摘要：文章從獨(dú)立學(xué)院辦公室的職能入手，提出當(dāng)前獨(dú)立學(xué)院辦公室管理中存在工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、積極性不高、分工不明確、工作壓力大和人員素質(zhì)亟待提高等問題，認(rèn)為辦公室管理部門應(yīng)從提高工作人員的思想認(rèn)識、健全學(xué)院規(guī)章制度、鼓勵(lì)探索新工作方式、提高管理人員綜合素質(zhì)和改善辦公條件等方面入手，提高獨(dú)立學(xué)院辦公室的工作效率。

　　關(guān)鍵詞：辦公室；工作效率；獨(dú)立學(xué)院

　　隨著我國高等教育的改革發(fā)展，獨(dú)立學(xué)院已成為我國高等教育的一支重要生力軍，承擔(dān)著本科人才培養(yǎng)的重任。學(xué)院辦公室是整個(gè)獨(dú)立學(xué)院運(yùn)作的中樞，作為一個(gè)綜合性的管理部門，它起著上傳下達(dá)、溝通左右、保證學(xué)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)作的作用。隨著獨(dú)立學(xué)院的快速發(fā)展，辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)院辦公室的任務(wù)也越來越繁重和復(fù)雜，為了更好地發(fā)揮其參謀、督察、協(xié)調(diào)和服務(wù)的職能，恰當(dāng)?shù)靥幚砗脤W(xué)院各個(gè)部門之間的關(guān)系，解決好學(xué)院的各項(xiàng)事務(wù)，學(xué)院辦公室必須改進(jìn)工作方式，努力提高工作質(zhì)量與工作效率，以此來滿足獨(dú)立學(xué)院跨越式發(fā)展的要求。

　　一、獨(dú)立學(xué)院辦公室的職能

　　要改進(jìn)工作思路，提高工作效率，必須對學(xué)院辦公室的工作職能有一個(gè)準(zhǔn)確的定位，只有權(quán)責(zé)明確，才能各司其職，提高效率。雖然不同學(xué)院的管理體制不盡相同，導(dǎo)致學(xué)院辦公室的職能會(huì)有細(xì)微的差別，但總的來說，有以下方面：

　�。ㄒ唬┥蟼飨逻_(dá)、檢查監(jiān)督與綜合協(xié)調(diào)

　　學(xué)院辦公室既是領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)開展工作的指揮中心，又是對外接受學(xué)校職能部門工作任務(wù)的“橋梁和紐帶”，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外的中心樞紐作用。對于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，辦公室要認(rèn)真落實(shí)，并就任務(wù)的實(shí)施情況進(jìn)行檢查監(jiān)督，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)完成情況，保證各項(xiàng)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；針對學(xué)院老師或相關(guān)部門提出的意見和建議，辦公室要及時(shí)匯總，向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)反饋，并將領(lǐng)導(dǎo)的批示傳達(dá)給相關(guān)部門。由于辦公室的工作量大、事務(wù)繁雜、服務(wù)對象多種多樣，在繁雜的行政事務(wù)中，勢必出現(xiàn)不同意見和各種矛盾，這時(shí)辦公室工作人員必須在協(xié)調(diào)、溝通上下功夫，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)部門間的關(guān)系，保證學(xué)院各項(xiàng)工作順利開展，保障學(xué)院擁有一個(gè)寬松的育人環(huán)境。

　　（二）輔助決策，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)

　　學(xué)院辦公室在執(zhí)行學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)過程中，接觸面廣，信息量大，能夠準(zhǔn)確把握學(xué)院發(fā)展過程中存在的問題，學(xué)生工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。此時(shí)，學(xué)院辦公室除了協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)處理學(xué)院日常黨務(wù)、政務(wù)工作之外，還應(yīng)當(dāng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)言獻(xiàn)計(jì)、出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)制定合理有效的政策提供信息和建議，促進(jìn)學(xué)院的發(fā)展。

　�。ㄈ�）做好后勤，服務(wù)師生

　　辦公室工作千頭萬緒，一言以蔽之就是服務(wù)。除了協(xié)調(diào)工作、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)之外，辦公室還要承擔(dān)會(huì)議安排、人事聘任、物資采購、重要文件收發(fā)、接待各種來訪、組織學(xué)院相關(guān)活動(dòng)等事務(wù)，如此繁雜的事務(wù)就要求辦公室工作人員能夠各司其職、忙而不亂，把服務(wù)工作做到盡善盡美。

　�。ㄋ模�營造文化環(huán)境職能

　　教師是學(xué)校文化建設(shè)的主體，由于教師平時(shí)忙于備課、教學(xué)、實(shí)驗(yàn)或科研，除了常規(guī)性的學(xué)院大會(huì)，他們很少有時(shí)間會(huì)聚在一起。因此，學(xué)院辦公室必須在文化建設(shè)中起到主導(dǎo)作用，主動(dòng)承擔(dān)起學(xué)院文化建設(shè)的職能，努力為學(xué)院營造一個(gè)和諧、健康的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境。

　�。ㄎ澹�對外窗口職能

　　學(xué)院辦公室還負(fù)責(zé)學(xué)院對內(nèi)、對外宣傳工作；負(fù)責(zé)回答學(xué)生或家長的疑問；負(fù)責(zé)編發(fā)簡報(bào)，學(xué)院網(wǎng)站的建設(shè)與監(jiān)管；負(fù)責(zé)辦公室網(wǎng)站的維護(hù)及更新。組織、協(xié)助院領(lǐng)導(dǎo)接待重要來訪，處理信訪等。

　　二、獨(dú)立學(xué)院辦公室管理中存在的問題

　　（一）工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，積極性不高

　　由于辦公室的工作比較零碎，很多人認(rèn)為這是僅僅是跑腿打雜的事務(wù)活，沒有技術(shù)含量，誰都可以勝任。正是由于工作人員對學(xué)院辦公室工作識上的偏差，致使有些工作人員不能安心工作，責(zé)任心不強(qiáng)，成天想著調(diào)整到一個(gè)更好的職位；另一方面，由于長期“重使用、輕培養(yǎng)”的政策，學(xué)院忽視了對工作人員的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們自身能力得不到提高，加之工作繁忙，從事科研時(shí)間較少，研究成果有限，職稱晉升也有難度，影響收入，這些現(xiàn)象都會(huì)加速辦公室人員的更新，嚴(yán)重影響工作的銜接。在工作態(tài)度方面，有些工作人員對自身工作抱著“不求有功，但求無過”的心態(tài)，認(rèn)為“多做多錯(cuò)、少做少錯(cuò)，不做無錯(cuò)”，工作上只是被動(dòng)地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的事務(wù)，積極性不高。

　�。ǘ�）管理人員不足，工作壓力大

　　獨(dú)立學(xué)院具有贏利的性質(zhì)決定了管理者會(huì)從成本上考慮，人為地減少工作人員的數(shù)量，節(jié)約學(xué)院的運(yùn)營成本，這就增加了在職工作人員的工作強(qiáng)度。另一方面，全國現(xiàn)有獨(dú)立學(xué)院326所，在校生達(dá)186.6萬人，承擔(dān)全國三分之一本科人才培養(yǎng)的重任。隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)院辦公室所承擔(dān)的日常管理工作大幅度增加，加上學(xué)院辦公室作為學(xué)院有關(guān)部門任務(wù)下達(dá)的終端、各項(xiàng)信息收集的初端，工作量大、任務(wù)之繁重可見一斑。

　　（三）管理人員素質(zhì)亟待提高

　　目前，獨(dú)立學(xué)院辦公室存在管理人員素質(zhì)不高，來源途徑多種多樣，學(xué)歷參差不齊的現(xiàn)象。一方面，高校在引進(jìn)高層次人才的過程中，承諾對于配偶進(jìn)行合理的安置，部分人員被安排到行政管理機(jī)構(gòu)，如圖書館、辦公室等，而這些人員由于學(xué)歷不高，專業(yè)不對口，影響到辦公室工作人員的整體素質(zhì)；另一方面，學(xué)院沒能定期對辦公室管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技能培訓(xùn)。諸多原因?qū)е罗k公室管理人員的素質(zhì)不高，無法滿足學(xué)院快速發(fā)展對工作人員能力的要求。

　�。ㄋ模┓止げ幻鞔_，權(quán)責(zé)不清晰且缺乏協(xié)調(diào)

　　獨(dú)立學(xué)院是我國高等教育發(fā)展史上的一種全新的嘗試，它的管理體制與傳統(tǒng)的院校有些差別，因此，不能照搬原先的管理制度；另外，由于國家教育發(fā)展的需要，獨(dú)立學(xué)院的規(guī)�？焖倥蛎�，院系逐漸增多，內(nèi)外聯(lián)系變得更加頻繁且多變，這導(dǎo)致獨(dú)立學(xué)院的各項(xiàng)管理權(quán)限、職責(zé)劃分不夠及時(shí)，將嚴(yán)重制約辦公室工作管理的有效性。在辦公室工作中，由于分工、工作季節(jié)性等原因，在某一段時(shí)間內(nèi)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一部分人工作很忙，而另一部分人卻相對較輕閑的局面。正是由于缺乏協(xié)調(diào)，經(jīng)常會(huì)形成抱怨，甚至引發(fā)內(nèi)部的不團(tuán)結(jié)、工作間的不配合現(xiàn)象。

　　三、提高獨(dú)立學(xué)院辦公室工作效率的途徑

　　根據(jù)本文對辦公室職能的定位和目前辦公室管理中存在的主要問題的分析，提高獨(dú)立學(xué)院辦公室的工作效率，應(yīng)該從以下方面入手：

　�。ㄒ唬┳儽粍�(dòng)為主動(dòng)，提高服務(wù)意識

　　首先，辦公室人員要增強(qiáng)自己的服務(wù)意識，要清楚地認(rèn)識到自己工作的價(jià)值是通過服務(wù)體現(xiàn)出來的，要變被動(dòng)的服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，主動(dòng)承擔(dān)起自己的參謀助手職能，認(rèn)真調(diào)查、收集、篩選、分析對學(xué)院發(fā)展有價(jià)值的信息，供領(lǐng)導(dǎo)研究，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。同時(shí)，也要主動(dòng)地為全體老師和全體學(xué)生服務(wù)。其次，要提高服務(wù)的本領(lǐng)，辦公室的工作涉及面廣、工作量大，如何在繁雜的工作中做到有條不紊，讓師生滿意，這就要求管理人員必須十分清楚所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，掌握相應(yīng)的服務(wù)技巧，優(yōu)化服務(wù)程序，使服務(wù)工作既及時(shí)周到又不出差錯(cuò)。

　　（二）建立制度，形成良性運(yùn)作機(jī)制

　　辦公室工作要適應(yīng)高等教育改革的需要，就必須加強(qiáng)制度化建設(shè)，使員工有章可循，有章可依。一是完善日常工作制度，明確權(quán)責(zé)分配。要做到事事有人管，人人有事干，同時(shí)也必須強(qiáng)調(diào)協(xié)作精神，做到分工不分家，有事大家?guī)�，員工之間能夠互相支持和幫助。二是制定完備的工作程序，照章辦事。面對如此繁鎖的日常工作，如果沒有一個(gè)合理的工作程序，很容易導(dǎo)致事倍功半、效率低下，所以學(xué)院必須對辦公室的工作程序有一個(gè)明確的規(guī)范，對接待事項(xiàng)、印章使用及管理、文件管理、檔案管理等都要明確其操作程序和流程，才能做到有條不紊，忙而不亂。三是員工要提高監(jiān)督與自我監(jiān)督意識，靈活督察方式。有良好的規(guī)章制度還需要通過有效的監(jiān)督將它執(zhí)行到位，否則再完備的制度也只是一紙空文，所以辦公室負(fù)責(zé)人要把頒布的學(xué)院管理文件落實(shí)到位，用制度來約束人。四是鼓勵(lì)先進(jìn)，懲罰落后，調(diào)動(dòng)職工工作積極性。能否調(diào)動(dòng)員工的積極性，是提高整個(gè)學(xué)院辦事效率的前提，因此領(lǐng)導(dǎo)要善于激勵(lì)，賞罰分明，并將它上升到規(guī)章制度，在工作中通過某種外部的激勵(lì)，激發(fā)被管理者的工作積極性。

　�。ㄈ�）鼓勵(lì)創(chuàng)新，摸索新的工作思路

　　創(chuàng)新是社會(huì)進(jìn)步的動(dòng)力，同樣創(chuàng)新也是提高工作效率的有力武器。對于辦公室的工作，工作人員最為了解，如何精簡步驟，化繁為簡，也只有工作人員最熟悉。讓員工提建議，鼓勵(lì)他們進(jìn)行創(chuàng)新，只要能夠更好地促進(jìn)高校辦公室的工作，就要敢于突破陳規(guī)戒律，放開手腳去干。所以我們可以把提合理化建議的制度運(yùn)用到辦公室的管理中，建議一經(jīng)采納，就進(jìn)行適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。

　�。ㄋ模┡�力提高管理人員的綜合素質(zhì)

　　員工的素質(zhì)直接決定工作效率與質(zhì)量，作為辦公室工作的執(zhí)行者，他們必須具備以下方面的素質(zhì)：良好的政治修養(yǎng)，良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，良好的文件管理能力，較強(qiáng)的文字功底，能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，扎實(shí)的專業(yè)知識等。目前高校辦公室管理隊(duì)伍中高教管理專業(yè)出身的較少，部分辦公室管理人員缺乏相應(yīng)的技能，所以對這些人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)就顯得格外重要，通過培訓(xùn)補(bǔ)上高等教育理論、行政管理或計(jì)算機(jī)專業(yè)知識，提高工作人員的整體素質(zhì)。另外，盡快推廣高校管理職員制度，根據(jù)管理干部的資歷和實(shí)際工作能力，合理確定管理人員的級別，對不同級別、不同崗位的工作人員，提出不同的崗位要求和工作內(nèi)容，進(jìn)行規(guī)范管理。

　�。ㄎ澹�“軟硬兼施”，運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備

　　辦公現(xiàn)代化是高等教育改革與發(fā)展的需要，它直接推進(jìn)了辦公室工作的科學(xué)化，也提高了辦公室的工作效率，可為學(xué)校節(jié)省大量人力和物力。首先，針對辦公室外來人員較多、容易擁擠的現(xiàn)象，應(yīng)該合理規(guī)劃與設(shè)計(jì)辦公室，努力為員工營造一個(gè)寬松、舒適的工作環(huán)境。其次，配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，如電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備，條件允許的情況下還可以引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公軟件。先進(jìn)的辦公條件可以加快信息的傳遞速度，降低傳遞成本。最后，辦公室人員要自覺樹立現(xiàn)代管理意識，通過自身的學(xué)習(xí)，努力適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公手段，推進(jìn)無紙化辦公，最大限度地提高工作效率。

　　四、結(jié)論

　　獨(dú)立學(xué)院的發(fā)展時(shí)間相對較短，各種的機(jī)構(gòu)有待健全，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)設(shè)置會(huì)越來越多，這對學(xué)院的綜合管理部門來說是一個(gè)挑戰(zhàn)，如何應(yīng)對這個(gè)挑戰(zhàn)，協(xié)調(diào)好各個(gè)部門之間的關(guān)系，做好服務(wù)工作是擺在管理者面前的一個(gè)難題。本文從辦公室管理中存在的問題入手，有針對性地提出提高工作效率的途徑，希望能為決策者提供一些參考。

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