會計電算化是會計工作中應用電子計算機技術的簡稱，是一門融電子計算機科學、管理科學、信息科學為一體的邊緣科學，其目的是運用最新科技成果，以現(xiàn)代化的電子計算機代替手工記帳、算帳、報帳，以及代替部分由人腦完成的會計管理和輔助決策。會計電算化是現(xiàn)代社會化大生產(chǎn)和新技術革命的必然產(chǎn)物，是會計發(fā)展史上的一次重大變革，必將對會計理論和實務產(chǎn)生深遠的影響。



　　—、實現(xiàn)會計電算化的外部條件



　　1、近年來，隨著計算機廠家的不斷增多，計算機硬件成本的大幅度下降，加之人們對計算機也不再覺得神秘陌生，計算機已經(jīng)不再是高檔用品，為單位建立電算化會計信息系統(tǒng)提供了物質條件。



　　2、我國從7O年代初只有個別單位開始利用電子計算機進行工資計算，會計軟件的發(fā)展在財政部的鼓勵扶持之下，到目前為止經(jīng)過十幾年的開發(fā)，經(jīng)驗的不斷積累及軟件工程方法學的應用，發(fā)展已很成熟，被認為是我國軟件行業(yè)自主版權最多、商品化最好，占領國內(nèi)市場最扎實的領域之一。而且商品化會計核算軟件價格越來越使宜，為單位建立電算化會計信息系統(tǒng)提供了最為關鍵的條件。



　　3、計算機技術的推廣和普及，友好的人機對話界面，學習計算機操作變得越來越簡單。而且計算機會計信息系統(tǒng)建立在手工會計信息系統(tǒng)的基礎之上，會計人員對手工會計流程本身就了如指掌。因此，對于會計軟件的操作，只要加以培訓指點，會計人員很快就能掌握，為單位建立電算化會計信息系統(tǒng)提供了技術條件。 



　　二、電算化信息系統(tǒng)的建立



　　(一)人員培訓先行



　　會計電算化的主要問題之一就是人才的問題，它需要既懂計算機知識又有一定會計業(yè)務知識的復合型人才。很多企業(yè)人員培訓是在電算化信息系統(tǒng)建立之后，在這段時間里，電算化會計信息系統(tǒng)不能發(fā)揮效益，造成了設備的閑置，相當于造成了流動資金的積壓。兵法云：大軍未動，糧草先行。同樣道理，單位應該從建立電算化會計信息系統(tǒng)一開始或者提前一年半載就著手人員培訓。人員的培訓包括系統(tǒng)建立前、系統(tǒng)建立中(對自行開發(fā)系統(tǒng))和系統(tǒng)建立后三個階段的培訓。人員的培訓要注意以下幾個問題:-是要注意人才層次，既要有部分高級人才，也要有部分一般人員。包括系統(tǒng)管理人員，系統(tǒng)維護人員和各類操作人員。二是要注意年齡層次，在每個年齡段都有，便于人才的傳幫帶。三是注意知識結構，會計電算化人員中，既要有會計人員，又要有計算機人員，還要逐步培訓復合型人才。培訓的內(nèi)容包括系統(tǒng)計算機基礎環(huán)境認識和使用；對自行開發(fā)系統(tǒng)還應進行有關業(yè)務人員如何更好地配合系統(tǒng)開發(fā)，設計人員了解現(xiàn)行會計業(yè)務和建立目標系統(tǒng)的培訓；以及各級、各類人員的職能培訓，比如管理員的管理系統(tǒng)職能培訓，操作員不同的操作職能培訓等等。



　　(二)系統(tǒng)硬件和系統(tǒng)軟件應具超前性



　　硬件是電算化會計信息系統(tǒng)運行的基石，硬件配置的好壞直接影響到建立的電算化會計信息系統(tǒng)的質量、運行狀況。硬件配置的模式一般有單機系統(tǒng)、多機系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng)和計算機局域網(wǎng)絡四種模式。建立電算化會計信息系統(tǒng)時，在硬件配置方面要考慮單位的總體規(guī)劃，即目前購買的硬件不僅要考慮當前的需要，還要考慮將來的需要。與計算機硬件相配套的要求有；一是使用不間斷電流(UPS)或其他穩(wěn)壓設備是應付電源性故障的有效措施。UPS不但有穩(wěn)壓作用，而且在斷電時能自動提供應急電源，供應系統(tǒng)運行一段時間，以保護數(shù)據(jù)和軟件的安全可靠，是計算機系統(tǒng)廣泛使用的保護設備。二是機房或終端運行環(huán)境要有一定的溫度、濕度、防塵等方面的要求。計算機系統(tǒng)配置越高，對環(huán)境的要求也越高。



　　系統(tǒng)軟件的選擇對會計軟件的應用影響甚大，從目前情況看，國內(nèi)會計軟件的用戶主要以DOS環(huán)境為主，關于將會計軟件由D0S轉向WINDOWS環(huán)境，對此爭議還比較多，關鍵是許多人認為我國計算機開發(fā)應用的總體水平還比較低，還沒有普及，要掌握WINDOWS環(huán)境的應用軟件還比較困難，現(xiàn)在時機還不成熟。但筆者認為，由于WINDOWS提供了一套完整的圖形用戶界面和強大的設備無關性，會計軟件由D0S向WINDOWS環(huán)境轉變是大勢所趨。中文操作系統(tǒng)有2、l3系列、CCDOS、UCDOS等，不同的操作系統(tǒng)僅支持相應的會計軟件；進行數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)選擇時，是選用FOXBASE、FOXPRO、SYBASE、ORACLE、PARADOX、INFORMIX(后幾種是網(wǎng)絡)，還是選用其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅要看眼前國內(nèi)流行什么，還應關注國際趨勢，對于自行開發(fā)系統(tǒng)的單位，這一點尤為重要，選型做好了，可以減少由于軟件更新?lián)Q代所帶來的重復投入。



　　(三)會計軟件的選擇



　　會計軟件是計算機會計信息系統(tǒng)的核心部分，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關鍵性的作用。會計軟件的取得根據(jù)使用單位的不同情況，可有四種途徑；



　　1、購買商品化會計軟件；



　　2、定點開發(fā)軟件，在這種途徑下又分:完全由自己力量開發(fā)會計軟件，與開發(fā)單位聯(lián)合開發(fā)會計軟件，完全由開發(fā)單位開發(fā)會計軟件三種方式；



　　3、購買商品化軟件與自行開發(fā)會計軟件相結合；



　　4、使用上級主管部門推廣的會計軟件。



　　定點開發(fā)的軟件，它的特點是把會計核算規(guī)則編入會計軟件，如將會計科目報表格式、工資項目等編入軟件程序。優(yōu)點是適合本單位的特點，使用方便，但是將受到一定的時間限制，一旦會計規(guī)章制度發(fā)生變動，軟件就不能適用，必須作新的維護。而且定點開發(fā)會計軟件工程周期長，耗資巨大，不如商品化會計軟件價格低廉，見效快。商品化會計軟件一般是通用會計軟件，如果沒有通用性，就很難有生命力。它的特點是不含或含有較少的會計核算規(guī)則。它實質上是一個工具，操作者在首次使用時，通過軟件的初始化，輸入本單位的所有會計核算規(guī)則，把一個通用會計軟件轉化成一個適合于本單位情況的專用會計軟件。商品化軟件具有投資少，見效快的優(yōu)點。事物總是一分為二的，商品化會計軟件也有它的不足之處：一是軟件越通用，計算機資源浪費越嚴重。通用會計軟件考慮的問題較多，選擇的范圍較大，必然會占用較多的計算機系統(tǒng)資源，如內(nèi)存、運行時間。二是軟件越通用，初始化工作量越大，為了把通用會計軟件專用化，操作者需要輸入大量的會計核算規(guī)則。三是軟件越通用，個別用戶的會計核算工作的細節(jié)就越難被兼顧。



　　雖然定點開發(fā)會計軟件和商品化會計軟件有缺點，但是使用商品化會計軟件是會計電算化發(fā)展趨勢之一。在國外，不僅會計業(yè)務比較簡單的企事業(yè)單位廣泛使用商品化會計軟件，而且許多大中型企業(yè)也不自行開發(fā)所有會計軟件，他們對于本單位比較通用的會計業(yè)務一般都使用商品化會計軟件，對于本單位特殊的需求，在商品化會計軟件不能滿足的情況下，再自行開發(fā)，然后利用商品化會計軟件提供的接口將它們連接起來。所以，筆者認為使用商品化會計軟件加上自行開發(fā)會計軟件，既省時間又省費用，是實現(xiàn)會計電算化的有效途徑。



　　目前，我國財務軟件公司已達300多家，產(chǎn)品品種繁多，在不同層次平臺上都有一定數(shù)量的用戶。面對紛雜的會計軟件產(chǎn)品，購買單位在選擇時往往感到無所適從。如果被其“通用化”廣告字眼所迷惑，購回不適宜于自己單位的會計軟件，使用時不得不遷就軟件本身的特點而調(diào)整自己的需求，既影響財會人員的積極性，也會影響整個企業(yè)的會計電算化的進程。因此，筆者建議單位在選擇“通用化”會計軟件時應選擇行業(yè)通用會計軟件。這種軟件有的適用于工業(yè)企業(yè)，有的適用于金融保險，有的則適用于機關、學校和科研單位，它可以最大限度地彌補商品化會計軟件的上述不足之處。



　　一般來說，單位在購買行業(yè)通用商品化軟件時，首先應看其是否通過了省以上(含省)財政部門的評審，即考查商品化會計軟件符合國家統(tǒng)一要求的情況；其次應評價商品化會計軟件的實用性和先進性及軟件適用于哪些行業(yè)，其客戶群體有哪些，軟件開發(fā)建立在什么平臺上；再次考查商品化會計軟件廠家的售后服務情況；最后進行成本與效益分析，作出決策。在選擇商品化會計軟件中還應注意以下問題：



　　1、要注意購買原版的會計軟件；



　　2、應注意商品化會計軟件是否對外提供接口，包括自行開發(fā)軟件與商品化會計軟件的接口，與上級主管部門、銀行、財稅部門等信息系統(tǒng)的接口，與單位內(nèi)部各部門或下屬單位信息系統(tǒng)的接口等，接口是否符合要求；



　　3、注意廠家提供的文檔資料的優(yōu)劣。



　　(四)制定完善的管理制度



　　國內(nèi)外會計信息系統(tǒng)的發(fā)展歷史證明，凡是成功的計算機會計信息系統(tǒng)都有一套科學和完善的管理制度的支持，否則絕少有成功的可能。由于手工處理條件下的管理制度不再完全適用，需要根據(jù)電算化的環(huán)境建立和健全一套新的管理制度，加強內(nèi)部控制，保證系統(tǒng)安全可靠地運行，堵塞或盡可能堵塞計算機犯罪的渠道。



　　1、制定內(nèi)部控制制度。例如，出納員、軟件設計人員、系統(tǒng)維護人員不得擔任系統(tǒng)操作工作等。



　　2、嚴格的操作制度。例如，輸入憑證的審核制度；上機操作記錄制度等。



　　3、檔案管理制度。會計信息系統(tǒng)檔案包括三個方面:-是系統(tǒng)分析報告、設計報告以及各種文本，它們是系統(tǒng)的基礎檔案，是系統(tǒng)維護和更新的基礎；二是運行和維護記錄，是系統(tǒng)運行的歷史記載；三是大量歷史數(shù)據(jù)的保存，如各種年度數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)有許多是以磁盤的形式存放的，需要有妥善的保存條件和保存制度。一般需存放在專柜中，有防潮、防磁、防火等措施，專人管理，并有借用和定期更新轉存的制度。



　　(五)計算機代替手工記帳



　　采用電子計算機代替手工記帳，是指應用會計軟件輸入會計數(shù)據(jù)，由電子計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印出會計帳簿和報表。這種代替可以同時全面進行，也可以逐步進行，即以功能模塊為單位如帳務處理、報表編制、工資核算等逐步地從手工系統(tǒng)切換到電算化系統(tǒng)。后者往往更為實際，即所謂“成熟一個，代替一個”。



　　代替手工記帳的單位，應具備以下條件:

　　(1)配備了適用的會計軟件和相應的計算機硬件設備；

　　(2)配備了相應的會計電算化工作人員；

　　(3)建立了嚴格的內(nèi)部管理制度。



　　會計電算化將采用電子計算機代替手工記帳，要完成這一轉換需做好以下幾項工作:



　　1、數(shù)據(jù)轉換。在會計電算化信息系統(tǒng)的建立過程中，一項很重要的工作是完成會計數(shù)據(jù)的轉換。根據(jù)目前我國的具體情況，會計電算化過程一般都是從手工方式直接過渡到計算機處理方式，數(shù)據(jù)轉換就是將紙介質上的數(shù)據(jù)轉換到磁介質上，這種轉換方式，要耗費大量的人力、物力。



　　數(shù)據(jù)轉換分以下幾步:



　　(1)對會計數(shù)據(jù)按會計軟件的要求進行整理和分類；

　　(2)將大量數(shù)據(jù)輸入計算機；

　　(3)對各種數(shù)據(jù)進行檢查、驗證和更改。



　　2、試運行。計算機與手工并行3—6個月，它的主要任務是:通過計算機與手工并行，檢查建立的會計電算化信息系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對軟件的操作是否存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應進行修改。



　　3、驗收。會計電算化的目的之一是用計算機代替手工記帳，這不僅僅是會計核算分析手段的變革，還涉及到會計核算單位內(nèi)部、外部的各個方面，為保證會計電算化后會計工作質量以及保證符合國家的有關法規(guī)，得到上級管理部門的認可，單位在正式使用計算機代替手工記帳之前，應進行驗收。



　　驗收工作主要包括軟件的評審及以計算機代替手工記帳的審批。會計核算軟件評審主要是對使用的會計軟件符合現(xiàn)行會計制度，以及對軟件安全性和可靠性進行評價。在國內(nèi)銷售的商品化會計軟件一般都已通過評審。所以，驗收工作主要是檢查與軟件相配套的運行環(huán)境的建立情況及管理制度的建立情況。



　　申請采用計算機全部代替手工記帳的單位向審批單位提交下列資料:



　　(1)軟件系統(tǒng)評審報告；

　　(2)有關會計電算化的內(nèi)部管理制度；

　　(3)代替手工記帳會計科目代碼和其他有關代碼及編制說明；

　　(4)試運行簡況及打印輸出的憑證、帳簿、報表樣本；

　　(5)審批單位要求提交的其他資料。



　　審批單位在收到申請報告和有關資料后，經(jīng)審核符合代替手工記帳的要求后，給予正式同意的批復，并抄送相應的審計、稅務、業(yè)務主管部門。到這里為止，單位正式建立了電算化信息系統(tǒng)。



　　三、建立電算化會計信息系統(tǒng)，將帶來深遠的意義



　　1、減輕了財會人員的工作強度，提高了會計工作效率。實現(xiàn)會計電算化之后，只要將記帳憑證輸入計算機，大量地數(shù)據(jù)計算、分類、存儲、輸出等工作，都可由計算機自動完成。這不僅可以把廣大財會人員從復雜的記帳、算帳、報帳中解脫出來，而且處理速度快、準確度高，從而大大提高會計工作效率，同時也為管理提供全面、及時、準確的會計信息。



　　2、促進會計工作職能的轉變。實現(xiàn)會計電算化后，由于會計工作效率大大提高，財會人員可以騰出更多的時間和精力參與經(jīng)營與管理，更好地發(fā)揮會計人員應有的作用，從而促進會計職能的轉變，使會計在加強經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益中發(fā)揮更大的作用。



　　3、促進工作規(guī)范化，提高會計工作質量。由于會計電算化對會計數(shù)據(jù)來源提供了一系列規(guī)范化的要求，在很大程度上解決了手工操作中的不規(guī)范、易出錯、易疏通等問題，使會計工作更加標準化、制度化、規(guī)范化，會計工作的質量得到了進一步保證。



　　4、提高了財會人員素質。會計電算化的開展，-方面，由于工作效率的提高，可以提供許多學習新知識的時間，使會計人員有脫產(chǎn)培訓的機會；另一方面，要求廣大會計人員學習掌握有關會計電算化的新知識，以便適應工作要求并爭取主動，從而使廣大財會人員知識結構得以更新，素質不斷提高。



　　5、擴展了會計數(shù)據(jù)的領域，為企業(yè)管理現(xiàn)代化奠定基礎。在實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)里，利用計算機處理和存儲數(shù)據(jù)的強大功能，不僅可以建立起過去經(jīng)營活動的詳細記錄，而且通過實時處理，能夠及時掌握當前經(jīng)濟活動的最新數(shù)據(jù)，還可以預測未來各種經(jīng)營活動方案，反應市場變化趨勢。特別是計算機會計信息加人互聯(lián)網(wǎng)絡后，大量的經(jīng)濟信息資源可以得到共享，通過計算機網(wǎng)絡可以迅速了解各種經(jīng)濟技術指標，極大地提高了經(jīng)濟信息的使用價值，為企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠定了重要基礎，帶動和加速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。



　　6、促進會計理論和會計技術的不斷發(fā)展。會計電算化不僅僅是會計核算手段和會計信息處理操作技術的變革，而且必將對會計核算的內(nèi)容、方式、程序、對象等會計理論和技術產(chǎn)生影響，從而促進會計自身的不斷發(fā)展，使其進人新的發(fā)展階段，并在我國經(jīng)濟建設中發(fā)揮愈來愈大的作用。



　　總之，建立電算化會計信息系統(tǒng)不僅是會計發(fā)展的需要，而且是經(jīng)濟和科技發(fā)展對會計工作提出的要求，是時代發(fā)展的必然產(chǎn)物。會計電算化的優(yōu)越性是不言而喻的，它有利于加強企業(yè)的財務管理與會計核算，有利于充分發(fā)揮會計參與企業(yè)經(jīng)營決策，為企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化奠定基礎。因此，全面建立電算化會計信息系統(tǒng)勢在必行。