一、日常使用管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記帳后的日常使用管理是通過對系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括：（1）機(jī)房管理。對機(jī)房的管理旨在為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運(yùn)行環(huán)境，防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。（2）上機(jī)操作管理。應(yīng)包括以下幾個內(nèi)容：上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定，操作使用人員的職責(zé)，操作權(quán)限與操作程序等內(nèi)容。

　　二、系統(tǒng)維護(hù)管理

　　系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時，及時進(jìn)行故障分析，并做檢查記錄，在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)三種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會計(jì)工作發(fā)生變化時，為適應(yīng)而進(jìn)行的修改活動；完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動。

　　三、會計(jì)檔案管理

　　電算化會計(jì)信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種帳簿、報表、憑證、存貯會計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會計(jì)資料。會計(jì)檔案管理是在會計(jì)電算化后會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障；是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也使會計(jì)信息得以充分利用。

　　（一）記帳憑證的生成與管理。計(jì)算機(jī)替代手工記帳單位的記帳憑證生成有兩種方式：

　　1.由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會計(jì)主管人員的簽名或蓋章，收付款記帳憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《會計(jì)人員工作規(guī)則》、《會計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

　　2.手工事先作好記帳憑證，計(jì)算機(jī)錄入記帳憑證然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工記帳憑證與機(jī)制憑證皆可。

　?。ǘ?jì)帳簿、報表的生成管理

　　1.日記帳每天打印，一般帳簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿可滿頁打印。

　　2.現(xiàn)金、銀行存款帳采用打印輸出的活頁帳裝訂。

　　3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

　　4.在保證憑證、帳簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、帳簿中表格線可適當(dāng)減少。

　　（三）關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。存有會計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至?xí)?jì)信息完全過時為止。

　?。ㄋ模╆P(guān)于會計(jì)電算化系統(tǒng)文檔資料管理。會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會計(jì)檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后的3年。

　　四、會計(jì)人員管理

　　計(jì)算機(jī)替代手工記帳后應(yīng)加強(qiáng)對會計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)，及對使用人員的管理?；痉椒ㄊ前凑铡柏?zé)、權(quán)、利”相結(jié)合的基本管理原則，明確各類人員的職責(zé)、權(quán)限并盡量將之與各類人員的利益掛鉤，建立健全崗位責(zé)任制，一方面加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財產(chǎn)的安全；另一方面提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益，使會計(jì)信息更加安全與完整。