　　第六章　附則

　　第四十六條　本辦法適用于本省縣以上各級國家機關．第四十七條　本辦法適用于一級檔案材料的整理。關于技術檔案的整理辦法另訂。

　　第四十八條　各機關可以根據(jù)本辦法制定整理工作細則，經(jīng)機關領導人批準后實行。

　　第四十九條　本辦法經(jīng)省人民委員會審核批準后實行，修改時同。