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Excel鮮為人知的技巧(二)

來源: 比特網(wǎng) 編輯: 2010/10/26 08:55:03  字體:

    七、把數(shù)據(jù)徹底隱藏起來

    工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱,只好將它隱藏起來了。

    1.選中需要隱藏內容的單元格(區(qū)域),執(zhí)行“格式→單元格”命令,打開“單元格格式”對話框,在“數(shù)字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項,然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“;;;”(三個英文狀態(tài)下的分號)。

    2.再切換到“保護”標簽下,選中其中的“隱藏”選項,按“確定”按鈕退出。

    3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令,打開“保護工作表”對話框,設置好密碼后,“確定”返回。

    經(jīng)過這樣的設置以后,上述單元格中的內容不再顯示出來,就是使用Excel的透明功能也不能讓其現(xiàn)形。

    提示:在“保護”標簽下,請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號,這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數(shù)據(jù)。

    八、讓中、英文輸入法智能化地出現(xiàn)

    在編輯表格時,有的單元格中要輸入英文,有的單元格中要輸入中文,反復切換輸入法實在不方便,何不設置一下,讓輸入法智能化地調整呢?

    選中需要輸入中文的單元格區(qū)域,執(zhí)行“數(shù)據(jù)→有效性”命令,打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框,切換到“輸入法模式”標簽下,按“模式”右側的下拉按鈕,選中“打開”選項后,“確定”退出。

    以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時,中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開,當選中其它單元格時,中文輸入法自動關閉。

    九、讓“自動更正”輸入統(tǒng)一的文本

    你是不是經(jīng)常為輸入某些固定的文本,如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。

    1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令,打開“自動更正”對話框。

    2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小寫),在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”,再單擊“添加”和“確定”按鈕。

    3.以后如果需要輸入上述文本時,只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?,然后確認一下就成了。

    十、在Excel中自定義函數(shù)

    Excel函數(shù)雖然豐富,但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數(shù),來完成一些特定的運算。下面,我們就來自定義一個計算梯形面積的函數(shù):

    1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵),打開Visual Basic編輯窗口。

    2.在窗口中,執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令,插入一個新的模塊——模塊1.

    3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼:

    Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function

    4.關閉窗口,自定義函數(shù)完成。

    以后可以像使用內置函數(shù)一樣使用自定義函數(shù)。

    提示:用上面方法自定義的函數(shù)通常只能在相應的工作簿中使用。

    十一、表頭下面襯張圖片

    為工作表添加的背景,是襯在整個工作表下面的,能不能只襯在表頭下面呢?

    1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令,打開“工作表背景”對話框,選中需要作為背景的圖片后,按下“插入”按鈕,將圖片襯于整個工作表下面。

    2.在按住Ctrl鍵的同時,用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉,同時選中這些單元格(區(qū)域)。

    3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的“調色板”中,選中“白色”。經(jīng)過這樣的設置以后,留下的單元格下面襯上了圖片,而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實,是圖片被“白色”遮蓋了)。

    提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。

    十二、用連字符“&”來合并文本

    如果我們想將多列的內容合并到一列中,不需要利用函數(shù),一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。

    1.在D列后面插入兩個空列(E、F列),然后在D1單元格中輸入公式:=B1&C1&D1.

    2.再次選中D1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中,B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。

    3.選中E列,執(zhí)行“復制”操作,然后選中F列,執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令,打開“選擇性粘貼”對話框,選中其中的“數(shù)值”選項,按下“確定”按鈕,E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。

    4.將B、C、D、E列刪除,完成合并工作。

    提示:完成第1、2步的操作,合并效果已經(jīng)實現(xiàn),但此時如果刪除B、C、D列,公式會出現(xiàn)錯誤。故須進行第3步操作,將公式轉換為不變的“值”。

    十三、生成成績條

    常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題,有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現(xiàn),這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮,我在這里給出一種用函數(shù)實現(xiàn)的簡便方法。

    此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中,其中第1行為標題,第2行為學科名稱。

    1.切換到Sheet2工作表中,選中A1單元格,輸入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MOD?ROW(),3(=1,sheet1!Aū,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。

    2.再次選中A1單元格,用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中;然后,再同時選中A1至G1單元格區(qū)域,用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。

    至此,成績條基本成型,下面簡單修飾一下。

    3.調整好行高和列寬后,同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域),按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕,在隨后出現(xiàn)的邊框列表中,選中“所有框線”選項,為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框,可以不進行此步及下面的操作)。

    4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域,點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕,然后按住鼠標左鍵,自A4拖拉至G186單元格區(qū)域,為所有的成績條添加邊框。

    按“打印”按鈕,即可將成績條打印出來。

    十四、Excel幫你選函數(shù)

    在用函數(shù)處理數(shù)據(jù)時,常常不知道使用什么函數(shù)比較合適。Excel的“搜索函數(shù)”功能可以幫你縮小范圍,挑選出合適的函數(shù)。

    執(zhí)行“插入→函數(shù)”命令,打開“插入函數(shù)”對話框,在“搜索函數(shù)”下面的方框中輸入要求(如“計數(shù)”),然后單擊“轉到”按鈕,系統(tǒng)即刻將與“計數(shù)”有關的函數(shù)挑選出來,并顯示在“選擇函數(shù)”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件,即可快速確定所需要的函數(shù)。

    十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數(shù)據(jù)

    有時,我們編輯某個工作表(Sheet1)時,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容,可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現(xiàn)。

    執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令,打開“監(jiān)視窗口”,單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕,展開“添加監(jiān)視點”對話框,用鼠標選中需要查看的單元格后,再單擊“添加”按鈕。重復前述操作,添加其它“監(jiān)視點”。

    以后,無論在哪個工作表中,只要打開“監(jiān)視窗口”,即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數(shù)據(jù)和相關信息。

    十六、為單元格快速畫邊框

    在Excel 2002以前的版本中,為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩,Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。

    單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕,在隨后彈出的下拉列表中,選“繪圖邊框”選項,或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令,展開“邊框”工具欄。

    單擊工具欄最左側的下拉按鈕,選中一種邊框樣式,然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉,即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。

    提示:①如果畫錯了邊框,沒關系,選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕,然后在錯誤的邊框上拖拉一下,就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框,可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕,在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后,再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線,控制特定單元格輸入文本的長度。

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