發(fā)現分公司小金庫
幾天前，一位原材料供應商托老同學的關系找到倪景風，希望能與倪景風建立業(yè)務往來。由于地方采購權早已下放給各分公司，倪景風一向不主張自己對地方經營橫加干涉。不過礙與老同學的面子，倪景風還是答應考慮考慮。為此，他找來在總公司備案的采購合同和相關的采購憑證，打算自己先行比對一下各自條件以后，再決定是否有必要向各分公司推薦。哪知，這一番比對，卻讓他意外地發(fā)現了杭州分公司在采購原材料中可能存在的舞弊行為。
這份原材料采購合同發(fā)生于2003年6月5日，采購總額為100萬元人民幣，交貨日為6月13日，合同中的付款條件為：3/15、1/30、N/40，也就是說，在15天之內付款，折扣為3%；30天內付款折扣1%；如果40天內付款，則沒有折扣。
根據憑證記載，貨款是在交付貨物的第六天，也即6月19日支付的，支付總額為100萬元。這讓倪景風心生疑慮：公司既然是在15日內付清的全部款項，那么理應享受折扣3%的付款條件，為什么支付了100萬，而不是97萬元的貨款呢？
倪景風仔仔細細地又審核了一遍合同，發(fā)現合同上的條款清清楚楚。于是，他直接撥通對方單位的電話。因為是大額交易，一般公司都有交易記錄，在說明身份和來意后，對方單位十分重視，立即調出當日的記錄證實只收到97萬元的貨款，并沒有因為疏忽大意而多收貨款。
在證據與倪景風施加的壓力之下，杭州分公司經理終于承認，他將3萬元差額截留，做了杭州分公司的自有小金庫資金，用于對分公司優(yōu)秀員工的激勵獎金發(fā)放了。
雖然這3萬元現金，馮坤并沒有私吞，但由此而暴露的小金庫，卻讓倪景風起了警惕之心。他很想就此一查到底，不光對杭州分公司，而是所有的分公司�？墒牵麑Υ擞中拇骖檻]：一方面會搞得分公司上下人心惶惶，另一方面七個分公司如果同時調查，既沒有那么多人手，賬務外來紛繁復雜，也不知該從何下手……
分公司賬外賬的存在形式
企業(yè)現實經營中，類似分公司或者子公司的管理者為了小團體的利益截留或騙取母公司的資金，形成小金庫的現象并不在少數。這些分公司通常都有它自己的一本賬，而不是母公司老板看到的那本賬，這就是所謂的賬外賬。
賬外賬的形成來源及存在形式通常主要有以下幾種情況，企業(yè)老板可以在此方面多加留心予以監(jiān)督：
一、為了支用更多的資金，形成賬外賬
因其用途非法或者不符合總公司的經營意圖，所以舞弊，其主要目的在于逃避對資金的監(jiān)督。這類問題在會計處理的特點是以領據、借據作為
報銷憑證，借記各種資金、費用、營業(yè)外支出等賬戶。
二、用各種形式讓利于附屬單位形成賬外資金
這樣的舞弊目的，是將截留收入變成小集體的利潤形式，用于不正當的開支。
比如，有的分公司將自己公司生產的產品大幅度減價，銷售給其他公司或個人，由這個公司或者個人轉手高價銷售，謀取非法所得；有的銷售副產品、廢次品、不需用設備時，由其他公司或個人給予20%或更多的代銷費等等。
這些行為的共同特點是：一部份利潤以不合規(guī)定或者不合法的形式留在了下屬企業(yè)。這類舞弊留在會計資料中的蹤跡是：發(fā)票所列價格異常，或公司的價格低于規(guī)定，或分公司賣價高于規(guī)定，以及對附屬的公司有開支無收入，所得手續(xù)費、勞務費異常等。
三、直接截留收入于賬外
這是非常大膽而惡劣的舞弊手法，需要引起企業(yè)老板的足夠警惕。直接截留收入的舞弊手法很多：
有的分公司另設立公司，并不經營業(yè)務，專門截留各種收入；有的分公司截留一部分資金后直接在賬上以剩余金額記賬，例如實際銷售100萬，而分公司只記錄80萬。在統(tǒng)一售價的情況下，分公司可以申請一部分產品“報廢”處理，但仍然銷售；還有的多報成本，使利潤減少等等。
如何查帳外帳
對于賬外賬，企業(yè)老板較難直接在會計資料中找到線索或疑點，因此，應注意從會計資料意外查尋或捕捉線索，以便尋根究底。企業(yè)老板可以從以下幾個案例中獲得查找分公司的賬外賬的靈感或線索。
由有違常規(guī)的現象入手
某公司老板在例行審查分公司去年現金收入憑證時，沒有發(fā)現出售廢舊物資的原始單據。按照常規(guī)，該分公司每年6月底和年底，都會出售廢舊物資。為什么該分公司去年沒有發(fā)生這類業(yè)務，這引起總公司老板的懷疑：如果該分公司應該出售而沒有出售，那么廢舊物資到哪兒去了呢？如果廢舊物資出售了，為什么沒有現金收入的原始單據？
如果分公司設有賬外小金庫，多數情況就會在售出廢舊物資后，不將現金收入入賬。如果是這樣，單純地從賬面上去查找便很難查清楚，必須依靠其他途經。比如從外圍廢舊物資公司著手調查，得到相關證據后再回本單位查證。
由有關人員提供的信息著手
某分公司新近剛剛重新裝修過，老板到分公司視察時，其分公司員工在與老板閑聊時，無意中說，分公司經理最近喬遷新居，裝修非常漂亮。這引起老板的邏輯猜想�；乜偛亢螅{出有關分公司裝修的單據和賬簿，經過檢查，采購原材料分類很不清楚，只是簡單地列了幾種原材料的名稱，合計價格，沒有單價也沒有產地、數量，很難判斷材料的實際價格和到底采購了多少材料。
該老板找來裝修方面的專家和
預算師，并與他們一同前往分公司對裝修費用做以重新估算。結果是，重新估算的費用與實際列支費用相去甚遠。該分公司經理不得不在專家面前承認自己中飽私囊。
從數值的變化規(guī)律來判斷
某分公司的管理費用每月在3.5萬-4萬之間，突然這個月達到6.1萬元。這6.1萬引起經營者的注意，他覺得就這個分公司一個月的管理費用來說，不太符合管理費用的正常變化規(guī)律，于是對該分公司財務賬簿進行了全面細致的
審計。審計結果發(fā)現，該分公司核心人員利用職務之便，將一些不應由公司負責的費用記入公司的“管理費用”。
會計資料是企業(yè)經濟業(yè)務的載體，企業(yè)的經濟業(yè)務發(fā)生有一定的規(guī)律，如果會計資料中的數字不符合變化規(guī)律，則稱之為“奇異數字”。在分公司會計資料中一旦出現奇異數字，則需要警惕并查證是否存在著賬外賬現象。
另外，企業(yè)老板必須意識到的是，企業(yè)內部如果管理制度健全且執(zhí)行認真，錯誤與舞弊就發(fā)生地少。內部管理制度不健全，或是雖健全但未嚴格執(zhí)行，錯誤與舞弊發(fā)生的可能性就大，甚至性質及后果都將很嚴重。根據內部管理的健全程度與執(zhí)行情況，企業(yè)老板可發(fā)現錯弊出現的重點環(huán)節(jié)或直接證據。
