會計(jì)電算化就是把以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中，以提高財(cái)會管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作的現(xiàn)代化。內(nèi)部控制制度是指在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部，為了保證生產(chǎn)經(jīng)營活動的高效、有序進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整而制定并實(shí)施的控制方法、措施和程序，為內(nèi)部會計(jì)控制和內(nèi)部管理控制。企業(yè)在建立了電算化會計(jì)系統(tǒng)后，企業(yè)會計(jì)核算和會計(jì)管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題，對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊，使企業(yè)的某些內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后了。

    一、電算化會計(jì)處理系統(tǒng)對內(nèi)部控制的影響

    1、電子數(shù)據(jù)如會計(jì)報(bào)表等的輸出均靠的是會計(jì)軟件對原始數(shù)據(jù)的加工處理，并將結(jié)果存儲在磁盤或者軟盤中。所有的記賬、會計(jì)報(bào)表的生成、預(yù)測等工作都是由電腦完成。電腦輸出數(shù)據(jù)的正確與否很大程度上取決于輸入數(shù)據(jù)的正確度，若輸入的數(shù)據(jù)是錯誤的，電腦不會自動識別，只能將錯就錯地得出錯誤的結(jié)論，而操作人員可能毫不知情。因此，在電算化系統(tǒng)下，確保輸入數(shù)據(jù)的精確度是基本的前提，這要求一切數(shù)據(jù)的處理方法和過程都必須規(guī)范化，并保持準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性，這樣才能保證會計(jì)信息質(zhì)量的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。

    2、直接記錄在電腦磁盤或光盤上的電子數(shù)據(jù)取代了手工會計(jì)環(huán)境下的紙質(zhì)數(shù)據(jù)。電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的不同是很明顯而且是多方面的，計(jì)算機(jī)犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，在電算化環(huán)境下通過計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的可能更大，計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失甚至更大，因此，電算化會計(jì)要求提高內(nèi)部控制的計(jì)算機(jī)技術(shù)和手段。

    3、內(nèi)部控制的核心是人，控制操作人員的職能，也是會計(jì)電算化對內(nèi)部控制提出的新要求。在手工會計(jì)系統(tǒng)中，對于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過某些具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章。但會計(jì)電算化后，職能劃分發(fā)生了巨大的變化。因?yàn)闃I(yè)務(wù)處理全部都是以電算化系統(tǒng)為主，電算化功能的高度集中導(dǎo)致了職責(zé)的集中，某些人員既可從事數(shù)據(jù)的輸入，又可負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸出和報(bào)送。因此，如果不加強(qiáng)內(nèi)部控制，就會使某些計(jì)算機(jī)操作人員直接對使用中的程序和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行個(gè)性操縱處理結(jié)果，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

    4、會計(jì)電算化的最大載體是會計(jì)軟件，如果會計(jì)軟件在安裝或者操作過程中出現(xiàn)了任何問題，就很可能導(dǎo)致系統(tǒng)中電子數(shù)據(jù)被破壞甚至丟失。因此，不僅要保存好相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件，還要保存、保管好已存儲在電子介質(zhì)中的各種會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序。

    5、網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展及其在財(cái)務(wù)中的進(jìn)一步應(yīng)用帶來了層出不窮的新問題。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、遠(yuǎn)程審計(jì)、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而形成電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。

    由此可見，電算化會計(jì)系統(tǒng)下的內(nèi)部控制制度與手工會計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度相比較，范圍更大、控制程序更復(fù)雜，它將職能控制與程序控制、人工控制和計(jì)算機(jī)控制相結(jié)合，是一種綜合性多方位的控制制度。隨著計(jì)算機(jī)在會計(jì)工作中的普遍應(yīng)用，管理部門對由計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表等會計(jì)信息的依賴越來越大，這些會計(jì)信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。同時(shí)也只有在嚴(yán)格的控制下，才能預(yù)防和減少計(jì)算機(jī)犯罪的可能性。因此，加強(qiáng)會計(jì)電算化內(nèi)部控制不容忽視。

    二、會計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制的應(yīng)對措施

    1、要做好管理基礎(chǔ)工作，尤其是會計(jì)基礎(chǔ)工作。管理基礎(chǔ)主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法，以及較完整的規(guī)范化的數(shù)據(jù)；會計(jì)基礎(chǔ)工作主要指會計(jì)制度是否健全，核算規(guī)程是否規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、完整等，這是搞好電算化工作的重要保證。沒有很好的基礎(chǔ)工作，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計(jì)數(shù)據(jù)，電算化工作的開展將遇到重重困難。

    2、加強(qiáng)操作程序的控制。制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。上機(jī)守則主要是對電腦機(jī)房內(nèi)工作所作的一般性規(guī)定。操作規(guī)程則是提出了計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理過程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說明以及非常情況的處理等。這些制度并不是一成不變的，還必須隨著經(jīng)營的變化而不斷修改完善。只有通過完備詳盡的制度才能減少錯誤的發(fā)生，從源頭上確保會計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。

    3、加強(qiáng)人員職能、權(quán)限控制。必須制定相應(yīng)的組織和管理控制制度，明確職責(zé)分工，加強(qiáng)組織控制。職責(zé)分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責(zé)相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員（如出納），在這兩者之間進(jìn)行職責(zé)分工的目的，是盡可能保持不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離，以及在電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離。通過進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工，以補(bǔ)救不相容職能集中化的不足。

    4、加強(qiáng)系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全控制。加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制的主要應(yīng)從防止未經(jīng)授權(quán)的人員擅自動用系統(tǒng)各種資源、減少因外界因素導(dǎo)致計(jì)算機(jī)故障等方面入手。主要的控制措施包括：（1）訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財(cái)務(wù)專用電腦；（2）設(shè)置操作權(quán)限限制；（3）操作人員身份的密碼控制；（4）數(shù)據(jù)存儲和處理相隔離；（5）機(jī)房的工作環(huán)境保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。針對這些方面，可采用一些安全技術(shù)，主要包括：數(shù)據(jù)加密技術(shù)，訪問控制技術(shù)，認(rèn)證技術(shù)等。網(wǎng)絡(luò)傳輸介質(zhì)、接入口的安全性也是應(yīng)該引起注意的問題，盡量使用光纖傳輸，接入口應(yīng)保密。通過上述技術(shù)可基本確保財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。

    5、加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。內(nèi)部審計(jì)既是公司、企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會計(jì)監(jiān)督的制度安排。內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：（1）以會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)，電算化會計(jì)賬務(wù)處理是否正確，是否遵照《會計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定，審核費(fèi)用簽字是否符合有關(guān)內(nèi)控制度，憑證附件是否規(guī)范完整等；（2）審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞。

    6、要提高會計(jì)人員計(jì)算機(jī)操作業(yè)務(wù)素質(zhì)。要提高會計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級技術(shù)人才，推動企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會計(jì)電算化知識，維護(hù)軟件正常運(yùn)行，掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

    7、要做好電算化會計(jì)檔案管理工作。為了更有效地做好電算化會計(jì)檔案管理工作，我們必須根據(jù)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。

    從一定意義上講，電算化會計(jì)產(chǎn)生和發(fā)展的過程，也是突破傳統(tǒng)會計(jì)觀念，對現(xiàn)行會計(jì)理論和方法提出新問題、新課題，以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計(jì)在系統(tǒng)設(shè)計(jì)、工作組織、信息處理及帳務(wù)處理程序等方式和方法上的改變，本身就是對現(xiàn)行會計(jì)理論和方法的突破和完善。雖然從短期看，這些影響只是漸進(jìn)性的，但從長期看，隨著電子技術(shù)的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應(yīng)用，新的問題和新的課題將不斷出現(xiàn)，如：信息處理網(wǎng)絡(luò)建立后，企業(yè)將如何做到既及時(shí)合法提供會計(jì)信息，又能有效保護(hù)商業(yè)秘密；兩個(gè)會計(jì)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)結(jié)合后，如何改進(jìn)現(xiàn)有財(cái)務(wù)報(bào)告；信息經(jīng)濟(jì)將對現(xiàn)行會計(jì)理論和方法產(chǎn)生什么影響等，對新課題進(jìn)行深入研究，必將形成新的會計(jì)理論和方法，而新的會計(jì)理論和方法的確立，又將使電算化會計(jì)在新的基礎(chǔ)上獲得進(jìn)一步完善和發(fā)展。電算化在會計(jì)工作中起著越來越重要的作用，這是一種必然的趨勢，我們應(yīng)該以信心迎接它的發(fā)展。