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在什么情況下企業(yè)該上ERP系統(tǒng)呢?這個(gè)問(wèn)題或許很多正準(zhǔn)備上ERP系統(tǒng)的企業(yè),都很難回答。因?yàn)樗麄兏緵](méi)有思考過(guò)這個(gè)問(wèn)題。他們只是看到其他企業(yè)上ERP系統(tǒng)獲得了某些收益,就覺(jué)得自己不能夠落后。就不管三七二十一,先上了系統(tǒng)再說(shuō)。結(jié)果幾十萬(wàn)、甚至上百萬(wàn)砸下去了,結(jié)果發(fā)現(xiàn)與自己的預(yù)期目標(biāo)相差太遠(yuǎn)。所以筆者建議,企業(yè)在上ERP系統(tǒng)之前,最好能夠先問(wèn)一下自己,已經(jīng)具備了上ERP系統(tǒng)的必備條件嗎?
上ERP系統(tǒng)的必備條件
從筆者的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,并不是所有的企業(yè)都適合上ERP系統(tǒng)。這有很大一部分原因是他們還不具備上ERP系統(tǒng)的必備條件。筆者認(rèn)為,一個(gè)企業(yè)如果要上ERP系統(tǒng),那么至少要具備以下幾個(gè)條件。
一是要考慮流程的建立情況。眾所周知,ERP系統(tǒng)是依靠流程來(lái)驅(qū)動(dòng)的。如果企業(yè)現(xiàn)有的流程不規(guī)范,或者員工沒(méi)有建立起按流程來(lái)作業(yè)的思想,那么企業(yè)就很難開(kāi)展ERP項(xiàng)目的相關(guān)工作。其實(shí)在這里大家有一個(gè)誤區(qū)。認(rèn)為企業(yè)沒(méi)有流程更好。那么就可以通過(guò)ERP系統(tǒng)來(lái)規(guī)劃用戶的行為。這是大錯(cuò)特錯(cuò)的。如果企業(yè)員工沒(méi)有樹(shù)立起流程操作的觀念,而僅僅想通過(guò)ERP項(xiàng)目短短幾個(gè)月的時(shí)間來(lái)建立起這種操作方式,這恐怕是一項(xiàng)不可能完成的任務(wù)。為此筆者認(rèn)為,企業(yè)如果要上EPR系統(tǒng),那么至少已經(jīng)有了一套比較規(guī)范的操作化流程,并且員工已經(jīng)對(duì)這套流程有了一定的認(rèn)知。否則的話,還是少碰為好。
二是要考慮,企業(yè)的發(fā)展方向是否成形。隔行如隔山。這句話在ERP系統(tǒng)中也是成立的。各個(gè)不同的行業(yè),在業(yè)務(wù)上有各自的特點(diǎn)。如在食品行業(yè),會(huì)有保質(zhì)期、批號(hào)等管理的要求。而在五金行業(yè),往往沒(méi)有保質(zhì)期的管理需求。這種行業(yè)之間的差異,也對(duì)ERP系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)提出了要求。現(xiàn)在不少企業(yè)為了提高ERP系統(tǒng)的靈活性,紛紛提出了行業(yè)化的解決方案。其實(shí)這說(shuō)道底,就是在一些共性的基礎(chǔ)之上,加入一些行業(yè)的特點(diǎn)。如此的話,對(duì)于某個(gè)特定的行業(yè),就不需要做過(guò)多的二次開(kāi)發(fā),企業(yè)就可以拿來(lái)使用。這不僅降低了實(shí)施成本,而且還提高了項(xiàng)目的成功率和實(shí)施的周期。對(duì)于企業(yè)還是軟件公司來(lái)說(shuō),都是雙贏的。為此在上EPR項(xiàng)目之前,企業(yè)需要先考慮自己未來(lái)的發(fā)展方向,即行業(yè)的定位是否已經(jīng)成型。如果還在探索的階段,那么筆者還是建議,先把ERP項(xiàng)目暫時(shí)緩一緩。
三是需要考慮,企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性。ERP系統(tǒng)只是一個(gè)工具,其最終還是要有人來(lái)操作的。而要培養(yǎng)一個(gè)成功的關(guān)鍵用戶,企業(yè)往往需要花費(fèi)近一年、甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。在這種情況下,如果企業(yè)的員工流動(dòng)性很大,剛剛掌握了ERP系統(tǒng)的操作模式,就跳槽了。這對(duì)于ERP系統(tǒng)會(huì)形成致命的打擊。筆者在給企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的時(shí)候,往往會(huì)像他們?cè)儐?wèn)最近一年員工的跳槽情況,特別是部門中關(guān)鍵用戶的流動(dòng)情況。如果企業(yè)中員工不穩(wěn)定,那么筆者就會(huì)建議企業(yè)暫緩項(xiàng)目的實(shí)施。如果企業(yè)還是堅(jiān)持的話,那么在項(xiàng)目要采取額外的措施來(lái)減少員工流動(dòng)對(duì)項(xiàng)目的不利影響。如要求每個(gè)部門至少抽調(diào)兩個(gè)關(guān)鍵員工參與到項(xiàng)目小組中來(lái)。如此的話,即使一個(gè)員工離職了,還有另外一個(gè)員工在。可以適當(dāng)減輕項(xiàng)目過(guò)程中關(guān)鍵用戶流失造成的不利影響。不過(guò)企業(yè)上ERP系統(tǒng)一個(gè)大的原則,還是要確保企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的相對(duì)穩(wěn)定。
四是有完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。ERP項(xiàng)目,三分系統(tǒng)、七分實(shí)施、十二分?jǐn)?shù)據(jù)??梢?jiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)于ERP系統(tǒng)的重要性。而基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集也不是一朝一日可以完成的。如產(chǎn)品的物料清單、工時(shí)與工藝信息等等,都需要花費(fèi)很長(zhǎng)的一段時(shí)間才可以完成。特別是工時(shí)工藝信息,從數(shù)據(jù)的收集到數(shù)據(jù)的測(cè)試等等,往往需要經(jīng)過(guò)一年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間。如果企業(yè)在上ERP系統(tǒng)之前,這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)沒(méi)有整理完成之前,上ERP系統(tǒng)是不合適的。因?yàn)镋RP系統(tǒng)的實(shí)施往往是獨(dú)立收費(fèi)的,而且是按天來(lái)收費(fèi)。如果花大部分時(shí)間在收集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之上,那么企業(yè)的項(xiàng)目成本會(huì)直線上升。而且ERP項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)增加許多。故筆者認(rèn)為,完善的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)也是企業(yè)上ERP系統(tǒng)的前提條件之一。
企業(yè)必須上ERP系統(tǒng)的因素
如果企業(yè)滿足了上面這些條件,那么就可以考慮上ERP系統(tǒng)。當(dāng)然,也并不是說(shuō)滿足上這些必備條件的企業(yè),就一定要上ERP系統(tǒng)。企業(yè)決策者還需要考慮,促成企業(yè)上ERP系統(tǒng)的因素。根據(jù)筆者的了解,下面這些因素都會(huì)促成企業(yè)上ERP系統(tǒng)。
一是業(yè)務(wù)管理中遇到了難以攻克的障礙。雖然說(shuō)ERP系統(tǒng)不是神仙,不能夠解決企業(yè)的所有問(wèn)題。但是企業(yè)管理中出現(xiàn)的某些問(wèn)題,可能也只有ERP系統(tǒng)能夠解決。如對(duì)于一些接單生產(chǎn)的中小型企業(yè)來(lái)說(shuō),他們?cè)兕^疼的問(wèn)題就是插單的問(wèn)題。因?yàn)樯a(chǎn)計(jì)劃已經(jīng)排好。當(dāng)中間再?gòu)?qiáng)制插入一張訂單之后,所有相關(guān)的計(jì)劃,如采購(gòu)計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃等等,都需要調(diào)整。這個(gè)工作如果靠人工來(lái)完成的話,難度不小。而通過(guò)ERP系統(tǒng),只要相關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)比較完善,那么只需要花幾分鐘時(shí)間,就可以得到一個(gè)新的生產(chǎn)計(jì)劃與采購(gòu)計(jì)劃。為此不少企業(yè),往往是業(yè)務(wù)中遇到了某些難題,然后才想到上ERP系統(tǒng)。故這可以算是促成企業(yè)上ERP系統(tǒng)的第一個(gè)因素。
二是出于決策者管理的需要。有些企業(yè)的管理者,可能是從其他企業(yè)調(diào)過(guò)來(lái)的。而這個(gè)管理者在其他企業(yè)中已經(jīng)習(xí)慣了使用ERP系統(tǒng)。為此當(dāng)其跳槽到另外一個(gè)企業(yè)做決策者時(shí),其就會(huì)想到也上一個(gè)ERP項(xiàng)目。不過(guò)據(jù)筆者的分析,其不光光是為了管理的需要。在這背后還有一個(gè)深層次的原因。如這個(gè)管理者新官上任三把火,也想借助這個(gè)ERP項(xiàng)目,來(lái)擴(kuò)大自己在企業(yè)中的影響?;蛘哒f(shuō),給投資者交一份比較出色的成績(jī)單。這個(gè)因素在ERP項(xiàng)目中也非常的重要。因?yàn)檫@關(guān)系到后續(xù)項(xiàng)目的實(shí)施計(jì)劃的制定等等。如企業(yè)決策者如果有這個(gè)想法的話,那么他們往往希望ERP項(xiàng)目能夠在比較短的時(shí)間內(nèi)出成績(jī)。在這種情況下,筆者認(rèn)為,在制定ERP實(shí)施計(jì)劃時(shí),必須分階段來(lái)實(shí)施。先將一些比較容易出效果的模塊上上去,以滿足管理員的需要。然后在后續(xù)的階段中,再去攻克比較費(fèi)時(shí)的模塊。具體的內(nèi)容,在后面項(xiàng)目計(jì)劃的相關(guān)文章中筆者還會(huì)做進(jìn)一步的分析。在這里筆者只是希望企業(yè)的項(xiàng)目管理員能夠重視這個(gè)因素。
三是客戶的要求。其實(shí)實(shí)際工作中,不少企業(yè)上ERP項(xiàng)目可能是被迫的。如有些企業(yè)他們的客戶是國(guó)外的。而國(guó)外的一些客戶他們往往把企業(yè)的管理水平與企業(yè)的信息化管理劃上了等號(hào)。他們?cè)隍?yàn)廠的時(shí)候,會(huì)將ERP系統(tǒng)做為一個(gè)限制條件。沒(méi)有上ERP系統(tǒng)的供應(yīng)商一概不要。為此出于客戶的壓力,企業(yè)就會(huì)被迫上ERP系統(tǒng)。這也是促成企業(yè)上ERP項(xiàng)目的一個(gè)重要因素。在這種情況下,企業(yè)對(duì)于ERP系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度也會(huì)有比較快的要求。同時(shí),中小企業(yè)由于資金的限制,企業(yè)可能投入的資金也不是很大??梢?jiàn)這個(gè)因素對(duì)于企業(yè)后續(xù)的項(xiàng)目選型與計(jì)劃的制定,也有不小的影響。
總之上面這幾個(gè)因素是促使企業(yè)下決心上ERP系統(tǒng)的常見(jiàn)因素。同時(shí)這也會(huì)影響到后續(xù)的工作。也在這里提醒各位項(xiàng)目管理員,需要分析這些因素,并根據(jù)這些因素的不同,調(diào)整后續(xù)的項(xiàng)目計(jì)劃。
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