各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市國家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局，揚州稅務(wù)進修學院：

　　為適應(yīng)辦公自動化建設(shè)的需要，提高稅務(wù)檔案管理水平，經(jīng)部分地區(qū)稅務(wù)機關(guān)試點，根據(jù)國家檔案局中央檔案館關(guān)于發(fā)布〈歸檔文件整理規(guī)則〉等7項檔案工作行業(yè)標準的通知》（檔發(fā)［2000］12號），總局決定，2001年全國稅務(wù)機關(guān)全面試行新的歸檔文件整理辦法?，F(xiàn)將《全國稅務(wù)機關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

　　為配合此辦法試行，總局開發(fā)了稅務(wù)檔案管理軟件，可于2001年2月后在稅務(wù)系統(tǒng)廣域網(wǎng)上下載使用。望各單位將此辦法試行中發(fā)現(xiàn)的問題和建議及時向總局辦公廳反映，以便修改后正式下發(fā)執(zhí)行。

　　附件1：歸檔章、歸檔文件目錄及其封面、檔案盒、備考表式樣（略）

　　2、全國稅務(wù)機關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）

　　全國稅務(wù)機關(guān)歸檔文件整理辦法（試行）

　　第一條 為適應(yīng)辦公自動化建設(shè)的需要，提高稅務(wù)檔案管理效率，根據(jù)國家檔案局的要求和稅務(wù)檔案工作實際，國家稅務(wù)總局決定對全國稅務(wù)機關(guān)文書檔案、案件檔案整理歸檔方法進行改革。

　　第二條 取消文書立卷、案卷裝訂和編寫頁碼，并不再編寫案卷目錄、文號索引清題目錄（或卡片）等檢索工具。將檔案管理的保管單位由案卷改為“件”。

　　第三條 確定歸檔文件的“件”。一般以每份文件為一件，文件正本（包括附件）與定稿為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文為一件。

　　第四條 文件（包括正式發(fā)文和其他應(yīng)歸檔材料）定稿如果是計算機打印的，并且沒有修改筆跡，與正本內(nèi)容一致，只將文頭紙或者領(lǐng)導簽字的一頁附在正本之后歸檔。

　　第五條 已實現(xiàn)辦公自動化，在本單位內(nèi)部取消紙質(zhì)文件的，將印刷發(fā)出的紙質(zhì)文件加蓋印章存檔。

　　第六條 應(yīng)歸檔的電子文件（包括各版本）與紙質(zhì)文件標引一致，并存入檔案數(shù)據(jù)庫。

　　第七條 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件、熱敏傳真紙文件應(yīng)予復制。

　　第八條 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

　　第九條 歸檔文件可以接照年度——保管期限或者保管期限——年度等方法進行分類。歸檔文件數(shù)量不多的單位可以直接按照年度進行分類。分類方法應(yīng)保持穩(wěn)定。

　　第十條 歸檔文件應(yīng)按件選用無酸紙信封角、不銹鋼曲別針、棉線進行裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來文在后。

　　第十一條 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件字號、時間、重要程度進行排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　第十二條 國家稅務(wù)總局內(nèi)設(shè)機構(gòu)應(yīng)歸檔文件按下列順序進行排列：國稅發(fā)文件、國稅函文件、國稅明電、與其他單位的聯(lián)合發(fā)文、國稅任字、國稅辦發(fā)、國稅辦函、司局發(fā)文和便函、會議文件。簽報和其他本單位工作中形成的材料、本單位編發(fā)的信息、重要收文等。同一種文件按文號或者日期進行排列。有關(guān)同一年度同一問題的文件（如關(guān)于同一問題補充通知、更正通知，關(guān)于同一個人的任免通知）不受此限，可以排列在一起。

　　第十三條 在每“件”文件第1頁的右上部空白處蓋上本單位統(tǒng)一刻制的歸檔章（見圖1）（略），并使用鋼筆、藍黑或黑色墨水填寫有關(guān)內(nèi)容。

　　全宗號：當?shù)貦n案館給各立檔單位檔案全宗的代號，可以刻在章上，沒有代號的可以不填。

　　年度：用4位阿拉伯數(shù)字填寫檔案所屬年度。

　　室編件號：用阿拉伯數(shù)字填寫檔案室對該件所編的順序號。

　　機構(gòu)或問題：為該件所屬內(nèi)設(shè)機構(gòu)的全稱或者規(guī)范化的簡稱，可以刻在章上。

　　保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

　　館編件號：按進館要求填寫。

　　第十四條 檔案保管期限仍按《全國稅務(wù)機關(guān)檔案管理辦法》（國稅發(fā)［1996］64號）的規(guī)定執(zhí)行。

　　第十五條 抄寫歸檔文件目錄，目錄樣式如圖2（略）。

　　以“件”為單位按排列順序抄寫目錄。復文和來文為一件的，只抄寫本單位制發(fā)的文件目錄，并在“備注”中填寫“附來（復）文”。目錄統(tǒng)一使用A4幅面的紙張，用小四號字。

　　件號：按文件排列順序填寫。

　　責任者：填寫對該文件負責的單位名稱（使用全稱或者規(guī)范化的簡稱）或者人名。

　　文號：填寫文件字號或者期刊編號；沒有文號或者期刊編號的，不填。

　　題名：填寫文件標題，除聯(lián)合發(fā)文外，標題中的單位名稱可以省略；沒有標題的，可以填寫事由，外加“［］”。

　　日期：正式文件填寫簽發(fā)日期，其他材料填寫形成日期，用8位阿拉伯數(shù)字填寫，如“20000101”、“20011231”。

　　再數(shù)：按該件有字的負面計算，用阿拉伯數(shù)字填寫。

　　備往：填寫需要說明的問題。

　　沒有按保管期限進行分類的，在歸檔文件目錄中可以增加衛(wèi)攔“期限”，填寫文件所屬保管期限。

　　第十六條 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（見圖3）（略）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　第十七條 將歸檔文件按本檔案室編號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊上各項。

　　檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱（見圖4a）（略），外形尺寸為310mm×220 mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。

　　檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項（見圖4b圖4c）（略）。

　　其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

　　檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

　　第十八條 在檔案盒內(nèi)文件之后置放備考表，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人。檢查人和日期（見圖5）（略）。

　　盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

　　檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　　日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　第十九條 各省、自治區(qū)、直轄市和計劃單列市國家稅務(wù)局、地方稅務(wù)局，揚州稅務(wù)進修學院可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。

　　第二十條 本辦法由國家稅務(wù)總局辦公廳負責解釋。

　　第二十一條 本辦法自2001年1月1日起實施。