財務情況說明書是財務會計報告的重要組成部分，編寫好財務情況說明書對貫徹新《會計法》突出規(guī)范會計行為，保證會計資料質(zhì)量的立法宗旨具有重要作用。財務情況說明書是企業(yè)（公司）年度、半年度財務報告期內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況、財務狀況與經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。它為企業(yè)（公司）內(nèi)部和外部了解、觀察、衡量、考核、評價其報告期內(nèi)的經(jīng)營業(yè)績和生產(chǎn)經(jīng)營狀況提供重要依據(jù)。

    企業(yè)（公司）的財務情況說明書必須按照《企業(yè)財務會計報告條例》和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，對需要說明的事項，至少應當對以下情況作出真實、完整、清楚的說明，（1）企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本情況；（2）利潤實現(xiàn)和分配情況；（3）資金增減和周轉(zhuǎn)情況；（4）對企業(yè)財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量有重大影響的其他事項。

    一、編寫財務情況說明書，需對會計報表中各項數(shù)據(jù)進行分析

    分析的方法很多，主要有以下幾種：

    1、平衡分析法。利用“資產(chǎn)=負債+所有者權(quán)益”的平衡原理分析各賬戶間的關(guān)系及變化。

    2、比較分析法，或叫對比分析法。如分析計劃完成情況，用實際數(shù)同計劃數(shù)進行比較，來檢查分析計劃的執(zhí)行情況；如比歷史水平，用本期實際數(shù)同上期或歷史最好年份（或正常年份）的數(shù)據(jù)進行比較，看發(fā)展變化情況；又如比先進，用本企業(yè)數(shù)據(jù)指標同本行業(yè)中的先進企業(yè)進行比較，或用本企業(yè)的產(chǎn)品同國內(nèi)外同類產(chǎn)品的數(shù)據(jù)指標進行比較，以便制訂趕超目標等。

    3、因素分析法，或稱連環(huán)替代法。先確定計劃與實際或本期與前期的差距諸因素，然后假定一個因素為可變，其余為不變，依法替換，以測定這些因素變動對數(shù)據(jù)指標的影響程度。

    4、趨勢分析法。將數(shù)據(jù)指標連續(xù)幾年排列在一起進行比較，以測定本期財務狀況的變化趨勢。一般作成統(tǒng)計圖表加以比較，也可采用比較表。

    5、比率分析法。用同期會計報表中的相關(guān)數(shù)據(jù)進行比較，求出它們之間的比率。國家規(guī)定工業(yè)企業(yè)財務評價指標，就使用了這種方法。

    通過各種分析方法（財務情況說明書一般采用二、三種分析方法，不一定每種方法都使用）可以檢查企業(yè)經(jīng)營計劃或目標的執(zhí)行情況，評價經(jīng)營業(yè)績，并找出差距，查明原因，總結(jié)經(jīng)驗，提出改進措施，為下一步經(jīng)營決策作出和制定經(jīng)營方針目標提供依據(jù)。

    二、編寫財務情況說明書的要求

    一般要作到真實、準確、客觀、簡煉八個字。真實就是說明情況和問題要實事求是，有一說一，有二說二，不夸大，不縮小，不隱瞞或歪曲事實真相，不搞假數(shù)據(jù)真分析。準確就是說明情況和問題不要模棱兩可，似是而非，使人不知其然。客觀就是既要肯定成績，又要指出問題，既要報喜，又要報憂。簡煉就是文字要簡潔精煉，篇幅不宜冗長，不要貪多求全，要突出重點。

    三、編寫財務情況說明書的方法和步驟

    一般說來，小型企業(yè)編寫財務說明書相對簡單一些，由主管會計自己執(zhí)筆就可以，大中型企業(yè)業(yè)務比較復雜，內(nèi)部分工較細，可以采取以下方法和步驟：

    1、做好資料的收集、積累、整理等到準備工作。

    這是提高工作效率和工作質(zhì)量的保證，應從兩方面著手：

    （1）數(shù)據(jù)指標的收集和整理。如計劃數(shù)、定額、預算、歷史數(shù)據(jù)、同行業(yè)、同類產(chǎn)品等數(shù)據(jù)，分析時可信手拈來。

    （2）典型事例的調(diào)查。對企業(yè)重要經(jīng)濟活動、會議、事件要注意了解掌握，必要時到現(xiàn)場進行實地調(diào)查，記錄在案，供編寫說明書時采用。調(diào)查到的情況有時可以從會計報表的數(shù)據(jù)得到證實，會計報表上的數(shù)據(jù)又可以進一步擴大線索，進一步調(diào)查核實。使活情況與死數(shù)字結(jié)合起來，相互印證。使說明書既有數(shù)據(jù)又有實例，更具說服力。

    2、分工負責，齊頭并進。

    大型企業(yè)情況復雜，分工細致不應該也不可能由一人總攬說明書的編寫工作，可以按照業(yè)務分工分頭編寫，并安排好進度，最后由一人匯總修改，防止相互矛盾。為使說明書編寫規(guī)范化，可規(guī)定一定程式，擬個提綱，列出大體框架，有些數(shù)據(jù)可列示表式留出空格，等到會計報表數(shù)據(jù)出來再填進格內(nèi)，這有利于分工編寫，并能加速編寫過程。

    3、共同討論，達成共識。

    因為人們認識上的差距和看問題的角度不同，同一數(shù)據(jù)有時會有不同看法，甚至意見相左。所以，會計報表初稿出來后，應組織有關(guān)人員（總會計師或財務經(jīng)理、財務部門負責人、專職分析人員、有關(guān)業(yè)務人員）一起議論，對當年財務狀況和經(jīng)營成果作出基本估計，集思廣益，達成共識，然后著手編寫。

    4、審查上報。

    財務負責人或總會計師應將財務情況說明書向廠務會議（股份公司是董事會）匯報，經(jīng)討論通過后才能報出。

    四、編寫財務情況說明書需要注意的一些問題

    大致有如下幾點：

    1、不要說套話、穿靴戴帽、使用空洞的詞藻，要開門見山。

    2、避免數(shù)字的文字化，拉長篇幅。一些數(shù)據(jù)用表式列示，可以省略文字表述。

    3、避免有情況無分析。財務情況說明書要通過分析讓讀者了解企業(yè)在報告期的財務狀況和經(jīng)營成果的總評價，還要知道哪些業(yè)務經(jīng)營得好，哪些業(yè)務經(jīng)營得不好等具體信息。不能只羅列現(xiàn)象，不分析問題，就數(shù)字論數(shù)字，搞數(shù)字游戲，例如有的指標基數(shù)低，計算出來的完成率或者增長率可能很大，有時翻幾番、幾十番，夸大成績易使人誤解，因此要進行分析，不能只看百分比。

    4、不要把會計報表編制說明寫進財務情況說明書?！镀髽I(yè)財務會計報告條例》規(guī)定，對會計報表的編制基礎、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項目所作的解釋，屬于會計報表附注。它是為便于會計報表使用者理解會計報表的內(nèi)容而對會計報表的編制附加的說明，不應作為財務情況說明書的內(nèi)容。

    5、不要把財務情況說明書寫成經(jīng)濟活動分析報告。在說明書中所表述的生產(chǎn)經(jīng)營情況只能是概括的，過于詳盡就成了經(jīng)濟活動分析。經(jīng)濟活動分析是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全面分析、評價和建議，涉及范圍較廣。經(jīng)濟活動分析數(shù)據(jù)來源于統(tǒng)計核算，業(yè)務換算和會計核算資料，既有貨幣計量指標，又有實物計量指標；財務情況說明書數(shù)據(jù)主要來源于會計報表，是以貨幣計量的。經(jīng)濟活動分析是組織企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)經(jīng)濟各部門編寫的，著眼于檢查計劃和經(jīng)濟目標的實現(xiàn)情況，加強企業(yè)內(nèi)部管理、挖掘企業(yè)潛力；財務情況說明書主要是由財務部門編寫，不僅供內(nèi)部管理需要，而且要滿足企業(yè)外部特別是投資者和債權(quán)人對本企業(yè)了解、考核、評價和監(jiān)督的要求。

    6、不要把財務工作總結(jié)、工作報告、經(jīng)驗介紹、調(diào)查研究、問題探討等寫入財務情況說明書。財務情況說明書是根據(jù)現(xiàn)成的數(shù)據(jù)資料經(jīng)過加工整理編寫的，是憑數(shù)據(jù)說話。